Учет и аудит наличных средств

Операции с иностранной валютой могут осуществлять любые организации. С этой целью необходимо открыть в банке, имеющем разрешение (лицензию) от Центрального банка России на совершение операций в иностранной валюте, текущий валютный счет. Банки, получившие лицензию, называются уполномоченными банками.

Часто денежные средства, потребности в которых в данный момент не существует, либо же их сумма не соответствует целевому назначению этих средств и организация считает необходимым накапливать определенную сумму денег (данным примером могут служить фонды накопления, амортизационные отчисления и т.п.), то организация нередко выбирает такую форму как депозит, который обеспечивает как высокую степень ликвидности денежных средств, так и доход на них. За счет этого организация может держать у себя деньги под рукой в то же время, не имея значительных потерь, не вкладывать эти деньги в производство.

Денежные расчеты производятся либо в виде безналичных платежей, либо наличными деньгами. Безналичные расчеты осуществляются с помощью платежных поручений и других расчетных документов, а также векселей и чеков, замещающих наличные деньги, путем перечислений по расчетным и текущим счетам клиентов в банках. В отличие от платежей наличными, когда деньги непосредственно передаются плательщиком их получателю, безналичные расчеты осуществляются с помощью различных банковских, кредитных и расчетных операций, замещающих наличные деньги в обороте. Применение безналичных денежных потоков сокращает потребность организации (предприятия) в наличных деньгах, снижает расходы на денежное обращение, способствует концентрации в банках свободных денежных средств, а также обеспечивает их сохранность.

К денежным средствам организации относятся также ликвидные ценные бумаги, находящиеся в ее кассе или в депозитарии банка. Функция, выполняемая ценными бумагами, аналогична функции депозита, однако имеет ряд существенных отличий по способу их обращения, степени ликвидности и доходности. Так, к примеру, досрочно изымая денежные средства с депозита, предприятие может потерять часть процентов, в то время как, реализуя ценные бумаги, оно в зависимости от конъюнктуры рынка может даже выиграть. В свою очередь, ценные бумаги можно разделить на следующие виды :

– акция – ценная бумага, свидетельствующая о внесении пая в капитал акционерного общества. Дает ее владельцу право на присвоение части прибыли в форме дивиденда;

– облигация – ценная бумага не предъявителя, дающая владельцу право на получение годового дохода в виде фиксированного процента;

– вексель – вид ценной бумаги, денежное обязательство;

– варрант – ценная бумага, выражающая льготное право на покупку акций эмитента в течение определенного времени по определенной цене;

– опцион – краткосрочная ценная бумага, дающая право ее владельцу купить или продать другую ценную бумагу в течение определенного периода по определенной цене контрагенту, который за денежное вознаграждение принимает на себя обязательство реализовать это право [29, c. 478 ].

Всегда существуют преимущества, связанные с созданием большого запаса денежных средств, – они позволяют сократить риск истощения наличности и дают возможность удовлетворить требование оплатить тариф ранее установленного законом срока. С другой стороны, издержки хранения временно свободных, неиспользуемых денежных средств гораздо выше, чем затраты, связанные с краткосрочным вложением денег в ценные бумаги (в частности, их можно условно принять в размере неполученной прибыли при возможном краткосрочном инвестировании).

Приумножение, правильное использование денежных средств, контроль за их сохранностью – важнейшая функция бухгалтерии. От того, насколько успешно она выполняется, во многом зависит платежеспособность организации, своевременность оплаты труда персонала, расчетов с поставщиками и подрядчиками, платежей в бюджет и др. Бухгалтерский учет денежных потоков имеет важное значение для правильной организации денежного обращения, расчетов и кредитования, укрепления платежной дисциплины, эффективного использования финансовых ресурсов.

В этих условиях важен контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечением сохранности денежной наличности и документов в кассе. В условиях рыночной экономики следует исходить из того, что умелое использование денежных потоков само по себе может приносить организации дополнительный доход, например, за счет рационального вложения временно свободных денежных средств (в депозиты банков, государственные ценные бумаги, ценные бумаги других организаций, инвестиционные фонды и т. д.) [20, c. 127].

Из этих целей вытекают следующие основные задачи бухгалтерского учета денежных средств:

– проверка правильности документального оформления и законности операций с денежными средствами, своевременное и полное отражение их в учете;

– обеспечение своевременности, полноты и правильности расчетов по всем видам платежей и поступлений, соблюдение правил и положений по использованию денежных средств;

– своевременное выявление результатов инвентаризации денежных средств, денежных документов;

– обеспечение сохранности денежных средств, денежных документов в кассе и других местах их хранения и выдачи, бесперебойное удовлетворение денежной наличностью неотложных нужд организации, где по условиям расчетов или исходя из характера деятельности она необходима;

– управление денежными потоками, изыскание возможностей наиболее рационального вложения свободных денежных средств как источника финансовых инвестиций, приносящих доход;

– контроль за оплатой счетов, получение долгов с заемщиков и дебиторов, наблюдение за расходами, совершаемыми путем оплаты с расчетного счета и из кассы [15, c. 217].

Для учета денежных средств применяются счета бухгалтерского учета, объединенные в раздел «Денежные средства» (счета 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» и 55 «Специальные счета в банке», 57 «Переводы в пути»), и всех видов внутрихозяйственных и внешних расчетов организации.

