Конспект лекция по "Делопроизводству"

Засоби офіційно-ділового стилю, в яких має місце регулювально-комунікативна функція, мають значення не лише як теоретичне узагальнення, а й дістають практичне застосування в роботі державного апарату, законодавчих і дипломатичних органів, адміністративно-канцелярського управління.  

 

 

  

 

4. Текст як основний  елемент документа. Вимоги до  тексту документа. Структура тексту  документа. Виокремлення деяких  частин тексту документа. 

 

Складання службових документів вимагає від працівників великих  зусиль. Щоб скласти повноцінний, грамотний документ, насамперед треба  добре знати питання, що висвітлюється, і володіти достатньою інформацією.

Основною, вищою комунікативною одиницею писемного мовлення є текст.

Текст — це сукупність речень послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи.

Текст — це основний реквізит службового документа, який має чітко і переконливо відображати причину й мету написаного, розкривати сутність конкретної справи, містити докази та висновки.

Визначальна функція тексту — бути засобом соціальної комунікації в усіх сферах суспільного життя. Від умілого, грамотного, логічно послідовного викладу матеріалу залежить культура писемного ділового мовлення. Саме текст і фактична реалізація його — це та проблема вироблення культури письма, розв'язання якої передбачає знання законів логічного і лексичного сполучення слів, уміння користуватися словесними формулами, розрізняти стильові особливості текстів, добирати до них відповідний мовний матеріал.

Текст — це основний елемент писемного мовлення, що має такі комунікативні якості, як: стислість, послідовність викладу матеріалу, лаконічність, смислова точність, логічність, об'єктивність, простота, виразність мови і стилю, влучність думки тощо. Вони дістають своє вираження в мовних конструкціях і словесних формулах текстів різного рівня стандартизації (звіт, діловий лист, акт, договір, наказ тощо), у логічних елементах (вступ, докази, висновки). Проте є чинники, ігнорування яких утруднює досягнення позитивного результату: надто велика кількість комунікативних якостей текстів, які взаємно доповнюють одна одну, їх важко відмежувати, нелегко провести чітку межу між ними.

Ділове текстотворення має  необмежені можливості для реалізації мовленнєвої культури в різних ситуаціях, для аналізу мовних засобів (лексичних, граматичних, стилістичних), для формування умінь і навичок мовленнєвої діяльності, оскільки:

— тексти документів містять  повідомлення про факти, явища суспільного  життя: оцінку ділових і моральних  якостей фахівців різних галузей  народного господарства; звіти, інформацію про роботу; конкретні, реальні пропозиції;

— тексти документів дають  змогу формувати оцінне ставлення, критичну чи позитивну думку щодо мовного оформлення тексту; додержання основних правил його складання; виконувати лінгвістичний аналіз, орієнтуючись на види документів, структуру тексту, його семантику; свідомо оволодівати змістом тексту залежно від спеціальності, фаху тощо;

У практиці сучасного діловодства  вироблено загальні вимоги до створення  текстів документів, основні правила, які забезпечують реалізацію комунікативних якостей ділового мовлення, додержання лексичних, граматичних та стилістичних норм.

Проблеми відтворення  специфіки ділового тексту безпосередньо  пов'язані з вибором способів, прийомів передачі компонента одиниць різних рівнів мови — ділової, термінологічної лексики, словотворчих засобів, синтаксичних структур тощо.

Основними рисами у формуванні системи мовних одиниць і прийомів їх використання у текстах ділових  документів є:

—  нейтральний тон викладу змісту лише у прямому значенні;

— точність та ясність повинні  поєднуватися з лаконічністю, стислістю  та послідовністю викладу фактів;

— документальність (кожний папір повинен мати характер документа), наявність реквізитів, які мають  свою черговість, що дозволяє тривалий час зберігати традиційні стабільні  форми;

—  наявність усталених одноманітних мовних зворотів, висока стандартизація вислову;

—  сувора регламентація тексту.

У практиці документування склались загальні вимоги, що ставляться до текстів документів. Насамперед, треба пам'ятати, що службовий документ покликаний спонукати до якої-небудь дії, переконати. Це досягається аргументованістю й логічністю фактів чи аргументів, які наводяться. Формулювання тексту службового документа мають бути бездоганні в юридичному відношенні.

