Бухгалтерлік есепақпараттық жүйе ретінде

ШОТТЫҢ АТЫ Дебит                                                    Кредит

Кәсіпорындағы орындалған әрбір операция бір шоттың дебитіне және екінші шоттың кредитіне жазылады. Ал ол операцияларды  бұл шоттарда тіркеп жазу белгілі-бір  есепті кезең барысында жалғасады. Әрбір мүлікке немесе қорлану  көздерінің белгілі бір түріне ашылған  бухгалтерлік шоттар арқылы сол заттың (мүліктің) немесе ақшаның ұйымдағы мөлшерін (қалған қалдығын) біліп отыру  үшін “қалдық” сөзі қолданылады. Есепті кезеңнің басындағы, яғни шоттың ашылуы барысындағы қалдық “бастапқы қалдық”, ал шоттың жабылуы барысындағы, яғни есепті кезеңнің соңындағы қалдық “соңғы қалдық” -деп аталады. Осы есепті кезең бойындағы шоттың дебит жағына жазылған сандардың қосындысы “дебиттік айналым”, ал кредит жағындағы сандардың қосындысы “кредиттік айналым” - деп аталады. Осы жоғарыда аталған әрбір шоттағы “дебиттік айналым” мен “кредиттік айналымның” айырмасы сол шоттың қалдық сомасы болып табылады. Есекеретін жағдай шоттағы соңғы қалдық сомасын есептегенде ол шоттың бастапқы қалдығын естен шығармау керек. Яғни кез-келген шоттың соңғы қалдығы сол шоттың бастапқы қалдығына “дебиттік айналым” мен “кредиттік айналымның” айырмасын қосу немесе шегеру арқылы табылады. Егер шоттың бастапқы қалдығы дебиттік болса, соңғы қалдықты табу үшін, бастапқы қалдық сомасына дебиттік айналым сомасы қосылып, одан кредиттік айналым сомасы шегеріледі. Ал шоттың бастапқы қалдығы кредиттік болған жағдайда, соңғы қалдық сомасын есептеу үшін бастапқы қалдыққа кредиттік айналымды қосып, одан дебиттік айналымды шегеру қажет. Бұл айтқандарымыз түсініктірек болуы үшін төмендегідей екі шотты қарастырайық:

КАССА ШОТЫ Дебит                                                             Кредит
Бастапқы қалдық        5000    20000    45000 айналым                  65000 соңғы қалдық (5000+65000-60000)                    10000	50000    10000 айналым                   60000

Жоғарыдағы касса - деп аталатын шоттың соңғы қалдығын есептеу үшін сол шоттың бастапқы қалдығы (дебиттік) 5000 (бес мың) теңгеге дебиттік айналым 65000 (алпыс бес мың) теңге қосылып, кредиттік айналым 60000 (алпыс мың) теңге азайтылды. Соның нәтижесінде бұл шоттың соңғы қалдығы (дебиттік) 10000 (он мың) теңге тең болып табылды. (5000+65000-60000=10000)

Жұмысшылармен еңбекақы бойынша есеп айырысу шоты    Дебит                                                                                                      Кредит
180000                          300000 айналым                      480000	Бастапқы қалдық   200000 2)                        250000 3)                         50000 айналым               300000 соңғы қалдық (200000+300000-480000)                 2000

Ал екінші көрсетілген  жұмысшылармен еңбекақы бойынша  есеп айырысу шотының соңғы қалдығын табу үшін бастапқы қалдығы (кредиттік) 200000 (екі жүз мың) теңгеге кредиттік  айналым 300000 (үш жүз мың) теңге қосылып, дебиттік айналым 480000 (төр жүз сексен мың) теңге азайтылды (шегерілді). Осының нәтижесінде бұл шоттың соңғы  қалдығы (кредиттік) 20000 (жиырма) мың  теңгеге тең болатындығы есептелініп  шығарылды. (200000+300000-480000=20000).

