Учет и аудит дебиторской и кредиторской задолженности предприятия

то время как сумма прибыли от реализации снизилась на 25% (с 6,4 до 4,8%).

Однако за счет увеличения суммы иных видов доходов общая рентабельность возросла к концу 2008 года с 3,0 до 3,9 %. По показателю численности (15 чел.) ООО «ТК «БТС» является малым предприятием. К концу года темп роста кредиторской задолженности намного обогнал темп роста дебиторской задолженности (119,2 и 69,1 %, соответственно). Также настораживает и большая изношенность основных средств, которая увеличилась на 3,2 процентных пункта и составила 67,9 %.

Бухгалтерский учет в ООО «ТК «БТС» на сегодняшний момент ведется с использованием средств компьютерной техники на базе электронной версии «1С: Бухгалтерия 7.7». Данная программа осуществляет все бухгалтерские операции, включая начисление зарплаты и формирование бухгалтерских отчетов.

Кроме этого, используются и такие прикладные программы как «1:С‑Торговля», «1:С‑Склад», которые позволяют оперативно получать информацию о наличии товаров на складе, формировать заказ на приобретение новых товаров.

На предприятии установлена также справочная правовая система «Консультант Плюс». Система постоянно пополняется новыми нормативными актами и консультациями, что позволяет пользователям  «Консультант Плюс» не заниматься утомительной работой по сбору необходимой им в работе информации.

Использование средств вычислительной техники на базе программных продуктов дает возможность добиваться в работе бухгалтерии своевременного и качественного составления финансовой отчетности предприятия; строить работу на актуализированной правовой информации и тем самым избегать серьезных ошибок. При использовании средств вычислительной техники экономится огромное количество времени необходимое для рутинных операций и бухгалтер может больше времени уделять аналитической работе.

Первичный учет

К поставщикам и подрядчикам ООО «ТК «БТС» относят организации, поставляющие бумагу и картон и сопутствующие им товары.

Расчёты с поставщиками и подрядчиками осуществляются после отгрузки ими  товарно-материальных ценностей, выполнения работ или оказания услуг, либо одновременно с ними с согласия организации или по её поручению.

В ООО «ТК «БТС» с каждым поставщиком заключается договор (приложение 3) на поставку товаров, выполнение работ, оказание услуг, который является основным документом, регулирующим отношения сторон, определяет их права и обязанности по поставке товаров. Договор может заключаться на 1 год или иной период, а также на разовые поставки.

Для облегчения и ускорения оформления договорных отношений применяется пролонгация, то есть продление сроков действия договоров. В ООО «ТК «БТС» большей частью пролонгируются договоры на оказание коммунальных услуг.

Основными  документами, на  основании  которых  поступают  товары  от  поставщиков, являются  счета-фактуры (приложение 4) и товарно-транспортные накладные (приложение 5).  Товарно-транспортные накладные выписывают при поставке товаров  автомобильным  транспортом, в остальных  случаях  выписываются  счета-фактуры. При  доставке  товаров  от  иногородних  поставщиков  транспортные  организации  выписывают  железнодорожные  накладные.

На  предприятии  проверяется  соответствие  поступивших  документов  договорам. Документы  передаются  в  бухгалтерию  на  оплату, а  квитанция  и  товарно-транспортная  накладная  служат  основанием  для  получения  и  доставки  груза.

Доставка товаров осуществляется поставщиком путем отгрузки их транспортом, предусмотренным договором поставки и  на определенных в договоре условиях. В случаях, когда в договоре не определено, каким видом транспорта или на каких условиях осуществляется доставка, право выбора вида транспорта или определения условий доставки товаров принадлежит поставщику. Договором может быть предусмотрено получение товаров покупателем в месте нахождения поставщика (выборка товаров). В основном в ООО «ТК «БТС» поставщики осуществляют доставку товаров своим транспортом, а расходы по доставке товара включают в цену доставляемого товара.

Для ООО «ТК «БТС» товарно-транспортные накладные и счета на транспортные расходы обычно выписывают иногородние организации, когда доставка осуществляется поездом или самолетом. К накладным и счетам прикладываются документы, подтверждающие доставку товара.

Пример 1

ООО «Компания Транслайн» г. Москва за транспортные услуги по доставке товара 05.01.2008г. выставила счет (приложение 6) на оплату на сумму 940 руб. Доставка осуществлена автомобилем.

Бухгалтер формирует следующие записи:

Кредит 60              Дебет 44                  783,33 руб.                транспортные расходы без учета НДС;

Кредит 60              Дебет 19                 156,67  руб. учтена сумма НДС

Кредит 19              Дебет 68              156,67 руб. сумма НДС принята к возмещению

Кредит 51              Дебет 60                940,00  руб. оплачено поставщику за услуги

На предъявленные на оплату счета поставщиков кредитуют счет 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебетуют соответствующие материальные счета (10,41) или счета по учету соответствующих расходов (20,44,97, др.).

Все  хозяйственные  операции  должны  оформляться  счетами-фактурами  (приложение 4), товарными накладными (приложение 5), которые  должны  иметь  обязательные  реквизиты.

Оформление  счёта-фактуры с нарушением требований расценивается как отсутствие НДС, оплаченного поставщику. Предприятия обязательно должны вести журналы учёта счетов-фактур, книгу продаж (приложение 7) и книгу покупок (приложение  8) по установленным формам для учёта НДС.

Сумма НДС включается поставщиками и подрядчиками в счета на оплату и отражается у покупателя по кредиту  счёта  60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и дебету счёта 19 «Налог на  добавленную  стоимость  по  приобретённым  ценностям».

Пример 2

ООО «Руссвелл» был выставлен счёт на оплату товара (приложение 9)    на сумму 43660 руб., в т.ч. НДС 6660 руб. Предприятие является плательщиком НДС, поэтому он отражался отдельно.

Бухгалтер формирует следующие записи:

Кредит 60              Дебет 41              37000 руб.  оприходован товар

Кредит 60              Дебет 19              6600 руб.   учтена сумма НДС

Кредит 19              Дебет 68               6600 руб. сумма НДС принята к возмещению

Кредит 51              Дебет 60              43660 руб.  оплачено поставщику за товар

Пример 3

Если поставщики оказывают услуги (коммунальные, связи, другие), то расчет с поставщиками осуществляется с использованием счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (приложение 10,11).

Бухгалтер формирует следующие записи:

Кредит 76              Дебет 44              2500 руб.  коммунальные услуги

Кредит 60              Дебет 19              450 руб.   учтена сумма НДС

Хотя в Плане счетов не предусмотрено ведение расчетов с поставщиками на счете 76, они должны отражаться на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

После поставки товаров, оказания услуг и выполненных работ, они подлежат оплате с соблюдением порядка и формы расчетов, предусмотренные договором.

В настоящее время организации сами выбирают себе форму расчетов. При расчетах может применяться наличная и безналичная формы расчетов.  ООО «ТК «БТС » применяет обе формы.

Наличная форма расчетов применяется в исключительных случаях. Такая форма применялась только с двумя организациями: ИП Семенов И.В. и ИП Надеждина К.У.

При выплате поставщику за приобретенные товары наличных денежных средств, оформляется расходный кассовый ордер (приложение 12). Обязательно должно быть наличие доверенности (приложение 13) от поставщика на получение денежных средств.

При   оплате   счетов-фактур   поставщика за наличный расчет производят запись:  

Кредит 50              Дебет 60              оплата поставщику наличными

С остальными организациями расчеты осуществляются в безналичной форме. В безналичном порядке через расчетный счет платежным поручением (приложение 14) оплачиваются счета за отпущенную воду, вывоз мусора, выписанные на основании показателей измерительных   приборов   и   действующих  тарифов, а также за поставленный товар и услуги по доставке товара.

Погашение задолженности перед поставщиками и подрядчиками отражается по дебету счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и кредиту счетов учета денежных средств (50,51).

Пример 4 

Была  погашена  задолженность  за  товар  компании  ООО  «МТ-Фито»  в  сумме  3707-78  руб.

Бухгалтер формирует следующие записи:

Кредит 51              Дебет  60               3707-78 руб. оплата задолженности за товар.

ООО «ТК «БТС»  является  клиентами  двух  банков: БИН Банк  и  ОАО  Сбербанк, в  связи  с  чем  имеет  два  расчётных  счёта, с  которых  производится  оплата. Поэтому  на  предприятии  счёт  51  имеет  субсчета: 51  и  51/1. По  счёту  51  отражаются  расчёты  через  БИН Банк, а  по  счёту  51/1 – через  ОАО  Сбербанк.

Помимо  указанных  расчётов  на  счёте  60  «Расчёты  с  поставщиками  и  подрядчиками»  отражают  выданные  авансы  под  поставку  товарно-материальных  ценностей, выполнение  предстоящих  работ.

Выданные  авансы  учитывают  по  дебету  счёта  60  субсчёт  «Расчёты  по  авансам  выданным»  с  кредита  счетов  учёта  денежных  средств  (51 и  другие). В  дальнейшем  суммы  выданных  авансов, зачтённые  поставщиком  при  оплате  за  товар, подлежат  отражению  в  виде  записи:

Кредит 60/2              Дебет 60/1.

ООО  «ТК «БТС»  производит  авансы  под  поставку  товара, но  отдельно  эти  суммы  не  выделяются, как  аванс, а  проходят  как  обыкновенная  оплата.

Пример 5

20.10.2008г. был  сделан  аванс  ООО  «АРТ-Визаж»  на  сумму  30000  руб. (приложение 15).

Бухгалтер формирует следующие записи:

Кредит 51              Дебет  60              30000 руб. предоплата за товар

Иногда  бывают  ситуации, когда  поступают  материалы, по  которым  счета-фактуры  поставщиков  не  предъявлены  к  оплате, такие  поставки  называются  неотфактурованными. Материалы  приходуются, выписывается  приёмный  акт, который  поступает  в  бухгалтерию.

При  наличии  неотфактурованных  поставок  в  бухгалтерском  учёте  производится  отражение  стоимости  материалов  в  условных  ценах.  Оплате  в  отчётном  месяце  неотфактурованные  поставки  не  подлежат,  так  как  основанием  для  оплаты  банком  являются  платёжные  документы (которые  отсутствуют), по  мере  поступления  платёжных  документов  на  эту  поставку, они  акцептуются  предприятием, оплачиваются  банком.

Поступившие  документы  регистрируются, старая  запись, которая  была  сделана  по  учётным  ценам,  сторнируется, составляется  новая  проводка.

При обнаружении недостач или порчи по поступившим товарно-материальным ценностям, несоответствия цен, обусловленных договором, и  арифметических ошибок, счёт 60 кредитуют на соответствующую сумму в  корреспонденции со счётом  76  «Расчёты  с  разными  дебиторами  и  кредиторами»  субсчёт  «Расчёты  по  претензиям». Такая  запись  делается  на  недостачу  товаров,  если  деньги  поставщику  уже  перечислены. Эта  запись  делается  также, если  деньги  поставщику  ещё  не  перечислены, но  условиями  договора  отказ  от  оплаты  недостающих  (испорченных)  товаров  не  предусмотрен.

Пример 6

При приёмке товара на склад была обнаружена недостача от ООО «Бумпродукция» на сумму 48-62 руб.

Бухгалтер формирует следующие записи:

Кредит 60              Дебет  76              48-62  руб. недостача товара

В  случае, когда  виновником  недостачи  (порчи)  товаров, выявленной  при  приёмке, является  транспортная  организация, указанная  запись  обязательна. 

Если виновником недостач или порчи является поставщик и условиями  договора поставки предусмотрен отказ от оплаты недостающих (испорченных)  товаров, а деньги за товары поставщику ещё не перечислены, то покупатель при оплате товаров уменьшает сумму платежа на стоимость этих товаров. Запись в данном случае не делается.

Другими причинами недостач могут быть естественная убыль товаров при их перевозке, нормируемые потери от боя товаров в стеклянной посуде, хищения в пути и т.д.

В этом случае делается бухгалтерская запись:

Кредит 60              Дебет  41/1                            на сумму фактически полученного товара

Кредит 60              Дебет  76                            на сумму претензии, предъявленной поставщику

Кредит 60              Дебет  19/3                            на сумму НДС по фактически полученному товару

Кредит 60              Дебет  91/2                            на сумму естественной убыли (в пределах норм).

В ООО «ТК «БТС» не всегда недостающий, бракованный и иной товар, не соответствующий нормам (истёк срок годности, бой и т.д.), оформляют претензией. В некоторых случаях он оформляется как возврат товара, и фирма-поставщик  проводится в отчётах как покупатель. Оформляется возврат как счёт-фактура. В данном случае уменьшается оплата товара поставщику на сумму, указанную  в  счёте  на  возврат.

Пример 7