Облік та контроль виробничих запасів

Після перевірки і візування робітником бухгалтерії відомість залишків передають в бухгалтерію, де залишки матеріалів таксують по твердим обліковим цінам і виводять підсумки по окремих облікових групах матеріалів і в цілому по складу.

При сальдовому методі обліку матеріалів первинні документи по руху матеріалів, які надійшли в бухгалтерію, після їх перевірки і таксування розкладаються в контрольній картотеці окремо по надходженню і вибуттю в розрізі складів і номенклатурних груп матеріалів. По закінченню місяця картотеку використовують для складання групових оборотних відомостей в грошовому вираженні окремо по кожному складу. Таких груп буває кілька десятків (замість тисяч найменувань маиеріалів). Дані цих відомостей звіряють з вартісними даними відомості залишків і з підсумками в реєстрах синтетичного обліку.

Суть оперативно-бухгалтерського методу, його раціональне зерно, полягає в системному контролі, який здійснюється бухгалтерією за роботою матеріально-відповідальних осіб, якістю складського обліку, станом складського господарства, як важливої передумови ефективної організації обліку запасів у виробництві. Не зважаючи на те, що даний метод має й певні недоліки: незручність виявлення помилок; більша частина облікових робіт в бухгалтерії проводиться в кінці (а частіше – після закінчення) звітного періоду, що негативно впливає на ефективність оперативного аналізу та управління. Але навіть не зважаючи на вказані недоліки, цей метод є найбільш поширений в сучасних умовах.

3.3. Автоматизація обліку запасів

Раціональне використання матеріальних ресурсів і зниження матеріаломісткості можуть бути забезпечені тільки в умовах функціонування сучасних засобів обчислювальної техніки з використанням автоматизованого робочого місця (АРМ) бухгалтера, при використанні яких можливе раціональне управління матеріальними ресурсами.

Функціональне призначення АРМ бухгалтера по обліку матеріальних цінностей – автоматизувати ділянки обліку, контролю, аналізу і аудиту, а також для прийняття управлінських рішень по матеріальних цінностях. При функціонуванні АРМ бухгалтера по обліку запасів натиск робиться на створенні комплексної системи організації первинної та вихідної інформації, яка забезпечує організацію трьохрівневого інформаційного обміну між ними. Для малих підприємств створюються однорівневі АРМ бухгалтера – це обумовлюється величиною об’єкта, величиною номенклатури виробничих запасів, частотою їх руху, територіальною розпорошеністю центрів зберігання.

Схема 1. Взаємодія підрозділів підприємства в умовах

функціонування  АРМ бухгалтера.

На АРМ бухгалтера 1 категорії покладаються задачі по документальному оформленню операцій і первинній обробці даних по обліку матеріальних цінностей, а також ведеться аналітичний облік на місцях зберігання запасів. На основі введеної інформації створюється інформаційна база – складська картотека, в якій відображається рух і залишки матеріальних цінностей: надходження, витрачання, залишки на визначену дату чи за визначений період часу. Сформована інформація складської картотеки відображається на друкуючому пристрої чи дисплеї у вигляді карточки складського обліку. В режимі запиту вихідна інформація видається за вимогою користувача у вигляді допоміжних машинограм (відеограм) для здійснення контрольних і довідкових функцій.

АРМ бухгалтера 2 категорії здійснює розрахунок і формування вихідної інформації регламентного, контрольного і довідкового характеру.

На АРМ бухгалтера 3 категорії здійснюється аналіз, прогноз, аудит і прийняття управлінських рішень вцілому по підприємству чи структурному підрозділу.

Для рішення задач по обліку матеріальних запасів формується єдина база бухгалтерських записів, яка в діалоговому режимі дозволяє отримати всю необхідну інформацію для аналітичного, синтетичного і управлінського обліку і звітності.

При автоматизації формування бухгалтерських даних по обліку виробничих запасів особливу увагу слід приділити машинній реалізації контролю нормативно-довідкової інформації, який разом з вхідним контролем повинен складати єдину систему забезпечення достовірності обробки даних. Вхідна інформація надходить з різних джерел у вигляді первинних даних, які відображають різноманітні господарські операції по руху матеріалів, а також у вигляді інформації на магнітних носіях, які надходять з інших АРМ бухгалтера та інформаційної системи підприємства.

