Автор: Пользователь скрыл имя, 02 Ноября 2012 в 16:26, курс лекций
Конспект лекция по Нині підвищення рівня організації та ефективності управлінської роботи залежить від того, наскільки раціонально поставлене діловодство в установах, організаціях, закладах та інших органах, наскільки правильно та грамотно встановлюються офіційні, службові, ділові, партнерські контакти між державами, установами, організаціями, а також налагоджуються приватні стосунки між людьми. Від того, наскільки правильно складений та оформлений документ, організована робота з ним, багато в чому залежить від ведення діловодства.
1. Організація діловодства та його особливості
2. Значення діловодства
3. Нормативно-правова база діловодства
4. Правове регулювання процесів створення і функціонування документів
5. Процеси обсягу документообігу та його вимоги
6. 3 історії діловодства України
Розмір зображення герба:
висота — 17 мм, ширина — 12 мм. Гербові
бланки підлягають особливому обліку.
На них типографським способом проставляється
порядковий номер, а при необхідності
і серія цих номерів. Облік
бланків з Гербом України ведеться
окремо за видами бланків у реєстраційно-
2. Емблема організації чи підприємства розміщується поряд з назвою організації.
3. Зображення державних нагород розташовують у верхньому лівому кутку або посередині документа.
4. Код підприємства, установи,
організації розташовують у
5. Код форми документа
розташовується у верхньому
6. Назва міністерства, відомства,
якому підпорядкована установа,
розташовується у верхньому
7. Назва установи — автора документа розташовується на бланку в повному розгорнутому найменуванні. Скорочена назва може бути розміщена на бланку поряд з повною лише у разі, коли вона офіційно зафіксована в установленому порядку.
8. Назва структурного підрозділу розташовується у верхньому лівому кутку чи посередині рядка. Дозволяється друкувати машинописним способом.
9. Індекс підприємства
зв'язку, поштова адреса (вулиця, будинок,
квартира, місто, індекс), номер телефону,
телетайпу, телеграфу, факсу,
площа Солом'янська, 1, м. Київ-35, 01035
тел. 271-90-01, факс 245-45-36
Для здійснення розрахунково-грошових операцій у банках вказується номер рахунка у відділенні банку. Наприклад:
Розрахунковий рахунок №......
у Солом'янському УСБ м. Києва
МФО№....
10. Назва документа —
обов'язковий його реквізит, який
не проставляється лише у
11. Дата — це обов'язковий
реквізит усіх документів. Документ
датується днем його
На документах, підготовлених спільно кількома організаціями, датою документа вважається дата його підписання останньою організацією. Датою для рішення колегії (наради) органу є дата його прийняття.
До складу дати входять число, місяць, рік, які проставляються в одному рядку арабськими числами, наприклад: 25.08.2006.
У нормативно-правових актах і фінансових документах застосовують словесно-цифровий спосіб оформлення дати, наприклад: 5 серпня 2006 року.
Дата підписання документа ставиться у лівій верхній частині документа разом з індексом. Якщо документ складено не на бланку, його дата ставиться нижче тексту, ліворуч, нижче підпису.
Усі службові відмітки на документі, пов'язані з його проходженням та виконанням, підписуються з обов'язковим зазначенням дати.
12. Реєстраційний індекс
документа розташовують у
де 03 — шифр структурного підрозділу,
12 — номер справи документа,
213 — реєстраційний номер
документа за журналом обліку
вихідних документів
13. Посилання на реєстраційний
індекс і дату вхідного
На № 03 — 12/213 від 15.10.2006
де 03 — шифр структурного підрозділу, 12 — номер справи за номенклатурою, 213 — порядковий номер.
14. Місце складання або видання. Цей реквізит вказує на назву міста чи населеного пункту, де видано документ.
Наприклад: м. Київ (м. Біла Церква, м. Кіровоград тощо).
15. Гриф обмеження доступу до документа (Таємно, Для службового користування, Не для друку), проставляють на документах, що містить інформацію для обмеженого кола осіб. Гриф обмеження доступу проставляється згідно з чинним законодавством і розміщується праворуч від середини у верхньому куті робочої площі на першій сторінці без лапок. Якщо треба вказати номер примірника, він ставиться нижче грифу обмеження доступу через півтора інтервалу і центрується відповідно до нього.
16. Адресат. Реквізит «Адресат»
започатковано в документах
Відповідно до компетенції,
документи можуть адресуватись органам
державної влади й в
Документ не повинен містити більше чотирьох адрес. Якщо їх більше, тоді складається список розсилки і на кожному примірнику документа зазначається лише одна адреса.
Найменування організації, її структурного підрозділу, яким адресується документ, але не вказується посадова особа, пишеться в називному відмінку.
Наприклад:
Міністерство
освіти і науки України Планово-
Якщо документ адресують керівникові структури, то її назва пишеться в називному відмінку, а посада (звання) і прізвище адресата -— в давальному.
