Конспект лекция по "Делопроизводству"

 

 

 

 

 

 

 

  

 

 

 

3. Доповідна записка

Доповідна записка - це службовий документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, певні події, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора, про виконання окремих завдань, службових доручень тощо.

Доповідна записка може бути складена як із власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки — спонукати керівника  до прийняття конкретного рішення. Тому текст доповідної записки чітко  поділяється на дві частини:

— перша — констатуюча, де наводяться факти або описується ситуація,

— друга — викладення пропозицій чи прохань.

У роботі правоохоронних органів  доповідною запискою є рапорт, яким інформують керівника про хід  роботи.

Доповідні записки поділяють  на внутрішні та зовнішні.

Внутрішні доповідні записки подаються керівникові структурного підрозділу чи установи оформлені на чистому аркуші паперу від руки, зовнішні - виходять за межі структури й оформляються на загальних чи спеціальних бланках формату А4 з кутовим чи поздовжнім розташуванням постійних реквізитів.

Внутрішню доповідну записку  підписує автор, зовнішню — керівник установи.

Реквізити зовнішньої доповідної записки: посада, звання, прізвище та ініціали керівника, якому подається доповідна записка, назва документа (доповідна записка), текст, посада, звання, прізвище та ініціали особи, яка подає записку, її підпис, дата складання. 

 

 

 

 

  

 

 

 4. Рапорт

У роботі правоохоронних органів  інформацію доповідного характеру  виконують рапортом, в якому доповідають  про ситуацію, що має місце, чи факт виконання будь-якої роботи. Виконується  як з ініціативи працівника, так  і за вказівкою керівника. Рапортом як і доповідною запискою інформують керівника про виконання роботи.

 

 

 

  

 

5. Протокол

Протокол - документ, у якому фіксується хід обговорення питання й ухвалення рішень на зборах, нарадах, засіданнях, конференціях із зазначенням місця, часу й мети, складу присутніх та змісту доповідей.

Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує  той чи інший факт. Залежно від  повноти висвітлення ходу засідання  чи наради протоколи бувають:

1. Стислі, де фіксуються лише ухвали. У них вказується порядок денний, прізвища доповідачів, тих, хто виступив у дебатах та прийняті рішення.

2. Повні, що містять виклад виступів і дають можливість скласти враження не тільки про характер зборів чи наради, а й про діяльність структури в цілому.

3. Стенографічні, де всі виступи записуються дослівно.

Реквізити протоколу:

— назва структури, в якій складено документ;

— назва виду документа (протокол);

— порядковий номер протоколу;

— назва зборів, засідання, наради із зазначенням їх характеру (розширена нарада, загальні збори  тощо);

— дата і місце проведення;

— кількісний склад учасників. Якщо їх багато, то слід вказати кількість  присутніх і додати до протоколу  реєстраційний лист;

— посада, ініціали, прізвище керівників зборів (голови, секретаря, членів президії);

— порядок денний, де питання  записуються в називному відмінку;

— текст;

— перелік додатків до протоколу  із зазначенням кількості сторінок;

— підписи керівників зборів, засідання чи наради (голови і секретаря).

Вимоги до оформлення протоколу:

1 .Протокол оформляють на загальному аркуші формату А4.

2. Датою протоколу є  дата засідання.

3. Протоколи нумеруються  у межах календарного року.

4. Заголовок містить такі  відомості: вид наради (засідання,  збори, нарада), назва колегіального  органу та питання, які обговорюються).

5. Текст протоколу.

5.1. Вступна частина має  постійну інформацію (голова зборів, секретар, були присутніми).

5.2. Прізвища членів колегіального  органу та запрошених записуються  в алфавітному порядку (окремо  члени комісії, окремо — запрошені). їх друкують в один рядок  через один інтервал. Прізвища  запрошених слід вказувати, якщо  їх кількість не перевищує  15. Інакше до протоколу додається  список присутніх.

5.3. Вступ протоколу закінчується  порядком денним. Після слів «ПОРЯДОК  ДЕННИЙ» ставлять дві крапки  і через два інтервали нижче  друкують з абзацу порядкові  номери питань.

5.4. Головна частина тексту  протоколу складається згідно  з пунктами порядку денного.  Текст будується за схемою: СЛУХАЛИ  - ВИСТУПИЛИ - УХВАЛИЛИ (ПОСТАНОВИЛИ).

5.5. Слово СЛУХАЛИ друкують  великими літерами, перед словом  ставиться цифра, що відповідає  питанню, після слова ставиться  дві крапки. Ініціали, прізвище доповідача  пишуться у родовому відмінку  з нового рядка; після прізвища  ставиться тире і з великої  літери пишуть зміст доповіді  у вигляді прямої мови.

5.6. Слово ВИСТУПИЛИ друкують  великими літерами, після нього  ставлять дві крапки, ініціали  і прізвище пишуть у називному  відмінку з абзаца, в дужках вказують посаду, потім ставиться тире і з малої літери друкують зміст доповіді.

5.7. Запитання доповідачу  і відповіді входять до розділу  ВИСТУПИЛИ й оформляються так  само.

5.8. Слово УХВАЛИЛИ друкують  великими літерами через два  інтервали нижче попереднього  тексту.

Зразок протоколу:

 

 

 

 

6. Витяг з протоколу

Витяг з протоколу — це частина протоколу, оформлена належним чином на загальному, спеціальному або чистому аркуші паперу.