Процес обробки полягає у виконанні всіх необхідних операцій по введеню, обробці, зберіганню і видачі потрібної інформації, групуванню даних на рахунках, з метою контролю за наявністю і витрачанням запасів із своєчасним складанням звітності. Кінцевим результатом рішення всіх розглянутих задач по обліку матеріальних цінностей є формування даних про господарські операції різного ступеня узагальнення, які відображаються на рівнях аналітичного і синтетичного обліку. При цьому групування матеріальних цінностей на рівні синтетичного обліку здійснюється по рахунках і відповідній економічній класифікації матеріалів. Таке групування спрощує формування синтетичних показників руху і залишків запасів. При цьому реєстри синтетичного і аналітичного обліку формуються у вигляді читальних машинограм, які роздруковуються в залежності від призначення як регламентовано, так і по запитах. Отримана результативна інформація формується в єдиній інформаційній базі бухгалтерських записів для подальшого використання при вирішенні вищеперерахованих задач в послідуючі періоди.

В умовах експлуатації АРМ досягається:

·           зміна функціональних обов’язків облікового працівника;

·           посилення особової відповідальності за достовірність інформації;

·           визначення кола осіб, які мають право доступу до інформації;

·           регламентування порядку зберігання інформації і правил ревізії даних.

Функціонування АРМ бухгалтера по обліку запасів передбачає застосування типових класифікаторів, які використовуються при автоматизації бухгалтерського обліку підприємства. Ця система класифікації забезпечує термінологічну, інформаційну, ідентифікаційну єдність показників та реквізитів в рамках окремих ділянок обліку.

Під час функціонування АРМ можуть бути виконані працівниками невірні дії чи може виникнути поламання деяких пристроїв комп’ютера. Через це необхідно зберігати інформацію системи на гнучких дисках і відновлювати у випадках збою.

Робота з програмою АРМ бухгалтера по обліку матеріальних цінностей і вибір функцій здійснюється автономно в діалоговому режимі через головний модуль обліку матеріальних цінностей з використанням меню.

Головне меню містить слідуючі функції:

·           вхідна інформація;

·           нормативно-довідкова інформація;

·           вихідна інформація;

·           ведення інформаційної бази.

При роботі з функцією “Вхідна інформація” відображається перелік вхідної інформації: прибутковий ордер, лімітно-забірна картка, накладна на відпуск матеріалів на сторону, аудит вхідної інформації тощо. Для роботи з одним із документів вибирається відповідна функція і заповнюється первинний документ. Після введення даних вибирають функцію друку первинного документу чи запису на машинний носій.

Для здійснення введення, розрахунку виведення і аудиту використовують слідуючу нормативно-довідкову інформацію: довідник зовнішніх організацій, довідник прізвищ працівників, довідник структурних підрозділів, довідник статей обліку, довідник допустимої кореспонденції рахунків.

Після набору нормативно-довідкової інформації та первинної інформації необхідно перейти до функціональних машинограм. Перелік машинограм (відеограм) в АРМ бухгалтера слідуючий: карточка складського обліку матеріалів, оборотна відомість матеріальних цінностей, довідкова інформація. Після набору якої-небудь машинограми здійснюється автоматизований перерахунок і виведення на екран чи друкуючий пристрій вихідної інформації (відомостей, карточок підзвітних осіб, довідкової інформації тощо).

Розділ 4. Контроль виробничих запасів

4.1. Предмет, об’єкти та джерела інформації для контролю

операцій із запасами

Предметом контролю операцій із запасами є господарські процеси та операції, пов’язані з наявністю, рухом і використанням виробничих запасів, а також відносини, що виникають при цьому всередині підприємства і за його межами.