2.2 Документация по учету кассовых операций

Кассовыми операциями называются хозяйственные операции, связанные с получением и расходованием наличных денег непосредственно из кассы предприятия.

Касса – это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности [15, c. 310].

Кассовые операции оформляются типовыми межведомственными формами первичной учетной документации для предприятий и организаций, которые утверждаются Госкомстатом РФ по согласованию с Центральным банком РФ и Министерством финансов РФ.

В настоящее время используются следующие унифицированные формы первичной документации по учету кассовых операций: № КО-1 «Приходный кассовый ордер», № КО-2 «Расходный кассовый ордер», № КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов», № КО-4 «Кассовая книга», № КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».

Прием наличных денег кассами предприятий производится по приходным кассовым ордерам (форма № КО-1), подписанным главным бухгалтером или лицом на это уполномоченным письменным распоряжением руководителя предприятия. Приходные кассовые ордера должны быть пронумерованы по порядку с начала отчетного года.

При этом выдается квитанция, сдающему деньги лицу, о приеме денежной суммы, подписанная главным бухгалтером и кассиром, заверенная печатью (штампом) кассира или оттиском кассового аппарата.

Приходные кассовые ордера составляются на основе документов, подтверждающих совершение хозяйственной операции, которые указываются как приложение.

Кассир выдает деньги по расходным кассовым ордерам (форма № КО-2), платежным ведомостям или другим надлежаще оформленным документам (заявлениям на выдачу денег, счетам и др.) [15, c. 317].

Документы на выдачу денег должны быть подписаны руководителем, главным бухгалтером предприятия или лицами на это уполномоченными.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных кассовых ордерах не обязательна.

Расходные кассовые ордера также нумеруются с начала отчетного года.

При выдаче денег по расходному кассовому ордеру или заменяющему его документу отдельному лицу кассир требует предъявления документа (паспорта или другого документа), удостоверяющего личность получателя, записывает наименование и номер документа, кем и когда он выдан и отбирает расписку получателя.

Расписка в получении денег может быть сделана получателем только собственноручно чернилами или шариковой ручкой с указанием полученной суммы: рублей – прописью, копеек – цифрами. При получении денег по платежной (расчетно-платежной) ведомости сумм прописью не указывается.

Заработную плату, пособия по временной нетрудоспособности, премии кассир выплачивает по платежным ведомостям. На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись в кассу о выдаче денег за подписями руководителя предприятия и главного бухгалтера с указанием сроков выдачи денег и их суммы.

Выдачу денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере или заменяющем его документе. Если выдача денег производится по доверенности, оформленной в установленном порядке, в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Выдача по доверенности производится лицу, указанному в доверенности, при предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность получателя. Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости [28, c. 514].

По истечении трех рабочих дней после получения денег из учреждения банка для оплаты труда, пособий, премий кассир в платежной ведомости напротив фамилии лиц, не получивших деньги, делает пометку от руки «Депонировано», затем составляет реестр депонированных сумм. В ведомости кассир делает надпись о фактически выплаченных и неполученных суммах, которую заверяет своей подписью. На выданную по платежной ведомости сумму выписывают расходный кассовый ордер.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены бухгалтерией четко и ясно чернилами, шариковой ручкой или выписаны на машине (пишущей, вычислительной). Подчистки, помарки или исправления в кассовых документах не допускаются.

Деньги по кассовым ордерам принимаются и выдаются только в день составления этих документов. Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы не выдаются на руки лицам, вносящим или получающим деньги.

При завершении операций кассир обязан подписать расходные и приходные кассовые ордера, а приложенные к ним документы погашаются штампом или надписью: приходные – «Получено», расходные – «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Приходные и расходные кассовые ордера до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). По данным журнала регистрации контролируется целевое назначение полученных и израсходованных наличных денежных средств предприятием, присваиваются номера кассовым документам, проверяется полнота произведенных кассиром операций [15, c. 274].

Информация обо всех фактах поступления и выдачи наличных денег организации на основании приходных и расходных кассовых ордеров обобщается в кассовой книге (форма № КО-4). Записи в кассовую книгу производятся по мере совершения кассовых операций, оформленных первичными документами. Каждая организация имеет только одну кассовую книгу, листы которой должны быть пронумерованы, прошнурованы, а сама книга опечатана сургучной или мастичной печатью. Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах, вторые экземпляры листов служат отчетом кассира, первые – остаются в кассовой книге, поэтому первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются, сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера или лица, его заменяющего.

В кассовой книге фиксируется остаток денежных средств на начало дня, который соответствует остатку на конец предыдущего дня, а также приход и расход денежных средств за день.

В организациях в условиях автоматизированной обработки учетной информации кассовая книга ведется автоматизированным способом, при котором формируется ведомость «Вкладной лист кассовой книги» с указанием всех обязательных реквизитов. Одновременно с ней составляется ведомость «Отчет кассира» с прилагаемыми к нему первичными кассовыми документами. Обе ведомости имеют одинаковое содержание и назначение, аналогичное содержанию и назначению кассовой книги. По истечении месяца в ведомости «Вкладной лист кассовой книги» автоматически печатается общее количество листов за каждый месяц, а в конце отчетного периода – общее количество листов за год [15, c. 280].