Найважливішими вимогами до тексту є: достовірність та об'єктивність, максимальна стислість при повноті  інформації, точність, яка вилучає  можливість подвійного сприйняття тексту.

При читанні документа  досить велике значення має послідовність  інформації, чітке вирізнення її основних частин, тобто структура тексту.

Структура тексту — це сукупність текстових компонентів, розміщених у певній послідовності. Текст документа може складатися з трьох, логічно пов'язаних між собою частин: вступу, основної частини (доказу) і закінчення.

У вступній частині зазначається причина написання документа; в  основній — викладається сутність питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у закінченні формулюється мета, заради якої складено документ, пропозиція, згода, відмова, прохання тощо.

Здебільшого текст документа  складається з двох смислових  частин: у першій викладаються причини, підстави чи мета укладання документа, у другій — висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації. Наприклад:

У вересні 2006 року Інститут економіки і права «Крок» проводить конференцію «Проблеми розвитку підприємництва в Україні». Будуть обговорюватися проблеми структурних змін в економіці і розвитку підприємництва.

Просимо взяти  участь і підготувати свої пропозиції.

Інколи складають документи  лише з кінцевої частини, наприклад, листи і заяви з проханням  без мотивування, накази з однією розпорядчою частиною. Наприклад:

1) Прошу розглянути  питання щодо призначення мене  на посаду старшого інспектора  відділу по роботі з персоналом  чи

2) ЗВІЛЬНИТИ:

Іващука Бориса Васильовича, молодшого наукового співробітника, з 10 жовтня 2006 року за власним бажанням.

Для кращого сприйняття документа  його текст ділиться на абзаци —  найпростіші компоненти тексту, які  складаються з однієї чи кількох  фраз (речень) і характеризуються єдністю  та закінченням змісту. Як правило, абзац містить не більше двох —  трьох речень. З абзацу починається  кожна нова думка. Це допомагає поміркувати  над змістом документа, зробити  невеликі паузи при його читанні.

При складанні тексту документа  слід дотримуватися таких правил:

1. Текст повинен викладатися  від третьої особи: Ректорат  університету порушує питання  про заохочення студентів, які  брали участь у заходах до 15-ї  річниці Дня незалежності України.

2.  Від першої особи пишуться рапорти, заяви, автобіографії, накази, пояснювальні записки, наприклад: Прошу надати відпустку...; Наказую тощо.

3. Уживати стійкі (стандартизовані)  словосполучення типу: Відповідно  до..., У зв'язку з..., З метою..., Як  виняток.., Прошу Вас...тощо.

4.  Використовувати синтаксичні конструкції: Доводимо до Вашого відома..., Відповідно до попередньої домовленості..., У порядку обміну досвідом...; На виконання розпорядження тощо.

5.  На початку речення вживати дієприслівникові звороти: Керуючись нормативно-правовими актами ..., Враховуючи певні обставини..., Розглянувши питання..., Порушивши справу..., Вступивши до вищого навчального закладу... тощо.

6.  Надавати перевагу простим реченням. Вживати форми ввічливості за допомогою слів: шановний, високоповажний, вельмишановний, пане, добродію.

Якщо текст документа  займає кілька сторінок, то на наступну сторінку не можна переносити лише підпис. На сторінці має бути не менше  двох рядків тексту. Також не бажано: а) відривати один рядок тексту чи слово від попереднього абзацу; 6) починати один рядок нового абзацу на сторінці, що закінчується, краще почати новий абзац на наступній сторінці; в) переносити слово на межі сторінок, треба перенести це слово на нову сторінку.

При підготовці тексту документа, зазначає Т. Кузнєцова, слід керуватися такими вимогами, як достовірність  і об'єктивність, максимальна стислість  документа при повноті інформації, точність, що не допускає можливості подвійного розуміння тексту.

Достовірність інформації досягається  відображенням фактичного стану  справ, неупередженим описом та оцінкою  подій.

Об'єктивність змісту документа  проявляється у формах вираження  в ньому громадських інтересів, які мають відповідати нормам адміністративного права. Ділові документи оформляються переважно від юридичної особи — установи або її структурного підрозділу; тому особистий момент в оцінці фактів чи подій має бути зведений до мінімуму. Здебільшого ділові документи пишуться від першої особи, при цьому, як правило, займенники замінюються іменниками: Інститут просить..., Керівництво не заперечує..., Міністерство застерігає... тощо. Можлива й інша, теж беззайменникова конструкція: Прошу..., Просимо... тощо.

