Конспект лекция по "Делопроизводству"

—     особистий підпис.

 

 

5. Резюме 

 

Резюме в перекладі  з французької мови — короткий висновок з основними положеннями  доповіді, промови, наукової праці тощо.

Як документ резюме —  це коротке узагальнення найважливіших  відомостей про особу. Зокрема, в  ньому подаються дані про освіту, професійний досвід, а також основні  біографічні дані. На відміну від  автобіографії чи анкети, резюме характеризується високим лаконізмом і дає людині змогу, влаштовуючись на роботу, повідомити про себе те, що вважає за найнеобхідніше, щоб справити на роботодавця приємне  враження про себе як потенційного працівника. Правильно, грамотно складене резюме — запорука успіху.

Обсяг резюме не повинен  перевищувати однієї сторінки. Інформацію слід розміщувати так, щоб легко  сприймалася візуально, передусім  акцентувала особистісні позитиви.

На сторінці ліворуч розміщують графу питань у вигляді коротких називних речень, праворуч — лаконічні  відповіді. Вимоги до складання резюме:

—  вичерпність інформації з наголосом на основних елементах;

—  грамотність, бездоганний друк;

— чітке оформлення;

—  персоніфікація резюме (при бажанні можна зазначити назви структур, фірм, де особа працювала раніше).

Є три форми резюме:

—  звичайне або стандартне (довільне),

—  хронологічне, що висвітлює досвід за роками,

—  функціональне, яке демонструє освіту та потенціал автора, вияскравлює професійні здібності, підтверджені попередніми роками діяльності.

Хронологічне резюме містить  таку інформацію:

— прізвище, ім'я, по батькові, адреса та номер телефону;

—  мета пошуку роботи;

—  освіта та наукові ступені (зазначаються, починаючи з найвищого), назви закінчених навчальних закладів, кваліфікація,

—  нагороди та премії;

—  список публікацій,

—  плани на майбутнє щодо освіти, кар'єри,

— дані про досвід роботи,

—  сімейний статус, стан здоров'я, членство у товариствах тощо,

—  наявність рекомендаційних листів.

У функціональному резюме початкові пункти збігаються з пунктами хронологічного, а подальші — замість  переліку попередніх посад висвітлюють  уміння та навички, професіоналізм.

Тема 9. СИСТЕМАТИЗАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗБЕРІГАННЯ 

 

1.     Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів.

2.     Номенклатура справ

3.     Формування й оформлення справ

4.     Робота з документами, що містять комерційну таємницю 

 

 

  

 

1.     Приймання, попередній розгляд і реєстрація службових документів.  

 

Усі документи, які надходять  до підприємства, в тому числі створені за допомогою ПК, приймаються централізовано в канцелярії (офісі). Якщо документи  надходять у неробочий час, то їх приймає черговий працівник служби документування. В канцелярії (офісі) розкривають усі конверти, за винятком тих, що мають напис «ОСОБИСТО». Якщо конверт пошкоджено, то про це обов'язково роблять позначку в поштовому  реєстрі. Конверти слід зберігати й  додавати до документів у тому разі, коли тільки за конвертом можна встановити адресу відправника, дати відправлення й одержання документа або  коли в конверті бракує окремих документів чи виявлено документи, надіслані не за призначенням.

Неправильно оформлені (не підписані, незасвідчені тощо), пошкоджені або  надіслані не за адресою документи  повертаються відправникові.

Усі документи, що надійшли до підприємства, підлягають обов'язковому попередньому розглядові завідувачем  канцелярії (або секретарем чи офіс-менеджером). Мета попереднього розгляду полягає  у виявленні тих документів, з  якими неодмінно має бути ознайомлене  керівництво установи або виконавці  відповідно до функціональних обов'язків, у визначенні необхідності реєстрації документів, а також установленні термінів виконання документів, що передаються до структурних підрозділів  чи безпосереднім виконавцям: Попередній розгляд документів здійснюють у день їх одержання або в перший робочий день (якщо вони надійшли в неробочий час чи день).

