Бухгалтерский учет и анализ денежных средств (на примере ООО «Сириус-К»)

Сотрудники, направляемые в командировку, ознакомившись с  приказом, ставят на нем свою подпись. Приказ оформляется в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии ООО «Сириус-К» 5 лет.

На основании приказа  бухгалтерией ООО «Сириус-К» выписывает командировочное удостоверение (форма N Т-10), в котором указывается время пребывания в служебной командировке (время прибытия в пункт назначения и время убытия из него). В каждом пункте назначения делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются подписью ответственного должностного лица и печатью (Приложение Х). Удостоверение выписывается в одном экземпляре и хранится в бухгалтерии предприятия 5 лет. Также оформляется служебное задание (форма N Т-10а). Оно подписывается руководителем структурного подразделения, в котором работает командируемое лицо, и утверждается руководителем организации.

Работнику, командированному для выполнения служебного задания, выдается денежный аванс в пределах сумм, причитающихся на оплату проездных документов в оба конца, суточных и расходов по найму жилого помещения. Нормы возмещения командировочных расходов устанавливаются Министерством Финансов РФ

Например менеджера  ООО «Сириус-К» Иванов Д.А. 10 мая 2006 года направили в командировку в Москву для заключения договора поставки фототоваров с предприятием ООО «Алиди». Директор подписал приказ о направлении Иванова Д.А.в командировку, начальник торгового отдела Маркина Е.М. выписала служебное задание, бухгалтерия выдала командировочное удостоверение и аванс на предстоящие командировочные расходы по расходному кассовому ордеру.

Работник, возвратившийся из командировки делает отметку о прибытии в командировочном удостоверении и в течение трех дней после окончания командировки по приказу представляет подробный отчет руководству организации о результатах выполнения служебного задания, а  в бухгалтерию – авансовый отчет об истраченных суммах полученных денежных средств. Авансовый отчет составляется на основе документов (счетов магазинов, товарных чеков, железнодорожных, авиационных и прочих билетов) и прилагается командировочное удостоверение.

Командировочные расходы  включаются в себестоимость работ, услуг, продукции. Согласно действующему законодательству суммы командировочных расходов нормируются государством. Минфин РФ установил нормы расходов на суточные 100 руб. В случае превышения фактических расходов над нормой их полностью включают себестоимость, но суммы превышающие в дальнейшем не учитывают в расчете налогооблагаемой прибыли.

При получении авансового отчета (Приложение Ц) бухгалтер ООО «Сириус-К» проверяет правильность его оформления:

• он должен быть составлен по унифицированной форме;
• подписан подотчетным лицом, главным бухгалтером и утвержден

руководителем организации;

• к отчету должны быть приложены все оправдательные документы.

При проверке приложенных  к отчету оправдательных документов бухгалтер обращает внимание на следующие моменты - если приобретались материальные ценности, то к авансовому отчету прикладываются не только платежные (кассовый чек и квитанция к приходному кассовому ордеру), но и товарные документы (накладные, товарные чеки, отмеченные штампом «оплачено»). В товарных документах должна быть полная расшифровка приобретенных ценностей.

Проверенные бухгалтерией авансовые отчёты утверждаются руководителем  предприятия, после чего принимается  к учету. Остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Расходовать выданные под  отчет суммы следует по назначению: передача подотчетных сумм одним  лицом другому запрещается. Новые  авансы подотчетному лицу выдаются лишь при условии полного расчета по ранее выданному ему авансу. У лиц, не предоставивших отчеты и оправдательные документы в расходовании подотчетных сумм в установленные сроки или не возвративших в кассу предприятия остатки не использованных сумм аванса, бухгалтерия вправе удержать из начисленной заработной платы задолженность в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

В ООО «Сириус-К» ведется  журнал регистрации авансовых отчетов, в нем регистрируются все авансовые отчеты в хронологическом порядке .

Учет по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчет с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает суммы задолженности подотчетных лиц предприятию или суммы, не возмещенного перерасхода. По дебету счета записываются суммы возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту - суммы, использованные согласно авансовым отчетам и сданные по приходным кассовым ордерам (неиспользованные).

Аналитический учёт по счёту 71 «Расчёты с подотчётными лицами» должен быть организован по каждой авансовой выдаче конкретного подотчётного лица.

В таблице 4 отражена структура счета 71«Расчеты с подотчетными лицами».

Таблица 4 - Структура счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся операции по расчёту с подотчётными лицами в таблице 5

Таблица 5- Корреспонденция счетов по учету расчетов с подотчетными лицами.

Регистром для учета  операций по движению подотчетных сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7 (Приложение Ш)- комбинированный регистр, сочетающий аналитический и синтетический учет с линейной формой записи. А это значит, что каждый выданный под отчет сумме отводится одна строка (линейка) и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получение денег в погашение перерасхода записи по этим операциям будут произведены на этой же строке. В то же время журнал-ордер № 7 сохраняет шахматную форму записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки оборота по кредиту счета 71. На исследуемом предприятии в связи с применением программы «Инфин-бухгалтерия» вся аналитика по подотчетным лицам формируются через оборотную ведомость.

