Облік та контроль виробничих запасів

Відпуск матеріалів на сторону виконується на підставі договорів, нарядів та інших документів і письмового розпорядження керівника підприємства. Відпуск, як і надходження матеріалів, оформлюють також товарно-транспортною накладною ( за потребою).

Внутрішнє переміщення матеріалів зі складу на склад оформлюють також накладною-вимогою типової форми № М-11, як і здачу відходів виробництва на склад і повернення невикористаних у виробництві матеріалів.

Розглянемо зазначені первинні документи в таблиці 11:

  Таблиця 7

Документування операцій з вибуття виробничих запасів.

2.4. Облік запасів на складах

Складське господарство у сільськогосподарських підприємствах організується, як правило, в центральних складах, коморах бригад, ферм та інших структурних підрозділах. При віддаленості підприємства від залізничних станцій можуть створюватися експедиторські склади. В центральних складах зосереджено основні запаси паливного матеріалу, кормів, готової продукції для реалізації, запасних частин, мінеральних добрив, будівельних та інших матеріалів, закуплених у постачальників. Через центральні склади ці запаси розподіляють між структурними виробничими підрозділами.

У коморах структурних виробничих і невиробничих підрозділів зберігається невелики кількість виробничих запасів товарно-матеріальних цінностей, які надходять з центральних складів, або можуть бути завезені безпосередньо від постачальників з обов’язковим документальним оформленням через центральний склад.

Матеріали на складах розміщують по секціях, а в них – за окремими групами і типосорторозмірами в штабелях, на стелажах, полицях тощо. У зерно-, насіннєсховищах тощо секції повинні бути відокремлені герметичною перегородкою, що виключає можливість змішування продукції різних видів, сортів і репродукції. У місцях зберігання прикріплюють спеціальні ярлики з назвою та характеристикою певного виду продукції і матеріалів, а в необхідних випадках – і призначення. Бланк ярлика на новий вид (номенклатурний номер) матеріальних цінностей заповнює завідувач складу (комірник) при надходженні цінностей на склад.

При передачі складу іншій особі (через переміщення або звільнення матеріально відповідальної особи з тих, чи інших причин) проводять інвентаризацію продукції та матеріалів і складають акт.

Облік продукції і матеріалів на складах ( у коморах) здійснює матеріально відповідальна особа ( завідувач складу, комірник) за сортами згідно з правилами їх зберігання. Складський облік матеріалів є важливим фактором контролю за зберіганням матеріальних цінностей підприємства. Організують складський облік за видами об’єктів, що зберігаються, за місцями зберігання, за кількістю матеріальних цінностей.

За необхідності складський облік організують за партіями надходженння матеріальних цінностей. Кожному виду матеріальних цінностей присвоюється номенклатурний номер, що дублюється у всіх первинних документах. Перші три цифри номенклатурного номера означають номер рахунка і субрахунка, наступні дві – номер групи, а інші – порядковий номер матеріальних цінностей у групі. За цими номерами організують і бухгалтерський облік матеріальних цінностей, що дає змогу провадити кількісну звірку даних оперативного складського й аналітичного бухгалтерського обліку.

Облік ведуть на картках складського обліку матеріалів, які видають матеріально відповідальним особам під розписку в реєстрі видачі карток. Останні зберігають у спеціальних картотеках за обліковими групами, а всередині їх – у порядку зростання номенклатурних номерів чи за алфавітом, групи та підгрупи в картотеці відокремлюють роздільниками з проставленими за них номерами. На кожний номенклатурний номер продукції та матеріалів відкривають окрему картку, де завідувач складу (комірник) зазначає місце зберігання (стелаж, комірку тощо). Замість карток дозволяється вести облік в оформлених належним чином Книгах складського обліку.

У картотеці (Книзі) складського обліку відкривають окремі картки (сторінки) на сільськогосподарську продукцію, яка: переходить із минулого року; вироблена у звітному році; куплена у цьому році та перероблена на давальницьких засадах. У лімітно-забірних картках, накладних та інших документах на відпуск слід вказувати, який вид продукції і за якою оцінкою видається (суму підраховують у бухгалтерії). Окремо ведуть облік біопрепаратів, медикаментів і хімічних речовин, придбаних за рахунок власних коштів і бюджетних асигнувань. Записи в Книзі(картках) складського обліку завідувач складу робить щодня окремо по кожному разовому документу (об’єднувати дані кількох документів в один запис не дозволяється); після кожного запису виводять залишок. Дані відомостей витрачання кормів, лімітно-забірних карт та інших нагромаджувальних документів завідувач складу заносить у Книгу (картку) в міру їх закриття, але не пізніше першого числа наступного за звітним місяця. Бажано лімітно-забірні карти зберігати разом із регістрами складського обліку.

Якщо фактичний залишок матеріальних цінностей значно відхиляється від встановленої норми запасу, а також за наявності матеріальних цінностей, які тривалий час лежать без руху, завідувач складу інформує про це адміністрацію сільськогосподарського підприємства.

Деяких працівників бухгалтерії закріплюють наказом (розпорядженням) по підприємству за складом (коморами) для контролю за своєчасністю та якістю ведення обліку. Перевірку записів та виведення залишків по кожній операції працівник бухгалтерії підтверджує своїм підписом по відповідному рядку картки (книги) складського обліку. Матеріально відповідальні особи на вимогу працівника бухгалтерії зобов’язані пред’являти для фактичної перевірки (в натурі) визначені матеріальні цінності. Таку перевірку бажано робити насамперед по дорогих і дефіцитних матеріалах.

Таблиця 8

Документування складського обліку.

