Конспект лекция по "Делопроизводству"

Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Найважливішою класифікаційною  ознакою документа є його зміст, зокрема, відношення зафіксованої в  ньому інформації до особи, структури, предмета чи напряму діяльності укладача чи адресата.

Згідно з унормованими вимогами за ознаками вирізняють такі класифікації документів:

1. За найменуванням: рапорт, заява, автобіографія, пояснювальна записка, протокол, довідка, характеристика, супровідний лист, доповідна записка, звіт, план роботи, акт, доповідь, рецензія тощо.

2. За способом  фіксації інформації документи  поділяють на:

1) письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної техніки;

2)  графічні, в яких зображення об'єктів передається за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, малюнки, схеми, плани, що цінні своєю ілюстративністю;

3) фото- та кінодокументи створюються способом фотографування й кінематографії (фотоплівки, діафільми, кінофільми). На них можна зафіксувати ті явища і процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

4) фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування і відтворюють звукову інформацію (магнітофонні, диктофонні);

5)  інші різновиди, що можуть з'явитися при розвитку інформаційних технологій.

3. За змістом  і спеціалізацією: загальні, з адміністративних питань, з питань планування оперативної діяльності, підготовки та розподілу кадрів тощо.

4. За призначенням: організаційно-розпорядчі, щодо особового складу, кадрово-контрактні, довідково-інформаційні, обліково-фінансові, господарсько-договірні тощо.

5. За способом  виготовлення, структурними ознаками  і ступенем стандартизації та  регламентації: типові, трафаретні та індивідуальні.

Типові (стандартні) — це документи, що мають однакову форму і заповнюються в певній послідовності за суворо обов'язковими правилами (паспорт, свідоцтво про народження, атестат, диплом про освіту тощо).

Індивідуальні документи укладаються в кожному конкретному випадку для вирішення чи з'ясування окремих ситуацій, їх друкують чи пишуть від руки (щоразу по-новому). Це заява, рапорт, доповідна записка, пояснювальна записка, автобіографія, резюме, характеристика тощо.

Трафаретні документи виготовляються друкарським способом: незмінювана частина їх тексту друкується на бланку, а для змінної інформації залишаються вільні місця. Ця форма набуває дедалі більшого поширення, адже дає можливість економити час і полегшує машинну обробку (анкета, службовий листок, довідка, перепустка тощо).

6. За складністю  документи бувають:

— прості, що містять інформацію з одного питання чи факту;

— складні, що містять інформацію з двох і більше питань чи фактів.

7. За місцем  укладання розрізняють документи:

— внутрішні, що мають чинність лише всередині тієї структури, в якій їх складено;

— зовнішні, що входять чи виходять за межі структури, тобто вони є результатом спілкування структури з іншими організаціями, закладами тощо.

8. За напрямом:

— вхідні, що надходять до установи, закладу;

— вихідні, що адресовані за межі установи, організації.

9. За терміном  виконання документи є:

— термінові, що укладаються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «терміново»;

— дуже термінові — зі спеціальною позначкою терміну;

— нетермінові — це такі документи, що виконуються в порядку загальної черги або в строк, зазначений керівництвом структури.

10.  За походженням документи поділяють на:

— службові, що укладаються організаціями, підприємствами та службовими особами, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу для вирішення службових питань. Вони виконуються в установленому порядку;

— офіційні особисті, що стосуються конкретних осіб і створюються поза сферою їх службової діяльності.

11.  За гласністю документи є: звичайні, для службового користування, таємні, конфіденційні тощо.

12. За  юридичною силою розрізняють:

— справжні (істинні) — ті, що видані в установленому законом порядку з додержанням усіх правил. Справжні документи бувають чинні і нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-якої причини;

— підроблені (фальшиві) — документи, в яких зміст чи оформлення не відповідає істині. Підробленими документи можуть бути внаслідок матеріальної чи інтелектуальної підробки. Перша буває тоді, коли до змісту справжнього документа замість правильних вносять неправильні відомості, роблять виправлення, підчистки тощо. Інтелектуальна підробка виражається у складенні й видачі документа свідомо неправдивого змісту, хоч і правильного з формального боку.