Наприклад:
Київський національний університет
будівництва й архітектури
Деканові економічного факультету
професору
Біленку М. Г. *
Якщо документ адресовано керівникові установи, то її назва входить у найменування посади і пишеться у давальному відмінку. Наприклад:
Деканові юридичного факультету
Київського національного університету
будівництва й архітектури
професору
Івченку М.П.
При надсиланні документа кільком організаціям адреси можуть зазначатися узагальнено:
Начальникам ГУМВС України, АР Крим,
м. Києва та Київської області,
УМВС України, м. Севастополя
або
Керівникам органів юстиції України
До складу реквізиту може входити також поштова адреса. Наприклад:
ГУ МВС України в м. Києві
Відділ по роботі з персоналом
вул. Володимирська, 15,
м. Київ — 23, 03023
Якщо документ адресовано приватній особі, то за змінами в поштових правилах, що відбулися у 1997 p., адреси адресата й адресанта зазначаються в такій послідовності:
Адреса відправника
Деснянська
вул. Маяковського, 42
м.Київ — 25,01225 Адр
Олені Іванівні Шовкуненко
вул. Нижній Вал, 5, кв.25,
м. Київ- 12, 04012
17. Затвердження — це особливий спосіб введення документа в дію. Документ, що підлягає затвердженню, набирає чинності тільки з часу його затвердження відповідними керівниками установ чи посадовими особами, до компетенції яких входить вирішення питань, викладених у цих документах.
Затвердження документа здійснюється двома способами, які мають однакову силу. Елементами грифу затвердження є: гриф ЗАТВЕРДЖУЮ (без абзацу і лапок), найменування посади, (звання), особистий підпис, ініціали та прізвище особи, яка затвердила документ, і дати його затвердження. Наприклад:
ЗАТВЕРДЖУЮ
Начальник (назва установи)
_______________В.В.Власенко
(підпис) 20.08.2006
При затвердженні документа розпорядчим актом на документі проставляється гриф за таким зразком:
ЗАТВЕРДЖЕНО
наказом міністра освіти
і науки України
від «__»_________2006 р. №__
18. Після первинної обробки і реєстрації документ направляється керівникові для розгляду, результат якого відображається в резолюції.
Резолюція — це власноручний запис службовою особою інформації на документі, що являє собою коротке рішення з приводу викладених у цьому документі питань, інформацію про подальшу роботу з документами. Розміщується у правому верхньому кутку на документі або на окремому бланку формату А8.
Від конкретності й чіткості резолюції та правильного вибору виконавця залежить якість і своєчасність виконання завдання. До резолюції ставляться ті самі вимоги, що й до будь-якого розпорядчого документа: чіткість, конкретність, стислість. Резолюція складається з таких елементів, як: текст, підпис, дата. За змістом резолюція буває:
1) підтвердження. Якщо документ не вимагає ніяких дій з боку колективу, він супроводжується резолюцією: «До виконання», «До відома», «До наказу», «До керівництва» тощо, залежно в якому внутрішньому документі установи враховується його зміст. Зазначається підпис керівника, дата; термін виконання документа не вказується, бо мається на увазі найближчий за часом відповідний внутрішній документ установи;
2) розгляд. Якщо документ
потребує вжити заходів чи
пропонується на розгляд
Якщо в резолюції документа
зазначено декілька виконавців, то
особа, зазначена першою, є відповідальною
за виконання документа й
Якщо термін виконання документа є типовим чи він зазначений у тексті документа і, відповідно, не треба його зазначати у резолюції, то керівник може зазначити в резолюції лише прізвище виконавця (виконавців) з ініціалами, порядок підготовки питання, підпис, дату. Наприклад:
Савчуку М.С.
Голубенку Г. Т.
Організуйте проведення конференції
до зазначеного терміну.
(Особистий підпис, дата).
Резолюція переноситься секретарем в реєстраційну форму і часто є основою для взяття документа на контроль. У цьому разі термін виконання документа береться з резолюції.
19. Заголовок до тексту
документа. Кожний службовий
Заголовок пишеться без абзацу, в кінці — не ставиться крапка.
Наявність чіткого заголовку скорочує час ознайомлення з документом, період проходження його серед службових осіб та структурних підрозділів до реального виконавця. Заголовок не пишеться до тексту в документах, складених на бланках формату А5.
20. Відмітка про взяття
документа на контроль. Якщо документ
вимагає виконання і береться
на контроль, на ньому проставляється
відмітка про контроль у
21. Текст — основний
реквізит службового документа,
Текст організаційно-розпорядчих документів оформляють у вигляді анкети, таблиці, складного тексту, а також у вигляді поєднання цих форм.
22. Відмітка про наявність
додатка до документа повинна
оформлятися таким чином: