Облік праці та її оплата

Сам же порядок заповнення зазначеної форми, а також термін її подання до податкових органів визначені нака30м ДПУ "Порядок заповнення та подання податковими агентами податкового розрахунку сум доходу, нарахованого (сплаченого) на користь платнику податку, і сум утриманого з них податку".

Зупинимося на найбільш актуальних аспектах, пов'язаних із загальним порядком надання цієї форми звітності.

Згідно з п. 1.2 Порядку  форми № 1 ДФ до податкових органів подають:

- підприємства, установи, організації всіх форм власності,  у тім числі Національний банк  України та його установи, комерційні  банки, інші фінансово-кредитні установи;

- фізичні особи - суб'єкти  підприємницької діяльності, які  виплачують доходи фізичним особам.

Довідка заповнюється юридичними особами та фізичними особами-суб'єктами підприємницької діяльності про  всіх фізичних осіб, які перебували з ними у трудових відносинах. Тобто конкретно необхідно подавати відомості про всіх працівників за штатом, сумісництвом, а також працюючих за трудовими угодами, договорами, контрактами, які виконували тимчасову або ра30ву роботу. Також подаються відомості про фізичних осіб - засновників, якщо їм проводились виплати у звітному періоді; фізичних осіб, яким проводились виплати за оренду, постачання товарів, послуг, продаж акцій, різні види благодійності та матеріальної допомоги і будь-яких інших виплат.

Заповнення граф форми  № 1ДФ регламентується підпунктами 3.1-3.12 пункту 3 Порядку.

Послідовність заповнення:

У графі 1 "№ з/п" - відображається порядковий номер  кожного рядка, який заповнюється.

У графі 2 "ідентифікаційний номер" - відображається десяти розрядний  ідентифікаційний номер фізичної особи, про яку надаються відомості.

У графі 3а "Сума нарахованого доходу" - відображається (за звітний квартал) дохід, який нараховано фізичній особі, відповідно до ознаки доходу згідно з довідником ознак доходів. У разі нарахування доходу, його відображення у графі За є обов'язковим незалежно від того, виплачені такі доходи чи ні.

У графі 3 "Сума виплаченого доходу" - відображається сума фактично виплаченого  доходу платнику. Заробітна плата, що виплачується у встановлені терміни в наступному місяці, повинна бути відображена в податковому розрахунку за той період, у який входить попередній місяць, за який заробітна плата була нарахована.

У графі 4а "Сума нарахованого податку" відображається сума податку, нарахованого та утриманого з доходу, нарахованого платнику податку згідно з чинним законодавством.

У графі 4 "Сума перерахованого податку" відображається фактична сума перерахованого податку до бюджету.

У графі 5 "Ознака доходу" зазначається ознака доходу згідно з  довідником:

01 - дохід у вигляді  заробітної плати, інші виплати  та винагороди, нараховані (виплачені) платнику податку, відповідно до умов трудового або цивільно-правового договору.

До доходів, які показують  під ознакою 01, включається: заробітна  плата, у т. ч. сума індексації, сума компенсації за невикористану відпустку, сума компенсації за затримку виплати зарплати; матеріальна допомога працівникам згідно з вимогами колективного договору, яка. відповідно, є зарплатою та обкладається податком з доходів; лікарняні; вихідна допомога; винагороди за виконання робіт (надання послуг) за цивільно-правовими договорами; орендна плата за договором оренди рухомого майна; оподатковані доходи приватних підприємців поза межами їх підприємницької діяльності (наприклад, коли її виплачують найманому працівнику, який одночасно є приватним підприємцем).

02 - дохід від продажу  об'єктів прав інтелектуальної (промислової*) власності, доходи у вигляді сум авторської винагороди, інші плати за надання права на користування або розпорядження іншим особам нематеріальним активом (творами науки, мистецтва, літератури або іншими нематеріальними активами).

Графа 6 "Дата прийняття на роботу" заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були прийняті на роботу у звітному періоді.

Графа 7 "Дата звільнення з роботи" заповнюється тільки на тих фізичних осіб, які були звільнені у звітному періоді.

Для тих фізичних осіб, які не змінювали місце роботи у звітному періоді, графи 6 та 7 не заповнюються.

У графі 8 "Ознака податкової соціальної пільги" відображається ознака податкової соціальної пільги згідно з довідником і заповнюється лише для фізичних осіб, які мали пільги у звітному кварталі за місцем отримання основного доходу.

