Конспект лекция по "Делопроизводству"

1. Назва виду документа  (рецензія).

2. Заголовок, що містить  назву рецензованої праці; прізвище, ініціали автора.

3. Текст, що складається  з двох частин:

1) стислий виклад змісту  праці, що рецензується;

2) ставлення автора рецензії  до тексту, який аналізується, розгорнута  аргументація оцінки.

Якщо праця ще не опублікована, дається висновок автора рецензії щодо її публікації.

4. Посада особи, яка  рецензувала працю, її підпис.

5. Дата.

6. Засвідчення підпису.

 

 

 

 

 

 

 

 

13. Анотація

Анотація — це коротка інформація про зміст підручника, статті, наукового дослідження чи будь-якого іншого рукописного твору, в якій міститься їх стисла характеристика. Вони мають як інформаційний, так і рекомендаційний характер.

Анотація допомагає читачеві краще зрозуміти зміст підручника чи художньої літератури, інформує про праці, зазначені у рекламних  матеріалах тощо.

Зразок анотації:

 

 

 

  

 

 

 

 

 

14. Відгук

Відгук — це документ, в якому викладається думка фахівця з приводу наукової статті, дисертаційного дослідження, автореферату тощо.

У відгуку на основі вивчення праці слід зазначити актуальність обраної теми, її новизну, а також  рекомендацій, сформульованих у дисертаційному дослідженні, повноту викладу в  надрукованих працях, їх достовірність; слід зробити узагальнення, висновки, чи відповідає текст вимогам, які  ставляться до праці.

Реквізити відгуку:

— назва документа (відгук),

— заголовок,

— текст із його частинами: вступ, стислий виклад основних положень праці, що аналізується, висновок із пропозиціями, оцінкою і критичними зауваженнями,

— підпис,

—    печатка, штамп, які посвідчують підпис автора відгуку.

Зразок:

 

 

 

  

 

15. Висновок

Висновок - це документ, в якому уповноважені особи, комісія чи установа викладають свої зауваження, дають оцінку, приймають рішення та їх аргументи щодо окремого питання чи документа.

Реквізити висновку:

— назва виду документа (висновок);

— заголовок;

— текст, що складається  з двох частин: у першій частині  містяться питання і загальні пропозиції, у другій — конкретні  зауваження, викладені в підпунктах;

— підписи;

— дата;

—  печатка. 

 

 

 16. Прес-реліз

Прес-реліз — підготовлена для розповсюдження у пресі інформація про будь-яку важливу подію, підставою для якої є необхідність ознайомити якнайширше коло громадськості з подією, фактами, які зацікавлять її.

Текст прес-релізу має бути змістовним, стислим, дохідливим.

Прес-реліз повинен містити: назву документа (Прес-реліз), формулювання мети, текст, дата події, сучасна діяльність, майбутні плани, учасники, адреса, контактні  особи і телефони.

 

Тема 6. СУЧАСНЕ  ДІЛОВЕ ЛИСТУВАННЯ 

 

1. Сутність службових  листів

2. Класифікація  листів

3. Ділове листування

4. Структура листа

5. Комерційне листування

6. Службові телеграми

7. Факс 

 

1. Сутність службових  листів 

 

Службовий лист — це узагальнена назва різнотипних за змістом документів, що служать засобом спілкування між установами, закладами, організаціями та приватними особами і надсилаються поштою.

Службовий (діловий) лист - один з найважливіших каналів зв'язку підприємства, організації, установи, закладу із зовнішнім світом. Через  листи ведуться переговори, з'ясовуються відносини між структурами, супроводжуються  матеріальні цінності в дорозі тощо.

Незважаючи на наявність  сучасних форм зв'язку — телефон, телеграф, факс, e-mail, обсяг листування в установах, організаціях, закладах надзвичайно великий.

Службові листи належать до основних засобів обміну інформацією  між підприємствами, організаціями, установами, фірмами. На них припадає чимала частина вхідної й вихідної документації.

Є різні види службових  листів:

• інформаційні;

• рекламні;

• листи-запрошення;

• супровідні;

• листи-повідомлення;

• листи-підтвердження;

• листи-нагадування;

• гарантійні;

• ініціативні;

• листи-відповіді;

• листи-прохання та ін.

Аналіз сучасного листування показує відсутність у багатьох управлінських працівників навичок  складання листів. Неправильно оформлений лист утруднює роботу з ним.

Службовий лист повинен займати  не більше сторінки. Важливо враховувати  й те, що службовий документ —  не матеріал для читання, а інформація, яка повинна спонукати до певних дій.

Відповідно до правової залежності офіційних листів їх мова і стиль  повинні задовольняти ті самі вимоги, що і мова закону.

Залежно від типу листа  і його змісту текст може бути як простим, так і складним, має викладатись  від першої особи у множині (просимо, надсилаємо, пропонуємо, повідомляємо, повертаємо тощо).

Текст листа має бути індивідуальним, простим, тобто висвітлювати одне питання  і складатись із двох логічно пов'язаних між собою частин: у першій —  наводиться опис фактів, подій, що були підставою для написання листа; у другій — викладаються висновки, пропозиції, прохання, рішення щодо змісту.

Текст розміщується з урахуванням  берегів та абзаців, які поділяють  частини тексту на окремо закінчену  думку.

Складний лист містить  вступ, основну частину і висновок.

У вступній частині дається  обґрунтування питання: причина  виникнення чи його коротка історія. Якщо приводом для створення листа  був будь-який документ, робиться посилання  на нього.

В основній частині викладається сутність питання, наводяться докази і  вона має бути переконливою, щоб  не виникло сумнівів щодо точності й обґрунтованості рішень, які  пропонуються.

У висновку формулюється основна  мета листа.

Лист, що оформляється на бланку формату А4, повинен містити заголовок  до тексту.

Службовий лист - один із засобів  обміну інформацією й оперативного управління найрізноманітнішими процесами  діяльності організації чи установи, що виникають в управлінській  діяльності: запит, відповідь, повідомлення, уточнення, запрошення, з'ясування, нагадування, підтвердження, пропозиція, прохання, вимога, заперечення тощо.

Головна мета службового листа  — спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати тощо. Цього досягають  ясністю, чіткістю та стислістю тексту.

До складання листів ставляться ті самі вимоги, що й до інших службових  документів. Службове листування ведеться від імені установи, а не від  імені посадової особи, яка підписала  документ. Особистий момент у таких  листах має бути зведений до мінімуму.

Службовий лист оформляється на спеціальному бланку установи —  кутовому чи поздовжньому (формат А4 чи А5) з лицьового боку із зазначенням  необхідних реквізитів:

—  назва й адреса організації-відправника листа;

— номер і дата листа;

— адресат (назва й адреса одержувача листа);

—  посилання на дату й індекс вхідного документа (на лист-відповідь);

—  заголовок до тексту;

— текст;

—  перелік додатків із зазначенням кількості сторінок;

—  підпис керівника;

—  віза виконання (підпис на копію);

— прізвище виконавця, номер  його телефону.

Службовий лист — єдиний документ, на якому не зазначається його назва.

Якщо лист складається  як відповідь, то на бланку зазначається номер і дата листа, на який дається  відповідь.

Якщо лист адресується  більше, ніж чотирьом адресатам, то виконавцем складається список розсилки.

Лист підписується керівником установи, його заступниками у межах  їх компетенції, а також керівниками  самостійних структурних підрозділів.

Лист повинен мати відмітку про виконавця, яка проставляється в лівому нижньому куті листа, нижче  підпису керівника.

До підписаного листа  не дозволяється вносити ніяких виправлень чи додатків. Датою листа є дата його підпису.

При складанні службових  листів слід пам'ятати такі правила  етикету:

1. Чітко дотримуватися  вимог оформлення.

2.  При звертанні до особи використовувати слова: пан, добродій, шановний, вельмишановний. При безпосередньому звертанні нормою української мови є кличний відмінок, який у діловому мовленні виступає звертанням. Звертання пишеться окремим рядком і після нього ставиться знак оклику. Наприклад:

Вельмишановний  пане Президент!

Шановний Юрію Романовичу!

Глибокоповажне панство!

Шановні пані та панове!

Пане Сергію!

3. Займенники Ви, Ваш, Вас пишуться з великої літери у тому разі, якщо текст адресується одній особі, з малої літери — якщо звертаємось до кількох осіб.

Бездоганно оформлена  ділова кореспонденція - це свідчення  поваги до адресата.

Зовнішні вигляд листа  справляє перше враження на адресата.

Першочергово адресат  розглядає листи, яких із нетерпінням  чекав, або ж ті, що своїм зовнішнім  виглядом мимоволі привертають увагу.

Щоб досягти успіху, дбайте про зовнішнє і внутрішнє оформлення кореспонденції та зміст листа. Він  повинен бути конкурентоспроможним, психологічно виграшним і з першого  погляду викликати повагу і бажання  мати з вами справу.

Презентабельний конверт  та бланк фірми, організації чи установи у поєднанні з акуратністю  і грамотно викладеним змістом - це вже половина успіху.

Презентабельний бланк - це візитна картка фірми. Він повинен мати привабливий дизайн та високу поліграфічну якість.

Для ведення кореспонденції спільних підприємств виготовляють бланки, на яких реквізити видрукувані  двома мовами: українською та англійською (німецькою, польською, російською тощо).

Українсько-англійські бланки використовуються також для ведення  ділового листування вітчизняних організацій  із зарубіжними партнерами.

Для виготовлення фірмових бланків необхідно використовувати  тільки високоякісний папір.

На аркуші стандартного формату  повинні бути розташовані реквізити фірми чи установи: державний герб чи фірмова емблема (знак), її повна назва, адреса, номери телефонів, телексів, факсів, електронної пошти, інтернетівська адреса (якщо така є).

Розташування цих реквізитів може бути повздовжнє і кутове.

Конверт за дизайном повинен  відповідати бланкові. Бажано, щоб  був з добротного, цупкого паперу, при потребі здатного захистити  лист від ушкоджень. А нанесені на конверт фірмові знаки та інші реквізити значно піднімуть ваш  престиж в очах партнерів, клієнтів, конкурентів та ін.

При написанні адреси необхідно переконатися, що правильно написані географічні назви, а також назви фірми, прізвища (звання, посади) адресата - орфографічні помилки чи неточності титулування на конверті завжди справляють неприємне враження.

Не забувайте про те, що в Україні діють нові вимоги до адресування конвертів.

Адреса одержувача пишеться внизу праворуч, відправника - вгорі ліворуч.

Послідовність викладу  відомостей така:

Ім'я, по батькові, прізвище (для організації - найменування підприємства, організації, установи).

Вулиця, номер будинку, квартири.

Населений пункт, номер відділення зв'язку.

Район і область (за потреби).

Індекс. 

 

 

 

Зразок оформлення адреси відправника та одержувача

На поштових відправленнях, адресованих до запитання, на абонентну  скриньку або до населеного пункту, що не має назв вулиць і нумерації  будинків, ім'я, по батькові та прізвище зазначаються повністю. 

 

2. Класифікація  листів

Службові листи - загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами.

Службові листи застосовуються для вирішення численних оперативних  питань, що виникають в управлінській  діяльності: залити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, повідомлення, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги тощо.