Доручення органів вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядають  негайно. Здійснюючи попередній розгляд  документів, слід керуватися положенням про підприємство та його структурні підрозділи, посадовими інструкціями, номенклатурами справ. Керівництву підприємства першочергово передають закони України, акти й кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України, Кабінету Міністрів України, Верховної Ради Автономної Республіки Крим, Ради міністрів Автономної Республіки Крим, органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, а також найважливіші документи, що містять інформацію з принципових питань діяльності підприємства, які потребують вирішення керівництвом. Інші документи передають до структурних підрозділів і виконавцям.

На великих підприємствах  для забезпечення ритмічності їхньої роботи канцелярія за погодженням із керівниками підприємства й структурних  підрозділів розробляє графік доставляння  кореспонденції керівництву й до структурних підрозділів.

РЕЄСТРАЦІЯ ДОКУМЕНТІВ —  це фіксування факту створення або  одержання документів через присвоєння їм порядкових номерів і запис  потрібних відомостей, що містяться  в них (ДСТУ 2732—94).

Мета реєстрації полягає  в забезпеченні обліку документа, контролю за його виконанням та оперативного використання інформації, що міститься в документі.

Кожний документ реєструють на даному підприємстві лише один раз. Вхідні документи реєструють у день їх надходження або наступного дня (якщо документи надійшли в неробочий  час), а вихідні та внутрішні —  в день підписання чи затвердження. Якщо зареєстрований документ передається  з одного структурного підрозділу до іншого, то його повторно не реєструють.

Обов'язково реєструють документи, які надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до них, важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні  записки й т. п.), а також пропозиції, заяви, скарги громадян.

Місце реєстрації документів, як правило, визначається «Інструкцією з діловодства», до якої має додаватися затверджений керівником підприємства перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документування. До цього переліку можуть входити :

1)  листи, що надійшли, й копії до відома;

2)  телеграми й листи про дозвіл на відрядження та відпустки;

3)  графіки, наряди, заявки, рознарядки;

4)  зведення та інформація до відома;

5)  навчальні плани, програми (копії);

6)  рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій;

7)  прейскуранти (копії);

8)  норми витрат матеріалів;

9)  поздоровні листи й запрошення;

10)  друковані видання (книги, журнали, бюлетені);

11)  наукові звіти;

12)   щомісячні, щоквартальні, піврічні, річні звіти;

13)  форми статистичної звітності тощо.

Документи слід реєструвати  в межах груп залежно від назви  виду, автора й змісту. Наприклад, окремо реєструють: закони України, акти й  кореспонденцію Верховної Ради України, Президента України та Кабінету Міністрів  України; накази підприємства з основної діяльності; накази підприємства по особовому  складу; рішення колегіальних органів  підприємства; заявки на матеріально-технічне постачання тощо.

Для реєстрації документів усіх категорій (вхідних, вихідних, внутрішніх) використовують реєстраційно-контрольні картки або спеціальні журнали.

Реєстраційно-контрольні картки (РКК) заповнюють машинописним способом (переважно) або від руки. Сучасна  форма РКК придатна й для оброблення за допомогою ПК.

Бланки РКК виготовляють друкарським способом чи за допомогою  засобів оперативної поліграфії на аркушах паперу формату А5 або  А6 (105 х 148 мм).

Календарну шкалу реєстраційно-контрольної  картки використовують для контролю за термінами виконання документа. В ній позначають число місяця, до якого документ треба виконати.

У календарній шкалі РКК  формату А6 зазначають лише непарні  числа місяця. Якщо термін виконання  документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє  число.

У графі «Автор документа  або кореспондент» фіксують назву  підприємства, з якого надійшов документ (допускається зазначати скорочену  назву), або, якщо документ вихідний, —  куди його надіслано (до якого підприємства). Реєструючи заяви, пропозиції, скар-І й, в цій графі зазначають також прізвище, ім'я й по батькові, місце роботи чи домашню адресу автора.

