Психологическое обеспечение общеакадемических клубов

Если у вас есть помощник, он может оградить вас  от необходимости рассмотрения многих мелких вопросов (хороший секретарь «экономит» до 30 % рабочего времени шефа).

Наиболее эффективной при написании серьезного документа, решении важного вопроса является практика «закрытых дверей». Для этого достаточно запереться, включить автоответчик, а если его нет – попросту отключить телефон. Или уединиться там, где вас без подсказки сотрудников не найдут: в чьём-либо свободном кабинете, в библиотеке, в конференц-зале или другом свободном помещении.

Иных эффективных способов уйти от текучки мировая практика не выработала.

При этом, как показывает опыт, за время уединения удаётся  сделать именно то, что наиболее важно и необходимо на данный момент. Вы получите и наибольшие результаты, и будете удовлетворены рабочим днём с чувством исполненного долга, осознанием своей силы воли.

5. Старайтесь заменять посещения телефонным звонком.

В большинстве случаев личное посещение не даёт никакого преимущества перед разговором по телефону. Уважающий себя и занятый человек не станет тратить время на дорогу и ожидание под дверью кабинета лишь с целью что-либо узнать.

Вам сообщат по телефону всё, что вас интересует. Кстати, грубят при этом меньше, чем при личной встрече: ведь не знают, кто звонит. Особенно если звонящий говорит спокойно, с чувством достоинства, уважительно и кратко.

6. Рационализируйте чтение.

Наиболее радикальное  средство – освоить специальную технику быстрого чтения. Это позволит тратить на чтение документов и литературы в 3–5 раз меньше времени.

Издания, получаемые организацией, имеет смысл класть на общее обозрение  после просмотра их и разметки отдельными сотрудниками, коим вменено в обязанности отмечать те статьи, разделы, которые могут заинтересовать сотрудников. Выделение ключевых слов в текстах или разделов публикаций поможет сократить затрачиваемое на их анализ время.

Из приёмов, способствующих рационализации времени руководителя в части работы с бумагами, отметим следующие:

• первый просмотр входящей корреспонденции («сортировку») целесообразно поручить лицу, им назначенному (секретарь, помощник и т.п.), который направит документ соответствующему подразделению. Вместо подписи руководителя достаточно поставить его факсимиле;
• поручить кому-либо из специалистов делать «разметку» документов, идущих к руководителю: подчеркнуть ключевые слова, отметить фразы и абзацы, наиболее важные для руководителя. Такая «разметка» облегчит работу всем, кто имеет отношение к этому документу.

7. Не множьте количество бумаг на своём рабочем столе.

Обычно по 80 % бумаг  решение может быть принято с  первого прочтения – стоит  лишь немного подумать над каждой из них. Но реально «с первого захода» решение принимается в 20 – 40 % случаев.

Более серьёзные документы  чаще всего откладывают в сторону, чтобы в спокойной обстановке принять по ним решение. Однако обстоятельства нередко ограничивают время на это, и в итоге оказывается, что именно более важные дела становятся «горящими». Но даже если такого и не произошло, при таком подходе нерационально расходуется время, один и тот же документ читается дважды.

Ничто на столе не должно отвлекать от решения задачи, намеченной на данный момент, поэтому место большинству бумаг в столе или в шкафу. Предметы, постоянно находящиеся перед глазами, мы вскоре как бы перестаем замечать. Но посетитель видит по «завалам» на столе, как велик ваш долг перед организацией. Особенно гнетущее впечатление производят пожелтевшие бумаги.

8. Используйте «эффекты мелочей».

Прежде чем  ехать – позвоните.

Узнайте, на месте ли нужный вам человек, часы приёма, какие нужно  иметь документы. Тот, кто едет наугад, нередко тратит время впустую: нужный человек отсутствует или не может принять, либо необходимо иметь при себе какой-то документ, о чём не было заранее известно и т.п.

Группируйте однородные дела и телефонные звонки.

Старайтесь выезжать куда-то по возможности лишь тогда, когда там появится несколько  дел для вас.

Сгруппировав звонки, затратите меньше времени на них.

Не надейтесь  на память, записывайте необходимую  вам информацию.

Помните: мы забываем 90 % того, что слышим, 50 % того, что видим, и 10 % того, что делаем.

Ваша информированность  обернётся и выигрышем: всем известно, к каким потерям разного рода приводит забывчивость.

Используйте для работы и чтения время ожидания приёма, в очереди, в дороге.

Способность работать в любых условиях, используя для этого малейшую возможность, характерна для высокоорганизованного человека.

Чтобы выполнять данный совет, нужно всегда иметь при себе материалы или документы для работы – на всякий случай.

Всегда имейте при себе бумагу и карандаш для  записи удачных мыслей.

К сожалению, память наша такова, что мы забываем даже самые  блестящие мысли. А они приходят в любое время и в любой обстановке, так как над разрешением проблем мозг наш работает непрерывно, включая и время сна.

Не тратьте  время на жалобы по поводу неудач.

Этим грешат многие –  «поплакаться в жилетку» после досадного  просчета, а особенно в случае неудачного стечения обстоятельств. Подобные траты времени попусту не поднимают престиж и только бередят рану. Акцентируя внимание на своих невзгодах, мы создаем установку: «Я – неудачник», что ведёт к новым неудачам.

Анализируйте  свои привычки и наклонности, чтобы избавляться от вредных.

Этому способствует: а) изучение своих рабочих планов и отметок  об их исполнении; б) обсуждение с доверенными  людьми своего стиля деятельности.

Решив трудную  задачу, наградите себя кратким отдыхом.

Не хватайтесь сразу  за новое дело. Насладитесь сознанием своего успеха. Положительные эмоции вольют в вас новую энергию, которую вы употребите на решение следующей по важности задачи.

Не считайте, что методы и приёмы вашей работы – самые лучшие.

Постоянно ищите способы  рационализации использования своего времени и времени своих коллег.

9. Как можно больше поручайте подчиненным.

Прежде чем взяться  за какое-либо дело, задайте себе вопрос: а нельзя ли поручить его кому-либо? Многие «завалены» делами именно потому, что привыкли рассчитывать только на себя: «Не могу никому доверить». Вместо этого они должны самокритично сказать: «Не умею организовать свою работу».

В числе правил для  руководящего звена есть и такое: «Вам не следует делать того, что могут сделать ваши подчинённые. Если вы это делаете, то вы – лишний, вместо вас можно взять работника с окладом вашего подчинённого».

10. Оптимизируйте систему контроля.

При отсутствии контроля уровень исполнительской дисциплины неминуемо падает, что в итоге  делает любые усилия руководителя бесплодными, а результаты его деятельности – неутешительным.

Однако и чрезмерный контроль не годится. Во-первых, он отнимает слишком много времени у руководителя; во-вторых, чрезмерный контроль неизбежно приводит к безынициативности подчинённых, к привычке перекладывать решения на руководителя, в итоге, на кардинальные вопросы у руководителя хронически недостает времени.

Таким образом, в постановке контроля необходимо найти некую  золотую середину.

В качестве таковой можно  рекомендовать следующую двухзвенную систему:

• систематический контроль работы каждого подчинённого – выделить ключевые моменты в действиях подчинённого и обязать его регулярно информировать о них руководителя;
• раз в месяц проверять исполнительность и ответственность каждого подчинённого путём ревизии выполнения им одной из его основных функций. Это позволяет объективно оценивать работу подчинённого, быть в курсе наиболее важных дел, не давать подчинённому расслабляться, по мере необходимости помогать ему конструктивной критикой.

11. «Экономьте» время на совещаниях.

Совещания целесообразны  только при наличии двух условий: если без них не обойтись и они  хорошо подготовлены.

Совещания потребуют  меньше времени и будут более  эффективными при выполнении следующих условий:

1. цели совещания сформулированы конкретно, и повестка доведена до участников заблаговременно (предпочтительно в письменном виде);
2. круг участников по возможности минимальный;
3. приглашённый руководитель может присылать вместо себя своего заместителя (или специалиста) по рассматриваемому вопросу;
4. заранее определены общая продолжительность совещания и время для рассмотрения каждого вопроса;
5. назначены ответственные за подготовку каждого вопроса;
6. подготовлены и заранее розданы участникам проект решения по обсуждаемым вопросам;
7. неподготовленные вопросы сняты с повестки дня;
8. председательствующий не допускает никаких отклонений от регламента, в то же время обеспечивая активное участие каждого из приглашённых в обсуждении.

