Учет и аудит дебиторской и кредиторской задолженности предприятия

При проверке отчетности необходимо отметить, что в ней нет информации о просроченной дебиторской и кредиторской задолженности. В то время как по результатам анализа было выявлено, что просроченная задолженность все-таки существует, как по дебиторам, так и по кредиторам.

Неправильное отражение задолженности по статьям в бухгалтерском балансе влияет на его достоверность и на мнение заинтересованных пользователей.

После предварительного подтверждения сальдо счетов по учету расчетных операций, проверяется достоверность оборотов по счетам расчетов.

Проверку на соответствие учетных и отчетных данных начинают с установления тождества информации баланса и учетных регистров.

В ходе проверки отмечается тождество данных аналитических и синтетических регистров данным бухгалтерской отчетности, в связи с тем, что в ООО «ТК «БТС» учет ведется автоматизировано, с применением бухгалтерской программы 1С:Бухгалтерия.

Проверка операций по расчетам с поставщиками и подрядчиками производится по следующим направлениям:

                  проверка наличия и правильности оформления договоров;

                  проверка полноты и правильности оприходования полученных материальных ценностей (работ, услуг);

                  проверка своевременности и правильности оплаты за материальные ценности (работы, услуги).

В начале проверки необходимо удостовериться, имеются ли договоры на поставку товаров (работ, услуг) и правильность их оформления.

Договоры поставки (приложение 3) являются документами, определяющими права и обязанности сторон по организации поставки товара, договор вступает в силу и становится обязательным к исполнению для сторон с момента его заключения.

Сделки, осуществленные сторонами умышленно, без соблюдения формы, оформленные не в полном объеме или несвоевременные, считаются ничтожными, то есть не имеющие силу.

Была произведена сплошная проверка договоров, которые были заключены с поставщиками и подрядчиками. При проверке договоров в ООО «ТК «БТС» можно отметить, что они были заключены со всеми поставщиками товаров (работ, услуг), причем сроки оплаты по обязательствам предусмотрены разные, в зависимости от договоренности сторон. Все договоры оформлены в соответствии с законодательством, имеются необходимые реквизиты, наличие подписей и печатей. Договоры заключены в основном сроком на 1 год, хотя некоторые заключены на срок больше, кроме этого по некоторым организациям по согласованию сторон в случае не изменения условий поставок, производится пролонгация, то есть продление действия договора сроком на 1 год.

Основными документами, на основании которых поступают товары (работы, услуги), являются товарно-транспортные накладные, а также счета-фактуры (приложение 4,5), которые должны иметь все необходимые реквизиты.

При проверке счетов-фактур обращается внимание на выделение отдельной строкой НДС во всех расчетно-платежных документах и недопустимость выделения сумм НДС расчетным путем. Проверяя соблюдение этих требований, проверяется обоснованность предъявления к зачету НДС по полученным товарам (работам, услугам). Его возмещение производится по оплаченным, оприходованным в производственных целях ценностям.

Все   счета-фактуры   на приобретенные товары регистрируют не только в книге покупок, с выделением суммы НДС, но и в журнале учета полученных счетов-фактур, что позволяет проследить за счетами, которые были получены от поставщиков. При проверке было проведено выборочное сопоставление полученных счетов-фактур данным журнала учета полученных счетов-фактур. Процедура осуществлялась с целью проверки полноты регистрации поступивших счетов-фактур.

На приобретенный от поставщика товар выписывается доверенность (приложение 13), при  этом необходимо проверить наличие приказа о круге лиц, имеющих право подписи таких документов.

В ООО «ТК «БТС» существует приказ на лиц, имеющих право подписи документов на предприятии. Выданные доверенности  регистрируются в книге, поэтому в отношении данного участка работы, нарушений не было отмечено.

При проведении аудиторской проверки необходимо установить дату и причины возникновения дебиторской и кредиторской задолженности. Гражданским Кодексом РФ предусмотрено, что предельный срок исполнения обязательств по расчетам равен трем месяцам с момента поступления товаров (работ, услуг).