Рис. 2.2.12.4. Форма № 1 ДФ

За відсутності у  фізичної особи пільг у звітному періоді графа 8 заповнюється прочерком.

У графі 9 "Ознака (01)" відображається ознака "0", якщо рядок  потрібно ввести, чи ознака "1", якщо рядок потрібно вилучити. Графа 9 заповнюється тільки для нового звітного та уточнювального податкових розрахунків.

На останній сторінці довідки форми № 1 ДФ необхідно  зазначити загальну суму нарахованого та виплаченого доходу і нарахованого та перерахованого податку, проставити кількість заповнених рядків, кількість фізичних осіб, на яких подається інформація, а також кількість аркушів у формі. Обов'язково необхідно зазначити ідентифікаційні номери керівника підприємства і головного бухгалтера та їх прізвища. Довідку підписують керівник підприємства і головний бухгалтер.

 

2.2.13  Синтетичний облік розрахунків з оплати праці та контроль за використанням фонду оплати праці

 

Синтетичний облік розрахунків  з оплати праці ведеться в Журналі-ордері № 5-Б с.-г.

Журнал-ордер відкривається  на місяць. В Журналі-ордері № 5-Б  с.-г. відображають нараховану заробітну  плату та пов'язані з нею суми відрахувань на соціальні заходи та забезпечень майбутніх витрат. Крім того в Журналі-ордері ф. № 5-Б с.-г. виділено окремий розділ для відображення дебетових оборотів за рахунками 47,65,66. Підставою для відображення дебетових оборотів є Розрахунково-платіжні відомості або Книга обліку розрахунків з оплати праці.

Розподіл оплати праці  та відрахувань на соціальні заходи за об'єктами обліку відображається у "Зведеній відомості нарахування  та розподілу оплати праці та відрахувань від неї за об'єктами обліку" ф. №5.1 с.-г. Ця відомість складається на підставі первинних документів з обліку праці, накопичувальних відомостей, журналів обліку витрат. У ній відображають кількість відпрацьованих людино-годин, суму нарахованої оплати праці та відрахувань від неї на соціальні заходи. Відомість є підставою для записів у Звіти про витрати. Відомість аналітичного обліку (ф. № 5.4 с.-г.) за рахунком 65 "Розрахунки за страхуванням" і складання журналу-ордера ф. № 5-Б с.-г.

Для контролю за використанням  фонду оплати праці і станом розрахунків з оплати праці з робітниками і службовцями складається Зведена відомість за розрахунками з робітниками і службовцями ф. № 5.3 с.-г. Ця відомість складається на підставі показників розрахунково-платіжних відомостей за звітний місяць або Книги розрахунків з оплати праці.

 

Рис. 2.2.1.13. Схема запису в регістрах з обліку розрахунків з оплати праці

У відомості узагальнюються дані загалом по підприємству: про  суму нарахованої оплати праці, суми оплати праці, виданої готівкою в поточному місяці, про розміри депонованої оплати праці, а також суми утримань по їх видам. За даними цієї відомості виписується чек на одержання грошей з поточного рахунка банку, а також для одержання даних для перерахування до бюджету податку з доходів фізичних осіб, утриманого із заробітної плати та інші утримання. За цією самою відомістю складають довідки про використання фонду оплати праці. Підсумок нарахованої оплати праці за відомістю ф. № 5.3 с.-г. звіряють з показниками Журналу-ордера ф. № 5.3 с.-г. Суми виплат і утримань з оплати праці звіряють з журналами-ордерами №№ 1 с.-г., ЗА с.-п, ЗГ с.-г.

Схему запису в регістрах  з обліку розрахунків з оплати праці наведено на рисунку 2.2.1.13:

 

2.2.14 Методологічні засади  формування в бухгалтерському  обліку інформації про виплати за роботи, виконані працівниками підприємства

 

Методологічні засади формування в бухгалтерському обліку інформації про виплати за роботи, виконані працівниками, та її розкриття у фінансовій звітності регулюються Положенням (стандартом) бухгалтерського обліку 26 "Виплати працівникам", затвердженим

Наказом Міністерства фінансів України від 28.10.2003 р. №601. Норми Положення (стандарту) 26 застосовуються роботодавцями - підприємствами, організаціями, іншими юридичними особами незалежно від форм власності і відповідають Міжнародному стандарту фінансової звітності (МСФЗ) 19 "Виплати працівникам", який набрав чинності з 1 січня 1999 року.

