Коммуникации в организации, их модели и типы

МИНИСТЕРСТВО  ОБЩЕГО И ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ 

Московский  государственный  университет экономики, статистики и информатики 

Факультет «Менеджмент организации» 
 
 
 

Курсовая  работа

по  предмету

«Теория организации» 

Тема: «Коммуникации в организации,

  их модели и типы » 
 
 
 

                                               Выполнила: Дёмкина Любовь

                                               Александровна 

                                               Проверила: Серёгина Наталья

                                               Николаевна 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2009 г. 
 

Содержание 

Введение________________________________________________________  3

1. Понятие, значение и функции коммуникации______________________   4
2. Типы, виды и направления коммуникации________________________   5
1. Типы коммуникаций_______________________________________   5
2. Виды и направления коммуникаций_________________________   7
1. Вертикальные коммуникации__________________________   8

         а) Нисходящие коммуникации_________________________________   9

         б) Восходящие коммуникации_________________________________  10

         в) Нарушение иерархии и некоторые положительные  результаты_ 12

2. Горизонтальные коммуникации________________________ 13
3. Способы коммуникации_________________________________________  13
4. Элементы и этапы процесса коммуникаций_______________________   15
1. Элементы коммуникации__________________________________   16
2. Этапы коммуникации______________________________________  16
1. Зарождение идеи______________________________________  17
2. Кодирование и выбор канала передачи информации_____   17
3. Передача информации________________________________   18
4. Декодирование_______________________________________   18
5. Модели коммуникации_________________________________________    19
6. Проблемы коммуникации_______________________________________   22

Заключение_________________________________________________________   26

Список  литературы__________________________________________________  29 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Введение

    Одним из  немаловажных аспектов успешной деятельности  организации является правильное понимание и использование  коммуникаций.

      Руководитель тратит большую часть своего времени на коммуникацию для того, чтобы реализовать собственные роли и цели в межличностных отношениях, в информационном обмене, в процессах принятия решений, а также в управлении, планировании, мотивации деятельности подчиненных и контроле за их работой. Поскольку все виды управления построены на коммуникации, ее с полным основанием можно считать главным связующим процессом.

    Многие  менеджеры уверены в том, что  общение может стать панацеей всех бед их организаций: чем больше общения, тем меньше возникает проблем  и тем быстрее они разрешаются. К счастью, они заблуждаются, и поэтому организации не превращаются в некое подобие информационно перегруженных центров ответов на всевозможные вопросы или хранилищ ненужной информации.

    Тем не менее, противоположная крайность  также опасна: минимизация количества легализованных каналов коммуникаций не уменьшает количество циркулирующей информации, а переводит ее в подводные формы, не говоря уже о качестве принимаемых решений. Запрет на использование некоторых из существующих в организациях коммуникационных каналов также не срабатывает — люди настойчиво ищут и находят альтернативные пути передачи и получения интересующей их информации, но отвлекают на это часть своих ресурсов.

    Налицо  дилемма: много общения — это  плохо, но и мало — также не хорошо. Как же найти ту золотую середину, которая устраивала бы и менеджеров и работников?

    Для этого, на основе анализа специальной  литературы, посвященной организационному поведению и данных  средств массовой информации и интернет, изучим коммуникации и их умелое использование для достижения целей организации. 
 
 

    1.Понятие,  значение и функции  коммуникации.

    Коммуникации  в организационном контексте  включают взаимодействие между людьми. Это процесс обмена информацией  и передачи сведений между отдельными людьми или их группами. Организационная  коммуникация - это процесс, с помощью которого руководители развивают систему предоставления информации большому числу людей внутри организации и отдельным индивидуумам и институтам за ее пределами. Она служит необходимым инструментом в координации деятельности подразделений организации, позволяет получать необходимую информацию на всех уровнях управления.

    Коммуникации  важны для руководителей по следующим  причинам:

    1. руководители тратят большую  часть времени на коммуникации. Согласно данным многих экспертов,  на это уходит 75-95% времени руководителей. Поэтому они должны быть заинтересованы в улучшении данного вида деятельности;

    2. коммуникации необходимы для  эффективности управления;

    3. коммуникации необходимы для  утверждения авторитета и выражения  воли руководителя;

    4. хорошо налаженные коммуникации  содействуют обеспечению организационной  эффективности. Если организация  эффективна в области коммуникаций, она эффективна и во всех  других видах деятельности.

    Принято различать четыре основные функции  коммуникативности в группе или организации в целом:

• контроль;
• мотивация;
• эмоциональное выражение;
• передача информации;

    С помощью коммуникативности осуществляется контроль поведения членов группы. В организациях существует иерархия и формальная соподчиненность, которой работники должны придерживаться. Когда работника, например, просят привести свои действия в соответствие со стратегией компании, коммуникативность выполняет контролирующие функции.

    В то же время она усиливает мотивацию, доводя до работников информацию о том, что должно быть сделано, как улучшить работу, и т. д.

