Конспект лекция по "Делопроизводству"

4.  Курсивом вирізняються слова, речення, частини тексту. Цим способом переважно користуються, коли текст набирають на комп'ютері.

 

Тема 3. Сучасні вимоги до складання та оформлення службових документів 

 

1. Поняття про документ. Функції документів. Вимоги до  документів.

2. Класифікація документів. Значення документа

3. Реквізит як обов’язків  елемент документа. Загальні вимоги  до розміщення реквізитів у  документах

4. Правила оформлення  реквізитів у документах 

 

1. Поняття про  документ. Функції документів. Вимоги  до документів.

Сучасний діловий документ використовується в усіх сферах службової  і ділової діяльності. Він є  носієм інформації, виступає як необхідний елемент внутрішньої організації  будь-якої установи, забезпечує взаємодію  їх частин. Інформація документа є  основою для прийняття рішень, служить доказом їх виконання  і джерелом для узагальнення, а  також матеріалом для довідково-пошукової  роботи. Відповідно до реалій життя  документ набув відповідних рис, що характеризують його з усіх боків, має певні вимоги, які полегшують роботу з ним не тільки під час  складання, а й при використанні його за призначенням.

Усім відомо, що вміння говорити красиво, правильно відіграє важливу  роль у процесі спілкування, і  залежно від того у співрозмовника складається думка про опонента. Так само на опонента здійснює вплив  і документ. Залежно від визначеності, дотримання вимог, вміння відправника  будувати розмову, його грамотності, знанні документа та вимог до нього залежить подальша доля цих відносин.

Отже, сучасний діловий документ — це важливий елемент сучасного  життя, що забезпечує обмін інформацією  необхідного і визначеного характеру, впливає на відносини у суспільстві.

Документ — основний вид  писемної ділової мови, який широко використовується в повсякденній діяльності як джерело та носій інформації. Якщо інформація в ньому зафіксована, то це забезпечує її зберігання і накопичення, можливість передачі іншій особі, багаторазове використання, повернення до інформації з часом.

У статті 27 Закону України  «Про інформацію» (1992 р.) зазначено, що документ — це передбачена законом  матеріальна форма одержання, зберігання, використання і поширення інформації шляхом фіксації на папері, кіно-, відео-, фотоплівці або на іншому носієві.

Документ — (від лат. dokumentum — повчальний приклад, взірець; свідчення, доказ) — матеріальна форма відображення, поширення, використання і зберігання інформації, яка надає їй юридичної сили. Документ може фіксуватися не лише на папері, а й на магнітних чи інших носіях. Характерною особливістю документа є те, що він матеріалізується лише у писемній формі мовлення.

Поняття «документ», «документація» у своєму розвитку зазнали істотних змін. Слово «docere» у мові давніх римлян вживалося у значенні «повідомляти». Пізніше, з розвитком письма, як додатково до усної мови засобу закріплення фактів та різних явищ і писаного права, що регулювало майнові та інші відносини суспільного життя, виникла необхідна форма — dokumentum.

Поява цього слова в  українській мові пов'язана з  діяльністю російського царя Петра  І в кінці XVII — на початку XVIII ст., який надавав перевагу всьому запозиченому. Спочатку слово позначало папери, які підтверджували будь-чиї права, законність володіння будь-чим, мали юридичну силу. У наш час документ — це узагальнена назва для всіх юридичне значущих джерел інформації.

У сучасній українській літературній мові слово «документ» має декілька значень:

1)  матеріальний об'єкт, у якому міститься будь-яка інформація, призначений для передачі в просторі та часі (фотоплівка, перфокарта тощо);

2) діловий папір, що  підтверджує будь-який факт або  право на щось; у праві —  складений відповідно до закону  акт, що засвідчує факти, які  мають юридичне значення (диплом  про освіту, заповіт тощо);

3)  офіційне посвідчення особи (паспорт, службове посвідчення);

4) історично достовірні  письмові джерела (грамота, акт,  малюнок).

Виходячи від суворого академічного визначення, автори Універсального довідника-практикума з ділових паперів тлумачать:

документ — це закріплена будь-яким способом на спеціальному матеріалі  інформація про факти, події, явища  об'єктивної дійсності та розумової  діяльності людини.

Як носій інформації документ виступає обов'язковим елементом  внутрішньої організації будь-якої установи, організації, фірми, забезпечуючи взаємодію їх частин. Інформація є  основою для прийняття управлінських  рішень, служить доказом їх виконання  і джерелом для обробки, а також  матеріалом для довідково-пошукової  роботи.

За своїми властивостями  документ:

1) є носієм і сам  служить джерелом потрібної інформації, саме в документах інформація  фіксується вперше;

2) має правову вагу, господарське  значення, оскільки сам може служити  письмовим доказом, засобом засвідчення  чого-небудь;

3)  уможливлює вилучення інформації з архівів і обробку в поточній діяльності.

Під час укладання ділових  документів мовці обмежені у виборі добору слів, їх поєднання, розташування; творчість як така — відсутня. Укладач  змушений користуватися встановленими  правилами, тобто дотримуватися  певного регламенту, що в свою чергу  приводить до стандартизації мови і  схеми документів.

Усі ділові документи за своїм призначенням та конкретною функцією різні, тому ступінь регламентації  та стандартизації у них теж буде різний. За цією ознакою документи  поділяються на три групи:

1) документи, що відповідають  точним стандартам; якщо один  зі стандартів не витримується  — документ не матиме юридичної  сили. Такі документи, як правило,  готуються заздалегідь (потрібна  інформація вписується від руки) і виготовляються спеціальними  державними установами на папері  з водяними знаками (свідоцтво  про народження, диплом про освіту, посвідчення особи);

2) документи, в яких  відсутня така суворість, проте  для зручності, швидкості їх  використання та обробки частина  інформації готується заздалегідь  (трудова книжка, службове посвідчення  тощо);

3) документи з певною  формою побудови, загальними принципами  укладання; текст і мовні засоби  автор-укладач добирає сам (характеристика, рапорт, автобіографія, лист, розписка, доручення, скарга тощо).

На відміну від інших  рис ділового стилю, що закріплені традицією, стандартизація й регламентація  закріплені ще й законом — оформлення документів визначене стандартами, розробленими Державним комітетом  стандартів України.

Будь-який офіційний документ одночасно виконує кілька функцій, що й дозволяє йому задовольнити різноманітні людські потреби. Серед функцій  документа виокремлюють загальні та спеціальні.

Загальними функціями документа є:

інформаційна: будь-який документ створюється для зберігання документації, оскільки потреба її зафіксувати інформацію — причина укладання будь-якого документа;

соціальна: документ є соціальне значущим об'єктом, оскільки його поява спричинена тією чи іншою соціальною потребою;

комунікативна: документ виступає як засіб зв'язку між окремими елементами офіційної, громадської структури;

культурна: документ є засобом закріплення і передавання культурних традицій, що найкраще простежується на великих комплексах документів, де дістає відображення рівень наукового, технічного і культурного розвитку суспільства.

Спеціальними  функціями документа є:

управлінська: документ є інструментом управління; цю функцію мають управлінські документи (організаційно-розпорядчі, звітні, фінансові та ін.), створені спеціально для реалізації завдань управління;

правова: документ є засобом закріплення і зміни правових норм та право-взаємин у суспільстві; цю функцію мають законодавчі та правові нормативні акти, попередньо створені для фіксації правових норм і правовзаємин, а також будь-які документи, які набувають правової функції на деякий час (наприклад, для використання як судового доказу це може бути будь-який документ);

історична: коли документ виступає як джерело історичних відомостей про розвиток суспільства; цю функцію має лише частина документів, які створюються в суспільстві і лише після того, коли вони виконають свої оперативні функції і надійдуть до архіву на зберігання.

Усі документи, де б і ким  вони не укладалися, мають правові, технічні, логічні та лінгвістичні вимоги.

Правові вимоги. Документ видає повноважний орган або особа відповідно до її компетенції. Документ не повинен суперечити чинному законодавству і директивним вказівкам керівних органів, має бути достовірним і відповідати завданням конкретного керівництва — тобто базуватися на фактах і містити конкретні та реальні пропозиції чи вказівки.

Документ необхідно складати за встановленою формою. Він має  бути бездоганно відредагований та оформлений. У ньому недопустимі юридичні та граматичні помилки. У текстах  ділових документів використовується лише офіційно-діловий стиль.

