Учет и аудит дебиторской и кредиторской задолженности предприятия

Важным шагом на этапе планирования аудита является комплектация адекватной рабочей группы в зависимости от целей проверки, объема работы и сроков проведения аудита. Так, в случае проведения целевой проверки и при значительном объеме операций рабочую группу аудиторов предлагается разделить на отдельные подгруппы по направлениям проверки. Рабочая группа должна формироваться из аудиторов, специализирующихся на проверках данных операций. При незначительном объеме операций в состав рабочей группы достаточно включить двух - трех аудиторов (специалистов в сфере торговли).

Аудиторы должны иметь достаточную теоретическую подготовку в области правовых и экономических основ операций по приобретению и реализации продукции, заключению договоров, механизма их проведения и бухгалтерского учета, а также иметь практический опыт работы в торговле. В необходимых случаях к выполнению отдельных этапов аудита могут быть привлечены эксперты. Работа эксперта и использование предоставленных им материалов регламентированы правилом (стандартом) аудиторской деятельности.

Планирование аудита является начальным этапом проведения  аудиторской проверки, состоит в разработке общего плана аудита с указанием ожидаемого объема, графиков и сроков проведения аудита, а также в разработке аудиторской программы, определяющей объем, виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, необходимых для формирования объективного и обоснованного общего  плана и программы аудита и производится в соответствии с правилом (стандартом) «Планирование аудита» (6).

Общий план должен служить руководством в осуществлении программы аудита. В процессе планирования необходимо учесть: реальные трудозатраты; уровень существенности; аудиторский риск.

В общем плане определяется способ проведения аудита.  Программа аудита является развитием общего плана аудита и представляет собой детальный перечень содержания аудиторских процедур, необходимых для практической реализации плана аудита.  Программа служит подробной инструкцией при проведении аудиторской проверки на предприятии.

Программа аудиторских процедур по существу представляет собой перечень действий аудитора, необходимых для детальных проверок. При этом определяются, какие разделы бухгалтерского учета подлежат проверке, и программа аудита составляется по каждому разделу учета.

При составлении общего плана и программы аудита необходимо определить уровень существенности, под которым понимается то предельное значение ошибки бухгалтерской отчетности, начиная с которой пользователь этой отчетности с большей степенью вероятности перестает быть в состоянии делать на ее основе правильные выводы и принимать правильные экономические решения.

Уровень при проведении аудиторской проверки существенности не должен превышать 5%.

Аудиторская проверка расчетов с поставщиками, покупателями производится с целью установления правильности ведения расчетов с поставщиками за полученные товары, а также ведение расчетов с покупателями за реализованные товары.

При проверке расчетов прежде всего необходимо установить качество состояния внутреннего контроля на предприятии. Для отражения этой цели, как правило, используют опрос (письменный или устный)  работников предприятия. Это позволяет выявить наиболее уязвимые места в системе учета расчетов и определить дальнейшее направление проверки. В основном проверяют те виды работ, которые либо совсем не подвергались проверке или мало контролировались бухгалтерией (иди другой службой).

По данным тестирования можно определить уровень организации внутреннего контроля за операциями по расчету с поставщиками, покупателями и общее состояние учета этих операций, в данной организации она слабая.

Для оценки состояния контроля за расчетными операциями необходимо выяснить:

                  порядок, сроки и результаты инвентаризации расчетов;

                  наличие графика документооборота и контроль за его соблюдением;

                  формы, сроки и исполнителей контроля за платежами и состоянием расчетов.

В ООО «ТК «БТС» был проведен опрос, по которому можно судить об уровне организации внутреннего контроля на предприятии по расчетам с поставщиками, подрядчиками. По окончании опроса был приведен анализ результатов. В ходе опроса были выявлены расхождения в ответах, что свидетельствует о слабом уровне  контроля по учету расчетов. Кроме того, признаками слабой  организации контроля могут стать:

                  отсутствие  договоров на поставку и  реализацию товаров (работ, услуг);

                  отсутствие отчетов за выданные доверенности на получение товаров;

                  отсутствие журнала регистрации счетов-фактур поставщиков и выданных покупателям;

                  несвоевременное предъявление претензии поставщикам за нарушение договорных обязательств и отсутствие должного учета по претензиям;

                  несвоевременное отражение операций по расчетам в регистрах бухгалтерского учета;

                  отсутствие разработанных корреспонденций счетов по типовым операциям.

Результаты опроса использовались для составления программы проведения аудиторской проверки расчетов.

По ООО «ТК «БТС» о слабой системе внутреннего контроля говорит факт отсутствия разработанных корреспонденций счетов по типовым операциям, что повышает возможность совершения ошибок при ведении учета, это является негативным моментом в работе предприятия.

В ходе опроса было отмечено, что сверки производятся нерегулярно, не со всеми поставщиками и охватывают более 50 % расчетов, в отношении расчетов с покупателями сверка расчетов практически не производится и составляет менее 50 % расчетов. При осуществлении платежей за приобретенные услуги иногда отсутствуют  документы, подтверждающие факт образования задолженности, несмотря на то, что все расчеты должны быть подтверждены документально.

           При ознакомлении с учетной политикой ООО «ТК «БТС» было выявлено отсутствие некоторых приложений, таких как перечень форм документов, которые используются на предприятии, а также график документооборота. При формировании и утверждении учетной политики администрация не посчитала необходимым включить их в состав остальных приложений учетной политики. Хотя в  соответствии с ПБУ 1/2008 при формировании учетной политики  график документооборота и перечень форм документов должны присутствовать в обязательном порядке. Перечень форм документов просто необходим для качественной работы предприятия, своевременного соблюдения законодательства РФ по применению новых форм учетных документов.

