Конспект лекция по "Делопроизводству"

Текст службового листа повинен  торкатися лише однієї теми. Рекомендується у тексті листа уникати категоричних виразів.

Тон листа повинен бути нейтральним.

Супровідний лист - документ, який інформує адресата про направлення до нього доданих до листа документів.

Лист-запрошення пропонує адресатові взяти участь у якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі.

Інформаційний лист - повідомляє адресатові про певний факт чи захід.

Лист-запит - це комерційний документ, своєрідне звертання покупця до продавця з проханням дати певну детальну інформацію про необхідний товар чи певні послуги, або ж прислати пропозицію про поставку товару.

Лист-прохання - це лист, спеціально присвячений висловленню важливого прохання до адресата. Однак у діловій кореспонденції дуже часто прохання висловлюється у контексті, поєднуючись з іншою інформацією.

Рекламний лист - різновид інформаційного листа, направляється конкретному адресатові та містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів.

Мета - спонукати адресата скористатися певними послугами. У  таких листах адреса зазначається окремо.

Лист - повідомлення близький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит.

Лист-підтвердження - містить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару; про те, що раніше складений документ лишається в силі).

Лист-нагадування - містить вказівку про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання або проведення заходу (нагадування клієнтам про необхідність оплатити прострочені платежі чи рахунки).

Рекламаційний лист, лист-претензія - це листи у яких пред'явлено претензії партнерові, який порушив умови укладеної угоди і виконав неякісне або ж зовсім не виконав своїх зобов'язань.

Гарантійний лист - документ, що забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань.

Рекомендаційний лист - це лист у якому викладена рекомендація комусь про певну особу, що пов'язано з улаштуванням на роботу, поданням документів на здобуття стипендії. У ньому повинно бути чітко сформульовано те. заради чого власне й пишеться рекомендація. Висловлюється готовність нести певну відповідальність за рекомендовану особу.

Ініціативний  лист - це лист, що вимагає відповіді.

Такі листи висловлюють  прохання, пропозицію, запит до адресата у вирішенні певних питань.

Лист-вітання - це лист у якому ви виявляєте увагу до своїх клієнтів, партнерів, колег з нагоди їх успіхів у будь-якому виді діяльності чи привітання зі святом.

Лист-відповідь - за змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тема тексту вже задана, то залишається висловити рішення з приводу поставленого запитання: чи всі прохання можуть бути задоволені, якою мірою, в які терміни. Відмова повинна бути вагомо аргументована. 

 

3. Ділове листування

Ваша фірма (державна, кооперативна, спільне чи мале підприємство) вирішила встановити ділові зв'язки з закордонними партнерами.

Укладення кожної угоди, насамперед, пов'язано з більш-менш тривалим листуванням. Крім того, у наш час  існують сучасні форми комерційного спілкування ділових партнерів - телекси, факси, електронна пошта, Інтернет тощо. Однак їх мають ще не всі підприємства, а, крім того, не всі питання можна вирішити за їх допомогою. Тому використовують добре відомий спосіб -листування.

Історично склалося так, що мовою міжнародного спілкування  є англійська мова. Цією мовою можна  писати листа у будь-яку частину  світу і, безумовно, вас зрозуміють.

Ділова кореспонденція - це вид епістолярного мистецтва, покликаний не лише досягти якоїсь комерційної мети, а й створити певний імідж.

Є два основні  види офіційної кореспонденції:

- офіційне листування між державними установами різних країн, іноземними представництвами та їх посадовими особами (ноти, меморандуми, пам'ятні записки). Цей вид кореспонденції використовується в основному в дипломатичній практиці;

- ділові (комерційні) листи, що мають напівофіційний характер і широко практикуються при організації ділових контактів між фірмами, • організаціями тощо.

Загальні протокольні  вимоги до офіційного листування, метою  якого є засвідчення адресатові поваги з урахуванням рангів між  відправником і адресатом, ґрунтуються  на принципах рівності, поваги та взаємної коректності.

Обов'язкові реквізити  листів:

Звертання вказує на офіційний та почесний титул адресата.

Комплімент - це засвідчення ввічливості, яким починається або закінчується лист.

