Конспект лекция по "Делопроизводству"

Основними елементами наказу є: найменування акта й органу щодо якого він видається; назва виду документа; дата; місце видання; номер; заголовок; текст наказу з додатками (якщо вони є); підпис керівника органу; візи (уразі потреби); виконавець.

Як правило, текст наказу з основної діяльності складається  з двох частин: констатуючої і розпорядчої.

У констатуючій частині викладаються причини й обставини, що зумовили видання наказу, зазначаються його мета і завдання, дається оцінка існуючого стану справ. Ця частина наказу викладається за можливістю стисло і торкається лише тих питань, щодо яких будуть дані приписи в розпорядчій частині. Вона може обмежуватись однією-двома фразами. Наприклад: Відповідно до Указу Президента України від ...№..., З метою усунення недоліків...», «Згідно з наказом... № ... від...», «За підсумками першого кварталу цього року в ...» тощо.

Якщо мотиви видання і  мета наказу ясні й не вимагають  спеціального обґрунтування, то констатуюча  частина в наказі випускається.

Основною частиною наказу є розпорядча, в якій викладається його сутність. Вона починається словом «НАКАЗУЮ» і містить конкретні  приписи про те, що має бути виконано. У ній зазначають заходи для виконання  поставлених у наказі завдань, виконавців цих заходів, їх права й обов'язки, строки виконання, форми і методи роботи тощо. Структура розпорядчої частини залежить від обсягу і змісту наказу. В останньому пункті розпорядчої частини зазначають осіб, яким доручено здійснювати контроль за виконанням наказу.

2.2. Витяг з наказу

Витяг — це копія будь-якої частини оригіналу документа. У практичній роботі витяги з наказів оформляють досить часто для вирішення питань виробничої діяльності структури.

Витяг з наказу має фактично ті самі реквізити, що й наказ, але  з нього береться лише та розпорядча частина тексту, яка є необхідною для практичної роботи. Констатуючу  частину тексту переносять до витягу повністю й оформляють позначку про  завірення копії, але без слова  «копія».

Витяги з наказів складають  на загальних, спеціальних бланках  формату А4 чи А5 залежно від обсягу документа. Перевагу віддають бланкам  з поздовжнім розміщенням основних реквізитів.

Реквізити витягу з наказу:

— назва відомства, закладу, структурного підрозділу;

— назва документа (витяг  з наказу);

— дата (переносять з оригіналу);

— номер (переносять з оригіналу);

— місце складання чи видання (переносять з оригіналу);

— заголовок до тексту (переносять з оригіналу);

— текст (переносять з оригіналу  всю констатуючу частину, слово  «НАКАЗУЮ» та необхідні пункти розпорядчої  частини);

— підпис (переносять з оригіналу, але керівник не підписується);

— позначка про завірення  копії (без слова «копія»). 

 

2.3. Розпорядження

Розпорядження — правовий акт управління державного органу, що видається одноособове керівником, головним чином колегіального органу державного управління з метою вирішення оперативних питань. Як правило, розпорядження має обмежений термін дії, стосується вузького кола організації, посадових осіб і громадян, кому адресоване.

Розпорядження становлять підзаконні акти, що поділяються на дві групи:

а) розпорядження загального характеру — тривалої дії;

б) розпорядження часткового (окремого) характеру — стосуються конкретного вузького питання.

Розпорядження видають Кабінет  Міністрів України, виконкоми Рад  народних депутатів, а також керівники  підприємств, організацій, установ  та їхні заступники для вирішення  оперативних завдань.

Реквізити: Герб України; назва  органу управління, що видає розпорядження; назва виду документа; заголовок; дата, місце видання, номер документа; текст; підпис відповідальної особи; виконавець.

Текст розпорядження оформляють так само, як і текст наказу з  основної діяльності або вказівки.

