Учет и анализ расчетов с дебиторами и кредиторами

    При автоматизированной форме учета  создаются специальные программы  для обработки данных первичных документов, подсчета итоговых данных по определенному отчетному периоду и обобщение данных в определенных учетных регистрах (например, оборотно - сальдовая ведомость в "1С-Предприятие").

    Так как вся необходимая первичная  документация  находится в филиалах предприятия, оформление первичных документов рассмотрено на примере филиала «Сунтарская нефтебаза». Для  внутреннего документа привлечены  данные синтетического и аналитического учета на (1С: Предприятие.), а так же расшифровки дебиторской и кредиторской задолженности.

    Крупными  поставщиками и подрядчиками являются ОАО «Алмаззолотокомплект», ООО «Шанс», ОАО «Туймаада – Нефть», ГУП ЖКХ РС(Я), ОАО «Якутскэнерго» и другие поставляющие сырье и другие товарно-материальные ценности, оказывающие различные виды услуг (отпуск электроэнергии, пара, воды, газа и проч.) и выполняющие разные виды работ (капитальное строительство, реконструкция, ремонт основных средств).

    Кредиторская  задолженность перед поставщиками и подрядчиками возникает при  расчетах за полученные товарно-материальные ценности, принятые выполненные работы, потребленные услуги (в том числе коммунальные услуги, услуги связи, услуги по перевозкам, по переработке материалов на стороне).

    Кредиторская  задолженность перед поставщиками и подрядчиками начисляется по факту:

• акцепта расчетных документов по принятым ценностям, работам, услугам;
• приемки ценностей, поступивших от поставщиков без расчетных документов (неотфактурованные поставки);
• выявления излишка при приемке товарно-материальных ценностей.

    Кредиторская   задолженность   погашается   при   получении   от   банка  подтверждения перечисления средств  поставщикам и заказчикам в виде выписок из расчетного и других счетов вместе с приложенными банковскими  расчетными документами, а также при зачете полученного аванса и взаимных требований.

    Расчеты с поставщиками и подрядчиками в филиале «Сунтарская нефтебаза» осуществляются после отгрузки ими товарно-материальных ценностей выполнения работ, оказания услуг либо одновременно с ним с согласия организации.

    Основанием  для принятия на учет кредиторской задолженности перед поставщиками являются расчетные документы (счета  фактуры) и документы, свидетельствующие  о факте свершения сделки (товарно-транспортные накладные, приходные ордера, приемные акты, акты о предоставленных услугах).

    Аналитический учёт расчётов с поставщиками при  расчётах и в порядке плановых платежей ведется автоматизировано по каждому контрагенту, данные которой в конце месяца включают общими итогами по корреспондирующим счетам.

    На  предприятии учёт автоматизирован, на основании выписок банка составляют машинограммы синтетического и аналитического учёта по каждому счёту, применяемому для учёта расчётов с поставщиками и покупателями («Расчёты с поставщиками и подрядчиками», «Расчёты по авансам», «Расчёты с покупателями и заказчиками»). Эти машинограммы служат основанием для разработки машинограмм-оборотных ведомостей по счетам, итоговые данные которых попадает в Главную книгу.

    ОАО «Алмаззолотокомплект, ОАО «Туймада – нефть» на отгруженные материалы выписывает расчетные документы и передает их для оплаты. Эти документы поступают в бухгалтерию, где их проверяют на соответствие с договором, регистрируют в книге поступления грузов и дают акцепт. Затем они передаются в бухгалтерию для учета и оплаты. С этого момента у организации возникают расчеты с поставщиками. По мере поступления материала на склад, выписываются приходные документы, которые передаются по реестру в бухгалтерию. Бухгалтерия подбирает документы склада к расчетным документам поставщика и производит запись в Ж-0 № 6. Для учета расчетов с поставщиками и покупателями используют счета: 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

    Являясь основным атрибутом договора, цена товара и сумма каждой поставки определяется в рублях с учетом НДС. Например, при поступлении запчастей по товарной накладной поставщика составляется бухгалтерской службой филиала «Сунтарская нефтебаза» приход материалов автоматизированным способом. При этом в приходных указывается вид поступления, поставщик, № счета-фактуры, № и наименование материала (Приложение 1). Например: от ИП Максимова Н.А. поступили автозапчасти и материалы по счет – фактуре 125 от 24.12.2008 г. на сумму 57341 тыс. руб.согласно товарной накладной №526.

    Все документы, в котором оформляются  поступления товарно-материальных ценностей от поставщиков в «Сунтарскую нефтебазу» можно подразделять на 3 группы:

    - документы, удостоверяющие количество  и качество товаров, к ним   относятся счета-фактуры, товарно-транспортные накладные, спецификации, сертификаты, качественные удостоверения;

    - расчетные, а именно платежные  требования, платежные требования- поручения и т.д.

    - транспортные документы, грузовые  документы и т.д.

    Приемка товара ведется в основном складе «Сунтарской нефтебазы». Когда по результатам приемки товара установлено соответствие их количества, качества и комплектности условиям поставки, тогда на товаросопроводительных документах материально-ответственное лицо, принявшее в подотчет поступивший товар, ставит свою подпись и печать «Сунтарской нефтебазы».

    В филиале «Сунтарская нефтебаза» основным документом по расчетным взаимоотношениям с поставщиками является выставляемый ими счет и если поставщики являются плательщиками НДС, счет-фактура. На основании этих документов, подтвержденным руководителем филиал «Сунтарская нефтебаза» производит оплату поставщикам за поставленный товар. Оплата производится через расчетный счет платежными поручениями (Приложение 2). Например: платежное поручение № 409 от 24.12.2008 г оплата за запчасти и материалы счет – фактура № 112 от 27.11.2008 г. на сумму 29775 тыс. руб..

