Анализ расчетов с покупателями и заказчиками

     Положение о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации предусматривает следующие обязательные реквизиты любого документа: наименование документа (формы); код форм; дата составления; содержание хозяйственной операции; измерители (в количественном и стоимостном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки.

     В зависимости от характера операции и технологии обработки данных в  первичные документы могут быть включены дополнительные реквизиты. Документы должны быть составлены в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно по окончании операции.

     Основными документами при расчетах с поставщиками и покупателями является:

1. договор;
2. платежные документы, зависящие от условий договора (приложение 1)
3. товарные документы, подтверждающие поступление и реализацию товарно-материальных ценностей:
• счет-фактура (приложение 2)
• закупочный акт,
• накладная (приложение 3)
• товарно-транспортная накладная.

     При реализации товарно-материальных ценностей за наличный расчет используются: товарный чек, кассовый чек, которые оформляются по каждому факту реализации в течение отчетного периода.

     Договор поставки является правовым документом, определяющим права и обязанности поставщиков и покупателей. Важным моментом в организации поставок товаров по договорам является контроль за выполнением договорных обязательств поставщиками.

     Счет-фактура  является документом, который является основанием для принятия к вычету ранее оплаченного поставщикам НДС. Каждая счет-фактура подлежит обязательной регистрации в Книге учета покупок.

     Счет-фактура  должна быть выполнена на бланке установленной  формы. Оформляется не менее чем  в двух экземплярах: один - поставщику, другой - покупателям.

     Закупочный акт составляется при поставке товарно-материальных ценностей от физических лиц или частных предпринимателей, в котором обязательно указываются анкетные данные сдатчика товарно-материальных ценностей.

     Накладная в торговой организации может  выступать как приходным, так и расходным товарным документом, должна выписываться материально-ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров. В накладной указывается: номер и дата выписки, наименование поставщика и покупателя, наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара.

     Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар  и заверяется, круглыми печатями организаций поставщика и получателя. Количество оформляемых экземпляров накладной зависит от договоренности и условий получения товара покупателям.

     Товарно-транспортная накладная выписывается при доставке товаров автомобильным транспортом. Товарно-транспортная накладная состоит из двух разделов: товарного и транспортного. При доставке товаров железнодорожным транспортом в качестве сопроводительного документа выступает железнодорожная накладная.

     Расчеты в порядке плановых платежей производят в тех случаях, когда между поставщиками и покупателями сложились устойчивые хозяйственные и расчетные отношения, а поставки носят регулярный характер. Сущность данной формы заключается в том, что покупатель оплачивает поступающий товар равными суммами в сроки, установленные соглашением между поставщиками и покупателями. Стороны периодически уточняют состояние расчетов и на основании фактического отпуска товаров производят перерасчет.

     Расчеты в порядке плановых платежей позволяют  значительно уменьшить объем  учетной и финансовой работы, поскольку отпадает необходимость контроля за оплатой каждого отдельного платежного документа.

     При зачете взаимных требований обязательства  должников и кредиторов друг к  другу погашаются в равновеликих суммах и лишь на разницу производится платеж в установленном порядке. Сроки и порядок расчетов устанавливаются соглашением сторон между организациями по согласованию с учреждением банка.

     Таким образом, все хозяйственные операции, проводимые организацией при расчетах с поставщиками и покупателями, должны быть оформлены соответствующими оправдательными документами. 
 

      2.3. Учет резерва сомнительных долгов 

     Практически каждое предприятие сталкивается в  своей работе с невозможностью получения  оплаты от дебитора. В результате на балансе предприятия формируется задолженность, возможность погашения которой вызывает сомнение, - так называемая сомнительная задолженность.

     Сомнительной  считается дебиторская задолженность, которая не погашена в сроки, установленные  договором, и не обеспечена соответствующими гарантиями. Согласно пункту 70 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н, предприятия могут создавать резервы сомнительных долгов. Причем создавать такой резерв можно в течение всего года.

     Порядок и сроки создания резерва сомнительных долгов должны быть предусмотрены учетной  политикой предприятия, в которой  может быть указано примерно следующее:

     "Предприятие  проводит инвентаризацию дебиторской задолженности на последнюю дату каждого отчетного периода, за который составляется расчет по налогу на прибыль. По результатам проведенной инвентаризации руководитель принимает решение о создании по задолженности, не погашенной в срок и не обеспеченной соответствующими гарантиями, резерва сомнительных долгов. Сумма образованного резерва относится на финансовые результаты деятельности предприятия".

     Величина  резерва определяется отдельно по каждому  сомнительному долгу в зависимости  от финансового состояния (платежеспособности) должника и оценки вероятности погашения долга полностью или частично.

     Обязательным  условием создания резерва является истечение сроков погашения задолженности.

     Если  в договоре этот срок не предусмотрен, он определяется в порядке, установленном законодательством.

     Так, согласно пункту 1 статьи 486 Гражданского кодекса РФ, по договору купли-продажи  товаров покупатель обязан произвести оплату непосредственно до или после  передачи товара продавцом.

