Облік та контроль виробничих запасів

Виробничі запаси, які з тих чи інших причин зберігаються на складах інших підприємств, а також ті, що переробляються на інших підприємствах, вносяться до інвентаризаційного опису на підставі підтверджуючих документів із зазначенням назви підприємства, що здійснює їх переробку, найменування запасів, кількості, фактичної вартості за даними обліку, дати їх передачі в переробку, номеру і дати документу.

При проведенні інвентаризації виробничих запасів одночасно перевіряється наявність тари за видами. Порожня тара (ящики, мішки, балони тощо) також, повинна бути занесена до опису і оцінена. Залишки тари заносяться до окремого опису, де зазначається найменування тари, номенклатурний номер, шифр, одиниця виміру, ознаки, які визначають її призначення та якісний стан, кількість і ціну одиниці. На тару, яка прийшла в непридатність, складається окремий акт, де вказуються причини псування і відповідальних осіб.

При інвентаризації запасів, що знаходяться в дорозі, відвантажених, не оплачених покупцями в строк, а також тих, що знаходяться на складах інших підприємств, перевіряється обґрунтованість сум, що обліковуються на відповідних рахунках.

У випадках виявлення розходжень в цінах, розфасовці і сортності між наявністю матеріальних запасів і даними документів необхідно провести зустрічну звірку з постачальниками таких запасів. В необхідних випадках   при інвентаризації матеріальних запасів рекомендується відбирати проби із залученням відповідних фахівців для лабораторного аналізу (продукти харчування, фарби, оліфа, спирт тощо) у відповідності до чинних правил відбору проб. На відібрані проби для аналізу складається акт із зазначенням назви підприємства, на якому проведено відбір проб, вага і обсяг відібраної проби, з якої кількості вона відібрана, місце відбору, температура повітря в місцях збереження. Проби необхідно відбирати в двох примірниках та опечатувати печаткою. Один примірник проби у відповідній посудині передається до лабораторії для проведення аналізу, а другий під розписку, яка зберігається у працівника контрольно-ревізійного органу, залишається на підприємстві.

4.3. Документальна перевірка операцій з виробничими запасами.

Після перевірки фактичної наявності запасів контролер розпочинає документальну перевірку в такій послідовності.

Перевірка повноти оприбуткування запасів та наявності документів, які підтверджують їх придбання. Для цього контролеру слід перевірити:

—             чи дотримується на підприємстві порядок приймання та оформлення документації з приймання запасів;

—             чи повністю оприбутковані запаси, зазначені в документах постачальника (за конкретними назвами і за визначений період);

—             чи відповідає якість запасів, що зазначена в прибуткових документах, якості, що зазначена в рахунках-фактурах, сертифікатах постачальника або аналізі лабораторії підприємства.

При перевірці документів здійснюється взаємна звірка господарських договорів, накладних, рахунків-фактур та прибуткових ордерів на предмет ідентичності ряду показників: номенклатури, ціни, кількості, дат оприбуткування тощо. Найбільш поширеною помилкою, що при цьому зустрічається в обліку є оприбуткування невідфактурованих поставок та відпуск таких матеріалів у виробництво. Потім за даними журналу №5 здійснюється перевірка правильності відображення в облікових регістрах оприбуткованих матеріалів.

Порівняння кількісних показників оригіналів рахунків-фактур, сертифікатів і специфікацій постачальника, а також приймальних актів дозволяє встановити, чи всі запаси оприбутковані за актами приймання. По деяких видах запасів (тютюну, чаю, картоплі тощо) для правильного кількісного оприбуткування вимагаються дані лабораторного аналізу про вологість, сортність тощо.

Зустрічна перевірка документів, що відображають надходження запасів, з документами постачальника дає можливість виявити факти неоприбуткування запасів, відпущених підприємству, або оприбуткування їх в меншій кількості.

Перевірка організації контролю за зберіганням і використанням довіреностей. Перевірці підлягає правильність нумерації листів книжки довіреностей. При масовому характері видачі довіреностей перевіряється наявність їх реєстрації в журналі з обліку виданих довіреностей. При цьому звертається увага на те, щоб довіреності видавались повністю заповненими.

Шляхом зустрічної перевірки контролер виявляє можливі факти надання постачальнику підроблених довіреностей за такими ж номерами, які зареєстровані в журналі. Дата видачі довіреностей дає можливість визначити термін її дії, який встановлюється в залежності від можливості отримання і ввезення відповідних запасів.

