Конспект лекция по "Делопроизводству"

Правильне формування справ  сприяє оперативному пошукові:! потрібних  документів підприємства, схоронності  їх, упорядкуванню;] діловодства.

Справи, як правило, формує секретар-референт, технічний секретар або інший  відповідальний працівник під контролем  керівника.

У фірмах справи формують переважно  за назвами видів документів (накази, контракти, акти й т. д.). Якщо обсяг  документообігу великий, то для оперативного пошуку можуть уводитися інші ознаки класифікації. Наприклад, контракти  можна групувати в кілька справ: контракти про постачання мінеральних  добрив, контракти про постачання вугілля, контракти про постачання бензину й т. ін.

Правила формування справ  такі:

·          у справу підшивають документи, роботу з якими закінчено;

·          у справу підшивають оригінали чи копії, завірені в установленому порядку;

·          документи, що мають різні терміни зберігання, групують у різні справи;

·          документи з одного питання підшивають в одну справу (в кожній справі або томі справи має бути не більше ніж 250 аркушів; може бути кілька томів однієї справи);

·          до справи вносять лише один примірник документа;

·          кожний документ, унесений до справи, має бути належним чином оформлений (містити позначку про виконання документа й направлення його до справи);

·          як правило, до справи вносять документи одного календарного року (навчального року, виборного періоду);

·          у справу не підшивають документи, що підлягають поверненню, а також чернетки документів;

·          усередині справи документи розташовують у хронологічній (номерній) послідовності (документи, термін зберігання яких становить до 10 років включно, можна розташовувати у зворотній хронологічній послідовності).

Статут підприємства та інші засновницькі документи вміщують в  окрему справу. Протоколи загальних  зборів акціонерів зберігають окремо від протоколів засідань Ради директорів. Додатки й доповнення підшивають до відповідних протоколів.

Контракти (договори) підприємства поділяють на дві групи й зберігають у різних справах. Першу групу  становлять комерційні контракти (договори) між підприємствами, другу — трудові  контракти, трудові договори, трудові  угоди.

Накази по особовому складу групують окремо від наказів із питань загальної діяльності.

Документи по особовому складу підприємства (особові справи, особові  картки) розташовують в алфавітному  порядку прізвищ працівників.

Із документів, що мають  реквізит 15 (гриф обмеження доступу  до документа), формують окремі справи.

Формування справ, пов'язаних зі службовим листуванням, залежить від його обсягу. Якщо обсяг листування невеликий, то заводять одну справу, в  якій зберігають вхідні та вихідні  листи, факси. Прогнозуючи збільшення обсягу листування з діловими партнерами, доцільно сформувати окремі справи для  вхідних листів (факсів), вихідних листів (факсів). Якщо обсяг документообігу великий, можна завести справи на вхідні листи, вихідні листи, вхідні факси, вихідні факси. Доцільно в  одну справу підшивати один за одним  листи-відповіді й листи-запити.

Якщо підприємство має  багато . контрагентів, то можна застосовувати  об'єктивну ознаку групування документів, тобто в одній справі зберігати  документи різних видів (контракти, факси, телефонограми й т. п.), які  стосуються однієї організації (наприклад, «Документи (контракти, акти, листування) про співпрацю з AT „Каштан" за 1999 р.»).

Плани та звіти зберігають у справах того року, на (за) який їх складено, незалежно від часу складання чи затвердження. Бізнес-плани  на кілька років підшивають у справи першого року (наприклад, бізнес-план на 1999—2000 pp. слід зберігати у справі 2000 рік).

Сформовані справи зберігають у спеціальних теках вітчизняної  або імпортного виробництва. Теки імпортного виробництва можна використовувати  протягом кількох років тому для  оперативного пошуку документів усередині  справи доцільно робити закладки із зазначенням  року.

На лицьовому боці обкладинки справи мають бути такі дані:

назва організації;

назва структурного підрозділу;

номер справи;

заголовок справи;

за який рік    (роки);

кількість аркушів;

термін зберігання (згідно з Переліком). 

 

4. Робота з документами,  що містять комерційну таємницю

В умовах конкуренції між  фірмами (підприємствами, організаціями, установами) актуальною проблемою стає збереження інформації, що становить  їхню комерційну таємницю (КТ).