Основанием  для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождение в суммах полученных и израсходованных. К учету принимаются авансовые отчеты, проверенные арифметически, по существу (в отношении целесообразности и необходимости расходов, соответствия их назначению аванса) и утвержденные руководителем предприятия. Бухгалтер обрабатывает авансовый отчет, проставляя на документах и на отчете корреспондирующие счета, отвечающие направлению расхода.

На рассматриваемом  предприятии не проводятся инвентаризации расчетов с подотчетными лицами, что  является отрицательным моментом в  ведении учета операций с подотчетными лицами.

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета  и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденного приказом Минфина России от 26.07.1998г. №34-н, для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности необходимо регулярно проводить инвентаризацию имущества и денежных обязательств организации, в том числе расчетов с подотчетными лицами. В частности, инвентаризация обязательна перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.

Пунктом 3.47 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13.06.1995г. №49, определено, что при инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого расходования, а также правильность использования и отчета по суммам выданных авансов каждому подотчетному лицу.

При большом количестве подотчетных лиц и соответственно при выдаче подотчетных сумм в крупных размерах несоблюдение юридическими лицами порядка и сроков проведения инвентаризации данного вида расчетов может привести к ряду нарушений бухгалтерского учета и налогообложения.

После рассмотрения практики учета денежных средств на предприятии ООО «Сириус-К», перейдем рассмотрению порядка составления отчета о движении денежных средств как основной формы раскрывающей все денежные средства в совокупности.

2.4 Порядок составления отчета о движении денежных средств

Отчет о движении денежных средств, составленный прямым методом, согласно требованиям ПБУ 4/99 должен содержать сведения о потоках денежных средств (поступление, направление денежных средств) с учетом остатков денежных средств на начало и конец отчетного периода, в разрезе текущей деятельности, инвестиционной деятельности и финансовой деятельности.

В новой форме №4 движение денежных средств отражается по строкам, а не по столбцам, как в ранее действующей форме. Каждая группа строк, посвященных разному виду деятельности, заканчивается показателем чистых денежных средств по виду деятельности. Показатель рассчитывается как разность между доходами от вида деятельности и суммой средств, направленных на реализацию данного вида деятельности.

Сведения о движении денежных средств организации, учитываемых  на соответствующих счетах учета денежных средств, находящихся в кассе организации, на расчетных, и других счетах, отражаются нарастающим итогом с начала года и представляются в валюте Российской Федерации.

В случае наличия (движения) денежных средств в иностранной  валюте сначала составляется расчет в иностранной валюте по каждому ее виду. После этого данные каждого расчета, составленного в иностранной валюте, пересчитываются по курсу Центрального банка Российской Федерации на дату составления бухгалтерской отчетности. Полученные данные по отдельным расчетам суммируются при заполнении соответствующих показателей отчета.

Показатели формы № 4 «Отчет о движении денежных средств» заполняются на основании аналитических  данных к счетам 50 «Касса», 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета», 55 «Специальные счета в банках». Аналитические данные по указанным счетам содержатся соответственно в журналах-ордерах №1, №2, №2/2, №3 а также в ведомостях №1, №2, №2/2, Главной книге или аналогичных по назначению регистрах. Отчет в российской практике составляется прямым методом с указанием всех потоков денежных средств. Например, из ведомости 1 по дебету счета 50 и ведомости 2 по дебету счета 51 переносятся итоги в журналы-ордера №1, №2, №2/2, №3. Подсчитывают итоги в ведомостях аналитического учета № 1, №2, №2/2, после чего итоговые данные отражают в соответствующих журналах-ордерах, подсчитывают итоги оборотов по кредиту счетов в журналах-ордерах. Если журналы-ордера содержат аналитические данные по счетам, делают подсчеты и определяют остаток на следующий месяц, сверяют итоги различных регистров, имеющих взаимосвязь по корреспондирующим счетам. В журнале-ордере № 1 итог графы, отражающий корреспонденцию дебета счета 51 и кредита счета 50 должен быть сверен с итогом графы, отражающим ту же корреспонденцию счетов в ведомости № 2. Такая сверка показателей применяется по всем журналам - ордерам. Затем производят записи из журналов - ордеров в Главную книгу - оборота по кредиту одного или нескольких счетов и сумм по дебету всех корреспондирующих с ним счетов. После этого подсчитывают обороты по дебету и определяют остатки на 1-е число следующего месяца по каждому синтетическому счету. Записи в Главную книгу делают только из журналов - ордеров. После определения в Главной книге остатков по счетам их сверяют с аналитическими данными и составляют отчетные формы.