Конспект лекция по "Делопроизводству"

Розмір зображення герба: висота — 17 мм, ширина — 12 мм. Гербові  бланки підлягають особливому обліку. На них типографським способом проставляється порядковий номер, а при необхідності і серія цих номерів. Облік  бланків з Гербом України ведеться окремо за видами бланків у реєстраційно-обліковій  формі, їх зберігають у шафах, які  замикаються й опечатуються. Знищення гербових бланків здійснюється за актом  з поміткою у звітно-реєстраційній  формі.

2. Емблема організації  чи підприємства розміщується  поряд з назвою організації.

3.  Зображення державних нагород розташовують у верхньому лівому кутку або посередині документа.

4. Код підприємства, установи, організації розташовують у верхньому  правому кутку.

5. Код форми документа  розташовується у верхньому правому  кутку під кодом підприємства, організації, установи.

6. Назва міністерства, відомства,  якому підпорядкована установа, розташовується у верхньому лівому  кутку або посередині рядка.

7.  Назва установи — автора документа розташовується на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Скорочена назва може бути розміщена на бланку поряд з повною лише у разі, коли вона офіційно зафіксована в установленому порядку.

8.  Назва структурного підрозділу розташовується у верхньому лівому кутку чи посередині рядка. Дозволяється друкувати машинописним способом.

9. Індекс підприємства  зв'язку, поштова адреса (вулиця, будинок,  квартира, місто, індекс), номер телефону, телетайпу, телеграфу, факсу, номер  рахунка в банку оформляються  відповідно до поштових правил. Наприклад:

площа Солом'янська, 1, м. Київ-35, 01035

тел. 271-90-01, факс 245-45-36

Для здійснення розрахунково-грошових операцій у банках вказується номер  рахунка у відділенні банку. Наприклад:

Розрахунковий рахунок №......

у Солом'янському УСБ м. Києва 

МФО№....

10. Назва документа —  обов'язковий його реквізит, який  не проставляється лише у листах. Назва документа повинна відповідати  компетенції органу, який його  видає, та змісту задокументованих  управлінських дій.

11. Дата — це обов'язковий  реквізит усіх документів. Документ  датується днем його підписання  або затвердження. Дату проставляє  власноручно особа, яка підписує  чи затверджує документ.

На документах, підготовлених  спільно кількома організаціями, датою  документа вважається дата його підписання останньою організацією. Датою для  рішення колегії (наради) органу є  дата його прийняття.

До складу дати входять  число, місяць, рік, які проставляються в одному рядку арабськими числами, наприклад: 25.08.2006.

У нормативно-правових актах  і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 серпня 2006 року.

Дата підписання документа  ставиться у лівій верхній  частині документа разом з  індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче  тексту, ліворуч, нижче підпису.

Усі службові відмітки на документі, пов'язані з його проходженням та виконанням, підписуються з обов'язковим  зазначенням дати.

12. Реєстраційний індекс  документа розташовують у верхній  частині сторінки зліва. Цей  реквізит дозволяє забезпечити  оперативний довідково-інформаційний  пошук документа, контроль виконання.  Індекс об'єднує в собі три пари арабських чисел, де перша пара — індекс структурного підрозділу, друга •— номер справи за номенклатурою для підрозділу, третя — порядковий номер за журналом обліку. Наприклад: № 03 — 12/ 213,

де 03 — шифр структурного підрозділу,

12 — номер справи документа, 

213 — реєстраційний номер  документа за журналом обліку  вихідних документів канцелярії.

13. Посилання на реєстраційний  індекс і дату вхідного документа  розташовують у верхній частині  сторінки зліва під датою і  номером. Містить дату та індекс, зазначені у документі організацією, яка видала документ. Наприклад:

На № 03 — 12/213 від 15.10.2006

де 03 — шифр структурного підрозділу, 12 — номер справи за номенклатурою, 213 — порядковий номер.

14. Місце складання або  видання. Цей реквізит вказує  на назву міста чи населеного  пункту, де видано документ.

Наприклад: м. Київ (м. Біла Церква, м. Кіровоград тощо).

15. Гриф обмеження доступу до документа (Таємно, Для службового користування, Не для друку), проставляють на документах, що містить інформацію для обмеженого кола осіб. Гриф обмеження доступу проставляється згідно з чинним законодавством і розміщується праворуч від середини у верхньому куті робочої площі на першій сторінці без лапок. Якщо треба вказати номер примірника, він ставиться нижче грифу обмеження доступу через півтора інтервалу і центрується відповідно до нього.

16. Адресат. Реквізит «Адресат»  започатковано в документах XVI-XVII ст., але спочатку він займав місце на початку тексту документа. У XIX ст. правила написання адресата визначались підпорядкуванням установ. Перед назвою посади і прізвища вказувався титул. Після революції 1917 р. порядок адресування значно поліпшився і певний порядок було введено лише державним стандартом у 1972р.

Відповідно до компетенції, документи можуть адресуватись органам  державної влади й в управління, міністерства, відомства, їх структурні підрозділи чи конкретній посадовій  особі.

Документ не повинен містити  більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, тоді складається список розсилки і  на кожному примірнику документа  зазначається лише одна адреса.

Найменування організації, її структурного підрозділу, яким адресується  документ, але не вказується посадова особа, пишеться в називному відмінку.

Наприклад:

Міністерство  освіти і науки України Планово-фінансове  управління

Якщо документ адресують  керівникові структури, то її назва  пишеться в називному відмінку, а  посада (звання) і прізвище адресата -— в давальному.

Наприклад:

Київський національний університет 

будівництва й  архітектури 

Деканові економічного факультету

професору

Біленку М. Г. *

Якщо документ адресовано керівникові установи, то її назва  входить у найменування посади і  пишеться у давальному відмінку. Наприклад:

Деканові юридичного факультету

Київського національного  університету

будівництва й  архітектури 

професору

Івченку М.П.

При надсиланні документа  кільком організаціям адреси можуть зазначатися узагальнено:

Начальникам ГУМВС  України, АР Крим,

м. Києва та Київської  області,

УМВС України, м. Севастополя 

або

Керівникам органів  юстиції України

До складу реквізиту може входити також поштова адреса. Наприклад:

ГУ МВС України  в м. Києві 

Відділ по роботі з персоналом

вул. Володимирська, 15,

м. Київ — 23, 03023

Якщо документ адресовано приватній особі, то за змінами в  поштових правилах, що відбулися у 1997 p., адреси адресата й адресанта зазначаються в такій послідовності:

Адреса  відправника

Деснянська райдержадміністрація м. Києва

вул. Маяковського, 42

м.Київ — 25,01225                                     Адреса одержувача

Олені Іванівні Шовкуненко

вул. Нижній Вал, 5, кв.25,

м. Київ- 12, 04012

17. Затвердження — це особливий спосіб введення документа в дію. Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з часу його затвердження відповідними керівниками установ чи посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.

Затвердження документа  здійснюється двома способами, які  мають однакову силу. Елементами грифу  затвердження є: гриф ЗАТВЕРДЖУЮ (без  абзацу і лапок), найменування посади, (звання), особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дати його затвердження. Наприклад:

ЗАТВЕРДЖУЮ

Начальник (назва установи)

_______________В.В.Власенко

(підпис) 20.08.2006

При затвердженні документа  розпорядчим актом на документі  проставляється гриф за таким зразком:

ЗАТВЕРДЖЕНО

наказом міністра освіти

і науки України

від «__»_________2006 р. №__

18.  Після первинної обробки і реєстрації документ направляється керівникові для розгляду, результат якого відображається в резолюції.

Резолюція — це власноручний запис службовою особою інформації на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань, інформацію про подальшу роботу з документами. Розміщується у правому верхньому кутку на документі або на окремому бланку формату А8.

Від конкретності й чіткості резолюції та правильного вибору виконавця залежить якість і своєчасність виконання завдання. До резолюції  ставляться ті самі вимоги, що й до будь-якого розпорядчого документа: чіткість, конкретність, стислість. Резолюція складається з таких елементів, як: текст, підпис, дата. За змістом резолюція буває:

1)  підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку колективу, він супроводжується резолюцією: «До виконання», «До відома», «До наказу», «До керівництва» тощо, залежно в якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. Зазначається підпис керівника, дата; термін виконання документа не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи;

2) розгляд. Якщо документ  потребує вжити заходів чи  пропонується на розгляд колективу,  то керівник вказує безпосередньо  виконавця; термін виконання,  підпис, дату. Текст формулюється  таким чином: «Підготувати відповідь до...», «Вжити заходів», «Розглянути і доповісти в десятиденний термін», «Негайно підготуйте відповідь», «Обговорити на засіданні», «Довести до відома о/с», «До справи» тощо.

Якщо в резолюції документа  зазначено декілька виконавців, то особа, зазначена першою, є відповідальною за виконання документа й організовує  роботу інших співвиконавців, які, за вказівкою керівника, виконують  роботу. Ініціали виконавця зазначаються після прізвища.

Якщо термін виконання  документа є типовим чи він  зазначений у тексті документа і, відповідно, не треба його зазначати  у резолюції, то керівник може зазначити  в резолюції лише прізвище виконавця (виконавців) з ініціалами, порядок  підготовки питання, підпис, дату. Наприклад:

Савчуку М.С.

Голубенку Г. Т.

Організуйте проведення конференції

до зазначеного  терміну.

(Особистий підпис, дата).

Резолюція переноситься секретарем в реєстраційну форму і часто  є основою для взяття документа  на контроль. У цьому разі термін виконання документа береться з  резолюції.

19. Заголовок до тексту  документа. Кожний службовий документ, незалежно від його змісту, призначення,  виду, має заголовок, який відображає  головну ідею документа. Він  друкується в лівій верхній  частині сторінки під датою  і номером документа. Заголовок  має бути лаконічним, точним і  максимально повно розкривати  сутність документа. До нього  ставиться запитання: «про що? »і дається відповідь. Наприклад: Про надання матеріальної допомоги. Про заохочення працівників. Про роботу комісії. Про відкриття фірми тощо.

Заголовок пишеться без абзацу, в кінці — не ставиться крапка.

Наявність чіткого заголовку  скорочує час ознайомлення з документом, період проходження його серед службових  осіб та структурних підрозділів  до реального виконавця. Заголовок  не пишеться до тексту в документах, складених на бланках формату  А5.

20. Відмітка про взяття  документа на контроль. Якщо документ  вимагає виконання і береться  на контроль, на ньому проставляється  відмітка про контроль у вигляді  букви «К» (контроль) чи слова «КОНТРОЛЬ» на лівому березі документа на рівні заголовка. Ця відмітка може наноситись резиновим штемпелем або пишеться власноручно червоним, синім чи зеленим олівцем, її мета — нагадати виконавцю, що документ взято на контроль.

21. Текст — основний  реквізит службового документа,  який має чітко й переконливо  відображати причину і мету  написаного, розкривати сутність  конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст організаційно-розпорядчих  документів оформляють у вигляді  анкети, таблиці, складного тексту, а також у вигляді поєднання  цих форм.

22. Відмітка про наявність  додатка до документа повинна  оформлятися таким чином: найменування, заголовок, підпис особи, відповідальної  за її зміст, дата, відмітка  про надходження, затвердження  тощо.