Конспект лекция по "Делопроизводству"

Склад обов'язкових реквізитів у разі потреби може бути доповнений такими відомостями: виконавці; хід  виконання документа; додатки тощо. Розташування реквізитів може визначатися  самим підприємством.

У разі автоматизованої реєстрації документів формується банк реєстраційних  даних, а за наявності мережі —  центральний банк реєстраційних  даних.

Завдяки автоматизованим  банкам реєстраційних даних працівники служби документування мають змогу  одержати інформацію про всі документи  й місце їх зберігання. Ця інформація виводиться на дисплей або виготовляються машинограми. За часткової автоматизації  пошукових операцій має забезпечуватися  сумісність традиційної й автоматизованої  систем реєстрації та пошуків.

Як правило, пошук інформації здійснюється централізовано на автоматизованих  місцях реєстрації та опрацювання інформації. Користувач має змогу одержати інформацію про документ за всіма або кількома реквізитами реєстрації й про  місце знаходження документа  на даний час.

Журнальна форма реєстрації характерна для підприємств, у якій обсяг документообігу становить  близько 600 документів на рік.

Графи журналів реєстрації документів заповнюють так само, як графи реєстраційно-контрольних  карток. Журнальна форма реєстрації документів має низку недоліків: порушується принцип одноразовості  реєстрації документа (його доводиться окремо реєструвати! в кожному підрозділі, куди передають на виконання); треба  вести З кілька журналів реєстрації — вхідних документів, вихідних документів, наказів, скарг, звернень громадян і т. ін.; пошук інформації в разі запитів тривалий і складний, оскільки ініціативний документі може бути зареєстрований у журналі вхідної документації, відповідь на нього — в журналі  реєстрації вихідної документації, а  наказ щодо: вирішення питання  ініціативного документа — в  журналі реєстрації наказів. Проте  журнальну форму реєстрації документів широко застосовують на підприємствах  із невеликим обсягом документообігу.  

 

2. Номенклатура  справ 

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ —  це систематизований перелік назв справ, до яких входять документи, подібні  за змістом і належністю, із зазначенням  терміну їх зберігання (ДСТУ 2732—94).

Після того як в управлінській  діяльності вже використано інформацію, що міститься в документі, він  стає «пам'яттю» підприємства, «хранителем» інформації, потреба в якій може виникнути згодом. Таких документів нагромаджується багато. Тому, аби  відпрацьовані документи можна  було швидко відшукати в разі потреби, їх групують у справи.

Для правильного формування справ документи групують за змістом  і видами ще в поточній роботі з  ними. Групування документів закріплюють  у номенклатурі справ. Якщо номенклатуру справ складено правильно, то документи  в міру їх виконання вноситимуться  до тих справ, які заздалегідь  для них передбачено, а отже, знайти потрібний документ буде нескладно.

Крім того, номенклатура справ є покажчиком індексів документів, що присвоюються під час реєстрації, оскільки індекс документа може містити  індекс структурного підрозділу підприємства й номер справи за номенклатурою.

Отже, номенклатура справ  визначає принципи розподілу документів та групування їх у справи, закріплює  індексацію структурних підрозділів  підприємства, індексацію справ, установлює терміни зберігання документів, використовується як схема побудови довідкової картотеки  відпрацьованих документів і є звітним  документом архіву підприємства.

Номенклатури справ поділяють  на індивідуальні, рекомендовані й  типові.

Індивідуальна номенклатура справ відображує документи конкретного  підприємства (структурного підрозділу).

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляють, щоб уніфікувати  групування документів підприємств  певної категорії з однаковим  характером  діяльності   (наприклад,   середні  загально-, освітні школи,  професійно-технічні училища, проектні інститути, системи Держбуду). Як правило, типова номенклатура встановлю* єдину індексацію справ для підприємств усієї системи (відомства галузі) й має обов'язковий характер.

Рекомендовані й типові номенклатури справ розробляються вищими установами (відомствами) і слугують підставою  для складання індивідуальних номенклатур у підвідомчих організаціях. Крім того, їх| використовують як методичні посібники.