Ці дані можна перевірити за корінцем книжки довіреностей. По прибуткових документах перевіряється, чи не було випадків передачі довіреностей іншим особам, зміни назви постачальника, внесення підробок в документи на отримання запасів (наряди, рахунки, договори, замовлення тощо).

Вивчення організації контролю за погашенням довіреностей:  з метою перевірки правильності погашення довіреностей контролер порівнює дані граф "Відмітка про виконання доручень" в журналі обліку довіреностей і первинних документів, що характеризують надходження запасів на склад. При цьому необхідно звернути увагу на те, чи не видаються нові довіреності особам, які не відзвітувались у використанні попередньо одержаних довіреностей. 

Важливе значення має і своєчасність здачі до бухгалтерії невикористаних довіреностей. Такі довіреності повинні бути поверненні на наступний день після закінчення терміну їх дії, про що робиться відмітка в корінці книжки довіреностей або в журналі їх обліку.

Перевірка правильності відпуску (списання) запасів. В ході такої перевірки контролеру необхідно з'ясувати:             

➢     - як обліковувались надходження і витрачання запасів в коморах, складах та інших об'єктах;

➢     - чи не було фактів неоприбуткування (повного або часткового) запасів, що надійшли;

➢     - чи не списувалися у витрати запаси понад встановлених норм і без достатніх підстав;

➢     - чи відповідало фактичне витрачання запасів документальним даним;

➢     - чи не було фактів вуалювання недостач запасів в бухгалтерському обліку;

➢     - чи не приховувались недостачі запасів різними необгрунтованими бухгалтерськими проводками.

Для з'ясування наведених питань важливе значення має ретельний аналіз первинних документів про рух запасів по місцях зберігання. Порівнянням первинних документів із записами карток складського обліку необхідно перевірити, чи відповідають записи про кількість і найменування запасів, що надійшли і відпущені, даним, що містяться в документах. При цьому можуть бути виявлені факти неоприбуткування або необгрунтованого списання запасів на витрати.

При перевірці операцій по відпуску запасів здійснюється взаємна звірка даних матеріального звіту та накладних, лімітно-забірних карток з метою виявлення не вказаних в звіті первинних документів, підтвердження облікової ціни, наявності підписів матеріально відповідальних осіб.

На підставі даних технологічної експертизи та аналізу якості сировини бажано розрахувати кількість відпущених на виробництво конкретних видів сировини й матеріалів заниженої (завищеної) якості замість зазначених у документах на видачу.

Деякі запаси, що відпускаються зі складів не повинні списуватись в момент відпуску на витрати виробництва. Наприклад, паливно-мастильні матеріали, що відпускаються водіям, повинні бути спочатку віднесені їм в підзвіт. Для цього в аналітичному обліку відкриваються рахунки на кожного водія окремо, куди і записується кількість і вартість пального, що відпускається водію.

Правильність обліку запасів, що підлягають списанню на витрати виробництва пізніше, а не в момент відпуску із складу, повинна бути перевірена за кореспонденцією рахунків на відпуск матеріалів в Головній книзі.

При перевірці використання запасних частин необхідно перевірити, чи виписуються на їх отримання прибуткові накладні. Якщо буде встановлено, що деталі, які підлягають обміну, на склад не здаються, необхідно з'ясувати причини цього. Слід також перевірити, чи складається на відпуск запасних частин для ремонту автомобілів відомість дефектів.

Контролеру необхідно враховувати, що при розкраданні безпосередньо зі складу неврахованих резервів сировини і матеріалів можуть виписуватись безтоварні накладні або здійснюватись записи у забірних картках без фактичного одержання зі складу відповідної кількості запасів. Іноді  комірники  обважують (обмірюють)  працівників  виробництва, або відпускають запаси пониженої якості.

При старанному зіставленні контролером всіх даних про рух сировини з часом її приймання на склад можна уточнити розмір розкрадання.

Перевірка правильності якісних показників у документах на відпущену у виробництво сировину може здійснюватись шляхом зіставлення цих показників з актами приймання, даними лабораторного аналізу по конкретних партіях або середніми даними аналізу на оприбуткування відповідних видів сировини з даними раніше проведеної технологічної експертизи, зіставленням даних про якість, встановлену при інвентаризації відповідних видів сировини в період, що збігається з датами розкрадання. Це дозволяє уточнити кількість переданих поза обліком у виробництво запасів.