13.  За стадією виготовлення розрізняють:

— оригінал — перший або єдиний примірник офіційного документа. Він має підпис керівника установи і в разі потреби завіряється штампом і печаткою;

— копія — це точне відтворення оригіналу. На копії документа обов'язково робиться помітка «копія» вгорі праворуч. Листуючись з підприємствами, організаціями чи установами у справах завжди залишають потрібні для довідок копії. Оригінал і копія мають однакову юридичну силу. Коли треба відтворити не весь документ, а лише його частину, робиться витяг.

При втраті документа видається  його другий примірник — дублікат. Юридично оригінал і дублікат рівноцінні.

14. За  терміном зберігання розрізняють  документи:

— постійного зберігання,

— тривалого зберігання (понад 10 років),

—  тимчасового зберігання (до 10 років).

Точний термін зберігання документів (3, 5, 7,10, 15, 25 років тощо) встановлює номенклатура справ.

Значення документа для  суспільства полягає насамперед у тому, що в ньому відображаються взаємовідносини службового та приватного характеру між юридичними та фізичними  особами у повсякденному житті.

Особливо велике значення має документ у здійсненні дієвого  контролю за виконанням рішень, оскільки видати наказ чи винести резолюцію  — це лише перша стадія керівництва. Перевірка ж виконання є головною ланкою в організації роботи будь-якої установи чи закладу. Добре налагоджена  робота з діловодства передбачає відповідний контроль за виконанням рішень. Це одночасно дає змогу  виявити допущені помилки, уникнути їх у майбутньому та надає роботі структури конкретності та оперативності.

Отже, документи — це незамінні  довідники, що з плином часу набувають  науково-історичної цінності, стають джерелом знань. Документи мають:

1)  державне значення, відображаючи суспільні відносини, державний лад та державну політику в різних її проявах, сутність взаємовідносин владних інституцій з територіальними спільнотами громадян;

2)  юридичне значення, фіксуючи правові відносини фізичних та юридичних осіб і регулюючи їхні дії;

3) соціально-психологічне  значення, відіграючи роль суспільно-стабілізуючого  чинника, закріплюючи в окремої  особи розуміння наявності сталих  загальноприйнятих норм суспільної  поведінки.

Зараз, коли перед державою постало багато нових завдань  і значно зріс обсяг інформації, стали жорсткішими й вимоги до якості документів, термінів їх виконання  та доведення до виконавців. Тому найважливішим  напрямом поліпшення роботи з документами  є повна автоматизація та комп'ютеризація ділових процесів, застосування новітніх засобів та технологій. Це допоможе зекономити час та зусилля на малопродуктивну ручну працю, пошуки необхідних матеріалів.  

 

3. Реквізит як  обов’язковий елемент документа. Загальні вимоги до розміщення реквізитів у документах

Основним завданням працівника праводілової сфери при оформленні документів є дотримання правильності, законності та порядку оформлення службових документів, що визначені Державним стандартом України 4163 — 2003 «Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», що діє з 1 вересня 2003 року і застосовується в усіх галузях держави. У Державному стандарті зазначено:

«Реквізит — це обов'язковий елемент оформлення офіційного документа. Реквізити у документі розміщують з урахуванням послідовності операцій його підготовки, оформлення і виконання.

Кожному реквізиту, який містить  постійну інформацію, відводиться суворо обмежений обсяг аркуша, достатній  для розміщення максимальної кількості  друкованих знаків». Саме реквізити  надають документові юридичної  сили.

Державний стандарт України  має 32 реквізити.

1 — зображення Державного  Герба України;

2 — зображення емблеми  організації;

3 — зображення нагород;

4 — код організації;

5 — код форми документа;

6 — назва міністерства  чи відомства;

7 — назва підприємства (структури);

8 — назва структурного  підрозділу;

9 — довідкові дані  про установу (індекс, поштова адреса, номер телетайпа, телефону, рахунку  в банку);

10 — назва виду документа;

11 — дата документа;

12 — реєстраційний індекс (вихідний номер документа);

13 — посилання на реєстраційний  індекс і дату вхідного документа;

14 — місце складання  чи видання документа;

15 — гриф обмеження  доступу до документа;

16 — адресат;

17 — гриф затвердження  документа;

18 — резолюція;

19 — заголовок до тексту  документа;

20 — позначка про контроль;

21 —текст документа;

22 — відмітка про наявність  додатка;

23 — підпис;

24 — гриф погодження  документа;

25 — візи документа;

26 — відбиток печатки;

27 — відмітка про завірення  копії;

28 — прізвище виконавця  і номер його телефону;

29 — відмітка про виконання  документа та направлення його  до справи;

30 — відмітка про наявність  документа в електронній формі;

31 — відмітка про надходження  документа до організації;

32 — запис про державну  реєстрацію.

Згідно з Державним  стандартом України 4163 — 2003 реквізити  вирізняють постійні та змінні.

Постійні реквізити наносять тоді, коли виготовляють уніфіковану форму чи бланк документа, а змінні — під час його складання.

Документ, як правило, складають  за певним формуляром-зразком, який визначає робочу площу та береги документа.

Формуляр-зразок — це сукупність розміщених у певній послідовності реквізитів, необхідних для всіх видів даної системи документів. У ньому зазначаються реквізити документів і встановлюються їх межі.

Робоча площа — це площа уніфікованої форми чи бланка документа, призначена для заповнення основними реквізитами.

Береги документа — це площі, призначені для закріплення документа в технічних засобах зберігання, а також для нанесення спеціальних позначок та зображень.

Розрізняють два основних види формуляра-зразка — з поздовжним та кутовим розміщенням реквізитів. У різних типах документів склад реквізитів неоднаковий. Кожному реквізиту відведене певне місце.

Поздовжнє розміщення реквізитів доцільне тоді, коли назва установи складається з великої кількості слів і не може розміститися на площі, відведеній для кутового штампа.

Схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка наведені в  рис. 1 і 2.

Бланк — це друкована стандартна форма документа з реквізитами, що містить постійну інформацію. Бланки заповнюють точними даними. Найпоширенішими є бланки наказу, розпорядження, службового листа, довідки.

Бланк з кутовим штампом  доцільніший, оскільки праворуч від  штампа на вільному місці можна заповнити  такі реквізити, як: «адресат», «резолюція», «затвердження», «гриф обмеження  доступу до документа».

Бланк як стандартний аркуш  паперу, на якому виконана інформація організації-автора, від імені якого  документ видається, з'явився у 30-х роках  XIX ст. і став широко використовуватись. Нині всі організаційно-розпорядчі та довідково-інформаційні документи, що виходять з установи, організації, створюються на бланках як у державних, так і в комерційних установах.

Бланки з найменуванням  органу зберігаються в металевих  шафах. Зіпсовані бланки негайно  знищуються. Застосування бланків при  складанні документів підвищує культуру ділового спілкування, надає інформації офіційного характеру.

Працівникам структури, установи, органу звертатися до громадських установ  з особистими проханнями, викладеними  на бланках з найменуванням органу, забороняється. 

 

4. Правила оформлення  реквізитів у документах

Згідно з Державним  стандартом України 4163 — 2003 складання  й оформлення документів передбачає обов'язкове додержання вимог, що висуваються  до реквізитів, інакше службовий документ не матиме юридичної сили.

1. Зображення Державного  Герба України на бланках з  кутовим розташуванням реквізитів  розміщують на верхньому березі  бланка над серединою рядків  найменування організації, а на  бланках з поздовжнім розташуванням  реквізитів — у центрі верхнього  поля.