Построение модели института с использованием графических и математических методологий

     В связи с этим абитуриент становится в очередь, если ответственный секретарь отборочной комиссии факультета занят и находится там столько времени, сколько понадобится, т.е. пребывая в очереди, абитуриент может ждать неограниченно долго, если только сам не покинет очередь. Это говорит о том, что у нас безотказная система. Исходя из этого, имеем многоканальную СМО с ожиданием и неограниченной очередью.

     В среднем на все факультеты в день приходит 111 абитуриентов. Но так как  абитуриенты приходят не все сразу, а в течение дня (будем считать  рабочий день с 10 до 16), то пусть в  час поступает 111/6=18,5  абитуриентов в час, т.е. λ=18,5.

     Процесс регистрации абитуриента в среднем  продолжается t=1/3 ч. В связи с тем, что у нас безотказная СМО, вероятность отказа Р_отк = 0 . на рисунке 9.1 представлен граф состояний СМО.

 

     Рис. 9.1.

     Для удобства представления характеристик  многоканальной СМО, сведем данные в таблицу 9.1. В этой таблице укажем все необходимые нам характеристики. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Таблица 9.1.

       
 

     В итоге, посчитав характеристики, мы можем  проанализировать полученные данные и увидеть, что среднее время ожидания на обслуживание составляет  чуть меньше 20 минут, а время обслуживания почти 40 минут, т.е. абитуриент находится в системе около 1 час. Среднее число абитуриентов, ожидающих в очереди, составляет 5 человек.

     В настоящее время идет тенденция  к подаче документов сразу на несколько  факультетов, что, безусловно, будет занимать много времени. Поэтому необходимо сократить неудобства, связанные с ожиданием на выполнение процедуры регистрации документов.

     Чтобы сократить очередь абитуриентов и ускорить прохождение процесса их обработки, следует пересмотреть работу системы и провести реинжиниринг.

 

     

     10. реинжиниринг построенной модели

     Если  внимательно посмотреть на функции  ответственного секретаря отборочной комиссии факультета, то можно сделать вывод о том, что именно на его работу затрачивается длительный интервал времени. Время обслуживания как таковое изменить нельзя, можно только увеличить количество одновременно обслуживаемых потоков за счет:

• применения интернет технологий;
• применения автоматизированной системы регистрации документов.

     Время, которое тратит абитуриент на подачу заявления и прилагаемых к  нему документов, а также их обработка ответственным секретарем отборочной комиссии, можно сократить, введя регистрацию документов через интернет и обработку их автоматизированной системой.

     Данные  предложения по оптимизации, направлены для иногородних студентов. Делается это для того чтобы разграничить иногородних студентов от местных, сократив тем самым нагрузку на работников приемной комиссии и очереди, а также дает возможность иногородним не покидая своих городов быстро и удобно подать копии необходимых документов. Абитуриентам остается только лишь приехать и подать подлинники документов, что займет очень мало времени, порядка 5-7 минут на абитуриента.

     Рассмотрим  подробнее, какие возможности нам  может предложить интернет и автоматизированная система.

       Много времени тратится на  то, чтобы документы были занесены  в базу данных по абитуриентам  и были сформированы их личные  дела. Поэтому можно организовать  электронную подачу заявлений  и документов, и их обработку автоматизированной системой.

     Таким образом, абитуриенты высылают в  электронном виде необходимые документы, а автоматизированная система регистрирует, формирует личные дела и списки абитуриентов,  заносит информацию об абитуриентах в базу данных. Тем самым такие функции приемной комиссии как: прием документов, занесение в журнал регистрации документов, формирование личных дел, списков абитуриентов, подавших заявления и прилагаемые к нему документы, будут выполняться уже автоматически. А значит, это значительно сократит нагрузку на ПК и уменьшит очереди.

       Также абитуриенты могут выслать в электронном варианте одно лишь заявление или часть документов, имеющихся у них в наличии. Это упростить работу приемной комиссии, т.к. по приходу абитуриента в ПК, она будет знать начальную информацию о нем, сократив тем самым время на обслуживание.

     Процесс регистрации данных абитуриентов, после  реинжиниринга будет выглядеть  следующим образом:

 
 
 

     Математическая модель после оптимизации будет выглядеть следующем образом: 

     Убедимся  в эффективности, проделанного реинжиниринга на основании количественных характеристик, т. е. произведем расчет основных характеристик: среднее число абитуриентов в очереди, среднее число абитуриентов в системе, среднее время ожидания абитуриента в очереди, среднее время пребывания абитуриента в СМО. При расчете будем учитывать, что основную массу составляют иногородние абитуриенты, порядка 76 % от общего числа поступающих. Рассчитанные характеристики представим в виде таблиц. Где таблица 10.1 отражает расчет характеристик для местных абитуриентов, а таблица 10.2 – расчет характеристик для иногородних абитуриентов. 

     Таблица 10.1.

       
 

     Таблица 10.2.

       

     На  основании таблиц 9.1, 10.1 и 10.2 построим диаграмму, в которой отобразим время нахождения абитуриента в системе при одинаковых входных потоках абитуриентов.

     

     Диаграмма пребывания абитуриентов в СМО

     Из  диаграммы видно, что предложения  по оптимизации приема документов в  приемной комиссии ТТИ ЮФУ, весьма эффективные. Так как время пребывания абитуриента  в системе сократилось с 53 минут  до 35 минут. Также после проведения реинжиниринга, наличие очередей не наблюдается, а, следовательно, время, потраченное на подачу документов на несколько факультетов, значительно сократиться. Например, при подаче документов на 2 факультета иногородний абитуриент затратит 30 мин, местный – 40 мин. До реинжиниринга на это ушло бы 106 мин.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     11. Анализ результатов работы, выводы

   В данной работе было проведено предпроектное обследование деятельности приемной комиссии ТТИ ЮФУ и была смоделирована ее работа. В ходе анализа документооборота было выяснено, что основная его часть сосредоточена на регистрации данных от абитуриентов (прием заявления и прилагаемых к нему документов; выдача расписки о принятых документах; формирование списка абитуриентов, подавших документы и т.д.).  На основании этого было рассчитано, что время регистрации документов от абитуриентов велико. В связи с этим были предложены  средства автоматизации работы приемной комиссии, которые обеспечивают сведение к минимуму время приема и обработки документов. При введении предложенных средств автоматизации, скорость работы и пропускная способность  отборочной комиссии факультета повысится.

   Подводя итоги работы, считаю, что применение предложенных мной условий, повысят скорость процесса регистрации данных абитуриентов, а также упростят и сделают его более удобным для абитуриентов.   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     СПИСОК ИСПОЛЬЗУЕМОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Рогозов Ю.И., Стукотий Л.Н., Свиридов А.С. «Моделирование систем», ТРТУ, 2004 г.
2. Рогозов Ю.И., Стукотий Л.Н., Свиридов А.С. «Лабораторный практикум по курсу «Моделирование систем», ТРТУ, 2004 г.
3. Материалы сайта www.priem.tti.sfedu.ru – информация о приемной комиссии ТТИ ЮФУ.
4. Материалы сайта www.sait.tti.sfedu.ru – лекции Свиридова А.С. по моделированию систем.
5. Материалы сайта http://www.srinest.com/book_770_chapter_33_1.4.2.Sravnenie_instrumentalnykh_sredstv_Visio,BPWIN,_ARIS_i_Rational_Rose.html – сравнение CASE – средств.