При контролі запасів необхідно перевірити, чи не допускалась їх передача без оплати. Якщо запаси реалізовувались на сторону, необхідно виявити, коли і за якою ціною вони придбані, коли і кому продані, їх ціна, ПДВ, транспортні витрати, уточнити роздрібні ціни на момент реалізації. Також необхідно перевірити, чи не було випадків реалізації виробничих запасів за низькими цінами під виглядом відходів.

При перевірці документів на витрачання запасів особливу увагу потрібно звернути на обґрунтованість їх списання за цільовим призначенням та у відповідності з нормами і порядком оформлення документів.

Перевірка законності списання запасів при втратах. Під час перевірки необхідно встановити правильність визначення розміру допустимих втрат при зберіганні і виявленні фактів підсортування запасів, а також правильність оформлення актів. Таким питанням слід приділити особливу увагу, оскільки відомі випадки, коли за відсутності фактичних втрат або при втратах у менших розмірах, ніж передбачені нормами, на практиці актами фіксуються недостача і природна втрата при зберіганні, що виправдовують розкрадання.

У зв'язку з цим необхідно грунтовно перевірити, як дотримується підприємство встановленого порядку оформлення втрат кількості і якості запасів. Особливо ретельно при цьому слід вивчати факти списання запасів внаслідок псування при зберіганні.

В ході перевірки необхідно дослідити акти інвентаризації за період, що вивчається, і висновки інвентаризаційної комісії, лабораторні аналізи, які підтверджують якісні зміни запасів на час складання акту, картки складського обліку про рух запасів на складі, акти на списання продукції з інших причин, а також документи, що підтверджують вивезення і використання відходів.

Перевірка правильності застосування норм природного убутку при виявленні недостач. Контролеру необхідно перевірити, чи відповідають норми природного убутку запасів, що застосовуються підприємством, нормам, які передбачені законодавством. При цьому слід встановити, чи не проводить підприємство списання запасів при їх перевезенні в герметичній упаковці, рідких запасів в скляній тарі, а також ряду фасованих товарів і консервантів.

Перевірка фактів псування запасів. В результаті ретельної перевірки актів на списання зіпсованих запасів контролери повинні висвітлити в узагальнюючих документах такі питання: коли, де і в якій кількості зіпсувалися запаси; повністю чи частково вони зіпсовані; внаслідок яких причин відбулось псування; в чому виявилась бездіяльність посадових осіб,  відповідальних за збереження запасів; чи можна було запобігти псуванню і  якщо так, то чому своєчасно не вжиті відповідні заходи.

Якщо є можливість оглянути зіпсовані запаси, то необхідно в присутності матеріально відповідальних осіб взяти з усіх місць зберігання  запасів проби для аналізу. Перед спеціалістами, які беруть участь в контролі, рекомендується поставити питання про причини і ступінь зіпсованості запасів, про відповідність стану комор і сховищ технологічним умовам, про можливість запобігати псуванню запасів при фактично наявних пристосуваннях і, нарешті, про можливість використання зіпсованих запасів.

Перевірка правильності встановлення лімітів з відпуску запасів та  дотримання їх виконання. Правильність встановлення лімітів з відпуску конкретних видів запасів здійснюється виходячи з обсягу випуску продукції, норм витрачання матеріалів на одиницю виробів або робіт і залишку матеріалів на початок запланованого періоду. Дотримання ліміту на відпуск  запасів зі складу у виробництво перевіряється на підставі лімітно-забірних карток. При цьому доцільно застосувати зустрічну перевірку для порівняння записів у документах на витрачання, що зберігаються в різних місцях (на складі, в цеху, бухгалтерії,  відділу постачання). Зустрічаються випадки, коли навмисно завищуються ліміти відпуску запасів з метою подальшого їх розкрадання або виробництва неврахованої продукції.

Перевірка операцій з тарою зазвичай розпочинається з ознайомлення зі станом контролю за отриманням, зберіганням, відпуском та списанням тари. Перевіряючи наявність договорів з комірниками, завідуючими складів та іншими працівниками про матеріальну відповідальність, контролер визначає правильність їх складання. Якщо тара і матеріали знаходяться під відповідальністю однієї і тієї ж особи, то в договорі окремо повинна бути вказана відповідальна особа за тару. В бухгалтерії і у комірника перевіряється наявність переліку посадових осіб, яким надане прав підписувати документи на отримання і відпуск зі складу, вивіз або винесення
тари з підприємства.