Учет и аудит наличных средств

– выдавать покупателям (клиентам) при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в момент оплаты отпечатанные контрольно-кассовой техникой кассовые чеки;

– обеспечивать ведение и хранение в установленном порядке документации, связанной с приобретением и регистрацией, вводом в эксплуатацию и применением контрольно-кассовой техники, а также обеспечивать должностным лицам налоговых органов, осуществляющих проверку, беспрепятственный доступ к соответствующей контрольно-кассовой технике, предоставлять им указанную документацию;

– производить при первичной регистрации и перерегистрации контрольно-кассовой техники введение в фискальную память контрольно-кассовой техники информации и замену накопителей фискальной памяти с участием представителей налоговых органов.

Налоговые органы [6]:

– осуществляют контроль за соблюдением организациями и индивидуальными предпринимателями требований ФЗ;

– осуществляют контроль за полнотой учета выручки в организациях и у индивидуальных предпринимателей;

– проверяют документы, связанные с применением организациями и индивидуальными предпринимателями контрольно-кассовой техники, получают необходимые объяснения, справки и сведения по вопросам, возникающим при проведении проверок;

– проводят проверки выдачи организациями и индивидуальными предпринимателями кассовых чеков.

Продажа товаров, выполнение работ либо оказание услуг в организациях, а также индивидуальными предпринимателями, без применения в установленных законом случаях контрольно-кассовых машин влечет наложение административного штрафа на граждан в размере от пятнадцати до двадцати минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц – от тридцати до сорока минимальных размеров оплаты труда; на юридических лиц – от трехсот до четырехсот минимальных размеров оплаты труда.

Т.к. иногда ООО «Контроль Плюс» осуществляет продажу своей продукции непосредственно в здании предприятия заказчикам продукции (обычно наличными средствами рассчитываются ИП), то в соответствии с ФЗ на предприятии установлена ККМ, входящая в перечень ККМ, утвержденный Правительством РФ.

2.5 Учет кассовых операций

Как уже отмечалось в предыдущих разделах, касса – это структурное подразделение предприятия, предназначенное для приема, хранения и выдачи наличных денежных средств. В кассе предприятия могут храниться не только наличные денежные средства, но и денежные документы, и бланки строгой отчетности.

Целью бухгалтерского учета денежных средств и денежных документов является контроль за соблюдением кассовой и расчетной дисциплины, правильностью и эффективностью использования денежных средств и кредитов, обеспечение сохранности денежной наличности и документов в кассе [20, c. 219].

Стоит отметить, что предприятия не имеют права накапливать в своих кассах наличные деньги для осуществления предстоящих расходов (в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии) до установленного срока их выплаты.

Согласно действующему законодательству предприятия вправе иметь в своих кассах наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями предприятия. Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно по всем предприятиям, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по установленной форме. По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе предприятия (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и др.), а также в соответствии с договором банковского счета.

Для правильного определения потребности предприятия в наличных денежных средствах с учетом установленного ему лимита, сумма, подлежащая снятию с расчетного счета, определяется по формуле [20, c. 224]:

П = ОР + Л – ОП – О,

где П – потребность;

ОР – ожидаемый расход;

Л – лимит хранения денежных средств;

ОП – ожидаемый приход наличных денежных средств в кассу предприятия за счет выручки от реализации и других операций;

О – остаток наличных денежных средств в кассе на дату определения потребности.

Наличные деньги, полученные кассой, расходуются на выплату заработной платы и других платежей работникам, выдаются на хозяйственные и другие расходы или вносятся на счета в банках.

Во всех случаях при расходовании наличных денег предприятиям необходимо соблюдать предельный размер расчетов наличными деньгами.

В настоящее время согласно Указания ЦБ РФ предельный размер расчетов наличными деньгами в рамках одного договора составляет 100 тыс. руб. Установлено, что этот лимит распространяется на расчеты:

– между юридическими лицами;

– между юридическим лицом и индивидуальным предпринимателем;

– между индивидуальными предпринимателями.

При этом юридические лица и индивидуальные предприниматели могут направить поступившие наличные деньги на выплату заработной платы, иные выплаты работникам (в том числе социального характера), стипендии, командировочные расходы, на оплату товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе организации используется активный счет 50 «Касса».

По дебету счета 50 «Касса» отражается остаток денежных средств и денежных документов в кассе, а также все суммы поступления наличных денежных средств и денежных документов в кассу предприятия. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выбытие (выплата) денежных средств и денежных документов из кассы предприятия.

При необходимости на предприятиях (транспорта, связи) к счету 50 могут быть открыты субсчета: 1 «Касса организации», 2 «Операционная касса», 3 «Денежные документы».

Когда в разрешенных законодательством случаях предприятие производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 открываются соответствующие субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты.

Денежные средства в иностранной валюте и операции с ними учитываются в рублях [18].

Субсчет 1 «Касса организации» применяется для учета движения денежных средств в кассе.

Субсчет 2 «Операционная касса» используется организациями, в составе которых имеются территориально обособленные структурные подразделения (почтовые отделения, железнодорожные кассы, пристани, приемные пункты службы быта и др.). Эти подразделения осуществляют наличные денежные расчеты за выполненные работы и оказанные услуги с физическими и юридическими лицами по счетам, квитанциям и другим расчетным документам. Этот субсчет применяется также и торговыми организациями, которые осуществляют расчеты с населением за проданные товары с применением кассовых аппаратов.

Субсчет 3 «Денежные документы» используется для учета оплаченных денежных документов: авиабилетов, санаторных путевок, почтовых марок и марок государственной пошлины. Денежные документы оформляются аналогично денежным средствам в кассе организации по приходным и расходным кассовым ордерам, на основе которых составляется отчет о движении денежных документов. Сведения составленного отчета используются для аналитического учета. Выделение этой части кассовых операций в отдельный субсчет обусловлено разнообразным составом денежных документов и их оценкой по сумме фактических затрат на приобретение.

Синтетический учет кассовых операций ведется в ведомостях по поступлению и расходованию денежных средств и денежных документов, которые составляют по окончании отчетного периода на основании первичных документов.

В целом типовые проводки по счету 50 «Касса» представим в таблице 9:

Таблица 9 – Типовые проводки по счету 50 «Касса» [20, c. 229]

Наличные расчеты на ООО «Контроль Плюс» осуществляются на основании Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории РФ. На основании этого положения в ООО «Контроль Плюс» установлена ККМ, используемая каждый раз при осуществлении наличных расчетов. При выдаче денег из кассы составляется «Расходный кассовый ордер» (прил. 7). При внесении средств непосредственно в кассу выписывается «Приходный кассовый ордер» (прил. 8). В конце каждого дня бухгалтер-кассир составляет «Отчет кассира» за прошедший день, в котором указывается приход и расход за день в корреспонденции со счетами расчетов. Кроме того, к нему прикладывается контрольная лента и приложение к кассовому отчету, содержащее показания счетчиков кассовых аппаратов. Помимо этого, в конце каждого месяца составляется «Реестр документов за…». Данный регистр служит для проверки данных бухгалтера-кассира. Учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса».

Поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом разных счетов.

Так, 13 ноября 2009 г. в кассу ООО «Контроль Плюс» поступили денежные средства за продукцию. При этом в бухгалтерском учете ООО «Контроль Плюс» сделана запись:

Дебет 50.01 «Касса организации» – Кредит 62.1 «Авансы полученные» – 15500,01 руб.

Расходование денежных средств и денежных документов из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с дебетом разных счетов.

Представим в таблице 10 операции, проведенные в первой половине января 2010 г. по кассе ООО «Контроль Плюс».

Таблица 10 – Операции по кассе ООО «Контроль Плюс»