Підпис засвідчує цей документ. Прізвище особи, уповноваженої поставити свій підпис, звичайно подається наприкінці документа.

Дата має охоплювати день, місяць, рік і місце написання листа. Ці дані не пишуться у скороченому вигляді.

Адреса - повністю прізвище, титул та адреса. Розміщують угорі або внизу першої сторінки документа залежно від його характеру та повторюють на конверті.

Пишучи лист пам'ятайте, що треба бути лаконічним, писати коротко  і просто, стежити за логічністю та послідовністю викладу, намагатися уникати багатозначності та надміру іншомовних слів, бути ввічливим, уникати категоричності і заперечних форм, не забувайте про вступний і завершальний компліменти.

У листуванні можна  скорочувати посади або звання адресата.

Якщо вам невідоме прізвище адресата і ви звертаєтеся до фірми  взагалі, то треба використовувати  звертання «панове». Це звертання  також можна ставити перед  прізвищами власників фірми (якщо їх декілька).

По-друге, далі пишеться посада вашого кореспондента, яка свідчить про те, що лист не приватний.

Далі - назва фірми чи установи, де можна застосовувати скорочення:

Компанія - Co.

Корпорація - Corp.

Відділ - Dept.

Товариство з обмеженою  відповідальністю - Limited - Ltd.

Потім пишуть номер будинку  та назву вулиці. При цьому використовують такі скорочення:

Будинок - Building - Bid.

Помешкання (квартира) - Apartment - Apt.

Бульвар - Avenue - Ave.

Вулиця - Street - St.

Площа - Squeare - Sq. 

 

4. Структура листа  

 

Зверху, ліворуч повторюється повністю адреса, а праворуч, нижче  адреси, пишуть дату відправлення.

У США прийнято писати April 10, 2004. Не слід писати так, як наприклад, у нас в Україні: 10.04.2004 чи 10.04.04.

Нижче посередині аркуша - заголовок. Це коротка вказівка щодо змісту або  теми листа. Це, в першу чергу, робиться для того, щоб отримувач відразу зрозумів, про що йдеться у листі.

Ще нижче, ліворуч, пишуть ввічливе звертання. Традиційно воно складається  зі слів: Dear Mr. чи Dear Mrs. і прізвища адресата. Якщо прізвище вам невідоме, можна звертатися: Dear Sir. (Madam) чи Dear Sir or Madam. У листах двом і більше особам, фірмі чи іншій організації використовують таке саме вітання.

Етикетом передбачено, щоб  у звертанні були вказані академічні ступені доктора чи професора.

До особи зі ступенем доктора  наук звертаються Dr. або після імені ставлять букви, що вказують його чи її ступінь доктора в конкретній галузі.

У звертанні до особи, яка  займає посаду професора, звертаються  професоре (Prof).

Наступним рядком, після  позначки Re (Referens) прийнято стисло позначити тему або предмет листа:

Наприклад:

Re: 2004 Kiev Book Fair

Київський книжковий ярмарок, 2004

У листах з великої літери треба писати:

- словоформи, які позначають  національність чи державність;

- посади;

- назви фірм чи установ;

-  назви міст, штатів, вулиць, шляхів, бульварів, готелів, а також нумерацію поверхів, помешкань, кімнат;

- повні чи короткі назви  місяців та днів тижня;

- назви товарів;

- торговельних марок.

Високопрофесійним вважається такий текст листа, у якому  поєднуються привітний, щирий тон  з гідністю авторської особи. Однак  надмірність і зловживання таким тоном у ділових листах може призвести до зворотного ефекту.

Ввічливість і точність - невід'ємні в діловій кореспонденції, проте загальний тон листа  може змінюватися залежно від  його змісту. Листи, адресовані відомим  державним діячам, заяви та ін., повинні  мати більш офіційний тон, ніж  звичайний діловий лист.

Писати дуже довгі ділові та комерційні листи у світі не прийнято. Проте, коли лист не вміщується на одній сторінці, треба наприкінці поставити: continued over чи see overleaf - "Продовження далі" чи "Дивись на звороті". Кожна сторінка, окрім першої, нумерується арабськими цифрами.

Службові листи друкуються на машинці, принтері комп'ютера, передаються  факсом. Текст листа друкується через 2 чи 1,5 інтервали. Не допускаються виправлення, підчищення. Абзац з крайнього  поля рядка - 5 інтервалів.

Завершують листа словами: "Щиро Ваш" чи просто "Ваш", що англійською мовою передається  таким чином: Sincerely Yours чи Yours.

І, нарешті, підпис, прізвище та посада. Ім'я повністю, щоб у  вашого партнера не було сумнівів щодо вашої статі: Valentin чи Valentino Shevchenko.

Листи підписуються власноручно. Якщо поряд з підписом стоять дві  літери "рр" (perprocurationem), це означає - за дорученням. Якщо до листа додаються які-небудь матеріали, знизу, у лівому кутку, пишеться слово "Enclosures" чи "ЕпсГ (додаток чи додатки).

Дата пишеться по-різному: в Англії - день, місяць, рік (77"' October, 2004). Правильно необхідно писати порядкові числівники дати з допомогою цифр і відповідних закінчень: st, nd, rd, th. Наприклад: 1st, 2nd, 3rd,4th; в США - місяць, день, рік (October 17, 2004).

Назви місяців можуть записуватися повністю або скорочено:

January	Jan.
February	Feb.
March	не скорочується
April	Apr.
May	не скорочується
June	не скорочується
July	не страчується
August	Aug.
September	Sept.
October	Oct.
November	Nov.
December	Dec.

 

  

 

Міжнародна організація  стандартизації (ISO) рекомендує таку цифрову форму: 2004 -10-03.

Підпис. Повноваженням підписувати  лист від імені установи наділені керівник, офіційні особи і службовці, яким це повноваження передано. Ім'я  особи, яка підписує лист, друкується під підписом.

P.S. Друкується в нижній  частині листа, додається для  того, щоб інформувати про останні  події або підкреслити важливий  момент.

Найважливіші ділові листи  бажано не перегинати. Менш офіційні можна  складати текстом всередину.

Відповідь  на телеграфний запит треба дати протягом трьох днів. На лист - до 10-ти днів. 

 

5. Комерційне листування

У міжнародній торгівлі використовують різноманітні фінансові документи. Продавець товару може послати покупцеві  рахунок-фактуру - виставити рахунок; покупець відправляє продавцеві свідоцтво  своєї кредитоспроможності - акредитив. При перевезенні товару використовуються різні транспортні накладні. Документ для оплати товару - переказний вексель - тратта.

Акредитив - найважливіший  документ зовнішньої торгівлі; він  є формою оплати як для покупця, так  і для продавця. Першому він  потрібен для впевненості в оплаті товару. Акредитив, таким чином, є  гарантією оплати.

Звичайно переказ коштів з одного банку іншому здійснюється телеграфом чи за допомогою телекса. Банк, який відправив акредитив (банк-імпортер), має назву банк-емітент, банк-експортер  називається виконуючим банком.

Покупець звертається  у свій банк з проханням відкрити акредитив, бо він замовив товари, а продавець прислав рахунок-фактуру, де зазначені подробиці вартості товарів. Акредитив на користь продавця відправляється на суму, що дорівнює вартості товарів. Покупець відсилає спеціальний  заповнений бланк у свій банк з  проханням відкрити цей акредитив  у країні продавця. Виконуючий банк (філія банку) повідомляє імпортера  про відкриття на його користь  акредитиву і про його умови. Як тільки імпортер виконає всі вимоги (наприклад, подасть документи про відправку, дасть страхове свідоцтво тощо), він може отримати суму з акредитива. Одержана виконуючим банком документація буде відіслана банку-емітенту, а  потім передана імпортеру.

В інтересах продавця домогтися  відкрити безвідзивний акредитив, оскільки у цьому випадку покупець вже не може змінити своє рішення і припинити виплату грошей. Коли банк-агент приймає на себе обов'язки з виплати - акредитив підтверджується. Дуже часто банк приймає від продавця вексель (тратту). Продавцю завжди треба виставляти тратту, поки акредитив діє. Якщо цього не зробити, акредитив може стати простроченим і гроші отримати буде неможливо.