2.5. Складання і подання звітів про рух виробничих запасів.

Щомісяця матеріально відповідальні особи на підставі первинних документів складають Звіт про рух матеріальних цінностей у двох примірниках і подають його в бухгалтерію разом із документами, що підтверджують надходження та витрачання матеріалів. До Звіту включають лише ті види продукції і матеріалів, по яких був рух у звітному періоді. Залишки на початок місяця по кожному номенклатурному номеру зіставляють із залишками звітів попереднього місяця. Надходження і вибуття матеріалів протягом місяця фіксують на підставі первинних документів, після чого підраховують обіг і визначають сальдо на кінець місяця. Ці дані порівнюють із записами в Книзі (картках) складського обліку. Дані про залишки продукції і матеріалів та їхній рух матеріально відповідальні особи у Звіті фіксують не тільки в кількісному а й у грошовому вираженні, підтверджуючи це своїм підписом. Приймаючи звіти, працівники бухгалтерії перевіряють правильність їх складання, таксують і визначають суми обігу і залишків у грошовому вираженні.

У зв’язку зі значною кількістю назв запасних частин і ремонтних матеріалів до тракторів, автомобілів, комбайнів та інших сільськогосподарських машин за наявності твердих договірних цін із метою зменшення трудомісткості обробки відповідальні особи подають звіти про рух запасних частин і ремонтних матеріалів тільки в сумарному вираженні (без переліку назв цінностей). У такому разі оцінку одержаних і використаних матеріалів здійснює відповідальна особа безпосередньо у відповідних документах. У звітах деталі групують за такими аналітичними рахунками: “Запасні частини до тракторів”, “Запасні частини до автомобілів” тощо.

Облік надходження і витрачання медикаментів (за вийнятком спирту та отруйних і сильнодіючих лікарських засобів) та інших лікувально-профілактичних засобів і матеріалів здійснюють у кількісному вираженні в Книзі (картках) складського обліку. Щомісяця спеціаліст ветеринарної служби на підставі первинних документів (накладні, рахунки, акти, рецепти тощо) складає і подає в бухгалтерію Звіт про рух біопрепаратів і ліків у кількісному та грошовому вираженні.

Облік отруйних і сильнодіючих речовин у кількісному вираженні відповідно до спеціальних вказівок, розроблених Міністерством охорони здоров’я України, ведуть, використовуючи пронумеровані, прошнуровані, скріплені сургучною печаткою підприємства і підписані головним лікарем ветеринарної медицини та головним бухгалтером книги. Ці види матеріалів зберігають окремо в спеціально обладнаних для цього місцях.

Облік бланків суворої звітності матеріально відповідальні особи здійснюють у картках (книгах) складського обліку по кожному найменуванню за кількістю і номінальною віртістю. Надходження та витрачання зазначених бланків оформляють, як і операції по надходженню і витрачанню коштів. Дані про рух білетів, талонів, абонементів, акцій, облігацій тощо відображають у звітах матеріально відповідальних осіб та інших реєстрах (сальдові відомості, відомості обліку руху товарно-матеріальних цінностей та інші аналогічні реєстри або машинограми) окремими позиціями подібно до обліку в місцях зберігання.

Працівники бухгалтерії порівнюють дані про рух запасів з даними, наведеними у виправдних документах, доданих до звіту, після чого його таксують. Повноту оприбуткування матеріалів, одержаних зі сторони, перевіряють зіставленням із відповідними регістрами.

Розділ 3. Облік виробничих запасів у бухгалтерії

3.1. Синтетичний та аналітичний облік виробничих запасів

В бухгалтерському обліку інформація про наявність і рух виробничих запасів, що належать підприємству (в тому числі ті, що знаходяться в дорозі чи в переробці), відображається на рахунку 20 “Виробничі запаси”. За дебетом рахунка 20 “Виробничі запаси” відображають надходження запасів на підприємство, їх дооцінку, за кредитом – витрачання на виробництво (експлуатацію, будівництво), переробку, відпуск (передачу) на сторону, уцінку тощо.

Для обліку надходження й витрачання виробничих запасів використовуть такі синтетичні інвентарні субрахунки рахунка 20 “Виробничі запаси”:

201      “Сировина і матеріали”;

202      “Купівельні напівфабрикати та комплектуючі вироби”;

203      “Паливо”;

204      “Тара й тарні матеріали”;

205      “Будівельні матеріали”;

206      “Матеріали, передані в переробку”;

207      “Запасні частини”;

208      “Матеріали сільськогосподарського призначення”;

209              “Інші матеріали”.

Облік сировини і матеріалів.

Для обліку сировини і матеріалів призначено субрахунок 201 “Сировина і матеріали”. На ньому відображаються наявність та рух сировини і основних матеріалів, які входять до складу продукції, що виготовляється, або є необхідними компонентами при її виготовлені. Допоміжні матеріали, які використовуються при виготовлені продукції або для господарських потреб, технічних цілей та сприяння у виробничому процесі, також відображаються на субрахунку 201. Якщо сільськогосподарські підприємства мають переробні підприємства і заготовляють сировину, яка є компонентом продукції, що виробляється, то ця сировина також обліковується в межах субрахунка 201 “Сировина і матеріали”.

Облік палива.

Паливо виділяється в окрему групу матеріалів у зв’язку з його значною роллю в народному господарстві і великою питомою вагою в загальних витратах виробничих запасів на виробництво. Тому на субрахунку 203 “Паливо” обліковуються всі види пального і мастильних матеріалів – бензин за марками, гас, дизельне паливо, автол, солідол та інші.