Технічні вимоги. Для укладання будь-якого документа існує відповідний формат паперу білого кольору. Загальновизнаний формат А4, текст якого друкується через півтора міжрядкових інтервали, на бланках формату А5 — через один інтервал. У діловодстві розроблені й діють певні вимоги і правила щодо оформлення сторінки та її нумерації.

При оформленні документів на двох і більше сторінках, починаючи  з другої, вони мають бути пронумеровані. Номер проставляється посередині верхнього  берега сторінки арабськими числами. Крапки і тире перед числами і після  них не ставляться. Номер сторінки друкують в інтервалі 10 — 15 мм від  верхнього берега. Ділові документи  набираються 14 кеглем у текстовому редакторі Word (шрифт Times New Roman), верхній і нижній береги — 2 см, лівий — 3 см, правий — 1 см.

Якщо документ оформляють також і на зворотньому боці (термін зберігання такого документа має становити не більше трьох років), то лівий і правий береги на звороті відповідно міняються місцями.

Назва документа має друкуватись 16 кеглем, великими літерами, напівжирним  шрифтом і розміщуватись по центру рядка бланка.

Дата у документі записується  арабськими числами в один рядок  за послідовністю: число, місяць, рік: 12.09.2006. Якщо порядковий номер місяця або  числа складається з однозначного числа, тоді перед ним проставляється 0: 02.09.2006.

У нормативно-правових актах  та фінансових документах застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дати — 15 вересня 2006 року.

Для логічних вимог характерні використання засобів логічної оцінки матеріалу для зв'язності окремих частин, зазначення черговості здійснення (насамперед, водночас, зокрема, отже); врахування таких елементів, як актуальність фактів та їх своєчасність; послідовність викладення тексту та його частин.

Логічна послідовність викладу  особливо увиразнюється в тих  видах ділових документів, де зовсім виключаються суб'єктивні елементи: прояви роздратування, незадоволення, привнесення особистого ставлення  до справи чи особи в текст документа.

Ознаки логічної послідовності: тісний логічний зв'язок усіх компонентів  документа, чітко виявлені причиново-наслідкові зв'язки між повідомлюваними фактами. Логічна послідовність ділового документа може реалізуватися й іншими видами зв'язків: це протиставлення (воно найчастіше виражається словами проте, однак); виявлення й логічне підкреслення черговості (одночасно, спочатку, потім); мети (з цією метою, для цього, тому), результативності (отже, таким чином, у результаті, загалом); це конкретизація будь-якого місця в документі (наприклад, зокрема, як-от).

Логічна послідовність викладу  досягається також за рахунок  чіткого членування тексту документа  на окремі пункти. Зовнішніми проявами такого членування є нумерація, буквені  позначення, абзаци.

Лінгвістичні  вимоги. Текст ділового документа становить його основу, він має бути грамотний. Писемна форма мовлення вимагає чітких синтаксичних конструкцій, суворого дотримання стилістичних норм і правил граматики. Зокрема, мовна грамотність — це дотримання норм орфографії, пунктуації та граматики. Усі терміни, спеціальні поняття, конструкції, що сформувалися під впливом особливостей професійного мислення, повинні відповідати сучасному рівню правових знань, вживатися лише тоді, коли вони дійсно є необхідними.

Текст документа має бути зрозумілим. Мова офіційних документів абстрагується від індивідуальних мовних особливостей людей, що вимагає  певної формалізації мови, застосування стандартних термінів, усталених  мовних конструкцій із встановленими  правилами їх тлумачення. (Вибір  слів і термінів, стійких зворотів (на підставі викладеного, відповідно до вимог постанови, керуючись статтею КК України, пред'явлене (висунуте) обвинувачення тощо), побудова речень, форма викладу тексту документа (наказую, пропоную, зобов'язую, слухали, виступили, ухвалили, просимо надіслати, надсилаємо на розгляд тощо).

Усі зазначені вище вимоги до ділових документів становлять загальну культуру мовлення особистості, адже високу культуру мовлення людини визначає і  досконале володіння літературною мовою, і вміння правильно застосовувати  її норми у процесі мовленнєвої  діяльності. 

 

2. Класифікація  документів. Значення документа

Класифікація — це розподіл документів на класи за узагальненими ознаками споріднення та відмінності.