Згідно з названими  Положеннями (стандартами) виплати  працівникам - це всі форми компенсації, які працедавець надає працівникам  в обмін на їхні послуги підприємству. При цьому працівник може надавати послуги підприємству на основі повного або неповного робочого дня, постійної або періодичної зайнятості та на тимчасовій основі.

У П(С)БО 26 "Виплати  працівникам" використовується ряд  специфічних термінів і дається їх визначення, які повинні бути враховані при організації обліку праці та її оплаті. Серед них:

- Активи програми - активи  фонду і кваліфікований страховий  поліс.

- Активи фонду - активи  юридичної особи (далі фонди), діяльність якої спрямована на здійснення виплат його учасникам. Це активи, які призначені тільки для довгострокових виплат учасникам і на які не може бути звернене будь-яке стягнення відповідно до Закону, та які не повертаються платнику внесків.

- Актуарні прибутки (збитки) - різниця між попередніми актуарними припущеннями і тими, що фактично відбулися, з урахуванням змін актуарних припущень.

- Актуарні припущення - демографічні та фінансові припущення, що використовуються для обчислення  теперішньої вартості зобов'язання  за програмою з визначеною виплатою.

- Вартість поточних  робіт, виконаних працівником, - збільшення  теперішньої вартості зобов'язання за програмою з, визначеною виплатою в результаті виконання робіт працівником у звітному періоді.

- Вартість раніше виконаних  робіт працівником - збільшення теперішньої вартості зобов'язання за програмою з визначеною виплатою щодо робіт, виконаних працівником у попередніх періодах, яке виникає у звітному періоді в результаті запровадження виплат по закінченні трудової діяльності чи інших довгострокових виплат працівникам, або в результаті їх змін.

- Виплати за невідпрацьований  час, що не підлягають накопиченню, - виплати за невідпрацьований час, право на які не поширюється на майбутні періоди.

- Виплати за невідпрацьований  час, що підлягають накопиченню, - виплати за невідпрацьований час, право на отримання яких працівником може бути використано в майбутніх періодах.

- Виплати інструментами  власного капіталу підприємства - виплати працівнику, за якими  йому надається право на отримання  фінансових інструментів власного капіталу, емітованих підприємством (або його материнським підприємством), або сума зобов'язань підприємства працівнику залежить від майбутньої ціни фінансових інструментів власного капіталу, емітованих підприємством.

- Виплати по закінченні трудової діяльності - виплати працівнику (окрім виплат при звільненні та виплат інструментами власного капіталу підприємства), які підлягають сплаті по закінченні трудової діяльності працівника.

- Виплати при звільненні - виплати працівнику, які підлягають сплаті за рішенням підприємства про звільнення працівника до досягнення ним пенсійного віку або за рішенням працівника про звільнення за власним бажанням до досягнення ним пенсійного віку.

- Витрати на відсотки  за програмою - збільшення протягом звітного періоду теперішньої вартості зобов'язання за програмою з визначеною виплатою в результаті наближення остаточного розрахунку.

- Гарантовані виплати  працівнику - виплати працівнику, які  не залежать від майбутньої трудової діяльності.

- Інші довгострокові виплати працівнику - виплати працівнику (окрім виплат по закінченні трудової діяльності, виплат при звільненні та виплати інструментами власного капіталу підприємства) не підлягають сплаті у повному обсязі протягом дванадцяти місяців по закінченні місяця, в якому працівник виконував відповідну роботу.

- Кваліфікований страховий  поліс - виданий страховиком, який  не є пов'язаною стороною страхувальника, страховий поліс, на який не може бути звернене будь-яке стягнення відповідно до Закону, страхові виплати (надходження) за яким (полісом використовуються для виплати працівникам страхувальника, за програмами з визначеною виплатою не повертаються страхувальнику, крім випадків, якщо такі виплати (надходження) перевищують зобов'язання працівникам за умовами полісу або повертаються страхувальнику для погашення вже здійснених ним виплат працівникам.

- Остаточний розрахунок  за програмою, визначеною виплатою, - дія підприємства, якою анулюються всі подальші зобов'язання щодо частини або повного обсягу виплат за програмою з визначеною виплатою, зокрема однора30ва сплата грошовими коштами учасникам програми.