Зразки розпоряджень:

 

 

2.4. Вказівка

Вказівка — це розпорядчий документ, що видається переважно з питань інформаційно-методичного характеру, а також з питань, пов'язаних з організацією виконання наказів, інструкцій чи інших актів будь-якого органу або вищих органів внутрішніх справ.

У вказівці мають бути зазначені  дії оперативного, разового характеру, які приписується виконати.

Право підписувати вказівку має перший керівник структури або  його заступники. Текст вказівки, як і наказу з основної діяльності, поділяється на дві частини: констатуючу  та розпорядчу.

Вказівка повинна мати заголовок до тексту, який розкриває  її зміст.

Текст вказівки викладається у наказовій формі і може починатися словом «ЗОБОВ'ЯЗУЮ», «ПРОПОНУЮ», «ВИМАГАЮ», яке друкують окремим рядком великими літерами. Перед текстом вказівки допускається вмістити вступне речення, яке розкриває мету або причини  видання документа. Речення має  починатися сталими формулюваннями типу — «Відповідно до...», «З метою ...» тощо.

У разі потреби деталізації  дій, що пропонуються, текст вказівки допускається поділяти на пункти та підпункти. У кожному пункті вказівки необхідно  зазначати

запропоновані дії, терміни  виконання та виконавців. В останньому пункті мають бути зазначені особи, на яких покладається контроль за виконанням вказівки.

Вказівки видають при  оформленні відряджень, рішень поточних організаційних питань, а також для  доведення до виконавця нормативних  матеріалів.

Реквізити вказівки: назва  відомства, закладу, структурного підрозділу; назва виду документа (ВКАЗІВКА); дата і місце видання; номер; заголовок; текст; підпис; відмітка про узгодження; виконавець.

 

 

 

 

2.5. Ухвала

Ухвала — це розпорядчий документ, що приймається місцевими Радами народних депутатів або їх виконкомами в колегіальному порядку для розв'язання найважливіших питань, що становлять їх компетенцію.

Ухвалами називають також  спільні акти, що видаються кількома неоднорідними (колегіальними і  тими, що діють на основі принципу єдиноначальності, державними органами, громадськими організаціями  тощо).

За своїми юридичними властивостями  ухвали можуть бути нормативними чи індивідуальними.

Змістом нормативної ухвали є робота підприємств торгівлі, побутового обслуговування населення тощо, її готують члени держадміністрації, місцевих Рад, постійні комісії.

Індивідуальна ухвала складається  для встановлення опіки, про прийняття  до експлуатації будівлі тощо, її готують  депутати, спеціалісти та зацікавлені  організації.

Розпорядчий документ містить  такі основні реквізити:

Герб України, назва установи, зазначення місця видання, назва  виду документа (УХВАЛА), дата й номер  документа, заголовок, текст ухвали, підписи голови і секретаря установи, печатка.

Ухвала складається із вступної частини, в якій констатується  стан питання, що розглядається, і постановчої, що містить перелік заходів із зазначеними термінами виконання та перелік службових осіб, які відповідають за своєчасне втілення їх у життя, а також тих, кому доручено контроль за виконанням ухвали.

2.6. Рішення

Рішення — 1) правовий акт, що приймається органом виконавчої влади в колегіальному порядку з метою вирішення найважливіших питань щодо їх компетенції. Рішення — це також спільні акти, що видаються кількома неоднорідними органами — колегіальними та органами, що діють на правах єдиноначальності, державними органами та громадськими організаціями;

2) документ, що містить  висновки суду чи арбітражу  за результатами розгляду цивільного  права в суді чи спірного  питання в арбітражі;

3) резолюція зборів, наради  тощо. Реквізити рішення:

— назва документа (рішення);

— місце складання, дата;

— заголовок;

— текст;

— додатки (у разі потреби);

— підпис уповноваженої  особи.

