Организация коммерческой деятельности в торговых предприятиях

 

     Приемка товаров в торговом центре

     Товары, поставленные с платформы, имеют  право приоритетной разгрузки по отношению к товарам, получаемым напрямую от поставщиков.

     Выгрузка  товаров из транспортного средства производятся перевозчиком. Обработка поставки (без отклонений) должна быть организована таким образом, чтобы автомашина могла покинуть торговый центр в течение одного часа после предоставления сопроводительных документов ответственному сотруднику МСС, осуществляющему приемку. В случае возникновения проблемных ситуаций процесс приемки может быть продлен максимум до 4 часов.

       Ответственный сотрудник отдела  приемки товаров МСС должен поставить печать с указанием точного времени на 4 экземплярах ТТН незамедлительно по получении сопроводительных документов от перевозчика.

     Необходимые документы.

       Приемка товаров, полученных с  платформы в торговых центрах,  всегда осуществляется в присутствии руководителя отдела/заместителя руководителя отдела Фрукты и Овощи. Водитель- экспедитор передает в торговый центр следующие документы:

• ТТН – 4 экземпляра.
• Товарные накладные – 3 экземпляра.
• Комплект сертификатов (сертификаты соответсвия, удостоверения качества товара, все остальные документы, которые согласно законодательству должны быть предоставлены с поставкой фруктов и овощей, подлежащих транспортировке в другие регионы и оптовой продаже (приложение 29, 30 ). На всех документах должна стоять оригинальная синяя печать владельца сертификата. Позволяется также принимать приложения к товарным накладным с подробной информацией по сертификатам и временем их выдачи. Данный документ должен содержать в качестве подтверждения оригинальную синюю печать МГЛ и подпись авторизованного лица.

   Если товары, отгружаемые с платформы в разные дни, принадлежат к одной партии, и, как следствие, выданные на них сертификат соответствия / удостоверение качества не изменяются, допускается первоначальное предоставление в торговый центр документов, заверенных оригинальной печатью владельца сертификата, а при последующих поставках – предоставление ксерокопий, заверенных оригинальной печатью MGL.

       В случае если удостоверения качества/приложения к товарным накладным не предоставлены в торговые центры или предоставлены частично, руководитель отдела/заместитель руководителя отдела фрукты и овощи должен немедленно уведомить по телефону административного менеджера РЦ.

       Отсутствующие сертификаты/приложения в срочном  порядке должны быть отправлены по факсу в торговый центр административным менеджером РЦ. Оригиналы данных документов должны быть переданы в торговый центр  с ближайшей поставкой с платформы.

       Если  оригинальные копии документов не были переданы в торговый центр со следующей  поставкой, торговый центр должен письменно  уведомить об этом координатора Плодоовощной платформы отдела поставок.

После проверки документов можно начинать грубую проверку поставки.

       Так называемая «грубая проверка поставки».

       Грубая  проверка всегда осуществляется в присутствии  перевозчика. В процессе грубой проверки необходимо проверить следующие  критерии:

1. Наличие и целостность пломбы автомобиля и соответсвие его номера  указанному в ТТН.
2. Соответсвие температурного режима товаров в транспорном средстве установленным нормативам.
3. Соблюдение нормативов по времени поставки товаров в отдельные торговые центры.
4. Соответсвие количества отгрузочных единиц (паллет), заявленного в ТТН, фактически доставленному количеству.
5. Отсутсвие видимых повреждений у отгрузочных единиц / мест.
6. Маркировка паллет. Необходимо проверить каждую паллету на правильность указания адресата – соответствующего торгового центра. Данная информация может быть получена как из сопроводительных документов (ТТН), так и из идентификатора паллеты, прикрепляемого на каждую паллету.

Идентификатор паллеты содержит следующую информацию:

1. Торговая линия (4- для Метро Кэш Энд Керри)
2. Номер торгового центра (00024)
3. Уникальный номер паллеты (состоит из порядкового номера дня года, когда товар был отгружен с платформы, года и порядкового номера паллеты на дату поставки), например: 105/2005/349

      Если по критериям, упомянутым в пунктах 1-6 нарушения не выявлены, то дальнейшая проверка товара в прцессе его приемки по количеству, весу и качеству не проводится в торговых центрах, и рекламации по качеству и количеству товара не могут быть предъявлены платформе / перевозчику.

      Обеспечение торговых центров МСС товарами высшего качества и в полном объеме является обязанностью МГЛ (ответственность за количество и качество). Если одно или более из шести вышеупомянутых условий не были соблюдены, необходимо произвести процедуру точной проверки товаров в присутствии перевозчика.

          Завершение процесса обработки документов.  После того, как превозчик закончил разгрузку товаров, авторизованный сотрудник отдела Фрукты и Овощи завершает заполнение сопроводительных документов, а также оформляет карту входного контроля

Во всех экземплярах ТТН необходимо указать следующую информацию:

1. Дату и время предоставления сопроводительных документов перевозчиком.
2. Дата и время отбытия транспортного средства из торгового центра (считается время завершения разгрузки товара и передачи перевозчику пакета сопроводительных документов, заполненных должным образом).

