Лекции по "Теория бухгалтерского учета"

В плане счетов приводится полное наименование синте­тических счетов первого и второго порядка (субсчетов) и их шифр.

Аналитические счета в плане счетов не предусмотрены, их применение полностью зависит от особенностей и характе­ристики деятельности предприятия.

Предприятие, руководствуясь центральным планом счетов, должно разрабатывать свой собственный рабочий план счетов, который подлежит утверждению в учетной политике организации. Для этого из всей совокупности синтетических счетов выбирают лишь те, которые действительно необходимы для отражения финансово-хозяйственной деятельности в соответствии с требованиями своевременности, полноты учета и отчетности.

Предусмотренные в центральном плане счетов субсчета применяются организацией (предприятием) в зависимости от потребностей управления (анализа, контроля, внутренней отчетности).

Организации предоставлено право уточнять содержание субсчетов, а также вводить дополнительные, исключать или объединять отдельные субсчета.

Применение плана счетов упрощается и исключается искажение в наименовании счетов благодаря использованию шифров счетов. Наличие цифровых шифров обеспечивает также возможность автоматизации учетных работ.

Ниже приведен план счетов бухгалтерского учета, вводимый в действие с 2001 года.

Таблица 5 План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организации, вводимый с 2001 года

4. Организация первичного учета, документация и инвентаризация.

4.1. Первичный учет и документальное обоснование хозяйственного учета.

Один из важнейших методических приемов бухгалтерского учета - документальное оформление всех производимых в орга­низации хозяйственных операций. Оформление первичных доку­ментов осуществляется в ходе первичного учета, являющегося начальной стадией формирования всей системы бухгалтерского учета.

Первичный учет - это процесс сбора, измерения, регистра­ции, первоначальной обработки и хранения информации (доку­ментации). Он занимает ведущее место в единой системе хо­зяйственного учета и является основным источником информа­ции для оперативного, бухгалтерского и статистического учета. Именно на стадии первичного учета находится исток информа­ционных потоков, на основе которых осуществляется управление организацией и выполняются важнейшие его функции: планиро­вание, учет, контроль, анализ и регулирование.

Построение системы первичного учета должно определяться спецификой предприятия, особенностями организации снабже­ния, производства, труда, сбыта и управления. Отражая характер системы управления, первичный учет обеспечивает эффектив­ность обратной связи с этой системой, то есть эффективность всей системы управления.

Недостатки первичного учета, его неточность оказывают влияние на реальность всей системы учета и отчетности органи­зации.

Автоматизация измерения, сбора, регистрации, передачи и первоначальной обработки информации, создание автоматизиро­ванных рабочих мест бухгалтера и экономиста способствуют по­вышению объективности первичного учета.

Как уже было отмечено, документальное оформление со­вершаемых хозяйственных операций - обязательное условие фор­мирования всей системы бухгалтерского учета. На основании первичных документов делаются записи в учетных регистрах (счетах, журналах) и осуществляется обобщение, в том числе сос­тавление отчетности.

Первичный учетный документ - это письменное подтверж­дение права на совершение какой-либо хозяйственной операции или факта ее совершения. Он придает хозяйственной операции юридическую силу и устанавливает ответственность ее исполни­телей.

Первичный учетный документ должен быть составлен в мо­мент совершения операции, или, если это не представляется воз­можным - непосредственно после ее окончания.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, их передачу в установленные сроки для от­ражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержа­щихся в них данных обеспечивают лица, составляющие и подпи­сывающие эти документы.

Важное требование, предъявляемое к документам - их уни­фикация и стандартизация. Государственный Комитет статистики разрабатывает типовые формы и издает альбом унифицирован­ных документов обязательных для всех организаций независимо от форм собственности и отраслевой принадлежности.

Первичные учетные документы должны быть составлены по предусмотренной типовой форме, и содержать все обязательные реквизиты (данные): наименование документа, дату составления, наименование организации, измерители, содержание хозяйствен­ной операции, личные подписи лиц, ответственных за ее совер­шение с указанием их должности и некоторые другие в зависи­мости от необходимости обусловленной содержанием операций. Например, адрес, порядковый № документа и т.п.

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных доку­ментов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером.

Документы, оформляющие денежные операции, подписываются руководителем организации и ее главным бухгалтером (или уполномоченными ими лицами). Если в документе отсутст­вуют обязательные реквизиты, подписи или имеют место под­чистки и исправления неразрешенным способом, он не имеет юридическую силу.

В кассовые и банковские документы внесение исправлений не допускается. В остальные первичные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйст­венных операций, это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документ с указанием даты внесения исправлений.

Учетные документы могут составляться на бумажных носи­телях от руки (ручкой или химическим карандашом) или на пишущей машинке, а также на машинных носителях (с обязатель­ными их копиями на бумажных носителях).

Являясь носителями обширной экономической информа­ции, бухгалтерские документы многочисленны и многообразны. Они могут быть классифицированы по ряду признаков: по месту составления и обращения, по назначению, по содержанию, по способу отражения операции и по некоторым другим.

В зависимости от места составления и обращения докумен­ты делятся на внешние и внутренние. Внешние документы нап­равляются за пределы организации или поступают в нее со сторо­ны. Это счета - платежные требования, товарно-транспортные накладные, платежные поручения и другие.

Внутренние документы составляются и обращаются непос­редственно в самой организации, например, кассовые ордера, требования на материалы.

Исходя из назначения документы в свою очередь подразде­ляются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерские оформления и комбинированные.

Распорядительные документы содержат распоряжения уполномоченного лица, дающие право произвести определенную хозяйственную операцию. Это наряды на работу, доверенности, платежные поручения банку и т.п.

Оправдательные документы удостоверяют факт совершения хозяйственной операции и служат основанием для бухгалтерских записей. К ним относятся приходные ордера, акты приема-выбы­тия основных средств, счета-фактуры на проданную продукцию и т.п.

Документы бухгалтерского оформления составляются обычно при отсутствии других документов для обеспечения отра­жения хозяйственной операции в бухгалтерском учете и подго­товки распорядительных и оправдательных документов. Они, как правило, содержат необходимые сводные и аналитические сведе­ния. Это ведомости начисления и распределения амортизацион­ных отчислений, накопительные ведомости, калькуляции факти­ческой себестоимости продукции, разные справки и др.

Комбинированные документы объединяют в себе признаки распорядительных, оправдательных, а в отдельных случаях и до­кументов бухгалтерского оформления. Это наиболее распростра­ненный вид документов. Примером может служить накладная на отпуск материалов, которая содержит и распоряжение на отпуск материальных ценностей со склада и оформление их фактической выдачи.

Применяемые бухгалтерские документы в зависимости от порядка составления могут быть первичными и сводными. Пер­вичные документы составляются на каждую операцию или их од­нородную группу в момент совершения. Это приходные и рас­ходные кассовые ордера, накладные, квитанции и др.

Сводные документы служат для обобщения информации путем ее систематизации и группировки из первичных докумен­тов. Они обычно составляются материально-ответственными или подотчетными лицами, например, отчет за командировку заве­дующего складом, кассовый отчет.

По способу отражения хозяйственных операций первичные документы делятся на разовые и накопительные. Разовые доку­менты применяются однократно для отражения одной отдельной операции или нескольких, одновременно произведенных. После составления разовый документ поступает в бухгалтерию. При­мером являются приходный или расходный кассовый ордер, тре­бование на отпуск материалов.

Накопительные первичные документы отражают однород­ные хозяйственные операции, совершаемые в течение определен­ного времени (декады, месяца). В них последовательно записыва­ется каждая производимая операция, итог определяется в конце отчетного периода. Примером таких документов могут служить лимитно-заборная карта, месячные наряды на работу. Примене­ние накопительных первичных документов систематизирует, уп­рощает работу и сокращает количество документов.

Каждый бухгалтерский документ может быть классифици­рован одновременно по разным признакам, и включен в несколь­ко классификационных групп. Так, требование на материалы яв­ляется одновременно внутренним, первичным, разовым и комби­нированным документом.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию до записи в учетные регистры, подлежат тщательной проверке и об­работке.

Прежде всего, необходимо проконтролировать законность и целесообразность указанной в документе операции и факт ее со­вершения методом встречной проверки. Например, сопоставить наряды на изготовление конкретной продукции с накладными по ее оприходованию.

Важно осуществить также формальную проверку документа по правильности его составления и установить его юридическую силу.

Принятые документы должны быть подвергнуты арифмети­ческой проверке: подсчету итогов, суммы скидок, наценок. Про­веряются цены, % ставки и осуществляется таксировка докумен­тов (умножение количества на цену).

Ответственным этапом обработки документа является указа­ние на нем счетной формулы, т.е. котировка. При этом следует пользоваться шифрами счетов.

Для осуществления контроля и упорядочения данных пер­вичные документы целесообразно подбирать по назначению вместе с соответствующими, связанными с ними другими доку­ментами, и затем группировать в сводные документы.

В целях рационализации учета своевременности и эффективности контроля все первичные документы должны поступать в бухгалтерию и подвергаться в ней соответствующей обработке в строго установленные сроки.

Важным условием четкой организации учета является раз­работка главным бухгалтером и утверждение руководителем до­кументооборота - пути, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив.

При разработке схемы документооборота целесообразно провести предварительный анализ, выявив излишние операции, упростив обработку документов, сократив путь и время движе­ния. Следует ограничить число инстанций, которые проходит до­кумент, а также количество виз и подписей. Необоснованное за­вышение уровня руководителя, ставящего подпись не улучшает, а снижает контроль и ответственность непосредственных исполни­телей.

Для обеспечения сохранности и быстрого нахождения доку­мента необходимо создать условия для правильного их хранения. В течение года документы хранятся в текущем архиве бухгалте­рии в отдельных папках по видам документов в хронологической последовательности. Папки должны быть подписаны, листы пе­реплетены и пронумерованы. Шкафы, где хранятся документы, закрываются на ключ, который должен находится у главного бух­галтера. По окончании отчетного года папки на основании акта передаются в архив организации, где хранятся в течение сроков установленных главным архивным управлением, но не менее 5 лет. Ответственность за организацию хранения учетных доку­ментов несет, прежде всего, руководитель организации.