Бухгалтерский учет и анализ денежных средств (на примере ООО «Сириус-К»)

Предприятия, которые не предоставили расчет на установление лимита остатка наличных в кассе ни в одно из учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная предприятием в учреждения банков денежная наличность - сверхлимитной.

Решения о  расходовании организациями денежной выручки из кассы принимаются учреждениями банков ежегодно на основании письменного заявления организации и справки по форме № 0408020, с учетом соблюдения ими порядка работы с денежной наличностью, состояния расчетов с бюджетом всех уровней, государственными внебюджетными фондами, поставщиками сырья и т.д.

Решением учреждения банка ЗАО «Банк Поволжский» разрешено предприятию ООО «Сириус-К» расходование выручки на:

• заработную плату и выплаты социального характера;
• командировочные расходы;
• покупку канцелярских принадлежностей и хозяйственного инвентаря;
• оплату срочных ремонтных работ и горюче-смазочных материалов.

Наличные  денежные средства, поступающие в  кассу предприятия, сверх установленного лимита, сдаются в обслуживающий банк для последующего зачисления на расчетный счет ООО «Сириус-К». Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются учреждениями банков каждому предприятию по согласованию с их руководителем исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.

В отдельных случаях  предприятие имеет право хранить  в своих кассах и сверхлимитные  денежные средства. В таких случаях предприятиям необходимо соблюдать следующие условия:

- данные сверхлимитные  средства должны быть предназначены  для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендии;

- скор наличия сверхлимитных  средств в кассе не должен  превышать трех рабочих дней, включая день получения денег в банке;

- указанные сверхлимитные  остатки должны быть получены  в обслуживающем предприятие банковском учреждении, а не накоплены за счет выручки, поступающей в кассу.

Перечень  лиц, которым поручается исполнение кассовых операций, определяется приказом директора (управляющего и т.п.) с возложением на них полной материальной ответственности. Права и обязанности, установленные для кассиров, распространяются и на работников организации, выполняющих их функции при отсутствии в штатном расписании должности кассира.

Кассиру запрещается  передавать выполнение своих обязанностей другим лицам. В случае внезапного оставления кассиром работы (болезнь или другие случаи, когда кассир не может выполнять свои обязанности), находящиеся у него под отчетом ценности немедленно пересчитываются другим кассиром, которому они передаются в присутствии руководителя и главного бухгалтера организации или в присутствии комиссии из лиц, назначенных руководителем предприятия. О результатах пересчета и передачи ценностей составляют акт за подписями указанных лиц. Исполнение обязанностей кассира по письменному распоряжению (решению, постановлению) руководителя возлагается на другого работника, с которым заключается договор о полной материальной ответственности. Бухгалтера и другие работники, которые пользуются правом подписи финансовых документов, не могут исполнять обязанности кассира. Получения денег со своего счета в банке организации осуществляется на основании чековой книжки и составлении следующей бухгалтерской записи:

 Дебет счета 50/1 «Касса организации - 22000руб.

          Кредит счета 51 «Расчетные счета» - 22000 руб.

Отрывная  часть чека остается в банке, а  у организации - корешок чека с указанием полученной суммы.

На ООО «Сириус-К» прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам, унифицированная форма №КО-1, приходный кассовый ордер подписывается главным бухгалтером предприятия и кассиром. Данный документ на ООО «Сириус-К» заполняется автоматизировано, что позволяет уменьшить трудоемкость учетной работы кассира.

В приходном  ордере кроме обязательных реквизитов (номера, даты и т.п.) указывают, за что получены деньги (оплата продукции или услуг, возврат остатка подотчетных сумм и т.п.). Это служит основанием для бухгалтерских записей по оприходованию поступивших средств, имеющих важное значение для налогообложения.

Исследуемое предприятие также получает наличные денежные средства  через подотчетное лицо, как возврат неизрасходованной подотчетной суммы. Данная хозяйственная операция отражается проводкой:

Дебет счета 50/1 «Касса организации»     -3 000руб.

Кредит счета 71«Расчеты с подотчетными лицами» -3 000 руб.