КОМЕРЦІЙНА ТАЄМНИЦЯ —  це виробнича, науково-технічна, управлінська, фінансова та інша інформація, що використовується для досягнення комерційних цілей (одержання прибутку, уникнення збитків, чесного здобуття переваги над конкурентами) й яка вважається конфіденційною. До конфіденційної інформації належать також ідеї, винаходи, відкриття, технології, індивідуальні особливості комерційної  діяльності, що дають змогу успішно  конкурувати, й т. ін.

Основні умови віднесення інформації до КТ:

справжня або потенційна комерційна важливість інформації;

відсутність вільного доступу  до інформації на законних підставах;

вжиття заходів володарем  інформації для її охорони та збереження конфіденційності.

Для організації зберігання конфіденційної інформації комерційного підприємства необхідно:

визначити інформацію, що становить  комерційну таємницю;

забезпечити порядок її захисту.

Якщо ці умови не виконуватимуться, то підприємство не матиме законних підстав  для притягнення працівників  до відповідальності за розголошення чи передавання інформації, яка містить  комерційну таємницю.

Інформацію, що становить  комерційну таємницю підприємства, можна  умовно поділити на два блоки:

науково-технічна (технологічна) інформація;

ділова інформація.

До науково-технічної  інформації належать:

методи й способи виробництва (особливо нові розробки);

нові технології;

напрями модернізації відомих  технологій і процесів;

відомості про конструкції  машин та обладнання;

креслення;

схеми;

програмне забезпечення ПОМ, ПК тощо.

До ділової інформації належать:

• відомості про розміри  прибутків, собівартість випущеної  продукції;

• плани й обсяги реалізації продукції (плани маркетингу, дані про  характер та обсяг торговельних операцій, рівні цін, наявність товарів);

• відомості про фінансовий аспект діяльності підприємства (за винятком фінансових звітів);

• плани рекламної діяльності; • списки торговельних та інших  клієнтів, посередників, конкурентів, відомості про їхнє фінансове  становище;

• відомості про умови  чинних контрактні, договорів і тих, що готуються до укладання.

Склад і обсяг відомостей, що становлять комерційну таємницю підприємства, порядок схоронення й доступу  до конфіденційної інформації, а також  правила її використання визначає керівник.

Органи державної влади  й місцевого самоврядування не мають  права втручатись у визначення та схоронення комерційної таємниці (крім випадків, передбачених чинним законодавством).

Основна мета захисту конфіденційної інформації полягає в тому, щоб  запобігти її розголошенню й заволодінню  нею конкурентами. Часто необхідно  забезпечувати захист і «чужих»  комерційних таємниць, про які  можна довідатися з «додаткових» джерел. Якщо не буде такого захисту, то підприємство може втратити клієнтів, вигідних партнерів.

Захист комерційної таємниці полягає в здійсненні таких заходів:

забезпечення обліку й  схоронності документів, які містять  комерційну таємницю;

використання організаційних, технічних та інших засобів захисту  конфіденційної інформації;

обмеження доступу до носіїв конфіденційної інформації;

встановлення правил віднесення інформації до КТ;

розроблення інструкцій стосовно дотримання режиму конфіденційності й  виконання їх особами, які мають  доступ до конфіденційної інформації;

здійснення контролю за дотриманням  установленого режиму охорони комерційних  таємниць.

Для обмеження доступу  до інформації, яка містить КТ, керівник повинен видати спеціальний наказ про введення «Переліку відомостей, що містять комерційну таємницю підприємства», заходи з охорони цих відомостей, визначення кола осіб, котрі мають доступ до цієї інформації, правила роботи з документами з грифом «Комерційна таємниця». Відповідальні працівники підприємства повинні під розписку ознайомитися з наказом і додатком до нього.

Діловодство в разі роботи з документами, що містять комерційну таємницю, має особливості. Так, наказом  керівника підприємства

Призначається посадова особа (особи), яка відповідає за облік, зберігання й використання документів, що мають  гриф обмеження доступу. Нею може бути працівник, для якого робота з документами надходить до основних службових обов'язків,, або відповідальний пращник, для якого виконання  цих функцій становитиме додаткове  завантаження.

Гриф конфіденційності, на відміну від грифа таємності, означає, до право власності на інформацію, яка міститься в документі, належить підприємству.