    Счет-фактура  является  документом, служащим при  принятии к учету «входящего»  НДС в целях последующего зачета по обязательствам перед бюджетом по начисляемому налогу на счете 68 «Расчеты по налогам и сборам», субсчет «Расчеты по НДС». Ведется журнал учета полученных от поставщиков оригиналов счетов-фактур, которые регистрируются по мере их поступления (Приложение 3).

    Ведется книга покупок, предназначенная  для регистрации оплаченных счетов-фактур, в целях определения суммы НДС, предъявляемый к вычету.

    Учет  расчетов с поставщиками товарно-материальных ценностей и услуг организуется на счете 60 «Расчеты с поставщиками и покупателями ». Счет по отношению  к балансу – пассивный. По кредиту отражается задолженность поставщикам, по дебету – уменьшение этой задолженности.

    По  кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и покупателями» отражается задолженность  филиала «Сунтарская нефтебаза» поставщику за фактически поступившие товарно-материальные ценности, принятые работы и услуги, за услуги по доставке товарно-материальных ценностей.

    Согласно  учетной политике ОАО «Саханефтегазсбыт» товары, поступившие от поставщиков, учитываются по цене их приобретения.

    Составление акта о приёмке материальных ценностей. Иногда материальные ценности от поставщиков  поступают прямо в склад. Они  отражаются в учёте как принятые на склад. Если количество или качество прибывших материалов не совпадает с данными сопроводительных документов, а также при приёмке материалов без документов, то принимает их комиссия по Акту о приёмке материалов.

    Акт составляется в двух экземплярах с обязательным участием материально-ответственного лица и поставщика. Он утверждается руководителем предприятия. Один экземпляр акта передаётся в бухгалтерию предприятия для учёта движения материальных ценностей, а второй - отделу материально-технического снабжения для предъявления претензии виновнику. Акт о приёмке материалов является первичным документом по приходу ценностей, и приходный ордер не оформляется.

    Документы, в которых оформляются хозяйственные  операции с денежными средствами, подписываются руководителем и главным бухгалтером. Без подписи данных лиц денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не принимаются к исполнению.

    Платежное поручение выписывается одновременно в нескольких экземплярах, которые должны быть идентичны. Количество экземпляров, которые необходимо представить в банк, зависит от того, каким образом осуществляется платеж, как правило, представляются 4 экземпляра (по одному экземпляру для плательщика, банка плательщика, покупателя, банка покупателя). Не какие исправления при заполнении платежного поручения не допускаются.

    Перед выпиской платежное поручение регистрируется в журнале регистрации платежных  поручений. При этом ему присваивается  порядковый номер который, указывается в соответствующем после банк платежного поручения.

    В платежном поручении указывается  ИНН; наименование и номер счета  в кредитной организации, банковский идентификационный код и др. реквизиты.

    Первый  экземпляр платежного поручения  подписывают главный бухгалтер и руководитель организации.

    Все экземпляры заполненного и подписанного платежного поручения представляются в обслуживающий вас банк.

    Последний экземпляр платежного поручения  банк должен возвратить клиенту с  отметкой «принято к исполнению» и указанием даты принятия поручения. При этом на данном экземпляре ставится штамп банка и подпись операционного работника, принявшего поручение к исполнению.

    Помимо  этого к документам по учету расчетов с покупателями и заказчиками  можно отнести расчетный чек, заявление на аккредитив, платежное требование – поручение.

    На  основании договора по каждому контрагенту, учет поступления, движения, реализации нефтепродуктов наливом и оказанием услуг по приема-складскими операциями, хранению и т.д. ведется на счете 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками".

    Счет 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками" кредитуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств, расчетов на суммы поступивших платежей (включая суммы полученных авансов) и т.п. При этом суммы полученных авансов и предварительной оплаты учитываются обособленно.

    Аналитический учет по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" ведется по каждому предъявленному покупателям (заказчикам) счету, а при расчетах плановыми платежами - по каждому покупателю и заказчику. При этом построение аналитического учета должно обеспечивать возможность получения необходимых данных по: покупателям и заказчикам по расчетным документам, срок оплаты которых не наступил; покупателям и заказчикам по не оплаченным в срок расчетным документам; авансам полученным; по которым денежные средства не поступили в срок.

    Учет  расчетов с покупателями и заказчиками  в рамках группы взаимосвязанных организаций, о деятельности которой составляется сводная бухгалтерская отчетность, ведется на счете 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" обособленно.

    В целом можно сказать, что счет 62 "Расчеты с покупателями и  заказчиками" как бы зеркально отражает у продавца факты хозяйственной жизни, регистрируемые покупателем по счету 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками".

    Как только этот счет дебетуется, т.е. собственность на отгруженные товары переходит к покупателю, так сразу же у предприятия возникает дебиторская задолженность и именно поэтому счет корреспондирует со счетами 90.1 "Выручка" или 91.1 "Прочие доходы". По сложившимся обычаям покупатель мог внести деньги вперед, т.е. могло иметь место или получение аванса или зачисление предоплаты. В этом случае по счету 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" возникает кредиторская задолженность.

    Прежде  всего, счет 62 "Расчеты с покупателями и заказчиками" нужен для отражения задолженности покупателей за реализованные ценности (работы, услуги).

    Филиал  «Сунтарская нефтебаза» в соответствии с заключенным договором на прием, хранение услуги и отпуск нефтепродуктов работает по предварительной оплате (Приложение 4). Например: Администрация МО Мар – Кюельского наслега заказчик в лице главы Григорьева Е.А. заключили договор возмездного оказания услуг № 01/05 от 1 января 2008 г.- 31.12.2008 г. с филиалом «Сунтарская нефтебаза».