Бұл жоғарыдағы келтірілген  мысалдардан көріп отырғанымыздай негізінде шоттардың бастапқы қалдығы  дебиттік болса онда ол шоттың соңғы  қалдығыда дебиттік, ал шоттың бастапқы қалдығы кредиттік болса, онда ол шоттың соңғы қалдығыда  кредиттік болуы тиіс.

Кейбір жағдайларда шоттың бастапқы немесе соңғы қалдық сомалары нольге тең болуы мүмкін. Мұндай жағдайда, яғни шоттың соңғы қалдығы  нольге тең болғанда бұл шотты  жабылған шот - деп атайды. Қазақстан  Республикасының типтік бухгалтерлік есеп шоттар кестесінің “кірістер” және “шығындар” - деп аталатын бөлім шоттары есепті кезеңнің соңында міндетті түрде жабылады. Бұл шоттарды транзиттік шоттар - деп атайды. Осыған сәйкес жоғарыдағы аталған “кірістер” және “шығындар” -деп аталатын екі бөлімнің шоттарында жинақталған сомалар “жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян” шотына апарылады. Яғни “кірістер” - деп аталатын бөлім шоттары дебиттілініп “жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян” шоты кредиттелінеді және “шығындар” - деп аталатын бөлім шоттары кредиттелініп “жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян” шоты дебиттелінеді. Осыдан кейін “жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян” шотының соңғы қалдығы есептелініп шығарылады. Егер бұл шоттың соңғы қалдығы дебиттік болса кәсіпорын бұл есепті кезеңді зиянмен аяқтағаны, ал соңғы қалдық кредиттік болған жағдайда ұйым есепті кезеңді пайдамен аяқтағаны болып табылады. Ал бұл “жиынтық табыс немесе жабылмаған зиян” шотының соңғы қалдығының нольге тең болуы кәсіпорынның осы есепті кезеңдегі табыстары мен сол табысты таб4.2. Бухгалтерлік есеп шоттарының құрылымы мен түрлері

Кәсіпорынның бухгалтерлік есеп шоттары сол ұйымның бухгалтерлік балансы баптарының негізінде ашылады. Сондықтанда бухгалтерлік есеп шоттарынының аттары баланс баптарының аттарына сәйкес болуы тиіс. Бұның негізгі себебі бухгалтерлік баланс есепті кезеңнің басына жасалынып оның баптарына  сол кездегі, яғни есепті кезеңнің басы мен соңындағы мүліктер мен қорлану  көздерінің ақшалай өлшемдегі нәтижелері жазылса, бухгалтерлік есеп шоттарына  осы есепті кезеңнің басынан соңына дейінгі мүліктер мен қорлану  көздерінде болған өзгерістер түгелімен  жазылып отырылады. Бұдан шығатын  қорытынды бухгалтерлік есеп шоттының бастапқы қалдығы баланстың есепті кезеңнің басындағы сомасы - деп  аталатын бағанынан алынады да, керсінше шоттың соңғы қалдығы баланстың  есепті кезең соңындағы бағанаға жазылады. Осыдан бухгалтерлік баланс пен бухгалтерлік есеп шоттарының арасындағы тікелей байланысты көруге болады. Бухгалтерлік баланстың актив -деп аталатын баптарына сәйкес ашылатын шоттарын, яғни мүліктерді, ақшаларды тағыда басқаларды есептеуге арналған шоттарды активті шоттар, ал пассив -деп аталатын баптарына сәйкес ашылатын шоттарын, яғни кәсіпорынның меншікті капиталы мен міндеттемелерін есептеуге арналған шоттарын пассивті шоттар - деп атайды. Активті шоттың бастапқы және соңғы қалдығы шоттың дебит жағына жазылады, яғни дебиттік болып табылады. Сонымен қатар бұндай шоттардың көбейуі дебит жағына, ал азаюы (кемуі) кредит жағына жазылады.

Активті шоттың құрылымы

ШОТТЫҢ АТЫ Дебит                                                               Кредит
Бастапқы  қалдық        қорлардың көбейуі      (+) айналым                  соңғы қалдық	қорлардың азайуы        (-)    айналым

Ал пассивтік шоттың бастапқы және соңғы қалдығы шоттың кредит жағына жазылады, яғни кредиттік болып  табылады. Соған сәйкес бұндай шоттардың  көбейуі кредит жағына, ал кемуі  шоттың дебит жағына жазылады.

