Бухгалтерлік есепақпараттық жүйе ретінде

Мысалы: Жоғарыдағы мысалда қарастырылған А-түрлі өнімнің бастапқы қалдығы 10000 (он мың) теңгені құрады. Есепті кезеңде 25000 (жиырма бес мың) теңгенің А-түрлі бұйымдары өндіріліп шығарылып, сонымен қатар осы кезеңде 20000 (жиырма мың) теңгенің А-түрлі өнімдері сатылған. Кәсіпорын осы А-түрлі өнімнің өзін қанша дана және оның әрбір данасының құны қанша теңгені құрайтындығында осы шотта көрсетеді.

ТАЛДАМАЛЫҚ (АНАЛИТИКАЛЫҚ) ШОТ

Осыдан көретініміз “ККК”  фирмасында есепті кезеңнің басында 100 (бір жүз) теңгенің 100 (бір жүз) дана А-түрлі өнімдері болған. Ал есепті кезеңде 100 (бір жүз) теңгенің 250 (екі  жүз елу дана) өнімдері өндіріліп  шығарылып, осылардың 200 (екі жүз) данасы сатылған. Соған сәйкес есепті кезеңнің соңындағы “ККК” фирмасындағы А-түрлі  өнімдер 150 (бір жүз елу) дана, әрқайсысы 100 (бір жүз) теңгеден 15000 (он бес мың) теңгені құрайды.

Бухгалтерлік есепте шоттардың  жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) және талдамалық (аналитикалық) - деп  аталатын екі түрінен басқа аралық шот (субшот) – деп аталатын түрлері де жие қолданылады. Бұл шот өзінің аталуына сай жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шотқа қарағанда жіктелінген түрде, ал талдамалық (аналитикалық) - деп аталатын шотқа қарағанда топтастырылған түрде қолданылады. Сондықтанда бұны осы екі шоттың ортасындағы, яғни аралық шот - деп атайды. Бұл шотта объектілер тек қана ақшалай өлшеммен есептелініп жүргізіледі.

Мысалы: Кәсіпорынның қолда бар отындары 100000 (жүз мың) теңгені құрайды делік. Бұл жағдайда жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) отындар шотының бастапқы қалдығы 100000 (жүз мың) теңге түрінде жазылады. Ал осы отындар шоты ішінен аралық шоттар ашатын болсақ олардың бастапқы қалдығы мына түрде болады:

• отындар (көмір) -деп аталатын аралық шотының қалдығы 30000 (отыз мың) теңге;
• отындар (газ) -деп аталатын аралық шотының қалдығы 20000 (жиырма мың) теңге;
• отындар (мазут) -деп аталатын аралық шотының қалдығы 50000 (елу мың) теңге.

Қазақстан Республикасында  қазіргі кезде қолданылып жүрген шоттар жоспарында аралық шот қарастырылмаған. Еліміздің бухгалтерлік есеп стандартына  сәйкес барлық кәсіпорындар керек болған жағдайда әрбір жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттың ішінен аралық шоттарды өз қалаулары бойынша аша берулеріне болады. Сондай-ақ әрбір жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шотқа ашылатын аралық шоттың санынада ешқандай шек  қойылмайды.

Жақын жылдарда біздің еліміз бухгалтерлік есептің халықаралық  стандарттарына көшуге тиіс. Осыған байланысты шоттар жоспарының келешекте керектігі  туралыда мамандар арасында түрлі пікірлер қалыптасып, айтылып жүр.

Мысалы: Америка құрама штаттарында шоттар кестесі жоқ, яғни ол қолданылмайды деген сөздерді де жие естиміз. Ал шындығында ол елде жалпы мемлекет тарапынан барлық кәсіпорындар үшін біртекті бухгалтерлік есеп шоттарының жоспары жасалынып бекітілмеген. Бірақ әрбір кәсіпорын өз қызметіне ыңғайлы етіп шоттар жоспарын жасап бекітеді.

Бір тұрғыдан қарағанда бұндай шешім кәсіпорындағы бухгалтер  мамандарының әдістемелік шешімдер таңдауында біршама тәуелсіздігін  көрсетсе, екінші жағынан елдегі кәсіпорындардың  мәліметтерін сәйкестендіруде немесе мамандардың бір кәсіпорыннан екіншісіне ауысуы кезінде қиындық туғызады. Дегенменде бұл елдегі әрбір кәсіпорындардағы жасалынып бекітілетін шоттар жоспарына  халықаралық бухгалтерлік есеп стандарттары мен ұлттық кәсіби бірлестіктерде қалыптасқан  белгілі бір бухгалтерлік стандарттарының  ықпалын тигізетіндігі сөзсіз. Бұдан  шығатын қорытынды әрбір кәсіпорын  өз беттерінше бухгалтерлік есеп шоттарын жасағанымен, олардың өзара ұқсас  болатындығы. Сондықтанда біздің елімізде қабылданған бухгалтерлік есептің  типтік шоттар жоспарының кәсіпорындағы  қаржы мамандары үшін жұмыстарды орындау барысында қажетті екендігі сөзсіз.

Алдыңғы тарауларда бухгалтерлік есептің  екі жақты жазу әдісіне анықтама берілген болатын. Жалпы екі жақты  жазуды кей кездері шоттар корреспонденциясы  немесе бухгалтерлік жазу, ал кей кездері проводка – деп те атайды. Жалпы алғанда кәсіпорынның бухгалтерлік есебінде күнделікті болып отыратын операцияларға сәйкес объектінің сомасын бір шоттың дебитіне және екінші шоттың кредитіне жазу - екі жақты жазу болып табылады.

уға кеткен шығындары сомасының  тең болғандығын көрсетеді.

4.3. Екіжақты  жазу жүйесі

Бухгалтерлік есептің  басты мақсаты құжаттарда бейнеленген  шаруашылық операцияларына бақылау  жүргізу. Кәсіпорындарда орындалған әрбір  шаруашылық операцияларын шоттарда бейнелеу үшін бухгалтерлік есептің  ерекше тәсілі қолданылады. Ол тәсіл екі жақты жазу әдісі (doubleentry – system) - деп аталынады. Екі жақты жазудың қажеттілігі экономикалық құбылыстардың өзара байланыстылығынан туындайды. Бухгалтерлік есептің объектілерінің арасында өзара белгілі бір байланыс болады. Бұған дәлел ретінде ұйымның шаруашылық құралдары мен оның құрылу көздерінің және шаруашылық процестерінің осы кәсіпорындағы орындалатын әрбір шаруашылық операциясын екі жақты экономикалық құбылысқа алып келетіндігін және олардың өзгерістерінің міндетті түрде баланстың екі статьясында да бірдей сомада көрсетілінуін келтіруге болады. Екі жақты жазу шаруашылық операцияларының нәтижесінде бухгалтерлік есеп объектілеріндегі болатын өзара өзгерістерді көрсетеді.

Осы жоғарыда айтқандарымыз  түсініктірек болу үшін операциялардың шоттардағы екі жақты жазылуының тәртібін нақты мысалда құрастырайық. Ол үшін шартты баланс негізінде бухгалтерлік есеп шотын ашамыз. 

“ККК” фирмасының 1-қаңтар 2008-жылға

БАЛАНСЫ

2008-жылғы қаңтар айында  орындалған шаруашылық операциялар:

1. Жабдықтаушы мердігерлерден 25000 (жиырма бес мың) теңгеге материалдар сатылып алынды. (әзірге ақшасы төленген жоқ).
2. Есеп айырысу шотынан 50000 (елу мың) теңге банк несиесі өтелінді.
3. 30000 (отыз мың) теңгенің материалдары өндіріске босатылды.
4. Жабдықтаушы-мердігерлерге қарыз 65000 (алпыс бес мың) теңге банк несиесі есебінен өтелінді. 

Шаруашылық операцияларды  “екі жақты жазу” әдісімен есепке алу алдында мынандай жағдайларды  ескеру керек:

• Аталған шаруашылық операцияларының қандай объектілерге қатыстылығын,
• Шаруашылық операцияның объектіге қандай әсер ететіндігін,
• Аталған объектілердің есебі бухгалтерлік есептің қай шоттарында есептелінетінін,
• Операцияларды шоттардың қандай бөлігіне жазу керек екендігін (дебетіне немесе кредитіне).