 

Искусство быть читателем

 

Взрослый человек читает со скоростью около 250 – 300 слов в минуту с 60 – 70 %- ым пониманием прочитанного. Для наиболее умелых эти цифры повыше: 400 – 600 слов и 90 %.

А как читаете вы? Обратите внимание на особенности вашего чтения. Существуют определённые привычки, которые мешают эффективному чтению. Их можно преодолеть путем осознания и целенаправленной работы.

Можно выделить несколько  основных привычек-ошибок.

Регрессивное  чтение – это навязчивое возвращение к только что прочитанному: словам, фразам, абзацам и предложениям – даже при знакомстве с лёгким текстом. В этом нет ничего дурного, если текст сложен и требует осмысления. Тем не менее для обретения навыков эффективного чтения необходимо бороться с возвратами. Для этого воспользуйтесь движениями тупого кончика карандаша под читаемой строкой. Не позволяйте себе возвращаться к прочитанному, неукоснительно следуя за своим «ведущим». Со временем это обеспечит вам успех.

Движение губ. Когда при чтении вы как бы произносите текст про себя, скорость чтения замедляется более чем на 50 %, поскольку темп устной речи составляет 100 – 125 слов в минуту. Это лишь половина средней скорости чтения взрослого человека.

Чтобы избавиться от этой привычки, воспользуйтесь тем же карандашом: зажмите его между губ. При каждой попытке движения губ карандаш будет падать. Несколько недель тренировок – и этот недостаток исчезнет, темп чтения резко возрастёт.

Субвокализация, т. е. звуковое интонирование читаемого текста – «бурчание». Чтобы избавиться от этой привычки, при чтении положите кончики пальцев на горло и, как только почувствуете вибрацию, прекратите чтение, возобновляя его каждый раз. Обычно дефект устраняется очень быстро.

Чтение «по  словам». Чтобы преодолеть этот дефект, перед чтением пройдитесь по тексту, объединяя с помощью карандаша смысловые куски. Это дисциплинирует движения глаз и поможет научиться читать смысловые куски, а не отдельные слова.

Плохое оборудование места чтения. Ваше обычное место для чтения – за столом, на стуле с прямой спинкой, с правильным освещением, без внешних раздражителей (зрительных и слуховых). Слишком мягкая мебель и комфортная поза располагают к расслаблению.

Книга расположена  под неверным углом. Эффективность чтения возрастает на 5 % при правильном расположении текста. Книгу следует держать ровно, на расстоянии 35 – 40 см от глаз.

Рекомендации для тренировки памяти

 

Чтобы память всегда оставалась гибкой и подвижной, её надо постоянно тренировать. Выделите для этого в общей сложности один час в день или хотя бы 20 – 25 минут. Учтите, что продуктивность запоминания меняется в течение дня. Память наиболее цепкая и острая между 8 – 12 часами. Затем продуктивность запоминания начинает постепенно снижаться, а с 17 часов снова медленно растёт и при отсутствии значительного утомления достигает высокого уровня в вечернее время (примерно к 19 часам).

1. Абсолютно всё запомнить нельзя. Поэтому из потока информации необходимо выбирать наиболее существенную. Это, прежде всего, данные, которые помогают совершенствовать профессиональные навыки, сведения, связанные с миром увлечений, например, коллекционированием.

2. Важным условием  для того, чтобы информация запомнилась  быстро и надолго, является наличие интереса к ней. Старайтесь расширять и углублять свои интересы. Чем больше человек знает, тем лучше запоминает.

3. Большое значение  для запоминания имеют наши эмоции и чувства. Старайтесь придавать запоминаемому материалу эмоциональную окраску, вызывая у себя определённые чувства.

4. Непременным условием  хорошего запоминания является  понимание материала. Понять информацию – значит в какой-то мере уже запомнить её.

5. Не старайтесь запоминаемый  материал заучивать как нечто  изолированное. Необходимо устанавливать его тесную связь с практикой, включать его в уже имеющуюся у вас систему знаний.

6. Запоминанию способствуют  выписки из прочитанного, представление информации в виде схемы, опорных сигналов, проговаривание информации вслух.