Пассивті шоттың құрылымы

ШОТТЫҢ АТЫ Дебит                                                    Кредит
қорлану көздерінің азайуы  (-) айналым	Бастапқы  қалдық   қорлану көздерінің көбейуі    (+) айналым               соңғы қалдық

Кәсіпорынның бухгалтерлік жүйесіндегі ақпараттарды жинақтап, сақтап отыратын негізгі бірлік - шот  болып табылады. Олар кәсіпорынның әрбір активтерінің, міндеттемелерінің  және меншікті капиталдарының сондай-ақ кірістері мен шығындарының түрлеріне  қарай ашылады. Осы шоттардың  белгілі-бір ережеге сәйкес номерлері  бойынша жасалған (орналастырылған) тізімін “шоттар жоспары” немесе “шоттар кестесі” - деп атайды. Біздің елімізде бүгінгі күні барлық кәсіпорындар 2007-жылғы 23-мамырдағы Қазақстан Республикасы қаржы министрлігінің номері 185-санды бұйрығымен бекітілген бухгалтерлік есептің типтік шоттар жоспары бойынша өздерінің бухгалтерлік жұмыстарын жүргізіп келеді. Бұл жоспар бойынша кәсіпорында қолданылатын барлық шоттарды сегіз тарауға бөліп қарастырған. Сондай-ақ бұл жерде әрбір тараудағы шоттар есеп жұмысын жүргізуге ыңғайластырылып және өзара белгілі-бір ұқсастықтары мен біртектілігіне қарай орналастырылған.

• Бірінші тарау “Қысқа мерзімді активтер”,
• Екінші тарау “Ұзақ мерзімді активтер”,
• Үшінші тарау “Қысқа мерзімді міндеттемелер”,
• Төртінші тарау “Ұзақ мерзімді міндеттемелер”,
• Бесінші тарау “Капитал мен резервтер”,
• Алтыншы тарау “Кірістер”,
• Жетінші тарау “Шығыстар”,
• Сегізінші “Өндірістік есепке алу шоттары” - деп аталады.

Бухгалтерлік есеп шоттары  төрт таңбалы (санды) болып келіп, олардың  номерлері 1000-нан басталып 8410-нан  аяқталады, яғни бірінші тарау шоттары  сәйкесінше 1000-нан басталса, екінші тарау шоттары 2000-нан басталады, ал үшінші тарау 3000-нан басталады  және тағы сол сияқты.

Номердің бірінші саны қай бөлімге тистілігін, екінші саны кіші бөлімді, үшінші саны синтетикалық шоттардың топтарын білдірсе, төртінші санды кәсіпорын дербес өзі анықтайды.

Жалпы бухгалтерлік есеп шоттары  одан алынатын ақпараттардың түріне және мәліметтермен қамтамасыз етілуіне қарай жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) және талдамалық (аналитикалық) - деп аталатын екі түрге бөлінеді.

Жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шот негізінен бухгалтерлік баланстың  баптары негізінде ашылады. Бұл  шот арқылы белгілі бір мүлік  немесе қорлану көздері туралы жалпылай ақпарат алуға ғана болады. Сондай-ақ шоттың бұл түрінде объектілер тек  қана ақшалай өлшеммен көрсетіледі.

Мысалы: дайын өнім - деп аталатын шотқа қарап отырып кәсіпорынның барлық өндірген, жасап шығарған бұйымдарының ақшалай өлшем түріндегі өзіндік құнын көре аламыз. Сондай-ақ отындар - деп аталатын шотқа қарай отырып ұйымдағы қолда бар отындардың қалдығының сомасын ғана көруімізге болады.

Бірақта бұл жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттардағы мәліметтер кейде кәсіпорынды тиімді басқару барысында жеткіліксіз  болады. Өйткені ұйымдағы басқарушы  немесе осы шоттардағы мәліметтерді пайдалану арқылы шешім қабылдаушы адамға жоғарыдағы мысалда қарастырылған  дайын өнімнің қанша түрлі  өнім екендігін, оның ішінде әрбір өнімнің  санын және оның бір данасының  бағасын білу қажет болуы мүмкін. Сондықтанда бухгалтерлік есепте жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттармен  қатар талдамалық (аналитикалық) -деп  аталатын шоттарда қолданылады. Негізінен  талдамалық (аналитикалық) шот жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттардағы мәліметтерді толық және жан-жақты  ашып көрсетуге арналған. Есепке алынатын объектілер бұл шотта өздерінің  түрлері бойынша ақшалай өлшеммен және натуралдық өлшеммен есептелініп  жүргізіледі.

Мысалы: “ККК” фирмасының есепті кезең басындағы дайын бұйымдары А-түрлі өнімі - 10000 (он мың) теңгені, Ә-түрлі өнімі 5000 (бес мың) теңгені құрайды. Есепті кезең барысында 25000 (жиырма бес мың) теңгенің А-түрлі және 15000 (он бес мың) теңгенің Ә-түрлі бұйымдары өндіріліп шығарылды. Сонымен қатар осы кезеңде 20000 (жиырма мың) теңгенің А-түрлі және 10000 (он мың) теңгенің Ә-түрлі өнімдері сатылды.

“ККК” фирмасының дайын  бұйымдар -деп аталатын жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шотында  бұл операциялар мына түрде жазылады. 

ЖИНАҚТАМАЛЫҚ (топтамалық, синтетикалық) шот

ДАЙЫН БҰЙЫМДАР Дебит                                                Кредит
Бастапқы  қалдық        15000 1)                            40000 айналым                 40000 соңғы қалдық          25000	2)                            30000 айналым                   30000

Осы есепті кезеңдегі “ККК”  фирмасындағы орындалған операциялар  дайын бұйымдар - деп аталатын талдамалық (аналитикалық) шотта бұйымның түрлері  бойынша мына түрде көрсетіледі.  

ТАЛДАМАЛЫҚ (АНАЛИТИКАЛЫҚ) ШОТ

А-түрлі  ДАЙЫН БҰЙЫМДАР Дебит                                                       Кредит
Бастапқы  қалдық        10000 1)                            25000 айналым                 25000 соңғы қалдық          15000	2)                            20000 айналым                   20000

 

ТАЛДАМАЛЫҚ (АНАЛИТИКАЛЫҚ) ШОТ

Ә-түрлі ДАЙЫН  БҰЙЫМДАР Дебит                                                            Кредит
Бастапқы  қалдық        5000 1)                             15000 айналым                  15000 соңғы қалдық           10000	1)                            10000 айналым                   10000

Міне осы жоғарыдағы мысалымыздан көріп отырғанымыздай әрбір жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттардағы бастапты қалдық сомасы, соған сәйкес талдамалық (аналитикалық) шоттардың  бастапқы қалдықтарының қосындысынан тұрады. Біздің мысалымызда  (15000=10000+5000) теңгеге тең болып отыр. Жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттардағы дебитік және кредиттік айналымдарының сомасыда сәйкесінше талдамалық (аналитикалық) шоттардың дебиттік және кредиттік айналымдарының қосындысына тең болады. Жоғарыдағы мысалымызда бұл сома: дебиттік айналым (40000=25000+15000), ал кредиттік айналым (30000=20000+10000) теңгені құрайды. Сондай-ақ жинақтамалық (топтамалық, синтетикалық) шоттың соңғы қалдығы, сол шоттарға сәйкес талдамалық (аналитикалық) шоттардың соңғы қалдықтарының қосынды сомаларына тең болуы тиіс. Қарастырған мысалымызда бұл сома (25000=15000+10000) теңгеге тең.

Осы жоғарыда айтылғандармен қоса әрбір ұйым өзінің талдамалық (аналитикалық) шоттарындағы сомаларды  әрі қарай жіктеулеріне де болады.