В ООО «ТК «БТС» все задолженности возникли в связи с несовпадением сроков поступления и оплаты товаров, причем дата возникновения задолженности соответствует срокам отсрочки, которая предусмотрена в договорах, таким образом, задолженность является текущей.

Необходимо обратить внимание, имеется ли задолженность с истекшим сроком исковой давности. Суммы не истребованной кредиторской задолженности  подлежат  списанию  на финансовый результат хозяйственной деятельности организации. Для того чтобы определить дату возникновения задолженности и насколько она соответствует данным, отраженным в учете, была проведена инвентаризация расчетов.

Последний раз списание кредиторской задолженности производилось в 2008г., путем отражения суммы по кредиту счета 91 «Прочие доходы и расходы» и дебету счетов 60,76. В настоящий момент неистребованная кредиторская задолженность отсутствует, что в первую очередь говорит, о действенном постоянном контроле за  данными платежами.

Списание дебиторской задолженности с истекшим сроком исковой давности также производилось в 2007г. за счет финансового результата, так как учетной политикой ООО «ТК «БТС» не предусмотрено создание резерва, списание производилось на основании приказа руководителя и данных инвентаризации расчетов. Списание производилось путем отнесения сумм на дебет счета 91 «Прочие доходы и расходы» и кредиту счетов 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» по суммам переплаты. Чтобы определить, остались ли не списанными суммы дебиторской задолженности по которой истек срок исковой давности,  необходимо использовать данные, которые были получены в результате анализа дебиторской задолженности.

Товары в этих случаях приходуются, выписывается приемный акт. При отражении поставок в бухгалтерском учете производится отражение стоимости товаров в условных ценах, в учете не отражается только счет 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным  ценностям». Оплате в отчетном месяце неотфактурованные поставки не подлежат, так как основанием для оплаты банком являются платежные документы (которые отсутствуют), по  мере  поступления  платежных  документов на эту поставку, они оплачиваются через банк.

При оприходовании товаров могут быть выявлены расхождения по количеству и качеству, а также по другим характеристикам товаров. В таких случаях составляют акт о выявленной недостаче. На сумму недостачи поставщику предъявляется претензия. На неудовлетворенные претензии предоставляется иск поставщику. Зачастую суд отказывает в удовлетворении этих исков из-за несвоевременности их предъявления. Срок предъявления претензии должен быть не более 1 месяца. При составлении претензии счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» кредитуют на соответствующую сумму в корреспонденции со счетом 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчет «Расчеты по претензиям».

В ходе аудиторской проверки необходимо выяснить правильность определения поставщиком суммы НДС. Для этого источником информации послужили счета-фактуры, полученные от поставщиков.

С помощью арифметической проверки расчетов по выбранным документам по большей части поставщиков был произведен пересчет НДС, и расхождений не было обнаружено. Все суммы были рассчитаны правильно, что является положительным моментом в работе предприятия, так как это говорит о том, что поступившие счета арифметически проверяются с целью недопущения таких ошибок.

После того, как были выявлены неверно составленные проводки, следующей процедурой стала проверка правильности составления корреспонденций счетов.  Были задействованы регистры учета, счета поставщиков,   а   также   банковские   и   кассовые   документы,  при  этом  был использован метод прослеживания хозяйственных операций.

Все расчеты с поставщиками учитываются на счете 60  «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», счет активно-пассивный.  На счете учитываются расчеты с поставщиками за полученные товарно-материальные ценности, за потребленные услуги, работы.

В ООО «ТК «БТС» используют для отражения услуг (коммунальные, услуги связи, информационные, почтово-телеграфные, другие), работ счет 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», это говорит о том, что бухгалтер плохо ориентируется в нормативных документах. Ведь согласно  Плану счетов,  все расчеты с поставщиками товаров (работ, услуг) должны отражаться на счете 60, а ведение еще счета 76 ведет к нерациональному ведению учета. Поступление материальных ценностей  от ООО «Руссвелл» отражается проводками:

Кредит 60              Дебет 10,41               – 2152,05 руб.