    Для большинства людей их работа является первичным источником социального  взаимодействия. Коммуникативность, которая  осуществляется в группе, является механизмом, с помощью которого члены  группы выражают свое отношение к происходящему. Тем самым коммуникативность способствует эмоциональному выражению работников и позволяет реализовывать социальные потребности.

    Существенное  значение имеет и функция коммуникативности, которая связана с ее ролью  в процессе принятия решений. Она позволяет предоставлять данные, которые необходимы индивидуумам и группам для принятия решений, посредством передачи информации для идентификации и оценки альтернативных решений.

    Коммуникации  в организациях должны обеспечивать точную информацию с надлежащим эмоциональным подтекстом для всех членов, нуждающихся в ней. Это предполагает, что в системе не будет ни слишком много, ни слишком мало информации и что тому, кто ее использует, будет ясно с самого начала, что она имеется. Но очевидно, что в комплексной организации этого условия добиться невозможно. Разумеется, организации собирают объем информации больший, чем они используют, но продолжают запрашивать еще больший объем. Это объясняется необходимостью принятия решения в рамках законности.

    2. Типы, виды и направления  коммуникации.

    2.1. Типы коммуникаций

    Внутриличностная  коммуникация. Это коммуникация, которая возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Он является и посылающей, и принимающей информацию стороной, его мысли и чувства облекаются в послание, а мозг действует как канал для обработки этих мыслей и чувств. Обратная связь — это то, что дополняет информацию или отвергает ее.

    Межличностная коммуникация. Коммуникация с другим человеком называется межличностной. Это самый распространенный тип коммуникации. В межличностной коммуникации мы действуем и как принимающая, и как посылающая информацию сторона. Посланием является предоставляемая информация, каналом ее передачи является обычно взгляд или звук, а обратной связью - ответ каждого участника коммуникации. Интервью часто рассматривается как тип межличностной коммуникации.

    Коммуникация  в малой группе. В малой группе каждый индивидуум имеет равный шанс участвовать в обсуждении, может быть легко услышан и взаимодействовать с другими. Взаимодействие усложняется, если группа превышает размер 10—12 чел. Малые группы состоят из нескольких индивидуумов, посылающих и получающих информацию. В связи с этим возникает большая вероятность недопонимания в группе. Каналы связи более структурированы, чем при межличностном общении, однако каналы обратной связи и возможности для нее те же. Часто в организациях малые группы называются «командами». Популярность команд в организациях не означает, что они полезны в каждой ситуации. Не все участники всегда хорошо работают в команде, некоторые могут лучше функционировать самостоятельно.

    Общественная  коммуникация. В общественной коммуникации выступающий (источник информации) передает послание аудитории (получателям информации). Общественная коммуникация возникает, когда группа слишком большая, чтобы все ее члены могли эффективно участвовать в ее работе. Каналы те же, что и при межличностном общении или общении в малой группе (взгляд и звук), однако возможно использование технических средств, в частности средств визуального воздействия на аудиторию (диаграммы, диапроекторы и т. д.). Возможности обратной связи тем не менее ограничены. Большинство образований, в которых действует общественная коммуникативная связь, являются формальными, поэтому аудитория обычно не интерпретирует выступающего. Однако аудитория в той или иной форме выражает отношение к выступающему. Общественная коммуникативная связь обычно нерегулярна. Этот тип коммуникации может возникнуть на собраниях, церемониях, пресс-конференциях.

    Внутренняя  оперативная коммуникация. Это структурированная коммуникация в пределах организации, непосредственно направленная на достижение целей организации. Структура подразумевает, что коммуникация является частью деятельности организации. Рабочие цели организации соотносятся с ее непосредственной деятельностью, например производственной или относящейся к сфере услуг. Примерами такой коммуникации являются связь между отделами предприятия, отчеты отдела реализации продукции или ведомости складского учета, которые передают информацию о потребностях отделу оперативного планирования производства.

    Внешняя оперативная коммуникация. Эта коммуникация связана с достижением организацией своих целей или межорганизационной деятельностью. Она осуществляется между организацией и образованиями, которые существуют вне ее. Она также относится к взаимоотношениям с правительственными, государственными, региональными органами и общественностью. Поскольку успех каждой организации зависит от ее внешней среды, этот тип коммуникации важен для продолжения деятельности организации.

    Личностная  коммуникация. Не вся связь в организации основывается на получаемых заданиях. Личностная коммуникация определяется как случайный обмен информацией между людьми при встрече. Люди ощущают постоянную потребность в общении. Хотя личностная коммуникация не является напрямую частью целей организации, она тем не менее важна.

    2.2. Виды и направления  коммуникаций в  организации.

    Коммуникации  в организации делятся на формальные (официальные) и неформальные.

    Неформальные  коммуникации не следуют общим правилам организации и осуществляются по неформальным каналам, которые существуют в силу личных отношений между членами организации.

    Канал неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами».

    Типичная  информация, передаваемая по каналам  неформальных коммуникаций:

• предстоящие сокращения работников;
• новые меры по наказаниям за опоздание;
• изменения в структуре организации;
• грядущие изменения и повышения;
• подробное изложений спора двух руководителей на последнем совещании по сбыту.