Рекомендовані й типові номенклатури справ обов'язково погод-1 жують з  архівними установами.

Під час складання індивідуальних номенклатур справ на основі! типових і рекомендованих номенклатур має враховуватися специфіка формування справ у конкретній установі.

Виділяють також номенклатуру справ структурного підрозділу й| зведену  номенклатуру справ. Остання відображує документи установі в цілому й  складається з номенклатур справ структурних підрозділів.

Вимоги до номенклатури справ. На кожному підприємстві (в його! структурних підрозділах) має бути своя номенклатура справ (незалежно  від того, чи є рекомендована або  типова номенклатура справ).

До основних принципів  побудови номенклатури справ належать:

·        єдиний підхід до обліку, систематизації, опису та пошуку документів;

·        застосування індексації документів;

·        стабільність індексів справ.

Номенклатуру справ складають  на підставі:

·        положення про підприємство або статуту підприємства;

·        планів роботи й звітів про роботу;

·        штатних розкладів;

·        переліків документів;

·        класифікаторів;

·        номенклатура справ за попередні роки;

·        списків структурних підрозділів і кореспондентів;

·        описів справ постійного й тимчасового зберігання (понад 10 років);

·        довідкових картотек.

До номенклатури справ уносять:

·        усі справи й документи, що відображують документовані ланки! роботи та окремі аспекти діяльності підприємства або структурного! підрозділу;

·        справи тимчасово діючих органів, документи яких є правовою! підставою для підтвердження повноважень установи або припинення її діяльності;

·        незакінчені справи, що надійшли з іншого підприємства дл* дальшої роботи з ними;

·        всі довідкові картотеки документів.

Справи громадських організацій  підприємства та його підрозділів уключають  у номенклатуру справ підприємства та його структурних підрозділів, при  яких їх створено.

Не вносять до номенклатури справ: друковані видання; збірники постанов Кабінету Міністрів України; Відомості Верховної Ради України; брошури; довідники; інформаційні листки; бюлетені; реферативні журнали; експрес-інформації.

Номенклатуру справ затверджують у встановленому порядку. Затверджена  номенклатура справ є чинною протягом багатьох років і підлягає перезатвердженню в разі докорінної зміни функцій  і структури установи. Якщо таких  змін не сталося, то номенклатуру справ  наприкінці кожного року уточнюють  і надають їй чинності з 01 січня  наступного року. Щорічний примірник  номенклатури справ є документом постійного зберігання й уноситься  до розділу номенклатури секретаріату (структурного підрозділу під номером 1).

Номенклатуру справ складає  секретар-референт або спеціаліст, який відповідає за роботу з документами, чи архівіст підприємства.

Назви розділів номенклатури справ збігаються з назвами структурних  підрозділів підприємства. Перший розділ номенклатури має назву «Секретаріат» («Дирекція», «Загальний відділ»); Йому присвоюють індекс 01. Решту структурних  підрозділів розташовують після  секретаріату в порядку важливості: спочатку виробничі відділи, потім  — функціональні або допоміжні  служби з присвоєнням їм індексів 02, 03, 04 і т. д.

Якщо структурних підрозділів  немає, то як назви розділів номенклатури справ можуть використовуватися  напрями діяльності підприємства чи посади його керівників і спеціалістів, наприклад:

01   —   генеральний   директор;

02   —   заступник    генерального    директора    з    виробничої діяльності;

03   —   заступник   генерального   директора   з   комерційних питань    і    т.    д.

Усередині розділів номенклатури розташовують заголовки справ із присвоєнням відповідних індексів, наприклад: 01—02 (01 — «Секретаріат», а 02 — порядковий номер справи, сформованої  в секретаріаті).

На початку кожного  розділу зазначають найважливіші для  діяльності підприємства документи  — накази, протоколи, після них  — листування та інші інформаційно-довідкові  документи, а в кінці — журнали  обліку чи довідкові картотеки.

Заголовки справ мають  бути короткими й відповідати  змістові документів, що зберігаються в даній справі.

Елементи заголовка справи розташовують у такій послідовності:

·        назва виду документів (Накази,   Контракти,   Протоколи); 

·        короткий зміст документів (наприклад, «Листування з АТЗТ „Берегиня"   щодо   будівництва   під'їзних   доріг   до   складів готової   продукції»);

·        період, якого стосуються документи справи (наприклад, «Накази з основної діяльності за 1999 р.»);

·        слово «Копії», якщо справу сформовано з копій документів! (наприклад, «Рішення Ради засновників за 1999 рік. Копії»).

У назві справи, що містить  листування, зазначають: із ким, зі якого   питання   воно   ведеться   (наприклад,   «Листування   з „Оберіг"   про   постачання   товарів   за   1999   р.»).

Заголовки типу «Різне листування», «Документи із загальних і питань»  недопустимі. Не рекомендується вживати  в заголовках справ слово «матеріали». Іноді можна використовувати  термін «Документи» з розшифруванням у дужках їхніх видів, наприклад: «Документи (листи, контракти, акти) про  оренду приміщень. 1999 р.»

У процесі ведення справи заголовки можна уточнювати й  доповнювати.

Для кожної справи в графі 4 зазначають термін зберігання документів із посиланням на відповідну статтю «Переліку  документів із зазначенням терміну  зберігання». Не рекомендується групувати  однотипні документи в одну справу, якщо вони мають; різні терміни зберігання.

У графі 5 «Примітка» роблять  позначки про: заведення справ; відповідальних за ці справи; передавання справ  до інших підприємств (структурних  підрозділів) чи іншій особі; справи, що переходять на наступний рік, і  т. ін.

Той, хто оформив номенклатуру справ,  — секретар-референт -(технічний секретар або інша відповідальна особа) — підписує її, погоджує з архівним відділом і затверджує в керівника підприємства.

Номенклатуру складають  не менш як у трьох примірниках: перший примірник зберігають у справі, другий — робочий — вивішують І  на внутрішньому боці стінки шафи (сейфу), де зберігаються справи, третій — передають  до архіву підприємства.

Структурним підрозділам  передають витяги з відповідних  розділів j номенклатури або додатково розмножені копії її для формування з них окремих справ.

Протягом року до номенклатури можуть уноситися заголовки нових  справ. Для цього між її розділами  залишають вільні місця. Номенклатуру справ можна використовувати  протягом кількох років, якщо немає  принципових змін у структурі  й функціях підприємства. Номенклатуру справ зручно вести за допомогою  персонального комп'ютера (ПК).

По закінченні календарного року відповідальна особа (секретар-референт, технічний секретар) у графі 3 фіксує кількість сформованих справ (томів).

Згідно з вимогами до формування справ в одну справу можна підшивати  не більш як 250 аркушів документів. Якщо аркушів більше, то треба завести  наступний том справи. Індекс справи в цьому разі зберігається.

Номенклатура справ підприємства — це, як правило, багатосторінковий  документ, тому для її оформлення можна  використовувати спеціальний багатосторінковий  трафаретний бланк формату А4.

РЕКВІЗИТИ НОМЕНКЛАТУРИ СПРАВ:

8 - назва структурного  підрозділу (для номенклатури справ  структурного підрозділу);

10  — назва виду документа (НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ);

11   — дата;

12  — індекс;

14 — місце складання; 17 — гриф затвердження;

19 — заголовок до тексту (наприклад, «На  2000  рік»); 21 — текст (заповнюють табличну форму); 23 — підпис;

25 — візи (або 24 — гриф  погодження);

29 — позначка про виконання  документа й направлення його  до справи. 

 

 

 

3. Формування й  оформлення справ

СПРАВА — це сукупність документів або документи, які стосуються одного питання чи ділянки діяльності й уміщені в окрему обкладинку (ДСТУ 2732—94).

Формування справи — це визначення належності документів] до певної справи й систематизація документів усередині справи (ДСТУ 2732-94).

Справи формують централізовано за місцем реєстрації документів, у  канцелярії підприємства.