Планирование, организация, мотивация, контроль, координация как основные функции менеджмента

    8. Широта, полнота контроля. Контроль должен охватывать все сферы деятельности организации, но не должен быть чрезмерным. 

    Координация.

Совещания.

Одно из основных условий  успешной деятельности организации - согласованность  действий менеджеров этой организации. Они не только не должны противоречить  друг другу, напротив, необходимо, чтобы  они дополняли друг друга и вели к одной цели - цели фирмы, выраженной в долгосрочных и оперативных планах. Обратим внимание на важность эффективной организации потоков информации. Она должна быть достаточной, но не излишней.

    Поэтому совершенно необходимы регулярные совещания менеджеров. Не так легко грамотно подготовить и провести совещание, добиться принятия полезных для работы фирмы решений. Необходимо заранее обеспечить участников необходимой информацией, организовать деловую дискуссию, подавлять основанную на эмоциях перепалку и одновременно не превращать заседание в монолог начальника, и т.д. Это - наука и искусство, которыми должен владеть менеджер. Надо иметь в виду, что хорошо разработаны и методы срыва совещаний, превращения их в пустое времяпровождение, а также методы организации коллективного принятия решений, выгодных кому-либо лично, но не фирме. Менеджер должен быть готов к активной борьбе с подобными поползновениями.

    На некоторых  совещаниях проводятся голосования. К  настоящему времени теория голосования достаточно разработана, и установлено, что результат голосования во многих случаях зависит от процедуры голосования и методов принятия решения. Так, председательствующий может спросить "кто за?", а может и по другому: "Есть ли у кого возражения?". В первом случае естественно принять тот вариант, за который подано наибольшее число голосов "за", а при втором - тот, против которого меньше всего возражений. А как быть, если один вариант имеет много сторонников и заметное число противников, а остальные оставляют участников совещания равнодушными? Этот пример показывает, как важно заранее утвердит регламент совещания.  

    Типовая процедура подготовки документа.

    Координация действий менеджеров происходит и при  подготовке документов - планов, приказов, предложений, направляемых в другие организации, ответов на распоряжения и запросы властей и др. Обычно один из сотрудников - назовем его Исполнителем - готовит первоначальный вариант документа. Он размножается и рассылается на отзыв заинтересованным в нем менеджерам, а иногда и в другие организации. Исполнитель составляет сводку отзывов, с одними из замечаний соглашается, против других высказывает возражения. Затем собирают т.н. "согласительное совещание", на которое приглашают всех тех, с чьим мнением Исполнитель не согласен. В результате дискуссии по ряду позиций достигается компромисс, и возражения снимаются. Окончательное решение по проекту документа с учетом оставшихся возражений принимает генеральный директор или Совет директоров, т.е. высшая инстанция в данной организации. Именно такова процедура подготовки Законов РФ, государственных стандартов и иных ответственных документов.

    Во многих случаях эта процедура заменяется на визирование, при котором вое  согласие менеджеры выражают, накладывая на документ визу, т.е. расписываясь (иногда добавляя несколько слов по затрагиваемой проблеме). Например, подготовленное для отправки в другую организацию письмо визируют руководители нескольких отделов, и генеральный директор его подписывает от имени фирмы, не вникая в суть (поскольку каждый день он подписывает десятки писем, то вникать некогда). Адресату уходит письмо, на обратной стороне которого указаны фамилия и телефон Исполнителя (поскольку адресат тоже хорошо знаком с процедурой подготовки документов, он понимает, что по конкретным вопросам надо обращаться к Исполнителю, а не к генеральному директору). В архиве фирмы остается письмо с визами, так что в случае необходимости легко выяснить, кто составил и одобрил документ.

Поиск компромиссов.

    Менеджер  должен быть уверен в своей точке зрения и уметь ее отстаивать. Но для блага дела иногда полезно идти на компромиссы, открыто заявляя: "Я с Вами не согласен, я остаюсь на своей точке зрения, но ради блага фирмы , ради возможности совместной работы готов пойти на то-то и то-то". Искусство компромисса - одно из самых сложных, но и необходимых для менеджера.  
 
 

    Заключение.

    Пять  функций управления - планирование, организация, мотивация, контроль и  координация - имеют две общих  характеристики: все они требуют  принятия решений, и для всех необходима коммуникация, обмен информацией, чтобы получить информацию для принятия правильного решения и сделать это решение понятным для других членов организации. Из-за этого, а также вследствие того, что эти две характеристики связывают все пять управленческих функций, обеспечивающих их взаимозависимость, коммуникации и принятие решений часто называют связующими процессами.

    Функциональная  модель оценки менеджмента сейчас находится  в стадии разработки и пробного тестирования. В настоящий момент проводится экспериментальная оценка на базе функциональной модели оценки менеджмента ряда строительных компаний. Получаемые нами практические результаты помогают в калибровке теоретической базы, уточнению содержания критериев и методики оценки. Кроме того, нами разрабатывается инструментарий для самооценки, основанный на вовлечении работников организации. Мы прорабатываем отдельную методику применения функциональной модели на малых и средних предприятиях. Надеемся, что наша функциональная модель будет развиваться и найдет свое место в управленческом арсенале российских менеджеров.

    Литература.

1. А. И. Орлов. Учебник  по менеджменту, 2006г.

2. Веснин В.Р. Основы менеджмента: Курс лекций для студентов вузов. - М.: Знание, 1996.
3. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. – М: Гардарика, 2001
4. Гвишиани Д.М. Организация и управление. - М.: МГТУ им. Н.Э. Баумана, 1998.
5. Основы управления персоналом / Под ред. Б.М. Генкина. - М.: Высш. школа, 1996.
6. Менеджмент организаций/ Под ред. проф. З. П. Румянцевой и проф. М.А. Соломатина.