У графі «Назва виду документа» зазначають реквізит 10 від'по-Ііідно до назви документа, що реєструється (реєструючи службові листи, цю графу не заповнюють).

У графі «Термін виконання» зазначають дату, до якої документ треба  виконати. Реєструючи ініціативний документ, що відправляється, проставляють очікувану  дату відповіді.

У графі «Дата й індекс документа» зазначають реквізити 11 і 12, надані документу підприємством-автором.

Графу «Дата й індекс надходження» заповнюють лише на вхідні документи (індекс присвоюється підприємством-одержувачем).

У графі «Заголовок документа  або  короткий зміст» наводять заголовок до тексту документа. Якщо заголовок не сповна висвітлює зміст тексту документа, то в цю графу вносять докладніші відомості. Якщо в реєстрованому документі немає заголовка до тексту, тої реєстратор сам визначає суть документа й  записує стисле формулювання її в цій графі. Від того, наскільки кваліфіковано зробленої записи в графах реєстраційно-контрольної картки, великою мірою! залежить оперативність подальшого пошуку документа й можливість відповіді на запит про нього як у поточній роботі, так і тоді, колі документ зберігатиметься в архіві.

У графі «Резолюція або  кому направлено, відповідальний виконавець»  зазначають повний зміст резолюції, її автора й дату. Цю графу заповнюють після попереднього розгляду документа. Якщо на документі немає резолюції, то реєстратор указує в цій графі  прізвище, ініціали, посаду виконавця, якому направлено документ, і дат  направлення (можливе зазначення номера телефону).

В графі «Розписка в  одержанні документа» підписується й зазначає дату одержання та особа, якій даний документ передано для| виконання.

Запис у графі «Позначка  про виконання» має відображати  суть вирішення питання, містити  дату й індекс документа, що його, надіслано  у відповідь. Якщо письмової відповіді на зареєстрований документ не передбачено, то в цій графі конкретно записують: коли, ким і як вирішено питання, викладене в документі. Зазначають також індекс справи, в яку документ підшито для зберігання.

На звороті реєстраційно-контрольної  картки в графі «Контрольнії позначки» роблять позначки про контроль за термінами виконання документа із зазначенням конкретних причин його затримки. Допускається використання цієї графи для записів, що відображують рух зареєстрованого документа, а також для внесення додаткової інформації з питання, викладеного в документі.

Графи «Фонд №», «Опис  №», «Справа №» заповнюють в архіві, куди РКК здаються разом із документами  по закінченні роботи з ними.

Слід пам'ятати, що реєстраційно-контрольна картка — це документ великої інформаційної  ємкості, тому до її заповнення треба  ставитися відповідально.

Допускається виготовлення кольорових бланків карток, що полегшує роботу з ними. Кількість примірників  РКК визначається

Приймання, попередній розгляд  і реєстрація службових документів

числом картотек, які ведуться на даному підприємстві. На підприємствах, де довідкові картотеки ведуться в структурних підрозділах, РКК  складають у двох примірниках (для  канцелярії та структурного підрозділу, до якого картку передають разом  із документом). Якщо документ ставиться  на контроль, то оформляють три примірники РКК.

Реєстраційно-контрольні картки групують у довідкові картотеки, які створюють окремо на кожний календарний  рік. Як правило, довідкова картотека  складається з двох частин: невиконаних  і виконаних документів. Першу  частину картотеки використовують для пошуку документів у процесі  їх виконання за виконавцями, кореспондентами  або термінами виконання, а другу  — для пошуку виконаних документів.

Автоматизована реєстрація документів здійснюється централізовано за допомогою ПК. Запис на магнітний  носій виконується з реєстраційно-контрольних  карток, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, прямим уведенням з документа  таких обов'язкових реквізитів: назва  виду документа; автор (кореспондент); дата документа; індекс документа (дата й індекс надходження — для  тих, що надійшли); заголовок до тексту або короткий зміст документа; резолюція (виконавець, зміст доручення, автор, дата); відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання (короткий запис про вирішення питання, дата фактичного виконання й індекс документа-відповіді).