Затем ТТН подтверждаются официальной  печатью Метро и в обязательном порядке подписываются сотрудником  МСС, ответственным за приемку товаров, а также перевозчиком, и подтверждаются официальной печатью Метро. Распределение экземпляров ТТН происходит следующим образом:

1. 1-ый экземпляр – остается в отделе приемки товаров
2. 2-ой экземпляр – передается в отдельном конверте административному менеджеру РЦ на платформе ( еженедельно отправляется в приемную центрального офиса вместе с другими документами, скопившимися за неделю, на конверте с пометкой “MGL / для Плодоовощной платформы».
3. 3-ий и 4-ый экземпляры передаются перевозчику.

      Все 3 экземпляра товарных накладных должны быть подписаны ответственным сотрудником МСС и перевозчиком, а также подтверждены официальной печатью Метро. Номер приемки товаров должен указываться на товарной накладной. Строго запрещено отпускать перевозчика, если он не подписал соответсвующие документы.

     Товарные  накладные распределяются следующим образом:  

1. 1 - ая остается в торговом центре
2. 2 - ая передается в отдельном конверте административному менеджеру РЦ на платформе (еженедельно отправляется в приемную центрального офиса вместе с другими документами, скопившимися за неделю, на конверте с пометкой “MGL / для Плодоовощной платформы»).
3. 3 - тья возвращается перевозчику.

Если  все критерии, соблюдены, то на ТТН  и накладной также необходимо дополнительно проставить штамп  “претензии к поставке по вине перевозчика  отсутствуют”. Данный штамп подписывается уполномоченным сотрудником отдела Фрукты и Овощи.

      В случае возникновения проблем с  поставкой в товарной накладной/ ТТН делаются дополнительные пометки  и коррекции. Вся информация должна быть заполнена в присутствии  перевозчика и подтверждена его подписью. Строго запрещается вносить дополнительную информацию в ТТН/товарную накладную после отбытия перевозчика.

       Организация процесса заказа  товаров торговыми центрами.

        С периодичностью, определяемой  Менеджером категорий, торговые центры после ночного обмена данными получают стандартный отчет (фруктово-овощной диспо-лист) со статистической информацией по товарам, которые могут быть заказаны через платформу. Данный отчет содержит информацию о текущем уровне товарного запаса в торговом центре и ожидаемому приходу товаров. Торговые центры имеют право размещать заказы только в день выхода артикулов в диспо-листе, не более одного заказа в день. Размещение ручных заказов на товары вне оговоренного графика диспозиции строжайше запрещено.

      При расчете количеств для заказа торговые центры должны принимать во внимание, что время ожидаемой  поставки товаров определено в Приложении 1 настоящей инструкции (колонка  lead time) и складывается из следующих составляющих:

День  х = день размещения заказа торгового центра на платформу (заказы отправляются до 11.00)

День  х = размещение заказа платформы у  поставщика

День  х + 1 = поставка товаров на платформу, их подбор и подготовка для отгрузки в торговые центры

День  х + 1 + необходимый срок для транспортировки товаров в торговый центр = дата поставки товаров в торговый центр

      При заказе всегда необходимо учитывать, что  заказываемое количество по артикулу должно быть кратно МЕЗ (минимальной  единице заказа).

      Заказы  торговых центров должны быть отосланы на платформу не позднее 11.00.

   В MMS Store заказы передаются в электронном виде, при этом используется стандартная функция заказа Фруктов и овощей.

Сбор  и корректировка заказов на закупку

      Специалист  по планированию товарного запаса размещает заказ у поставщика на основании заказов, полученных из торговых центров Метро.

      При размещении заказа специалист по планированию товарного запаса имеет право  превысить заказ торгового центра, но не более чем на 5% по отдельной заказанной позиции. Исключение составляют те артикула, которые были заказаны менеджером категорий крупным оптом.

      Заказ крупным оптом – размещается  независимо от заказов торговых центров и представляет собой закупку товаров в более крупном, чем обычно, количестве, но при этом по значительно более низкой цене. Крупным оптом могут быть закуплены практически любые свежие товары (за исключением экзотики и товаров с крайне коротким сроком годности). Список товаров, закупаемых крупным оптом, может варьировать от недели к неделе.

      По  товарам, заказанным крупным оптом, допускается превышение количества, отгруженного с платформы, по сравнению с количеством, заказанным торговым центром, также не более 5%. Если позиция вообще не была заказана торговым центром в день диспозиции соответствующего артикула, то менеджер категорий имеет право привезти количество, на 5% превышающее последний заказ торгового центра по данной товарной позиции.

Перед тем как размещать заказы у  поставщика, специалист по планированию товарного запаса, во избежание дублирования заказанных количеств, должен проверить, не были ли какие-либо из необходимых торговым центром товаров заказаны под поставку крупным оптом / возможно, уже были поставлены на платформу.

       Информирование торговых центров  об ожидаемой поставке

        После того, как данные по отгрузке товаров в торговые центры введены в IT систему платформы, в систему MМS каждого торгового центра поступает ASN (предварительное подтверждение об отгрузке). Данное подтверждение содержит информацию о количестве товаров, реально отгруженных с платформы, и его можно просмотреть на экране компьютера.

Таблица 3.

Документы, которые, направляются в Метро нашими поставщиками.