Повнота інформації полягає  в тому, що всі необхідні для  правильного розуміння документа  складники думки мають у тексті своє словесне вираження, ніщо не пропущене, нічого не треба домислювати. Важливо, щоб у тексті не було двозначностей, щоб думка і її словесне вираження  якомога щільніше збігалися, поєднувалися. Повним називають документ, зміст якого вичерпує всі обставини, зв'язані з вирішенням питання, що розглядається.

Ясність викладу, точність опису  — це дві тісно пов'язані між  собою вимоги до тексту документа. Між  ними існує такий зв'язок: чим  глибше працівник проникає в сутність справи, про яку йдеться у діловому документі, тим точніше він про  неї висловлюється, тим яснішою  вона буде для всіх, хто знайомиться  з цим документом. Конкретність викладу  не повинна досягатися за рахунок  повноти висвітлення питання. Тому при викладенні остаточного варіанта документа треба детально обдумати його, дібрати такі слова і вирази, які найбільш економію, а водночас і повно та точно передадуть думку. Саме звідси і бере свій початок ясність викладу, яка базується на правильному доборі слів та словосполучень. Ясність забезпечується, насамперед, точним добором потрібного слова, правильним користуванням термінами. Велике значення має чітке і точне формулювання прохань, пропозицій, наказів, вдале виокремлення і наголошення основної думки. Тут особливо виразно виявляється принцип доцільності, який полягає у виборі серед близьких між собою слів і словосполучень найдоцільнішого в цій конкретній ситуації. Сама назва документа дає цілком достатню інформацію. Отже, достатньо один раз зазначити осіб, указавши або їх посади, або ставлення до факту, який викладається.

Точність, лаконічність і  водночас доступність мови документів — необхідні якості їх, а оскільки до складання документів залучаються  майже всі працівники установи, то прагнути до максимальної лаконічності повинен кожен із них.

Переконливість надає  життєвості діловому документові, і  тому вона має постійно бути в полі зору того, хто укладає документ.

Лаконічність викладу  досягається попереднім обдумуванням змісту документа, складанням його плану, добором аргументів. Лаконічним вважається такий документ, у якому немає зайвих слів, повторень, розтягненої, багатослівної аргументації тощо. Досягнути цього можна, зокрема, шляхом заміни складних речень простими, а також уникненням дієприкметникових та дієприслівникових зворотів, уживанням загальноприйнятих скорочень, умовних позначень і символів.

Нормативність мовних засобів  ділового стилю — обов'язкова вимога до нього. Мова ділових документів повинна, насамперед, відповідати нормам сучасної української літературної мови. Вимога зрозумілості мови ділового документа й означає вживання засобів літературної мови — загальновідомих, зрозумілих усім мовцям слів, офіційних термінів літературної мови в тому значенні, яке закріплене за ними словником.

При підготовці документа  слід враховувати, що мова не є пасивним фіксатором його змісту, вона виконує активну, стимулюючу й регулюючу роль у діяльності органів управління. А це значить, що добір відповідних мовних конструкцій безпосередньо впливає на дієвість директивної і розпорядчої документації: точно дібраних мовних засобів вимагають документи, в яких викладається прохання, запит, формулюються претензії, висловлюється подяка тощо. Особа, яка укладає їх, зобов'язана добре володіти українською літературною мовою, її законами і нормами, щоб щоразу дібрати найдоцільніший і найпереконливіший мовний засіб.

Досить часто в наукових працях, нормативних документах посилаємось  до термінів, окремих слів, прикладів  тощо. Для їх виокремлення С.Глущик, О.Дияк, С.Шевчук радять використовувати чотири способи записів:

1.  ВЕЛИКІ ЛІТЕРИ, що вживаються для виокремлення окремих слів (здебільшого назви документів, заголовків тощо).

2.  Р о з р я д к а, що використовується при оформленні окремих слів чи коротких фраз. При розрядці після кожної букви у слові робиться проміжок в один знак, а між словами, написаними у розрядку, й текстом роблять відступ у 2 — З знаки.

3.  Підкреслення — найзручніший спосіб виокремлення окремих слів і фраз. Розділовий знак, що стоїть після слова, не підкреслюють. Ціле речення підкреслюється суцільною рискою, починаючи від першої букви і закінчуючи останньою буквою речення.