Зовнішнє середовище організації: поняття, елементи, характеристики, методи аналізу, особливості зовнішнього середовища вітчизняних орган

- обмежене застосування та використання  інформаційних технологій при проведенні стратегічних аналітичних процедур;

- відсутність на підприємствах  спеціальної служби (відділу), щозаймається  проведенням стратегічних аналітичних  процедур, аналітичним обґрунтуванням стратегічних рішень;

- складність оцінки ефективності  методів і моделей аналізу зовнішнього середовища.[2],[3],[4],[8],[11],[14],[16],[18]

Однією із найважливіших характеристик  організації є її взаємозв´язок  із зовнішнім середовищем. Жодна  із організацій не може бути "острівцем  у собі". Організації повністю залежні від навколишнього світу, від зовнішнього середовища - як щодо своїх ресурсів, так і щодо споживачів, користувачів їх результатів, яких вони намагаються досягти.

Термін "зовнішнє середовище" враховує економічні умови, споживачів, профспілки, урядові акти, законодавство, конкуруючі організації, систему цінностей  у суспільстві, суспільні погляди, техніку та технологію, інші складові. Велике значення має той факт, що хоч організація і залежить повністю від зовнішнього середовища, середовище це, як правило, знаходиться за межами впливу менеджерів. Найкращі керівники  в компанії "IBM" нічого не можуть зробити, щоб утримати маленьку японську компанію від виходу на ринок з  новою інтегральною схемою, яка робить деякі види продукції "IBM" застарілими.[19]

Будь-яка організація знаходиться  в середовищі і функціонує в тому випадку, коли середовище дає йому таку можливість.

Внутрішнє середовище організації  є джерелом її життєвої сили і включає  потенціал, що дає можливість організації  існувати і виживати в певному  проміжку часу, але воно може бути і  джерелом проблем, і навіть банкрутства  організації при незабезпеченні функціонально необхідних потреб.

Зовнішнє середовище є джерелом забезпечення організації ресурсами, необхідними для підтримки її внутрішнього потенціалу на необхідному  рівні для досягнення цілей.

Для визначення майбутньої поведінки  організації її керівництву потрібно мати уяву як про внутрішнє, так і  про зовнішнє середовища, їх потенціали і тенденції розвитку, а також  знати місце своєї організації  в середовищі.

Тісний зв’язок внутрішнього і  зовнішнього середовищ дає змогу  організації зменшити негативний вплив  їх елементів на себе, а також  збільшити свої можливості.

З кожним роком керівництву доводиться враховувати дедалі більшу кількість  факторів зовнішнього середовища. Щоб  досягти успіху, фірмам доводиться конкурувати на іноземних ринках і протистояти конкуренції іноземних  компаній у себе на батьківщині.

Розуміння важливості оцінки зовнішнього середовища при управлінні діяльністю підприємства остаточно сформувалося наприкінці 50-х рр.., Так як зовнішнє оточення організації все більше ставало і є до цього дня джерелом багатьох проблем керівників.Організація, як відкрита система залежить від поставок ресурсів, енергії, кадрів, а також споживачів.

Загалом, зовнішнє середовище організації  можна охарактеризувати як всю сукупність факторів, що впливають на діяльність організації, а саме: споживачі, конкуренти, урядові установи, постачальники, фінансові організації, джерела трудових ресурсів, а також наука, культура, стан суспільства і природні явища.

Важливою складовою зовнішнього  середовища є конкуренти.Кожен керівник повинен усвідомлювати, що якщо він  не буде задовольняти своїх споживачів так само ефективно, як і його конкуренти, то довго підприємство в ринкових умовах існувати не зможе.Під конкурентами маються на увазі не тільки ті компанії, які пропонують такі ж товари, але  з іншою маркою, але і компанії, що випускають замінники.Таким чином, у будь-якій організації існують  два види конкурентів:

прямі конкуренти - виробники аналогічних  товарів (наприклад, Coca-Cola і Pepsi-Cola);

непрямі конкуренти - виробники замінників (наприклад, Coca-Cola і пиво Балтика).

Оскільки фактори зовнішнього  середовища мають різну силу впливу на організацію, їх поділяють на прямі  і непрямі фактори, а всю зовнішню середу на середовище прямого і непрямого  дії.

Внутрішнє та зовнішнє середовище організації  визначається внутрішніми змінними, тобто ситуаційними факторами всередині  організації. Згідно з позицією американських  економістів Меско-Кі, Лльберта та Хедоурі  основними внутрішніми змінними в будь-якій організації є цілі, структура, завдання, технологія та люди (працівники).  
Цілі - це конкретний, кінцевий стан або очікуваний результат організації. Існує значний різновид цілей залежно від характеру організацій. 
Структура - це взаємовідносини рівнів управління і видів робіт, які виконують служби або підрозділи. 
Завдання - це види робіт, які необхідно виконати певним способом та в обумовлений термін. Це робота з предметами праці, знаряддями праці, інформацією та людьми.  
Технологія - це засіб перетворення вхідних елементів (матеріалів, сировини) у вихідні (продукт, виріб). Історично технологія формувалася в процесі 3-х переворотів: промислової революції, стандартизації, механізації та автоматизації із застосуванням конвеєрних складальних систем. 
Британська дослідниця Джоан Вудворд поділила технологію на три групи: 
1. Технології індивідуального, дрібносерійного та одиничного виробництва. 
2. Технології масового або великосерійного виробництва. 
3. Технології безперервного виробництва.  
Згідно з підходом американського соціолога Джеймса Том-псона, можна виділити:  
1. Багатоланкові технології (наприклад, складання автомобіля),  
2. Посередницькі технології (банківська справа).  
3. Інтенсивні технології (монтаж кінофільму).  
В Україні виділяють індивідуальні, дрібносерійні, серійні, великосерійні, масові та масовопоточні технології. Люди - найважливіший ситуаційний фактор організації. Його роль визначається здібностями, обдарованістю, потреба¬ми, знаннями, поведінкою, ставленням до праці, позицією, розумінням цінностей, оточенням, наявністю якостей лідера. Внутрішні змінні, взаємопов'язані між собою, утворюють системну модель.

Фактори зовнішнього середовища поділяються  на дві групи:  
- прямої дії, тобто ті, що безпосередньо впливають на діяльність організації і залежать від цієї діяльності;  
- непрямої дії, тобто вони впливають не безпосередньо, а через певні механізми й взаємини. Для організацій, які діють за межами внутрішнього ринку, особливого значення набуває група факторів міжнародного оточення. Вони включають в себе всі фактори зовнішнього середовища.  
Фактори прямої дії: конкуренти, система економічних, відносин у державі, споживачі, державні органи влади, законодавчі акти, постачальники, партії та інші громадські організації, профспілки. Фактори непрямої дії: стан економіки, особливості економічних відносин, стан техніки та технології, соціально-культурні обставини, політичні обставини, міжнародне оточення, науково-технічний процес, міжнародні події. 
При цьому слід враховувати те, що для проникнення на міжнародні ринки існують такі шляхи:  
- експорт - тобто виготовлення продукції в своїй країні, а реалізація - в іншій;  
- імпорт - ввезення товарів з-за кордону;  
- ліцензування - продаж права (ліцензія) на виробництво своєї продукції іноземній фірмі чи державі; 
- спільне підприємство ~ створення кількома організаціями різних держав спільних підприємств;  
- прямі капіталовкладення - діяльність організації здійснюється за кордоном шляхом створення там певних підприємств, інвестування;  
- формування багатонаціональних корпорацій - створення філіалів, представництв тощо в багатьох країнах світу.

Середовище прямого впливу :

Характеристики  взаємопов'язаності, складності, рухливості і невизначеності описують фактори  як прямого, так і непрямого впливу.Характеристики середовища відмінні, але в той  же час пов'язані з її факторами.Ця залежність стане очевидною при  розгляді основних чинників серед прямого впливу: постачальників, законів і державних органів, споживачів і конкурентів.

Постачальники.З  точки зору системного підходу організація - це механізм перетворення вхідних  елементів у виходять.Основні  різновиди входів - це матеріали, обладнання, енергія, капітал і робоча сила.Залежність між організацією та мережею постачальників, які забезпечують введення зазначених ресурсів, - приклад впливу середовища на операції та успішність діяльності організації.

У ряді випадків всі організації певного регіону  ведуть справи з одним або практично  з одним постачальником.Наприклад, забезпечення енергією, коли всі організації  отримують енергію за цінами, встановленими  державою.При цьому такі зміни, як підвищення цін, подіє на організацію  в тій мірі, в якій вона витрачає енергію.

Матеріали.Деякі  організації залежать від безперервного  припливу матеріалів.При цьому в  одних регіонах, наприклад, в Японії, можливе використання методів обмеження  запасів, тобтофірми виходять з того, що необхідні для наступного етапу  виробничого процесу матеріали  повинні доставлятися точно в  строк.Така система постачання вимагає  надзвичайно тісної взаємодії виробника  з постачальниками.У той же час  в інших регіонах може знадобитися  пошук альтернативних постачальників або підтримка значного обсягу запасів.Однак  запаси пов'язують гроші, які доводиться витрачати матеріали і зберігання.Ця залежність між грошима і постачаннями вихідних матеріалів добре ілюструє взаємопов'язаність змінних.

Капітал.Для  функціонування і розвитку організації  потрібен капітал.В якості потенційних  інвесторів можуть виступати: банки, програми федеральних установ з надання  позик, акціонери, і приватні особи, акцептующие векселі компанії купуючи  її облігації.Чим краще справи в  компанії, тим вище її можливості отримати потрібний обсяг коштів.

Трудові ресурси.Для ефективної діяльності організації, для реалізації завдань, пов'язаних з досягненням поставлених  цілей, необхідно її забезпечення персоналом потрібних спеціальностей та кваліфікації.Розвиток ряду галузей у даний час стримується  браком потрібних фахівців.Прикладом  можуть служити багато секторів комп'ютерної  промисловості.Багато фірм змушені  були шукати дешеву робочу силу в інших  країнах.

Основною  турботою сучасної організації є  відбір і підтримка талановитих  менеджерів.У проведених дослідженнях при ранжируванні за ступенем важливості ряду факторів керівники фірм виділили в першу чергу: залучення висококваліфікованих менеджерів вищої ланки управління і навчання здібних керівників всередині  фірми.Те, що підвищення кваліфікації менеджерів, виявилося, за значенням  вище, ніж прибуток, обслуговування споживачів і виплата прийнятних дивідендів акціонерам, явна ознака важливості припливу цієї категорії трудових ресурсів в організацію.

Закони та державні органи.Трудове законодавство, багато інших законів і державні установи впливають на організацію.У  переважно приватної економіці  взаємодія між 

покупцями і  продавцями кожного вводиться ресурсу  і кожного результуючого продукту підпадає під дію численних правових обмежень.Кожна організація має  певний правовий статус, будучи одноосібним  володінням, компанією, корпорацією  або некомерційної корпорацією, і саме це визначає, як організація  може вести свої справи і які податки  повинна платити.

Стан законодавства  часто характеризується не тільки його складністю, а й рухливістю, а  інколи навіть невизначеністю.Практично  безперервно розробляються і  переглядаються склепіння законів  про безпеку та охорону здоров'я  на робочому місці, про захист навколишнього  середовища, про захист інтересів  споживача, про фінансову захисту  і т.п.При цьому обсяг роботи, необхідної, щоб відстежувати і відповідати  чинному законодавству, постійно зростає.

Державні  органи.Організації зобов'язані  дотримувати не тільки федеральні і  місцеві закони, а й вимоги органів  державного регулювання.Ці органи забезпечують примусове виконання законів  у відповідних сферах своєї компетенції, а також вводять власні вимоги, найчастіше мають силу закону.

Законотворчість місцевих органів управління.Регулюючі  постанови місцевих органів влади  також ускладнюють ситуацію.Місцеві  органи влади вимагають від підприємств  придбання ліцензій, обмежують можливості вибору місця для ведення справи, обкладають підприємства податками, а  якщо мова йде, наприклад, про енергетику, системах телефонного зв'язку та страхування, то і встановлюють ціни.Деякі місцеві  закони модифікують федеральні норми.Організація, яка веде свої справи на території  десятків суб'єктів федерації і  десятків іноземних держав, стикається зі складною і різноманітною системою місцевих установлень.

Споживачі.Відомий  фахівець з управління Пітер Ф. Друкер стверджує, що єдина справжня ціль бізнесу - створювати споживача.Під цим розуміється, що саме виживання і виправдання  існування організації залежить від її здатності знаходити споживача  результатів її діяльності і задовольняти його запити.Значення споживачів для  бізнесу очевидно.Однак некомерційні і державні організації також  мають споживачів в цьому сенсі.Так, уряд держави і його апарат існують  тільки для обслуговування потреб громадян.Те, що громадяни є споживачами і  заслуговують до себе відповідного ставлення, на жаль, іноді не очевидно у повсякденних соприкосновениях з державною бюрократією, проте в період передвиборних  кампаній громадян розглядають як споживачів, яких потрібно "купити".

Споживачі, вирішуючи, які товари і послуги  для них бажані і за якою ціною, визначають для організації майже  все, що відноситься до результатів  її діяльності.Тим самим необхідність задоволення потреб покупців впливає  на взаємодії організації з постачальниками матеріалів та трудових ресурсів.Вплив споживачів на внутрішні змінні структури може бути досить значним.