Бірінші операция нәтижесінде  кәсіпорынның материалдары және соған  сәйкес жабдықтаушы-мердігерлерге  берешек қарызы көбейді. Келіп түскен материалдарды есепке алу үшін “материалдар”  – деп аталатын активті шоты, ал жабдықтаушы мердігерлерге берешек  соманы есепке алу үшін “Жабдықтаушы және мердігерлермен есеп айырысу” – деп аталатын пассивті шоты қолданылады. Активті шоттарда құралдардың көбеюі шоттың дебетіне, ал пассивті шоттарда қорлану көздерінің көбеюі шоттың кредитіне жазылады. Соған сәйкес бұл операция бойынша мынандай екі жақты жазу жазылады: 

• Дебет:            “Материалдар” шоты                                        25000 тенге
• Кредит:          “Жабдықтаушы және мердігерлермен 
                        есеп айырысу” шоты                                        25000 тенге. 

Екінші операция нәтижесінде  ұйымның нақты ақшалары және соған  сәйкес банк мекемесі алдындағы қарызы азайды. Бұл операцияны алдыңғыға  қарама-қарсы - деп түсінуге болады. Бірінші операцияда кәсіпорынның активтері  және соған сәйкес пассивтері көбейген болса, екінші операцияда ұйымның активтері  және пассивтері азайып отыр. Бұл операция бойынша ұйымның бухгалтериясында мынандай екі жақты жазу жазылады:

• Дебит:     “Банк несиесі” шоты                       50000 тенге
• Кредит:   “Ақшалар” шоты                             50000 тенге 

Үшінші операция нәтижесінде  кәсіпорынның қорлану көздерінде ешқандай өзгеріс болмаған, яғни бұл операция кәсіпорынның пассив бөлімінің бапптарына ешқандай әсерін тигізбейді. Ал актив  бөлімінде өндіріске материалдардың босатылуына сәйкес аяқталмаған  өндіріс деп аталатын бөлім сомасы артып және осыншама сомаға материалдар  деп аталатын бөлім сомасы кемиді. Бұл жағдайда екі жақты жазу мына түрде жазылады:

• Дт:        “Аяқталмаған өндіріс” шоты                         30000 тенге
• Кт:        “Материалдар” шоты                                    30000 тенге.

Төртінші операция нәтижесінде  ұйымның қорлану көздерінде бір  бөлім көбейіп, ал екінші бөлім сол  сомаға азайып отыр. Жоғарыда қарастырған  үшінші операцияда өзгеріс тек қана активті бөлімде болған болса, бұл  операция керісінше кәсіпорынның актив  бөлімінің баптарына ешқандай әсерін тигізбей, өз әсерін тек қана пассивті бөлім баптарына тигізіп отыр. Осыған сәйкес бұл операция бойынша мынандай екі жақты жазу жазылады:

• Дт:     “Жабдықтаушы мен мердігерлермен 
            есеп айырысу” шоты                                         65000 тенге.                                
• Кт:     “Банк несиесі”                                                   65000 тенге.

Келтірілген мысалдан көріп  отырғанымыздай әрбір операция бір  мезгілде және бірдей сомада бір шоттың дебетіне және екінші шоттың кредиттіне жазылып отыр. Олай болса, екі жақты  жазу өзара байланысты бухгалтерлік есеп объектілерінің дебет және кредит шоттарда бірдей сомада өзгеруін бейнелейді.

Шаруашылық операцияларды  бейнелеуде шоттардың арасында пайда  болған экономикалық өзара байланысты – шоттар корреспонденциясы - деп атайды, ал шоттардың өзі корреспонденцияланушы шот болып аталынады. Корреспонденцияланушы шоттардың дебет пен кредитте көрсетілуі бухгалтерлік жазу немесе проводка - деп аталады.

Бухгалтерлік жазу (проводкалар) жай және күрделі - деп аталатын екі түрге бөлінеді.

Жай проводка -деп шаруашылық операциялары сомасының бір шоттың дебетіне, екінші шоттың кредитіне жазылуын айтамыз.

Күрделі проводкалар -деп орындалған бір шаруашылық операциясына ең аз дегенде екі шот дебеттелініп бір шоттың кредиттелуін немесе керісінше, бір шоттың дебеттелініп екі шоттың кредиттелінуін айтамыз.

4.4. Ағымдағы  есеп мәліметтерін қорытындылау

Шоттардағы айналым және шаруашылық құралдардың қалдығы  мен олардың көздері туралы алынған  мәліметтер бухгалтерлік есеп беруді құрастыруға және ұйымның шаруашылық қызметіне бақылау жасап отыру  үшін, сондай-ақ кәсіпорынның экономикалық әл-ауқатына талдау жасау үшін пайдаланылады. Сондықтанда олар анық, түсінікті  және дұрыс болуы тиіс. Есеп беретін  уақыт аралығында бухгалтерлік есеп құжаттарындағы жазуларда әр түрлі  дұрыс емес соманың көрсетілуінен, соманың тек бір ғана шотта  көрсетілгендігінен, бір жазудың  екі рет көрсетілуінен және тағы басқа себептерден қателіктер жіберілуі  мүмкін. Бухгалтерлік есептің жүргізілуінің  дұрыстығын тексеріп отыру үшін, сонымен  қатар басқарушылық шешімдерді қабылдау үшін жинақталып қорытылған мәліметтердің бар болуы қажет. Есептік ақпараттың әдетте ай соңында жүргізілетін қорытындылау әдістерінің бірі - шоттар бойынша айналым ведомосттарын құру.

Айналым ведомостары  кесте түрінде көрініс алады, оның бірінші бағанасында кәсіпорында  жүргізілетін барлық жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттардың аттары жазылады да одан кейінгі үш пар бағанада:

• есеп беру кезеңінің басындағы шоттар бойынша қалдықтар,
• есеп беру кезеңі үшін шоттар бойынша дебеттік және кредиттік айналым,
• есеп беру кезеңі соңындағы немесе келесі кезеңнің басындағы шоттар бойынша қалдықтар көрсетілінеді.

Жалпы айналым ведомостын құру үшін барлық жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттардың мәліметтері  айналым ведомостына бастапқы қалдық ретінде активті шоттардың қалдығы  дебиттік бағанға және пассивті шоттардың  қалдығы кредиттік бағанаға жазылады. Айналым ведомостарының қорытындыларын есептегенде, яғни жиынын есептегенде  үш пар бағананың дебиттік және кредиттік  бөліктері өзара тең нәтиже береді. Бұны ведомостардағы айналым балансы - депте атайды. Бастапқы қалдықтың қорытындыларының (жиынының) теңдігі есеп беру кезеңнің басындағы баланста көрініс алатын шаруашылық құралдарының сомасының, олардың қорлану көздерінің сомасына тең болуымен түсіндіріледі. Дәл осылайша соңғы қалдық қорытындыларының тең болатындығын түсіндіруге болады. Ай бойғы айналым қорытындыларының (жиынының) теңдігі есепте екі жақты жазуды қолдануымен түсіндіріледі. Ал бағаналардағы дебиттік және кредиттік қорытындылардың (жиынының) өзара тең болмауы шаруашылық операцияларының жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттарда дұрыс жазылмауы немесе сомаларды есептеу кезінде қателіктер жіберілгендігін көрсетеді. Егер бастапқы қалдық қорытындылары тең болмаса, онда баланстан бастапқы қалдық сомасы дұрыс көшіріліп жазылмағаны немесе баланс дұрыс құрастырылмағаны (жасалмағаны) - деп түсінуге болады. Егер ай бойғы айналым қорытындылары (жиыны) тең болмаса, онда қателікті екі жақты жазу принциптерінің бұзылуынан іздеу керек (жазу тек бір шотта жазылған немесе шоттарда әр түрлі сома жазылған). Бастапқы қалдық сомасы дұрыс көшіріп жазылып, екі жақты жазу принциптері дұрыс орындалған жағдайда есеп беру кезеңінің соңындағы қорытынды (жиынтық) соманың тең болмауы, тек есеп беру кезеңінің соңындағы қалдықтың дұрыс есептелмегендігінен болуы мүмкін. Осы айтқандарымыз түсінікті болу үшін алдыңғы тақырыпта қарастырған мысалымыз бойынша “ККК” фирмасының 2008-жығы қаңтар айына айналым ведомостын құрастырайық.