Так как  ООО  «ТК «БТС» не являлась плательщиком НДС, то товары отражались по фактической стоимости (с учетом НДС).  Но в ходе проверки было выявлено, что предприятие в 1 квартале 2006 года выделяло НДС по приобретаемому товару, вследствие чего это привело к занижению остатков товаров, и, следовательно, увеличена налогооблагаемая база, что привело к увеличению прибыли предприятия, в данном случае ошибка является существенной.

При приобретении услуг (электроэнергия, коммунальные и другие), работ (косметический ремонт, обслуживание техники и другие) делается проводка: 

Кредит 60 (76)              Дебет 44              – 2561,91 руб.

При приобретении нематериальных активов  была допущена ошибка при составлении  корреспонденции. 

Была составлена запись: 

Кредит 76                            Дебет 04              - 2561,52руб.

тогда как, согласно плану счетов,  должна быть проводка:

Кредит 60                            Дебет 08/5                - 2561,52 руб.

Кредит 08/5              Дебет 04                - 2561,52 руб.

Эта операция не повлияла на финансовый результат, но проводка  некорректна, что неоднократно подтверждает незнание бухгалтером нормативных  документов,  так  как  все поступления внеоборотных активов  должны проходить через  счет  08 «Вложение во внеоборотные активы».

При проведении аудиторской проверки необходимо удостовериться, не было ли случаев составления фиктивного обязательства с целью проведения оплаты за него. Так как данные операции не только могут повлиять на финансовый результат предприятия, но и также происходит неправомерное использование средств предприятия. Необходимо обратить внимание на операции, не оформленные соответствующими документами, а также на корреспонденции счетов, которые составлены с нарушением, являются нетипичными.

При проверке оплаты счетов поставщиков и подрядчиков необходимо определить, подтверждены ли операции по погашению задолженности соответствующими документами. При оплате счетов-фактур от поставщиков выписывается расходный кассовый ордер (приложение 12) с обязательным приложением доверенности (приложение 13) от поставщика на представителя, которому получено получение денежных средств.

Оплата задолженности за наличный расчет осуществлялась крайне редко в ООО «ТК «БТС», поэтому при проверке была отмечена правильность совершения данных операций, с поставщиками были заключены договоры на оплату товаров наличными денежными средствами, при расходном кассовом ордере  присутствует  правильно  оформленная  доверенность от поставщика на получение денежных средств.

В основном оплата в ООО «ТК «БТС» производится с применением безналичной формы на основании платежных поручений. Предприятие имеет расчетные счета в банках БИН Банк и ОАО «Сбербанк». При этом оплаченные счета-фактуры оформляются проводками:

Кредит 51              Дебет 60              если оплата счета-фактуры  через банк;

Кредит 50              Дебет 60              если оплата счета-фактуры  через кассу;

Кредит 71              Дебет 60              если оплата прошла через подотчетное лицо.

При проверке отмечено, что все платежные документы являются подлинными, имеют все обязательные реквизиты, НДС выделен отдельной строкой, имеются штампы банка об оплате. Несмотря на это, были обнаружены промахи в работе, в основном из-за невнимательности бухгалтера. При оплате товара конкретному поставщику, были в платежном поручении отражены реквизиты другого поставщика, который так же является участником расчетов. Например, при оплате счетов-фактур компании ЗАО ЦВ «Протек-25» денежные средства были отправлены компании ООО «Фармитон».

Помимо ошибок, которые были допущены бухгалтером проверяемого предприятия, аналогичные ошибки, причем не однократно, были допущены сотрудниками ОАО Сбербанк. Они заключались в том, что денежные средства, несмотря на верные реквизиты в платежном поручении, были зачислены на расчетный счет другой организации.

Данные ошибки были выявлены с помощью регулярных актов сверок с поставщиками (таблица 9), помимо этого, их возникновение говорит о том, что документы не были сверены с выписками банка, даже несмотря на то, что выписка ОАО Сбербанка не совсем наглядно показывает организаций, которым производится оплата (в выписке указаны только расчетные счета организаций, нет их названий, это во многом затрудняет сверку платежных документов с банковской выпиской).