 

Тема 5. ДОВІДКОВО-ІНФОРМАЦІЙНІ ДОКУМЕНТИ 

 

1. Довідка

2. Пояснювальна  записка

3. Доповідна записка

4. Рапорт

5. Протокол

6. Витяг з протоколу

7. План роботи

8. Звіт

9. Огляд

10.Акт

11. Оголошення

12. Рецензія

13. Анотація

14. Відгук

15. Висновок

16. Прес-реліз 

 

Довідково-інформаційні документи - це документи, що відправляються з установ, організацій, закладів та направляються до них і містять інформацію про фактичний стан справ, який є підставою для прийняття розпорядчих документів. Вони мають допоміжний характер відповідно до організаційної документації, не обов'язкові для виконання на відміну від них. Інформація, що міститься у них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

До довідково-інформаційних  документів належать: довідка, службовий  лист та його різновиди (Тема 6. Ділове листування), протокол, службова, доповідна  та пояснювальна записки, звіт, акт, зведення, повідомлення, заявка, план роботи, оголошення, рецензія, відгук, запрошення, службова телеграма (Тема 6. Ділове листування) та багато ін. 

 

1. Довідка

Довідка - це службовий документ інформаційного характеру, що підтверджує факти з життя і діяльності окремих громадян та різні обставини діяльності установ, організацій, підприємств. Найчастіше довідка видається на прохання працівника про перебування в займаній посаді. Довідка виконується на бланку установи формату А5, здебільшого з трафаретним текстом. Довідки можуть бути службові та особисті.

Службова довідка має об'єктивно відображати фактичний стан справ, тому її складання потребує ретельного відбору та перевірки відомостей, зіставлення й аналізу отриманих даних. Цю довідку складають на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи.

Особисті довідки видають зацікавленим установам чи громадянам. Вони підтверджують факт роботи чи навчання, обійману посаду, розмір заробітної плати, місце проживання тощо.

Ситуації, з приводу яких видають довідки, досить типові, тому й використовують уніфіковані трафаретні бланки, в яких частину тексту віддруковано й позначено місця для внесення деяких змінних реквізитів. Текст  починається із зазначення в давальному відмінку звання, прізвища, імені по батькові особи, про яку йдеться. В останньому абзаці тексту зазначають, куди буде подаватися довідка, що видається.

Реквізити довідки:

— назва установи, що видає  довідку,

— назва виду документа (довідка),

— дата видачі й номер (проставляють при підписанні),

— прізвище, імя по батькові особи, якій видається довідка,

— текст довідки,

— призначення довідки (куди подається),

— підпис службової особи,

— відбиток печатки, без  якої довідка не має юридичної  сили.

Довідки інформаційного характеру  відображають індивідуальні ситуації, їх складають у відповідь на запити і подають у визначений термін. Довідки, що направляються за межі установ, як правило, оформляють на загальних  бланках, а ті, що подаються в межах установ, — на чистих аркушах паперу формату А4 або А5 (залежно від обсягу тексту).

Заголовок до тексту довідки  може містити відомості про час  чи дату, на які припадають наведені в ній факти, наприклад:

Про результати комплексної  перевірки роботи Замостянського РУ ГУ МВС України в м. Києві за 9 місяців 2006 року

У довідці необхідно об'єктивно  відображати стан справ, тому її складанню  мають передувати ретельне збирання і перевірка повідомлень, зіставлення  та аналіз добутих даних. У довідці  можуть наводитись таблиці чи додатки  тощо.

У деяких випадках довідку  можуть підписувати особи, які склали її й відповідають за викладені в  ній факти.

Зразок довідки:

 

 

 

  

 

 

 

2. Пояснювальна  записка

Пояснювальна  записка - це службовий документ, в якому пояснюється ситуація, що склалась, факт, дія або вчинок працівника (найчастіше порушення дисципліни, невиконання роботи) на вимогу керівника.

Пояснювальна записка  може бути поясненням чи доповненням  до будь-якого основного документа (звіту, проекту тощо) і документ особистого характеру.

Текст пояснювальної записки  має бути переконливим і містити  неспростовані докази. Оформляють документ на чистому аркуші паперу формату А4 від руки.

Зразок пояснювальної  записки: