Конспект лекция по "Делопроизводству"

Автор: Пользователь скрыл имя, 02 Ноября 2012 в 16:26, курс лекций

Описание работы

Конспект лекция по Нині підвищення рівня організації та ефективності управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах та інших органах, наскільки правильно та грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між державами, установами, організаціями, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить від ведення діловодства.

Содержание

1. Організація діловодства та його особливості
2. Значення діловодства
3. Нормативно-правова база діловодства
4. Правове регулювання процесів створення і функціонування документів
5. Процеси обсягу документообігу та його вимоги
6. 3 історії діловодства України

Работа содержит 1 файл

лекции деловодство.docx

— 621.96 Кб (Скачать)

 

6. Службові телеграми

Телеграма - це узагальнена  назва різноманітних за змістом  документів, переданих, як правило, по телеграфу.

Телеграми надсилають у термінових випадках, коли інші види зв'язку не можуть забезпечити своєчасного доставлення інформації адресатові.

Текст телеграми містить  тільки словесну інформацію (знаки  №, -(мінус), + (плюс), 0 (нуль), % (відсоток), цифри пишуться словами). Розділові  знаки у вигляді скорочень "крпк", "км" вживаються тоді, якщо вони впливають на зміну змісту.

Телеграма пишеться без переносів. Між окремими словами роблять  пропуск у два інтервали. Текст  відокремлюється від адреси трьома інтервалами. Розпочинається телеграма  дієсловом.

Підпис ставлять окремим  рядком, відступивши вид тексту.

Телеграми пишуть лише з  лицьового боку телеграфного бланка або чистого аркуша паперу. Вони можуть бути написані шифром або кодом.

Службові телеграми пишуться у двох примірниках: перший - до відділення зв'язку; другий - до справи (копія).

У випадку, коли телеграми  надсилають службові особи, що перебувають  у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й  посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження, а також серію, номер, дату і місце  видачі паспорта. 

 

7. Факс

За допомогою факсимільного  зв'язку передають телефаксограми (факси).

Факс - це службовий документ, одержаний за допомогою спеціального апарата (телефакса) телефонними каналами зв'язку. Факс становить ксерокопію переданого документа. Телефаксом можуть передаватися будь-які документи та додатки до них: таблиці, креслення, схеми, рисунки, фотокартки тощо. Проте здебільшого цей зв'язок використовується як засіб листування між діловими партнерами, фірмами, організаціями. Факс оформляють так само, як і службовий лист.

Додаткові дані, що їх автоматично  проставляє апарат (телефакс), - це: зазначення відправника (його коду), дата та час  передавання документа; номер телефаксу (апарата), з якого передано інформацію; кількість сторінок.

Відправник факсу (адресант) має одержати підтвердження про  те, що адресат одержав інформацію. В цьому підтвердженні (залежно  від класу апарата) можуть зазначатися: код фірми-одержувача, номер телефаксу  одержувача, дата, час та тривалість передавання, кількість одержаних  сторінок (Р), результат (RESULTS). Головною є графа (RESULTS), в якій у разі одержання повідомлення повністю і без помилок (збоїв) проставляється "OK" (o 'key); якщо були збої (деякі телефакси вказують код помилки і сторінку, на якій стався збій під час приймання документа), - то "NG" (negative).

Якщо одержані факси містять  дуже важливу інформацію і призначені для тривалого користування, то їх слід скопіювати, оскільки папір, що його використовують для факсів, дуже тонкий.

Здебільшого листування з  комерційних питань зберігають три  роки й не передають на зберігання до архіву. Службове листування з інформаціями щодо найважливіших питань (експорт, імпорт, гарантії тощо) зберігають не менше  ніж десять років.

 

Тема 7.  ДОКУМЕНТИ КАДРОВОЇ ДІЯЛЬНОСТІ 

 

1. Заява (Рапорт)

2. Анкета

3. Автобіографія

4. Особовий листок з обліку кадрів

5. Резюме 

 

 

  

 

Розпорядча діяльність установи, організації, закладу включає вирішення  питань підбору і розміщення кадрів, прийняття громадян на роботу, переведення  на іншу роботу і звільнення. Документи, що складаються при оформленні прийняття, звільнення чи переміщення працівників, надання відпустки, заохочення, становлять групу документів з особового  складу.