           Например, в ходе работы было обнаружено, что выписка счетов-фактур производится на бланках устаревшей формы (без указания страны изготовителя и номера грузовой таможенной декларации). Это говорит о негативных последствиях, связанных с неполной комплектацией учетной политики.

В самом начале проверки по данным раздела 2 формы № 5 «Приложение к бухгалтерскому балансу» (приложение 22) устанавливается величина  просроченной дебиторской и кредиторской задолженности, списание задолженности на финансовые результаты, а также перечень организаций-дебиторов и организаций-кредиторов, имеющих наибольшую задолженность.

Увеличение или уменьшение дебиторской задолженности оказывает большое влияние на финансовое состояние предприятия. Постоянное увеличение  дебиторской задолженности производит отвлечение средств из оборота предприятия. Просроченная кредиторская задолженность может привести к появлению штрафов, пеней за несвоевременную оплату.

По данным регистров синтетического и аналитического учета устанавливают:

                  участников расчетных отношений и их число;

                  применяемые формы платежей (в безналичном порядке, с использованием наличных денежных средств, взаимозачетами);

                  порядок ведения аналитического учета (участники, сроки возникновения);

                  нестандартные (нетипичные бухгалтерские) записи.

ООО «ТК «БТС»  имеет  небольшое  количество  постоянных участников расчетных отношений (примерно около 15), число их может незначительно колебаться в большую или меньшую сторону. В  результате этого усложняется выборка по данным участкам. С  некоторыми  организациями  операции производятся регулярно и в большом количестве, а другие организации приобретают товар единожды, но таких предприятий очень немного, в  основном преобладают долговременные отношения.

Формы оплаты, в зависимости  от условий заключенных договоров, могут быть разными.

В основном в ООО «ТК «БТС» оплата производится в безналичной форме с оплатой через банк платежными поручениями (приложение 14).  В исключительных случаях расчеты производятся с помощью наличных денежных средств, но данные расчеты производятся довольно редко.

Помимо формы оплаты, в договоре установлены сроки оплаты по расчетам. Они могут быть разными: 1, 3, 5, 14, 30 календарных дней. Помимо отсрочки платежа, оплат может производиться в виде предоплаты, авансовых платежей, а также по факту поставки товара и под реализацию.

Непосредственную проверку состояния  учета внешних расчетов необходимо начинать  с установления соответствия данных бухгалтерского баланса, Главной книги, регистров синтетического и аналитического учета по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

В ходе проверки было выявлено, что сальдо расчетов отражается в балансе развернуто, дебиторская и кредиторская задолженность отражаются в бухгалтерском балансе раздельно.

Дебиторская и кредиторская задолженность находит отражение в бухгалтерском балансе (ф. № 1).  Расчеты с поставщиками и подрядчиками отражаются как в активе, так и в пассиве бухгалтерского баланса.  Дебиторская   задолженность   поставщиков  учитывается  в      ООО   «ТК «БТС»  в составе прочих дебиторов (строка 240).

В пассиве баланса в разделе «Краткосрочные обязательства» по статье «Поставщики и подрядчики» показывается сумма задолженности поставщикам за поступившие материальные ценности, выполненные работы (услуги).  Так, по балансу  ООО  «ТК «БТС» задолженность поставщикам на 01.01.2008 г. 34 тыс.руб. (остатки по счетам 60, 76) (строка 621), что соответствует данным журналов-ордеров. По статье «Покупатели и заказчики» группы  статей  «Дебиторская задолженность» отражается числящееся на отчетную дату в учете задолженность покупателей и заказчиков в сумме за проданные им товары, выполненные работы и оказанные услуги (с учетом скидок, изменений условий договора и т.д.).  Так, по балансу дебиторская задолженность покупателей и заказчиков  по  ООО  «ТК «БТС» на 31.03.2008 г. 134 тыс.рублей (62, 76) (строка 241).

Задолженность ООО «ТК «БТС» перед покупателями отражается в составе прочих кредиторов (срока 625).

При установлении соответствия данных синтетического и аналитического учета данным бухгалтерского баланса, необходимо обратить внимание, создаются  ли резервы по сомнительным долгам, так как в балансе дебиторская задолженность, по которой был создан резерв, должна быть в отчетности уменьшена на сумму резерва.

В ООО «ТК «БТС» учетной политикой не предусмотрено создание резерва по сомнительным долгам, поэтому в отчетности дебиторская и кредиторская задолженности отражаются в тех суммах, по которым представлены в синтетическом и аналитическом учете.

Одновременно на основе данных  аналитического учета по счетам расчетов 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»  проверяют правильность группировки дебиторской и кредиторской задолженности на краткосрочную и долгосрочную с выделением «просроченной», а из нее длительностью свыше 3 месяцев и более чем через 12 месяцев. Исходя из требований составления отчетности к долгосрочной относится задолженность, которая должна быть погашена в течение 12 месяцев, но не ранее.

Для определения реальности задолженности, ее суммы, не подтвержденные документами, относятся к нереальной для взыскания задолженности, к ним относят также суммы задолженности с истекшими сроками исковой давности, выявленные при анализе в таблице 8.

Таблица 8

Накопительная ведомость дебиторской задолженности с просроченными сроками исковой давности