Коммуникации в организации, их модели и типы

коммуникации  достигается либо многократным повторением одного и того же сигнала (информации), либо его дублированием с использованием других каналов связи. Таким образом, возникает модель двух- или многоканальной коммуникации.

    Математическая  теория связи Шеннона абстрагируется от содержания (смысла) передаваемой информации, сосредоточиваясь целиком на ее количестве: неважно, какое сообщение передается, важно лишь, какое количество сигналов передается.

    Достоинство данной модели связано с тем, что  с ее появлением возникло представление  о скорости и количестве передаваемой информации. Однако модель Шеннона—Уивера имеет и ряд ограничений: она механистична — отражает преимущественно технические способы коммуникации; она абстрагируется от смысла передаваемой информации, уделяя внимание только ее количеству; коммуникативный процесс в данной модели носит линейный, однонаправленный характер, обратная связь отсутствует.

Модель  М. де Флер.

    За  основу этой модели взята идея, что  посланное и полученное сообщения  не всегда совпадают.

    В коммуникативном процессе первоначальная идея («значение») трансформируется в «сообщение», которое отправитель затем переводит в «информацию», посылаемую по каналу получателю. Получатель декодирует «информацию» в «сообщение», которое в свою очередь трансформируется в месте назначения в идею («значение»). Если между первым и вторым «значениями» есть соответствие, то коммуникация состоялась. Однако полное соответствие является весьма редким.

    Де  Флер вводит понятие обратной связи. Обратная связь дает возможность  коммуникаторам        увеличить      соответствие   между отправленным и принятым значениями.

    Модель  двухступенчатой  коммуникации.

    Была   разработана П. Лазарсфельдом, Б. Берельсоном  и Г. Годэ при исследовании массовых коммуникаций. Исследования показали, что информация, поставляемая СМИ, усваивается массовой аудиторией не непосредственно и не сразу, а в два этапа. На первом этапе передаваемая информация достигает особой категории влиятельных и активных людей — «лидеров мнений» — через формальные каналы коммуникации — СМИ. На втором этапе лидеры передают послание дальше в межличностном общении.

    Последующие исследования привели к модификации  данной теории и созданию концепции  многоступенчатого потока информации, так как выяснилось, что «лидеры  мнений» имеют в свою очередь  собственных «лидеров мнений» и обращаются к ним за информацией.

Нелинейные  модели коммуникации.

    Линейные  модели, благодаря упрощениям, облегчают  понимание последовательности событий. Однако в реалии коммуникация представляет собой сложное многоуровневое и  не всегда    последовательное        действие   субъектов,   обменивающихся информацией.

      Получившая         наибольшее    распространение    нелинейная   модель

коммуникации  разработана Теодором Ньюкомбом. Модель имеет вид равностороннего треугольника, вершины которого составляют коммуникант,

коммуникатор  и социальная ситуация. Взаимодействие коммуниканта с коммуникатором осуществляется как с учетом социальной ситуации, так и без учета таковой.

      В циркулярной коммуникации, в отличие от линейной, человек одновременно и постоянно выступает и как источник, и как получатель информации. Циркулярную модель коммуникации представил немецкий коммуникативист Г. Малецке.

      В модели Малецке большое значение придается принципу детерминизма: уникальное сочетание факторов, сложившееся в данный момент в звене коммуникатора, порождает четко (ими) заданное коммуникативное поведение, которое накладывается на ситуацию в звене получателя и влечет закономерные, предсказуемые последствия. Предсказуемость — ценнейшее качество модели, позволяющее прогнозировать исход коммуникативной ситуации и управлять ею.

6. Проблемы коммуникации.

    В процессе коммуникации возникают проблемы зависящие и не зависящие от человека. Рассмотрим их подробнее.

    Возникающие барьеры («помехи») в коммуникационном процессе связаны с такими явлениями как:

    1) восприятие,

    2) семантика, 

    3) обмен невербальной информацией,

    4) некачественная обратная связь 

    5) плохое слушание.

1. Преграды, обусловленные  восприятием

    Они возникают по причине конфликта  между уровнями компетенции отправителя и получателя. Одна и та же информация может быть интерпретирована людьми по-разному в зависимости от имеющихся у них знаний, приобретенного опыта. Если информация вступает в противоречие с опытом и наличным знанием, то она либо отторгается коммуникатором, либо искажается («интерпретируется» им по-своему) в соответствии с имеющимся опытом, представлениями и знаниями.

    Другая  причина трудностей восприятия в  процессе коммуникации состоит в  приверженности людей социальным установкам, их предвзятом отношении к чему или кому-либо. Позитивно или негативно окрашенный опыт первого взаимодействия, как правило, является готовым фоном при последующих контактах коммуникаторов. Впрочем, как уже говорилось, стереотипное восприятие может базироваться и на устойчивом общественном мнении, традициях и даже предрассудках и суевериях.

2. Семантические барьеры.

    Семантика - использование значения слов в  качестве символов. Для разных людей  слова (символы) могут иметь разные значения,например: «класс», «кадр», «пост», «партнер» и т.д. Значение символа выявляется через опыт и варьирует в зависимости от контекста, ситуации и принятых в данной среде (стране) смысловой традиции.

3. Невербальные преграды.

    Исследования  свидетельствуют, что в ежедневном акте коммуникации человека слова составляют 7%, звуки и интонации - 38%, неречевое взаимодействие — 53%.