Кадрові документи у роботі будь-якої установи, організації, закладу  мають свої особливості, яким постійно приділяється велика увага як керівництвом, так і працівниками, які виконують  цю роботу. Тому ці документи повинні  містити повні об'єктивні дані про особу.

Прийняття на роботу супроводжується  створенням таких документів, як: заява, рапорт, анкета, автобіографія, характеристика, трудовий договір (контракт), наказ  про призначення на посаду, особова  картка, трудова книжка, а також  всіх інших документів, що входять  до особової справи.

Документацію з особового  складу ведуть з часу призначення  працівника на посаду до органів внутрішніх справ і виділяють у самостійну групу, що зумовлено надзвичайною важливістю її та особливостями документування.

Значення кадрових документів визначається тим, що в них фіксуються дані, необхідні для здійснення громадянами  права на працю, освіту, пенсійне забезпечення тощо. 

 

1. Заява (Рапорт)  

 

Одним із найпоширеніших кадрових документів є заява. Вона має декілька стандартних зразків, складається  однією особою.

Заява - це документ, що містить  прохання чи пропозицію особи, адресовану посадовій особі установи.

Заява найчастіше пишеться від руки на чистому аркуші паперу формату А4. Але організація може мати заздалегідь розроблену і тиражовану трафаретну форму, яку заповнює особа, що оформляється на роботу.

У заяві мають бути такі реквізити:

—  адресат;

— відомості про заявника (прізвище, ім'я, по батькові, зазначені  повністю у родовому відмінку, домашня  адреса, номер телефону);

—  назва виду документа (заява);

— текст;

—  перелік додатків (копій документів);

— дата (проставляють дату складання  документа переважно цифровим способом);

— підпис заявника.

Адресат, відомості про  заявника зазначаються на початку робочої  площі у правому верхньому  куті аркуша (від середини); кожна  частина заяви пишеться з окремого рядка.

У заяві не прийнято вживати  прийменника «від».

Заяву про прийняття на роботу адресують начальникові установи. Після розгляду її разом з іншими необхідними документами мають  як підставу для видання наказу про  зарахування особи на посаду. У  разі відмови заявникові його повідомляють про це усно чи письмово (за вказаною в заяві адресою чи телефоном). Зразок заяви:

Якщо заява адресується  до тієї установи, де працює особа, не треба  зазначати адресу, а достатньо  назвати посаду (структурний підрозділ). Зразок заяви про надання навчальної відпустки:

 

 

Одночасно із заявою особа  пред'являє паспорт, як документ, що засвідчує особу громадянина, військовий квиток (для військовозобов'язаних) і трудову книжку (якщо особа зараховується  на роботу вперше — довідку з  останнього місця заняття). Трудова  книжка пред'являється як основний документ, який характеризує трудову  діяльність особи. Особи віком до 18 років зобов'язані при оформленні на роботу пред'явити свідоцтво про  народження.

При прийомі на роботу, яка  вимагає спеціальних знань, особа  подає диплом чи інші документи про  одержання освіти чи професійної  підготовки.

У тексті заяви про надання  чергової відпустки обов'язково зазначають дату початку відпустки.

Питання про надання чергової відпустки вирішує керівництво  з урахуванням графіка відпусток.

Кожний працівник має  право на короткострокову відпустку  без збереження заробітної плати (за власний рахунок).

Заява про надання відпустки  без збереження заробітної плати  має бути вмотивованою. Рішення щодо такої заяви приймає керівник і пише резолюцію. Зразок заяви:

У діяльності органів внутрішніх справ України всі працівники на відміну від заяви складають  рапорт.

Рапорт - це письмове звернення працівника до вищої посадової особи з проханням (надання відпустки, матеріальної допомоги, покращення житлових умов, переведення, звільнення тощо) чи поясненням особистого характеру.

Рапорт має відповідати  всім вимогам щодо його оформлення, містити відповідні реквізити. Пишеться рапорт на стандартному аркуші паперу формату А4 у довільній формі  з дотриманням як технічних, так  і лінгвістичних вимог.