Предприятие ООО «Сириус-К» в основном получает наличные денежные средства от реализации товаров и услуг через розничную торговую сеть. Для учёта расчётов с населением организация применяет контрольно-кассовые машины, обязательно выдавая покупателю вместе с покупкой отпечатанный кассовой машиной чек за покупку. Указанный чек за покупку товара по гражданскому законодательству является официальным документом, подтверждающим исполнение обязательств по договору розничной купли-продажи между потребителем-покупателем и продавцом-организацией.

Кассовый чек является документом, подтверждающим факт оплаты товара. При этом кассовый чек содержать следующие реквизиты:

• наименование организации-продавца;
• идентификационный номер (ИНН);
• заводской номер ККМ;
• порядковый номер чека;
• дата и время покупки;
• стоимость (цену) покупки;
• признак фискального режима.

Контрольно-кассовые машины, используемые для денежных расчётов с населением, зарегистрированы в налоговых органах по месту нахождения организации (в Ленинской налоговой инспекции) и приняты на техническое обслуживание контрольно-кассовых машин или непосредственно на предприятиях изготовителях контрольно-кассовых машин.

При наличии  обстоятельств, свидетельствующих о несоблюдении требований законодательства о контрольно-кассовой техники, при установлении факта неприменения контрольно-кассовой техники и обоснованных доказательств его совершения, к административной ответственности, по статье 14.5 Кодекса РФ от 01.07.2002г. в виде взыскания штрафа могут быть привлечены должностные лица на сумму от 3 000 до 4 000 рублей, кассир-операционист на сумму от 1 500 до 2 000 рублей, и само юридическое лицо на сумму от 30 000 до 40 000 рублей.

Высший Арбитражный  Суд в своем постановлении от 31 июля 2003г. №16 перечислил следующие несоблюдения статьи 14.5 КоАП РФ :

• организация фактически не использует ККМ (в том числе если кассовый аппарат отсутствует);
• фирма применяет ККМ, не зарегистрированную в налоговой инспекции;
• предприятие использует ККМ, который не включен в Государственный реестр. Если кассовый аппарат исключен из реестра, то фирма может на нем работать, пока не истечет нормативный срок амортизации аппарата;
• фирма применяет ККМ без фискальной памяти, с фискальной памятью в нефискальном режиме или с вышедшем из строя блоком фискальной памяти;
• организация использует кассовую машину, у которой отсутствует пломба либо заметно, что пломба повреждена;
• кассир пробивает чек на меньшую сумму, чем ему заплатил покупатель.

На всех контрольно-кассовых машинах в обязательном порядке не только применяется контрольная лента, но и по каждой контрольно-кассовой машине отдельно ведется книга кассира -операциониста, заверенная в налоговом органе.

Все записи в  книге производятся в хронологическом порядке чернилами, без помарок. При внесении в книгу исправлений они оговариваются и заверяются подписями кассира- операциониста, директора и главного бухгалтера (Приложение В).

Контрольные ленты, книги  операциониста и другие документы, подтверждающие проведение денежных средств с покупателями, хранятся в течении сроков установленных для первичных документов, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение указанных документов несет руководитель организации

В виду использования на исследуемым предприятии контрольно-кассовых машин для учета поступления и движения выручки из филиалов на предприятии открыт специальный субсчет 50-2 «Операционная касса».

Рассмотрим на примере: ООО «Сириус-К» получила выручку за оказанные услуги с филиала № 11 за 07.07.2006г. в кассу организации (Приложение Г).

Данная операция будет оформлена следующими проводками:

Дебет счета 50/2 «Операционная касса » - 573-00руб.

Кредит счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»-573-00руб.

ООО «Сириус-К» получила выручку  за реализованные товары с филиала № 11 за 07.07.2006 г. в кассу организации. Данная операция будет оформлена следующими проводками:

Дебет счета 50/2 «Операционная касса » - 2 024-00руб.

Кредит счета 90 «Продажи» субсчет 1 «Выручка»-2  024-00руб.

Выручка с  филиала №11 07.07.2006 г. была оприходовона в главную кассу организации (Приложение Д).

Дебет счета 50/1 «Касса организации » - 9 551-00руб.

Кредит счета 50/2 «Операционная касса »- 9 551-00руб.

В практической деятельности на исследуемом предприятия часто возникает необходимость оплачивать те или иные расходы наличными деньгами, производить закупки на других предприятиях и в системе торговли за наличный расчет, оплачивать расходы по командировке и т.д.

В таких ситуациях работнику  выдаются наличные денежные средства под его ответственность (под  отчет) для выполнения определенных действий по распоряжению организации. Выдача под отчет наличных денег из кассы предприятия оформляется в бухгалтерском учете проводкой:

 

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»-   10 000руб.

Кредит счета 50/1 «Касса организации»                 - 10 000руб.

Выдача наличных денег из кассы предприятия доверенному  лицу партнера по бизнесу в счет погашения кредиторской задолженности за ранее полученные товарно-материальные ценности, работы услуг отражается в учете бухгалтерской записью:

               Дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками»-3 000руб.

Кредит счета 50/1 «Касса организации»                              -3 000руб.

При этом обращается особое внимание на соблюдение установленного предельного размера расчетов наличными денежными средствами, осуществляемых от имени организации, т.е. юридического лица. Суммы по первичным документам (накладная, счет-фактура, квитанция к приходному кассовому ордеру, акт выполненных работ и т.п.), сравниваются с лимитом, установленным ЦБ РФ (с 01.01.2001г. указанием ЦБ РФ от 07.10.98 № 375-У, предельный размер расчетов наличными деньгами по одному платежу между юридическими лицами определен в 60 000 руб.). При этом следует проверить, не производились ли выплаты в адрес одного поставщика в один день по данному счету, накладной, договору. Такие выплаты суммируются и сравниваются с лимитом

Выдача наличных денег  из кассы организации ООО «Сириус-К» производится по расходным кассовым ордерам формы № КО-2 (Приложение Е) или надлежащее оформленным платежным ведомостям (форма № Т-53), счетам, заявлениям с наложением на них специального штампа, заменяющего расходный кассовый ордер.

При получении расходных кассовых ордеров или документов их заменяющих, кассир обязан проверить:

1) Правильность  оформления документов;

2) Наличие перечисленных  в документах приложений.

В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Например: на ООО «Сириус-К» согласно РКО № 334/1 от 10.05.2006г. (Приложение Е) была выдана менеджеру Уханову А.А. сумма в размере 300 руб. на приобретение хозяйственного инвентаря.

Кассир Казмина Д.Г., только после разрешающий подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия ООО «Сириус-К» и на основании документа удостоверяющего личность Уханова А. А. (был предъявлен паспорт) выдала денежную сумму в подотчет. В бухгалтерском учете, данная хозяйственная операция была отражена следующим образом:

Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами»- 300 руб.

Кредит счета 50/1 «Касса организации»              - 300 руб.

Документы на выдачу денег  на исследуемом предприятии выписывает бухгалтерия, они должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером организации. До передачи в кассу предприятия приходные и расходные кассовые ордера регистрируются в бухгалтерии в специальных журналах регистрации кассовых ордеров форма № КО-3, отдельно по приходу и отдельно по расходу. Денежные средства из кассы предприятия выдаются только работникам предприятия. При выдаче денег отдельным лицам по расходным кассовым ордерам требуется предъявление документов, удостоверяющих личность. Кассир должен отметить в ордере номер этого документа, кем и когда он выдан. Во всех случаях обязательна роспись в получении выданной суммы.

Расписка  в получении денег может быть сделана получателем собственноручно с указанием полученной суммы: рублей- прописью, копеек - цифрами. При получении денег по платежной (расчётно-платежной) ведомости сумма прописью не указывается. Все кассовые ордера после их исполнения погашаются штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты.

На исследуемом  предприятии заработная плата выдаются кассиром по платежной ведомости без заполнения расходных ордеров на каждого получателя (Приложение Ж). На платежной ведомости стоит разрешительная надпись руководителя с указанием суммы прописью.

По истечении  срока выдачи денег по ведомости (обычно в течение трех дней) против фамилий лиц, не получивших причитающуюся им сумму, кассир ставит штамп «Депонировано» и составляет реестр депонированных сумм.

Учет движения денег в кассе ведется кассиром в кассовой книге, которая должна быть прошнурована и опечатана печатью, а страницы в ней пронумерованы (форма № КО-4). Согласно п. 23 разд. 3 Порядка ведения кассовых операций в РФ предприятие должно вести только одну кассовую книгу. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.