    Для всех систем невербальной коммуникации встает один общий вопрос методологического  характера. Каждая из них использует свою собственную знаковую систему, которую можно рассмотреть как определенный код. Как уже отмечалось, всякая информация должна кодироваться, при чем так, чтобы система кодификации и декодификации была известна всем участникам коммуникативного процесса. Но если в случае с речью эта система кодификации более или менее общеизвестна, то при невербальной коммуникации важно в каждом случае определить, что же можно здесь считать кодом и, главное, как обеспечить, чтобы другой партнер по общению владел этим же самым кодом. В противном случае никакой смысловой прибавки к вербальной коммуникации описанные системы не дадут.

 

4. Плохая обратная  связь.

    Как было уже отмечено, обратная связь  важна, поскольку дает возможность  установить, действительно ли сообщение, принятое получателем, истолковано  в том смысле, который был изначально вложен в послание.

5. Неумение слушать

    К сожалению, лишь немногие обладают умением  слушать собеседника. Как показывают исследования, менеджер, например, по сути дела слушает лишь с 25% -й эффективностью. Бытует мнение, что слушать - означает лишь вести себя спокойно и дать другому человеку говорить. Однако, слушая собеседника, следует не только внимательно воспринимать то, что он говорит, но и вникать в состояние его души. Понимание состояния говорящего позволяет более объективно оценить информацию, а выражение участия, открытость способствуют эффективности коммуникационного процесса.

    Менеджер, который не умеет быть внимательным к другим, «глух» к возможностям варьирования беседы, никогда не завоюет  любовь и уважение подчиненных.

    Умение  слушать сопряжено со способностью распознать тип собеседника (вздорный человек, позитивный человек, всезнайка,болтун,трусишка, неприступный собеседник, важная птица,незаинтересованный собеседник,почемучка и другие).

    Также на пути обмена информацией в организациях возникают преграды, не зависящие от отправителя сообщения.

    Причинами могут быть:

    1. Искажение сообщения (преднамеренная  его модификация адресатом) в  связи с напряженностью в межличностных  отношениях. Если получатель испытывает  неприязнь к отправителю или  принципиально не согласен с сообщением, то он меняет его смысл с выгодой для себя и в ущерб отправителю.

    2. Искажения, связанные с фильтрацией  информации - принцип деятельности, характерный для руководителей:  они решают, какую часть сообщения  доводить до сведения подчиненных (сотрудников), а какую «отсеять», попридержать.

    3. Искажения, продиктованные различием  организационных статусов. Устоявшаяся  практика посылать «на верх»(руководству)  только положительную информацию, дабы избежать «недовольства»  шефа и заработать малейшую его похвалу, оборачиваются дезинформацией и способствуют принятию начальством неверных решений.

    4. Искажения, связанные с перегрузкой  информационных каналов. Одновременная  переработка информации и необходимость  вести информационный обмен приводит к тому, что руководитель не в состоянии реагировать на всю информацию. Он «отсеивает» ту информацию, которая ему кажется менее важной, но это - его личная точка зрения. У отправителя может быть совсем другой взгляд на послание.

    5. Искажения, связанные с неудовлетворительной структурой организации, когда в ней имеется много мелких, дублирующих подразделений, следовательно, возрастает вероятность «варьирования», интерпретации и корректировки информации. Ситуацию могут усугубить соперничество, конфликтные отношения между подразделениями.

    Итак, коммуникации в организациях несовершенны. Основное последствие действия существующих систем коммуникации состоит в том, что послания трансформируются или  изменяются по мере их прохождения  через систему. Это означает, что конечный реципиент послания получает нечто, отличное от того, что было изначально послано, и это сводит к нулю назначение процесса коммуникации.

    Все рассмотренные проблемы проистекают  из того факта, что передаваемая информация в организациях требует интерпретации. В случае крайней перегрузки из-за обилия материала процесс интерпретации становится не оперативным. Очередность и фильтрование предназначены для сортирования посланий по приоритетам. Любая учрежденная заранее система приоритетов означает, что интерпретация посланий уже сделана путем признания одних посланий более важными, чем другие. Таким образом, интерпретация происходит независимо от того, были ли приоритеты установлены заранее или по мере получения посланий.

 
 
 
 

    Заключение

    Управляет  в организации тот, кто владеет информацией.

    Коммуникационным  процессам, протекающим внутри организаций, посвящены горы литературы. Ими интересовалось большое количество ученых разных стран. Коммуникационный процесс в любой  организации является запутанным, усложненным индивидуальными особенностями, предубеждениями и различием в способностях, а также организационными характеристиками, такими как иерархия или специализация. Тем не менее, коммуникации находятся в центре других внутриорганизационных процессов: власти, руководства и принятия решений.

    Коммуникации  этот тот процесс в организации  который для эффективности  деятельности организации требует постоянного  улучшения.

    Совершенствовать  коммуникации в организациях можно  по следующим направлениям:

    1. Регулирование информационных потоков, которых невозможно оценить сразу как «избыточных»или «недостаточных». Информационные потоки находятся в прямой зависимости от целей, принимаемых решений и показателей работы руководителя и его подразделения.

    2. Совершенствование управленческих действий (проведение собраний, совещаний).Управленческие действия не ограничиваются только регулированием информационных потоков. Применяются также непосредственные контакты с одним или группой подчиненных для обсуждения производственных вопросов. Этой же цели служат общие собрания коллектива подразделения, еженедельные совещания, ежедневные «планерки», «летучки».

    3. Совершенствование систем обратной связи;

• можно направить представителя одной части организации в другую (в командировку) с целью обсуждения определенных вопросов, согласования действий, если одна организация имеет несколько филиалов по региону или по стране;
• можно самому руководителю посетить производственный участок (отдел,