Виходячи із цілей, яких необхідно досягнути контролеру при дослідженні операцій із запасами, формуються об’єкти контролю, а саме:

1)  елементи облікової політики, що включають:

·         перелік витрат, що не включаються до первісної вартості;

·         порядок відображення в обліку запасів, що не принесуть підприємству економічної вигоди в майбутньому;

·         метод оцінки та списання виробничих запасів;

·         порядок визначення первісної вартості запасів, виготовлених власними силами.

2)  операції з обліку виробничих запасів;

3)  записи в первинних документах, облікових регістрах та звітності;

4)  інформація про порушення порядку ведення бухгалтерського обліку, недостачі, зловживання, які знайшли підтвердження в актах рквізій, перевірок, висновках аудиторів, постановах правоохоронних органів.

Джерелами інформації для аудиту операцій із запасами є :

1.      Наказ про облікову політику.

2.      Первинні документи з обліку запасів та звітність.

3.      Облікові регістри, що використовуються для відображення господарських операцій з обліку запасів.

4.      Акти і довідки попередніх ревізій, аудиторські висновки та інша документація, що узагальнює результати контролю.

4.2. Фактична перевірка наявності виробничих запасів.

Аудит операцій із запасами слід розпочинати з інвентаризації. Це дає можливість виявити нестачі або лишки та правопорушення, якщо такі мають місце на підприємстві.

Об’єктами інвентаризації виробничих запасів виступають: сировина, основні й допоміжні матеріальні запаси, що призначені для виробництва продукції (робіт, послуг), обслуговування виробництва й адміністративних потреб.

До початку інвентаризації запасів необхідно:

Ø       вивести залишки запасів на день інвентаризації;

Ø       опломбувати місця зберігання, що мають окремі входи і виходи;

Ø       перевірити справність усіх вагових приладів.

Інвентаризація виробничих запасів передбачає виконання наступних дій:

·           переважування, обмір, підрахунок, які інвентаризаційна комісія
проводить у порядку розміщення запасів у даному приміщенні, не допускаючи безладного переходу від одного виду запасів до іншого. При зберіганні запасів в різних ізольованих приміщеннях у однієї матеріально відповідальної особи, перевірка проводиться послідовно за місцями зберігання. Після перевірки запасів вхід до приміщення опломбовується і комісія переходить до наступного приміщення;

·           інвентаризаційні описи складаються окремо на запаси, що
перебувають в дорозі, на неоплачені у строк покупцями відвантажені товари і на ті, що перебувають на складах інших підприємств (на відповідальному зберіганні, на комісії, у переробці);

·           кількість виробничих запасів і товарів, що зберігаються в непошкодженій упаковці постачальника, може визначатись на підставі документів при обов'язковій перевірці в натурі частини таких запасів;

·           на прибуткових документах про запаси, що надійшли на об'єкт і прийняті   під час його інвентаризації матеріально відповідальною особою в присутності членів інвентаризаційної комісії за підписом її голови робиться відмітка "після інвентаризації" з посиланням на дату опису, де записано такі запаси;

·           на видаткових документах про запаси, які відпущено зі складу під час інвентаризації з дозволу керівника підприємства і головного бухгалтера,у      

присутності членів  інвентаризаційної комісії за  підписом її голови робиться відмітка. Вони заносяться до окремого опису в такому самому порядку, що й для запасів, які надійшли під час інвентаризації.

Для перевірки матеріалів, що передані на переробку, а також оплачених, але не вивезених зі складів постачальників, необхідно отримати копії інвентаризаційних описів від підприємств, у яких ці матеріали знаходяться. Копії інвентаризаційних описів звіряються з даними, що були отримані при інвентаризації. По таких запасах комісія повинна скласти окремий опис, а потім зустрічною перевіркою встановити, кому вони належать і чому зберігаються на складі іншого підприємства. В описах вказуються найменування, кількість, сорт, фактична вартість (за даними обліку), дата надходження, місце зберігання таких запасів, номери і дати підтверджуючих документів. При отриманні від підприємств, на відповідальному зберіганні яких знаходяться запаси, копій інвентаризаційних описів, комісія порівнює фактичну наявність запасів за даними копій описів з кількістю, встановленою за документами.