Реквізити:

— назва виду документа (ВИТЯГ  З ПРОТОКОЛУ),

— дата (переноситься з оригіналу  протоколу),

— місце складання чи видання ( з оригіналу),

— заголовок до тексту ( з  оригіналу),

— текст (із вступної частини  беруть пункти «Голова», «Секретар», «Присутні, » потрібний номер питання  порядку денного, з основної —  цитують пункти, що стосуються потрібного питання порядку денного,

— підпис (переноситься реквізит з оригіналу, але голова і секретар не підписуються),

— позначка про завірення  копії (оформляється без слова «копія»  у правому верхньому кутку аркуша). Зразок витягу з протоколу: 

 

 

 

 

 

 

  

 

7. План роботи

План роботи - документ, що встановлює точний перелік намічених робіт (заходів), які повинні бути виконані, їх послідовність, обсяг, часові координати керівників і конкретних виконавців.

План роботи може бути: перспективний (розрахований на кілька років), річний, піврічний, квартальний, місячний, тижневий, щоденний.

Форма плану роботи: графіки, таблиці, тексти.

Реквізити:

-           гриф затвердження (у правому верхньому куті із зазначенням спеціального звання та посади особи, її підпису та його розшифрування);

-           назва виду документа (план роботи), зазначення періоду, на який складено план;

-           назва структурного підрозділу або посади та прізвища працівника, робота якого виконується;

-           номер запису за порядком;

-           прізвище виконавця;

-           термін та місце виконання;

-           відмітка про виконання.

Службові плани робіт  підписують посадові особи, які відповідають за їх виконання, а індивідуальні  — ті, хто їх складає з наступним  затвердженням керівником.

 

 

 

  

 

 

  

8. Звіт

Звіт - це документ, у якому в письмовій формі подається повідомлення про виконання будь-якої роботи.

Залежно від характеру  виконаної роботи звіти бувають прості та складні.

Є дві групи звітів: статистичні й текстові.

Статистичні звіти виконуються  на бланках, текстові — на звичайному папері за встановленою формою.

Як правило, звіти складають  про роботу, виконану протягом певного  часу (день, тиждень, квартал, півріччя тощо). Вони мають бути конкретними, тобто давати стислу відповідь на запитання схеми.

Звіт про результат  виконання одноразових завдань  в органах внутрішніх справ затверджується керівником установи: зазначається назва  посади, спеціальне звання, прізвище керівника, дата (праворуч угорі на першій сторінці документа).

Реквізити: назва документа (ЗВІТ), період, за який складається звіт, назва установи, текст, підпис, дата складання звіту, індекс документа, гриф затвердження (підпис, дата). 

 

 

 

9. Огляд

Огляд - це різновид довідки, що складається для інформування підвідомчих та інших організацій, про хід роботи чи їх підсумки за певний період.

Реквізити: назва виду документа (огляд), заголовок, текст (вступ — зазначається підстава для створення документа; основна частина — аналізуються факти, зазначаються позитивні та негативні приклади; висновки — зауваження та пропозиції), підпис особи, яка склала документ, дата, печатка.

Цей документ містить аналіз діяльності не однієї, а кількох  установ. 

 

 

 

10.Акт

Акт - документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти або події.

Акти бувають законодавчі та адміністративні. Вони можуть мати різне призначення. Деякі адміністративні акти служать бухгалтерськими документами, інші складаються залежно від характеру подій, зміни керівництва тощо.

Складання актів доручається  комісіям, які затверджуються або  наказами, керівництва, або розпорядчими документами вищих організацій. Часто акти складаються постійно діючими експертними комісіями.

Текст акта складається з  двох частин: вступної та констатуючої.

У вступній частині вказуються підстави для складання акта, зазначаються ті особи, які його складали, а також  ті, хто був присутній при його складанні.

Вступна частина будується  за схемою:

— підстава:...

— складено комісією у складі: ...

— голова:...

— члени комісії:...

При зазначенні осіб, які  брали участь у складанні акта, зазначають їх посади, ініціали, прізвища.

У констатуючій частині викладається мета і завдання акта, сутність та характер проведеної роботи, встановлені факти, а також висновки.

У кінці акта (перед підписами) повідомляється про кількість примірників  та про місце його зберігання. Дата акта повинна відповідати дню  факту, що актується.

Досить часто у своїй  роботі акти перевірки доводиться складати працівникам різних служб правоохоронних органів. Незалежно від того, працівники яких служб складають документ (акт), у ньому мають бути дотримані  всі вимоги щодо оформлення.

Зразки актів:

 

 

 

 

11. Оголошення

Оголошення - це інформаційний документ, в якому подається інформація, адресована певному колу зацікавлених осіб. Мета — інформувати про різні події життя особи: навчання, роботу, обмін чи продаж квартири, різні культурно-громадські та наукові заходи. Оголошення подаються на сторінках газет, журналів та окремих афішах. Залежно від характеру оголошення, в ньому зазначаються організатори певних заходів, час і місце їхнього проведення, умови входу (платні, безплатні).

За змістом оголошення поділяються на два види:

1) оголошення про будь-яку  подію;

2) оголошення про потребу  в послугах.

Оголошення, в якому інформується про певну подію, має такі реквізити:

— назва виду документа (оголошення),

— текст, що містить дату, місце проведення заходу (події), організатора, зміст події та умови;

— підпис (назва установи чи колегіального органу, прізвище або посада особи, яка дає оголошення) — у разі потреби.

Оголошення про потребу  в послугах або можливість їх надання  містить такі реквізити:

— назва виду документа (оголошення),

— заголовок,

— текст,

— адреса автора оголошення.

Назва оголошення пишеться посередині рядка великими літерами (14 кегль) і виділяється напівжирним  шрифтом. Тексти оголошень можуть бути різними за обсягом.

Зразки оголошень:

 

 

 

 

 

 

 

 

12. Рецензія

Рецензія — це критичний відгук на будь-який твір, що має такі реквізити: Вихідні дані рецензованої праці.