Реквізити рапорту: адресат; назва документа (рапорт); текст-прохання та його обґрунтування (докази) — для  рапортів про звільнення чи переведення; посада, звання, підпис, ініціали, прізвище; дата.

Зразок рапорту про  надання чергової відпустки:

 

 

2. Анкета

Анкета - це аркуш з певними  запитаннями, який пропонують заповнити  особі, щоб дістати потрібні відомості  про неї.

Анкети доводиться заповнювати, коли курсанти чи слухачі направляються  на навчання, працівники влаштовуються  на роботу чи оформляють документи  на виїзд для роботи за кордон тощо (див. нижче).

Відповідати на запитання  анкети чи особового листка треба  чітко, розбірливо. Не дозволяється робити прочерки замість слів «ні», «не  був», «не обирався». 

 

 

 

 

  

 

 

  

 

3. Автобіографія 

 

Автобіографія — документ, у якому особа описує своє життя  та діяльність власноручно у хронологічній  послідовності з посиланням на склад  сім'ї. Основна вимога до такого документа  — досягти вичерпності потрібних  відомостей і лаконізму викладу.

Кожне нове повідомлення починається  з абзацу. Усі відомості про  себе викладають у розповідній формі  від першої особи і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

В автобіографії наводяться такі відомості:

—  назва виду документа (Автобіографія);

—  прізвище, ім'я по батькові автора (теперішні та колишні, якщо були зміни) у називному відмінку;

— число, місяць, рік та місце  народження;

—  відомості про навчання;

—  відомості про трудову діяльність;

— участь у громадському житті;

—  короткі відомості про батьків (прізвище, ім'я по батькові теперішні та колишні (якщо були зміни), дата народження (смерті, якщо померли), де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначити причину;

—  сімейний стан та склад сім'ї;

—  судимість, перебування під слідством близьких та рідних;

—  паспортні дані, домашня адреса і номер телефону;

— дата складання (ліворуч), підпис (праворуч).

Автобіографія зберігається в особовій справі. Існує форма  для написання автобіографії (див. нижче).

Зразок автобіографії: 

 

АВТОБІОГРАФІЯ

Я, Іващенко Катерина Андріївна, народилася 9 травня 1985 року в селі Лебедівка Вишгородського району Київської області. Українка, громадянка України.

З вересня 1992 року до липня 2003 року навчалась у Лебедівській середній школі, де одержала атестат про середню освіту.

У липні 2003 року вступила до Науково-навчального інституту підготовки кадрів кримінальної міліції Київського національного університету внутрішніх справ на факультет підготовки кадрів кримінальної міліції. Зараз навчаюсь на З курсі, проживаю в гуртожитку на території інституту.

Батько, Іващєнко Андрій Максимович, 1960 року народження, проживає в м. Вишгороді, працює директором Вишгородської середньої школи № 2.

Мати, Іващенко (Ткачук) Вікторія Анатоліївна, 1965 року народження, проживає в м. Вишгороді, працює вчителем української мови та літератури Вишгородської середньої школи № 5.

Брат, Іващенко Сергій Андрійович, 1990 року народження, учень Вишгородської середньої школи № 5.

Ні я, ні мої близькі  рідні до кримінальної чи адміністративної відповідальності не притягувалися.

Паспортні дані: серія МА№ 69334, виданий BBC м. Вишгорода 16.10.2001.

Домашня адреса: вул. Київська, 24, кв. 216, м. Вишгород, 52002.

26.10.2006.                                                                                 (підпис) 

 

 

 

4. Особовий листок з обліку кадрів 

 

Особовий листок з обліку кадрів — обов'язковий документ, що заповнюється особою під час призначення  її на посаду, зарахування на навчання або для участі у певних конкурсах  тощо.

Документ узагальнює автобіографічні  відомості особи шляхом фіксації їх у таблицях (форму особового  листка див. нижче).

Реквізити особового листка:

—  назва документа,

—  прізвище, ім'я, по батькові, дата і місце заповнення,

—  фотокартка,

—  відомості про наукові ступені, вчені звання,

—  володіння мовами,

— трудова діяльність,

— державні нагороди,

—  відомості про родину,

—  паспортні дані,

— домашня адреса,

— дата заповнення,

Информация о работе Конспект лекция по "Делопроизводству"