Лекции по делопроизводству

     Типовые и примерные номенклатуры дел, разрабатываемые вышестоящими организациями для своих подведомственных организаций, должны быть рассмотрены и согласованы с экспертнопроверочной комиссией соответствующего архивного органа и утверждены руководителем организации отраслевого органа управления. Переработку и переутверждение типовых и примерных номенклатур дел проводят один раз в 10 лет.

     Утвержденный  экземпляр номенклатуры дел организации  является документом постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры дел службы ДОУ в виде самостоятельного дела, так же как и все контрольные и справочные картотеки. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает следующие реквизиты:

     • наименование организации;

     • наименование вида документа (номенклатура дел);

     • дату документа;

     • индекс дела;

     • место составления или издания документа;

     • гриф утверждения документа;

     • заголовок к тексту;

     •          текст документа;

     • подпись;

     

     • гриф согласования документа.

     

     Наименование  разделов номенклатуры дел — это названия структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры независимо от места в штатном расписании является служба ДОУ, последними разделами — общественные организации и органы, действующие на общественных началах. Если в организации отсутствуют структурные подразделения, то ее номенклатура строится по производственно-отраслевой или функциональной схеме. В качестве разделов номенклатуры используются направления деятельности организации или должности руководителей и специалистов. При указании названия раздела обязательно проставляется и его индекс.

     Объем каждого дела не должен превышать 250 листов. Поэтому если к концу года собирается большое количество документов под одним названием, то дело может быть сформировано в нескольких томах (частях). Для их учета в номенклатуре дел предусмотрена третья графа. Она заполняется в конце года.

     В конце года в номенклатуре делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, включая число томов (частей), с учетом сведений графы № 3. 

     Формирование  дел

     В соответствии с ГОСТ Р. 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» формированием дела называется «отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри дела». Группировка документов в дела производится в соответствии с номенклатурой дел. Порядок формирования дел должен быть изложен в инструкции |ПО делопроизводству организации.

     Различают централизованное формирование, которое осуществляется только службой ДОУ, и децентрализованное, производимое всеми структурными подразделениями организации. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляют лица, ответственные за документацию; методическое руководство и контроль за правильностью формирования дел — служба ДОУ и ведомственный архив. В небольших учреждениях, фирмах дела формируются централизованно секретарем. Он же является ответственным за сохранность документов.

     Формирование  дела начинается с начала года. Для  всех названных в номенклатуре дел заводится папка. На обложке каждого из них пишется наименование организации, затем с новой Строки — название структурного подразделения и под ним, в середине обложки, указывается индекс дела по номенклатуре. После этого полностью переносится на обложку заголовок дела из номенклатуры. В нижней части обложки дела проставляется срок его хранения. Если дело имеет постоянный срок хранения, то пишется: «Хранить постоянно».

     Заголовок является важнейшим элементом номенклатуры дела, так как именно по заголовку происходит поиск необходимого документа. Требования, предъявляемые к заголовку, — это Краткость, четкость, предельная точность. Заголовок дела должен содержать следующие элементы:

     • наименование вида документа (приказы, протоколы, отчеты, акты и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

     • авторство документа (наименование организации, структурного подразделения);

     • адресат или корреспондент документа (наименование организации, которой адресуют или от которой получают документ);

     • краткое содержание документов дела;

     • название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

     • даты (периоды), к которым относятся документы дела;

     • указание на копийность дела.

     В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, наименование их вида (план, отчет) и авторы, например: «Годовой отчет фирмы по капитальным вложениям за 2001 год».

     В заголовке дела, содержащего статистические формы, заполняемые в организации, приводятся: название формы, ее номер или шифр, например: «Годовой отчет о работе цехов по форме Б-36» или «Ведомость №... по счетам...».

     В заголовках дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указываются наименование вида документа и автор, например: «Приказы ректора института по личному составу за 2003 год».

     Дела  не должны иметь общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов, например, таких как  «Руководящие материалы», «Разная переписка», «Переписка по общим вопросам», «Дела с отчетностью» и т.п. Подобные заголовки недопустимы. При необходимости в заголовках дела указывается копийность документов.

     Документы могут группироваться в дела по следующим  признакам: номинальному, предметно-вопросному, авторскому, корреспондентскому, географическому, хронологическому.

     Основанием  для группировки документов по номинальному признаку служит их принадлежность к  одному и тому же виду, например: «Приказы, протоколы, справки, акты и т.п.»

     При формировании документов в дело по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание, например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (рекламации, докладные записки, справки, акты)».

     Авторский признак предполагает группировку  в дело документов одного автора, например: «Протоколы производственных совещаний завода «Коммунар» за 2002 год».

     Корреспондентский признак используется при группировке документов, связанных с перепиской. В заголовке указывается корреспондент, с которым ведется переписка, и раскрывается содержание вопроса, например: «Переписка со средними профессиональными учебными заведениями о совместной подготовке специалистов».

     При группировке в одно дело документов нескольких корреспондентов используется географический признак, например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции».

     Хронологический признак применяется при группировке документов за какой-либо определенный период, например: «Квартальные отчеты о научно-исследовательской работе преподавателей института».

     В дело могут быть подшиты только те документы, которые предусмотрены в нем номенклатурой. На документы не указанные в номенклатуре, заводится самостоятельное дело, и его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером. 

     При формировании дел следует помнить, что в дело включаются только исполненные  документы (имеющие отметку об исполнении) в соответствии с заголовками  дел по номенклатуре. Неисполненные, а также подлежащие возврату документы  подшивать в дело запрещено.

     Документы находятся в деле только в одном  экземпляре. Черновики, размноженные копии  в дело не подшиваются. Исключение составляют копии, на которых есть резолюции, визы, пометки, дополняющие содержание первых экземпляров. В дело помещаются документы, которые по своей содержательной части соответствуют его заголовку.

     Одним из важнейших требований, которые  должны выполняться при формировании дел, является группировка в отдельные  дела документов, предназначенных для  постоянного и временного хранения.

     Документы постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут быть сгруппированы в одно дело.

     Сроки хранения устанавливаются  на основе специальных  перечней типовых  и ведомственных  документов. Сроки, утвержденные типовыми перечнями, сокращать не разрешается; они могут быть только увеличены в особых случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций. Сроки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведомственным перечнем, устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения на основе материалов, представленных ведомственным архивом и ЭК организации.

     Особенности составления и  оформления первичных  документов в бухгалтерии

     Первичные учетные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. С января 1998 года в соответствии с постановлением Правительства РФ от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах» началось внедрение унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Их использование является обязательным для всех предприятий и организаций независимо от формы собственности.

     Унифицированные формы первичного учета, предназначенные для оформления однородных, типовых хозяйственных операций, применяемых в деятельности предприятий, способствуют рационализации и повышению качества первичной документации. Во исполнение указанного Постановления Правительства РФ Госкомстат России разработал унифицированные формы первичного учета и представил их в трех альбомах. Первый альбом включает формы по учету сельскохозяйственной продукции и сырья (утвержден Постановлением Госкомстата России от 29 сентября 1997 г. № 68). Во второй альбом входят формы по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве (утвержден Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

     Третий  альбом содержит формы по учету работы строительных машин и механизмов, учету работы в автомобильном транспорте (утвержден Постановлением Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78).

     Внедрение новых унифицированных форм документов вместо устаревших способствует повышению  качества первичного учета. Его совершенствование  отвечает интересам предприятий и организаций. Полная и достоверная первичная информация необходима не только для оперативного руководства и управления, но и для использования её налоговыми, банковскими, статистическими и иными заинтересованными организациями.

     Формы, содержащиеся в альбомах, используются заинтересованными ведомствами в качестве образцов построения, унификации и стандартизации при разработке специализированных форм первичного учета. 

Новые унифицированные  формы первичных  документов