Учет и аудит наличных средств

В кассе организации в соответствии с действующим законодательством может храниться иностранная валюта, использование которой предусматривается только на оплату командировочных расходов за пределами РФ. Получение валюты оформляется заявкой в уполномоченный банк, составленной на основании приказа о служебной командировке работника организации и распоряжения руководителя о норме суточных. Получение и выдача иностранной валюты оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами, в которых указывается сумма в валюте платежа. В кассовой книге движение иностранной валюте отражается в двух суммах: в рублях и в валюте расчетов.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

На предприятиях, где работает несколько кассиров, их работу координирует старший кассир, который перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сумму наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег (форма № КО-5). Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по приходным документам, и сдать остаток наличных денежных денег и кассовые документы по произведенным операциям старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кроме того, при учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин применяются формы первичной учетной документации № КМ-1 – КМ-9, утвержденные постановлением Госкомстата России [29, c. 404].

Порядок ведения кассовых операций регулируется Письмом ЦБ РФ от 04.10.1993 № 18 (в ред. от 26.02.1996) «Об утверждении «Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации».

2.3 Инвентаризация денежных средств, денежных документов и бланков строгой отчетности

Важность и необходимость инвентаризации, как вида хозяйственного контроля нормативно отмечена во многих правовых документах. Так на основании пункта 20 «Положения об осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники», утвержденного Постановлением Правительства Российской Федерации от 31 марта 2005 года №171 инвентаризация бланков строгой отчетности производится одновременно с инвентаризацией денежных средств и кассовых документов [19, c. 225].

О важности инвентаризации говорит статья 12 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» [15].

В соответствии с указанной статьей для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. В ходе инвентаризации проверяются и документально подтверждаются наличие имущества и обязательств, их состояние и правильность оценки.

Порядок и сроки проведения инвентаризации определяет руководитель организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Основные правила проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств определены Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными Приказом Министерства финансов Российской Федерации от 13 июня 1995 года № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

В соответствии с пунктом 1.4 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств одной из основных целей инвентаризации является выявление фактического наличия имущества в целях обеспечения его сохранности, а также сопоставление фактически полученных данных о наличии имущества в натуре с данными аналитического и синтетического учета (выявление излишков и недостач) [19, c. 174].

Основу любой инвентаризации составляет полная или выборочная проверка фактического наличия материальных ценностей, имущественных прав и обязательств специально созданной в организации комиссией.

При этом различают два вида проверок: натуральную и документальную.

Натуральная проверка состоит в непосредственном наблюдении объектов и определении их количества. Бланки документов строгой отчетности наряду с основными средствами, материально-производственными запасами, наличными денежными средствами подвергаются натуральной проверке.

При документальной проверке наличия в организации имущественных прав (нематериальных активов, расходов будущих периодов, дебиторской задолженности) и финансовых обязательств подтверждается непосредственно документами.

Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу, на ответственном хранении у которого находится это имущество.

Для документального оформления проведения инвентаризации и отражения ее результатов в бухгалтерском учете организации применяются типовые унифицированные формы первичной учетной документации. Такие формы утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» [29].

Для проведения инвентаризации руководитель организации издает приказ по форме № ИНВ-22, в котором назначаются председатель и члены инвентаризационной комиссии, определяются сроки проведения инвентаризации и причина ее проведения.

Материально-ответственное лицо перед проведением инвентаризации должно подготовить все материальные ценности, оформить все приходные и расходные документы.

В соответствии с приказом Министерства финансов РФ в организациях проводится инвентаризация кассы в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в РФ.

Инвентаризация наличных денежных средств, разных ценностей и документов проводится комиссией, назначаемой приказом (решением, постановлением, распоряжением) руководителя организации. Комиссия проверяет достоверность данных бухгалтерского учета и фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов, находящихся в кассе, путем полного пересчета [20].

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия денежных средств, разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе организации применяется акт инвентаризации наличных денежных средств (форма № ИНВ-15).

Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй – материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий – в бухгалтерию.

Для отражения результатов инвентаризации фактического наличия ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности и выявления количественных расхождений их с учетными данными применяется инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16).

Опись составляется в двух экземплярах, подписывается ответственными лицами инвентаризационной комиссии и материально ответственным(и) лицом(ами). Один экземпляр описи передается в бухгалтерию организации, второй – остается у материально ответственного(ых) лица (лиц), который(е) принимает(ют) ценные бумаги или бланки документов строгой отчетности на ответственное хранение.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем.

До начала инвентаризации от каждого материально ответственного лица или группы лиц, отвечающих за сохранность ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности, берется расписка, включаемая в заголовочную часть инвентаризационной описи [28].

При смене материально ответственных лиц опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, принявшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; второй экземпляр – материально ответственному лицу, сдавшему ценные бумаги и бланки документов строгой отчетности; третий экземпляр – бухгалтерии.

В соответствии с пунктом 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств № 49 проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту хранения и материально-ответственным лицам.

Результаты инвентаризации фактического наличия бланков строгой отчетности и выявление их количественных расхождений с учетными данными отражаются в Инвентаризационной описи ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (форма № ИНВ-16), которая составляется по тем же правилам, что и при инвентаризации денежных средств.

При наличии бланков документов строгой отчетности, нумеруемых одним номером, составляется комплект с указанием количества документов в нем [15, c. 54].

При проведении инвентаризации бланков документов строгой отчетности допускается их движение. В этом случае заполняются две свободные строки в последней странице формы №ИНВ-16 перед подписью председателя комиссии, в которых записывают последние номера документов.

Проверки соблюдения Правил ведения кассовых операций могут осуществлять также налоговые и другие государственные контролирующие органы, в соответствии с возложенными на них обязанностями и действующим законодательством.

Предложения и рекомендации по устранению выявленных в ходе проверок кассовой дисциплины недостатков, а также причин и условий, способствующих совершению хищений, обязательны к выполнению всеми предприятиями. При этом ответственность за соблюдение Правил ведения кассовых операций возлагается на руководителей предприятий, главных бухгалтеров, руководителей финансовых служб и кассиров.

Выявленные излишки денежных средств в кассе на основании акта приходуются следующей проводкой [20]:

Д 50 – К 91

Недостачи денежных средств списываются в расход по кассовой книге согласно акту следующей бухгалтерской записью:

Д 94 – К 50

После принятия решения о взыскании недостающей суммы с виновных лиц она относится на счет 73 следующей проводкой:

Д 73 – К 94

При погашении суммы недостачи кассиром, в добровольном порядке, в учете делается следующая запись:

Д 50 – К 73

Если же недостача будет удерживаться из заработной платы кассира, то эта хозяйственная операция в учете будет отражена следующим образом:

Д 70 – К 73

В случае, когда виновные не установлены или суд отказал во взыскании с них, потери от недостачи списываются на убытки:

Д 91 – К 94

Указанные недостачи денежных документов по их номинальной стоимости списываются аналогично списанию денежных средств.

Лица, виновные в систематическом нарушении кассовой дисциплины, привлекаются к ответственности в установленном порядке

2.4 Осуществление операций с использованием контрольно-кассовых аппаратов

Применение контрольно-кассовых машин (ККМ) для осуществления операций с денежными средствами в кассе организации регулируется ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» от 22.05.2003. № 54-ФЗ (в ред. от 17.07.2009 № 162-ФЗ) [6].

В соответствии с этим ФЗ контрольно-кассовая техника, включенная в Государственный реестр, применяется на территории РФ в обязательном порядке всеми организациями и индивидуальными предпринимателями при осуществлении ими наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт в случаях продажи товаров, выполнения работ или оказания услуг (кроме организаций и ИП, находящихся на специальном режиме налогообложения ЕНВД).

Порядок совершения кредитными организациями кассовых операций с применением контрольно-кассовой техники определяется Центральным Банком Российской Федерации.

Возможность и род деятельности, при котором можно не использовать ККМ, перечислены в п. 3 ст.2 данного ФЗ [6].

Требования к контрольно-кассовой технике, используемой организациями и индивидуальными предпринимателями, порядок и условия ее регистрации и применения определяются Правительством РФ.

При этом контрольно-кассовая техника, применяемая организациями и индивидуальными предпринимателями, должна [6]:

– быть зарегистрирована в налоговых органах по месту учета организации или индивидуального предпринимателя в качестве налогоплательщика;

– быть исправна, опломбирована в установленном порядке;

– иметь фискальную память и эксплуатироваться в фискальном режиме.

Порядок применения кредитными организациями контрольно-кассовой техники и используемых в ней программных продуктов утверждается Центральным банком Российской Федерации.

Организации (за исключением кредитных организаций) и индивидуальные предприниматели, применяющие контрольно-кассовую технику, обязаны:

– осуществлять регистрацию контрольно-кассовой техники в налоговых органах;

– применять при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт исправную контрольно-кассовую технику, опломбированную в установленном порядке, зарегистрированную в налоговых органах и обеспечивающую надлежащий учет денежных средств при проведении расчетов (фиксацию расчетных операций на контрольной ленте и в фискальной памяти);