Конспект лекция по "Делопроизводству"

До справи 12—12

Відповідь надіслано 20.08.2006 № 02—12/123

(посада, ініціали, прізвище, дата)

або:

До справи 02—13

Відправлено факсом

О. М. Панченко (підпис)

26.08.2006

чи:

Розглянуто на Вченій раді

протокол від 30.09.2006 № 16

До справи 04 – 10  

М. Мороз (підпис)

01.10.2006

30. Позначка про  наявність документа в електронній  формі містить повне ім'я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані, її ставлять у центрі нижнього берега лицевого боку першого аркуша документа.

31.  Позначка про надходження (зареєстрування) документа до установи, органу містить скорочену назву організації, що отримала документ, дату надходження. Позначка робиться від руки чи за допомогою гумового штемпеля організації, який містить: назву організації, дату надходження, індекс документа. Позначка проставляється праворуч на нижньому березі документа за допомогою штампа.

32. Запис про  державну реєстрацію фіксують лише на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження.  

 

 

ТЕМА 4.  ОРГАНІЗАЦІЙНО – РОЗПОРЯДЧІ  ДОКУМЕНТИ (ОРД) 

 

1. Організаційні  документи

1.1. Статут

1.2. Положення

1.3. Постанова

1.4. Інструкція

1.5. Правила

2. Розпорядчі документи

2.1. Наказ

2.2. Витяг з наказу

2.3. Розпорядження

2.4. Вказівка

2.5. Ухвала

2.6. Рішення 

 

 

 

1. Організаційні  документи

Організаційно – розпорядчі  документи – це  документи, що створюються в установленому правовому порядку і використовуються у процесі взаємодії суб'єктів та об'єктів управління як один із засобів закріплення і реалізації їх функцій та завдань. Усі установи, заклади, підприємства, організації України у своїй діяльності поряд з актами органів державної влади керуються постановами, положеннями, статутами, правилами, інструкціями тощо.

1.1. Статут

Усі державні та приватні підприємства, а також громадські об'єднання  діють на основі статуту.

Статут — юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність установ, структур, що є в підпорядкуванні органу, громадян, їх відносини з іншими установами та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління чи господарської діяльності.

Статути поділяються на дві  групи: типові (загальні) та індивідуальні.

Типові статути розробляються  для певних систем установ вищими органами державної влади та управління, з'їздами громадських організацій, індивідуальні — для певної організації  шляхом конкретизації типових статутів вищою установою, якій підлягають підприємства, заклади, відділи тощо.

Зміст статуту складається  з розділів, які мають заголовки  та нумеруються арабськими числами.

Статути після їх затвердження підлягають обов'язковій реєстрації в органах Міністерства фінансів України.

Реквізити: гриф затвердження вищого органу управління, назва виду документа, заголовок, текст, відмітки про погодження та реєстрацію, дата.

Для чіткості викладу та зручності читання текст статуту  розбивають на статті (пункти), які групують у розділи (позначають римськими  числами).

Окремо слід вирізнити  статути, які визначають організацію  тієї чи іншої сфери діяльності Збройних Сил України та органів внутрішніх справ України (Стройовий статут, Дисциплінарний статут тощо).

Загальні статути затверджуються вищими органами державної влади  й управління, а статути громадських  організацій приймаються і затверджуються їх з'їздами.

 

 

1.2. Положення

Положення — це правовий акт, що визначає основні правила  організації і діяльності державних  органів, структурних підрозділів  органу, а також установ, організацій  і підприємств, що їм підпорядковані.

Існують положення типові та індивідуальні.

Типові положення розробляються  для системи установ та підприємств  вищим органом управління, індивідуальні  — на підставі типових положень, які затверджуються керівником установи, закладу, організації.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищої організації.

Положення містить такі розділи: загальну частину (преамбулу); основні  функції (що треба робити для виконання  поставлених завдань); права; порядок  утворення й організація праці.

Положення підписує керівник організації і затверджує вища за підпорядкуванням організація.

Типовий формуляр положення  містить: герб, назву відомства, організації, структурного підрозділу; гриф затвердження, назву виду документа (положен-ня); місце видання; дату; індекс, заголовок до тексту; текст; підпис; відмітку про положення.

 

 

 

  

 

1.3. Постанова

Постанова — нормативний акт, що приймається вищими і деякими центральними органами колегіального управління з метою вирішення найважливіших завдань, які стоять перед даними органами, і встановлення найстабільніших норм чи правил поведінки.

Постанови приймаються Президією  Верховної Ради України, Кабінетом  Міністрів України та іншими органами управління.

Текст постанови складається  з двох частин: констатуючої та розпорядчої. Констатуюча частина містить  вступ, оцінку становища чи посилання  на розпорядчий документ вищої установи.

У розпорядчій частині  наводяться запропоновані постановою заходи, визначається виконавець, термін виконання. Підписують її дві особи: голова колегіального органу та керуючий справами (секретар).

Реквізити: Герб України; назва  установи, що підготувала постанову; назва виду документа; дата і місце  видання; заголовок (стислий виклад змісту постанови); текст; підписи.

 

 

1.4. Інструкція

Інструкція — це нормативний акт, що видається органом державного управління, у якому в систематизованому вигляді викладені правила, що визначають порядок впровадження в життя актів, які приймаються органами державної влади: управління, порядок діяльності певних категорій працівників органів внутрішніх справ щодо здійснення покладених на них завдань і виконання конкретних видів роботи.

Інструкції бувають: посадові, з техніки безпеки, з порядку  роботи, з порядку проведення оперативних  нарад, з організації контролю тощо.

Інструкція затверджується вищими органами чи керівниками установ (чи їх наказом із зазначенням номера й дати видання), де може бути й відмітка про те, що вона є додатком до розпорядчого документа. При затвердженні інструкції розпорядчим документом у ньому  встановлюється термін введення інструкції та зазначаються виконавці.

Реквізити: назва виду документа, гриф затвердження, заголовок, дата, індекс, місце видання, текст, підпис, види погодження.

Текст викладається у вказівно-наказовій  формі з формулюванням типу «повинен», «не дозволено», «необхідно», «слід» тощо. Текст документа має бути стислий, точний, зрозумілий, оскільки він призначений для постійного користування. Зміст викладається від  другої чи третьої особи, рідше у  безособовій формі.

Широко використовуються посадові інструкції.

Посадова інструкція — це документ, який визначає організаційно-правове становище працівника у структурному підрозділі, що забезпечує умови для його ефективної праці.

Посадова інструкція складається  з таких розділів: загальна частина, функції, обов'язки, права, взаємовідносини, відповідальність працівника, оцінка працівника.

У загальній частині зазначають: основні завдання працівника; порядок  займаної посади; професійні вимоги; кому підпорядковується; основні документи, якими треба керуватись.

У розділі «Функції» визначають предмет, зміст і перелік видів  робіт.

Інструкцію підписує керівник організації.

В інструкції немає констатуючої частини і весь її текст, що викладається у вигляді статті, має резолютивний характер. Великі за обсягом і складні  за змістом та структурою інструкції розбиваються на частини, розділи і  глави.

Формуляр- зразок:

 

 

1.5. Правила

Правила — це службові документи організаційного характеру, в яких викладаються постанови чи вимоги, що регламентують певний порядок будь-яких дій чи поведінки.

Групи:

1. Правила внутрішнього  трудового розпорядку.

2. Правила підготовки  документації для передачі до  архіву.

3. Правила працівників  ... тощо.

За формою та змістом правила  подібні до інструкції, іноді є  їх складовою частиною.

Реквізити: гриф затвердження; назва виду документа; заголовок (стислий  виклад призначення правил), дата і  номер; текст; підпис особи, яка відповідає за складання правил.

 

 

 

 

2. Розпорядчі документи

Складовою частиною управлінської  діяльності є видання розпорядчих  документів, до яких належать накази із загальних питань, вказівки, розпорядження, постанови, ухвали тощо.

Розпорядчі документи, що надходять до органів внутрішніх справ з вищих органів, у необхідних випадках доводяться до підпорядкованих  органів шляхом видання самостійних  розпорядчих документів (наказів, вказівок тощо), у яких викладається зміст документів вищого органу щодо завдань даного органу або шляхом ознайомлення з ними.

Документи, що видаються  на підставі розпорядчих актів вищих  органів влади, повинні містити  посилання на них із зазначенням  найменування цих документів, дати, їх номерів і заголовків. 

 

2.1. Наказ

Наказ — основний розпорядчий документ управлінської діяльності, що видається керівником органу на основі єдиноначальності та містить індивідуальні

приписи або правові норми  з питань внутрішньоорганізаційної діяльності, звернений до підпорядкованих органів і працівників.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов'язані  з організацією роботи, порядком діяльності установи чи її структурних підрозділів. Вони видаються й тоді, коли треба  довести до відома керівника директивні документи, що надійшли від вищих  органів, спланувати конкретні заходи щодо їх виконання, призначити відповідальних осіб, терміни доведення цих заходів.

Накази можуть бути нормативні та індивідуальні.

Нормативний — це наказ  керівника про затвердження правил внутрішнього порядку та трудового  розкладу в структурі. Він загальний  і безособовий, оскільки маються  на увазі не лише конкретні особи, а весь колектив працівників, встановлює певні правила.

Індивідуальний — це наказ  про притягнення до дисциплінарної відповідальності, преміювання однієї чи кількох осіб. Він не має нормативного характеру.

Важливе значення має процедура  складання та оформлення наказу. Вона визначається інструкціями з діловодства, правилами про порядок оформлення і підготовки проекту наказу та іншими правовими актами.

У ньому передбачається обов'язкове дотримання ряду вимог і правил, які повинні забезпечувати юридичну повноцінність документів, оперативне їх виконання, правильне і всебічне вирішення питання.

Проект наказу обов 'язково погоджується з усіма зацікавленими особами даної установи, а в разі необхідності — й інших організацій. Ці особи, відповідно до своєї компетенції, повинні погодити питання, що містяться у проекті наказу. В окремих випадках наказ, якщо він виданий з порушенням вимог, підлягає скасуванню.

До проекту наказу додаються  документи, які обґрунтовують його доцільність. Наказ набуває чинності з часу підписання його керівником установи, якщо інший термін не зазначений у самому наказі.

Право підписання наказу мають  перший керівник, його заступники та інші посадові особи відповідно до їх обов'язків, повноважень, компетенції, що визначаються законодавством.

Особливе значення надається  доведенню наказу до відома виконавців та зацікавлених осіб. Трудове законодавство, наприклад, зобов'язує адміністрацію  під розписку ознайомити працівника з наказом про накладення на нього  дисциплінарного стягнення.

Здебільшого наказ діє  постійно, тобто продовжує правові  наслідки протягом усього часу, поки не закінчиться його термін або він  буде відмінений компетентною особою чи органом.

Відповідно до законодавства  України наказ видає та підписує міністр, керівник центрального галузевого відомства, начальник управління та відділу тощо.