     По  другим видам договоров (на оказание услуг или выполнение работ) срок платежа может быть определен по статье 314 Гражданского кодекса РФ. Согласно пункту 2 этой статьи, обязательство должно быть исполнено в разумный срок после его возникновения. Обязательство, не исполненное в разумный срок, а также обязательство, срок исполнения которого определен моментом востребования, должник обязан исполнить в семидневный срок со дня требования кредитора об оплате.

     При этом следует отметить, что резервы  сомнительных долгов могут создаваться  только по расчетам за продукцию, товары, работы или услуги. Поэтому предприятие не может включить в резерв задолженность по уплате признанной или присужденной неустойки, не возвращенным работниками подотчетным суммам, задолженности по возврату предоставленного займа и т. п.

     Заметим: резерв может создать только продавец, не получивший в срок оплату за поставленные товары (выполненные работы или оказанные  услуги). А вот покупатель, не получивший предварительно оплаченные товары (работы, услуги), создать такой резерв не может.

     Как уже было сказано, сомнительным долгом признается задолженность, не обеспеченная соответствующими гарантиями. Согласно пункту 1 статьи 329 Гражданского кодекса  РФ, исполнение обязательств может  обеспечиваться неустойкой, залогом, удержанием имущества должника, поручительством, банковской гарантией, задатком и другими способами, предусмотренными законом или договором.

     И здесь возникает вопрос: можно  ли считать сомнительной задолженность  и создавать на ее сумму резерв, если она обеспечена, например, неустойкой или залогом?

     При ответе на данный вопрос следует исходить из того, что обеспечение обязательства  гарантией еще не означает, что  оно будет исполнено.

     Например, практически каждый договор купли-продажи  содержит условие об уплате должником  неустойки в случае несвоевременной оплаты товара (продукции). Однако это вовсе не гарантирует оплату по договору. Следовательно, предприятие в соответствующем случае вправе квалифицировать вероятность погашения такого обязательства как сомнительную.

     Залог также не всегда гарантирует исполнение обязательства. Например, согласно пункту 5 статьи 488 Гражданского кодекса РФ, товары, проданные с отсрочкой платежа, находятся в залоге у продавца до момента их оплаты. Однако отсутствие реальной возможности обратить взыскание на имущество, находящееся в распоряжении должника, еще не гарантирует исполнение обязательства.

     Таким образом, при формировании резерва  сомнительных долгов предприятие может  включить в него сумму задолженности, обеспечение по которой не гарантирует  исполнение обязательства.

     В бухгалтерском учете создание резерва  сомнительных долгов отражается проводкой:

     - создан резерв сомнительных долгов.

     Дебет 91-2 "Прочие доходы и расходы" субсчет "Прочие расходы"  Кредит 63  "Резерв по сомнительным долгам"

     Если  до конца отчетного года, следующего за годом создания резерва сомнительных долгов, этот резерв будет использован не полностью, то неизрасходованные суммы присоединяются при составлении годового бухгалтерского баланса к финансовому результату.

     В бухгалтерском учете это отражается проводкой:

     - списан неиспользованный резерв  по сомнительным долгам.

     Дебет 63 "Резерв по сомнительным долгам"    Кредит 91 "Прочие доходы и расходы" субсчет "Прочие доходы"

     Одновременно  предприятие может принять новое  решение о создании резерва сомнительных долгов, включив в него непогашенные долги из резерва прошедшего периода.

     Не  исключено, что сумма безнадежных  долгов окажется больше резерва. Разницу  между ними в бухгалтерском учете  следует включить в состав вне  реализационных расходов.

     Но  возможна и другая ситуация. Допустим, что часть резерва осталась неиспользованной. Ее можно включить в резерв следующего квартала (или года). Как это сделать? Сначала вновь проведите инвентаризацию дебиторской задолженности и определите общую сумму нового резерва. Затем сравните эту сумму с остатком старого резерва. Как вы понимаете, разница между ними может быть как положительной, так и отрицательной.

     В первом случае ее нужно включить во вне реализационные расходы в  последний день того периода, на который  был создан новый резерв. Если же сумма нового резерва окажется меньше остатка старого резерва, то разница считается вне реализационным доходом.

     А как быть, если организация решит  больше не создавать резерв по сомнительным долгам? В этом случае остаток старого резерва надо включить в состав вне реализационных доходов.

     Когда нужно списывать дебиторскую  задолженность? Разумеется, не раньше, чем бухгалтер ее выявит, проведя  инвентаризацию. Как это делать, объяснено в Методических указаниях  по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина России от 13 июня 1995 г. N 49. Выявленные результаты инвентаризации отражаются в Акте инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

     К акту бухгалтер прилагает письменное обоснование, составленное в произвольной форме. На основании этих документов руководитель организации издает приказ: списать данный долг. И только на основании этого приказа задолженность можно списывать. В каких же случаях это делается? Ответ на этот вопрос дан в пункте 77 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29 июля 1998 г. N 34н (далее - Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ).