Планирование, организация, мотивация, контроль, координация как основные функции менеджмента

    Контроль - количественная и качественная оценка и учет результатов работы, корректировка планов, норм, решений.

    Координация - достижение согласованности в работе всех звеньев системы путем установления рациональных связей между ними (рис.3). 
 

    

 

    Планирование.

Планирование: смысл и назначение.

      “Планирование - это совокупность действий, таких  как исследование, аналитика и др., с целью нахождения комплекса решений, направленных на достижение целей какой-либо личности, организации, ряда организаций или всех граждан и организаций в регионе, стране или в мире”.

      Планирование  означает прежде всего умение думать с опережением и предполагает системность в работе. “Планирование далеко от импровизации - оно требует аналитического мышления”.

      Для начала нужно ответить на вопросы: Для  чего мы планируем? Зачем нужно планирование?

      Мы  планируем потому что заботимся  о том, что должно произойти. Потому что мы хотим предвидеть и действовать, опережая время. Потому что мы можем избежать ошибок и использовать возможности. Этот закон, правило всегда присутствует в планировании. Итак, сформулируем основные преимущества, которые нам дает планирование:

• устранение неопределенности
• точное определение целей и действий по их достижению
• появление осмысленности в деятельности
• избежание ошибок в будущей деятельности
• возможность предвидеть и действовать в будущей ситуации опережая время

      Планирование, как мы его понимаем сейчас, является феноменом конца девятнадцатого века. Это профессиональная деятельность. (см. подробнее ниже) Плановики стали профессионалами с опытом, который может быть полезен принимающим решения.

      Планирование  возникло очень давно из различных исторических традиций:

• Городское планирование.
• Экономическое планирование.
• Здравоохранение
• Образование
• Корпоративное планирование

      Развиваясь, эти виды исторического применения планирования, объединились в современную  единую профессиональную деятельность.

Планирование возникло в конце девятнадцатого столетия для конструирования  или перепроектирования пространственных построений. Было, например, много сделано для модернизации и трансформации больших городов  и проектирования новых систем железнодорожного транспорта. Существует также более поздняя традиция планирования, уходящая корнями в широкомасштабное экономическое планирование. Заботы об освоении географического пространства, создании физических конструкций и промышленной продукции имеют тенденции к ориентированию на конечные результаты. План дает описание построения новых конфигураций, производственных целей, которых надо достичь, или замысла очередной военной кампании. Поэтому издавна плановики обращали внимание на конечный результат, а не на процесс.

      Однако  сейчас вполне очевидно, что для  качественного планирования деятельности плановик должен быть как-то связан с  результатом своей работы: он должен либо отвечать за произведенное им планирование либо проектировать и  планировать собственное развитие и благополучие, т.е. действовать в собственных интересах.

Соответственно, наиболее актуально и интересно будет  рассмотрение технологии планирования на примере планирования собственной  жизни.

Виды  планирования.

      Некоторые авторы выделяют самостоятельный характер теории планирования: наличие конкретных знаний, опыта и методологии, связанных с решаемой проблемой (например, планирование приобретения корпорацией фирмы, планирование разбивки нового сада или же планирование собственных действий на следующий год). Другие отмечают общий характер теории планирования: использование знаний, опыта и методологии, основанных на общих принципах и процессах планирования, характерных для большинства или всех ситуаций планирования.

Существуют также  два основных вида планирования:

1. Статическое. Этот вид предполагает, что планирующий что-либо человек и процесс планирования не имеют других методов воздействия, кроме предоставления информации, опыта и анализа для себя или же лиц, принимающих решения. Т.е. статистическое планирование основывается только на чистых аналитических данных.
2. Активное планирование подразумевает непосредственное действие по постановке задач планирования, контролю за их выполнением и имеет несколько расширенный список применяемых методов. Т.е. активное планирование является в большей степени управленческой функцией нежели статистическое. Например, планирование в собственных интересах (планирование собственного развития, собственной жизни) есть планирование активное.

 
 
 

   Эффективное планирование деятельности.

      Эффективное планирование - это планирование, которое  способствует переменам, ведущим к  прогрессу. Многие действия подходят под  это определение. Некоторые из них - мелкомасштабные и тривиальные, другие - грандиозные и инноваторские. Когда цели хорошо понятны и определены, когда каждый знает, как достигать их, когда есть консенсус о дальнейших действиях, планирование может привести к переменам, важным и значительным.

      Любое планирование деятельности является как  уже было сказано разработкой  комплекса действий по достижению определенной цели.

      Выбор целей, несомненно, связан с планированием, как связана с ним и их реализация. И в том и в другом случае необходимо, однако, планировать свою деятельность так, чтобы это в  максимальной степени отвечало поставленной цели, т. е. обеспечить целесообразность планирования.

      Итак, рассмотрим процесс планирования на примере планирования собственной  жизни. Планирование собственной жизни  довольно сложная задача. Каждый человек  стремится к нормальной здоровой деятельности, и поэтому планирование своей жизни должно было бы быть естественным делом.

      Однако  на практике, как показывает опыт, дело обстоит совсем не так просто как  должно. Кроме того, только немногие из нас действительно целенаправленно  планируют свое будущее, стремясь избежать непредвиденных случайностей по крайней мере по отношению к себе. Большинство же думает, что планирование жизни сковывает естественность, возможность импровизации и принятия альтернативного решения.

      Планирование  сегодня вовсе не означает принятия окончательных решений относительно нашего будущего. Как раз наоборот, с помощью плана мы создаем хорошую основу для того, чтобы у нас в будущем было достаточное количество альтернатив для самовыражения даже в условиях неожиданно изменяющихся ситуаций. При планировании своей жизни мы определяем личные цели, которые и становятся ориентирами нашей деятельности на будущее.

Известное высказывание гласит: “Делайте свою жизнь сами, а  не ждите, пока кто-нибудь другой за вас  это сделает”. При планировании своей жизни мы пытаемся активно повлиять на неё, стремимся управлять собой.

      Целью планирования жизни является:

• поиск наиболее подходящих способов ее устройства
• приобретение рабочего места удовлетворяющего нашим интересам, потребностям, но не выходящего за границы наших возможностей.
• поддержание мотивации к работе на разных этапах жизни.
• помощь в самосовершенствовании.

      Планируя  свою жизнь, мы стремимся обеспечить целесообразное, полезное использование  наших сил. Каждый из нас знает, что  если мы не будем использовать приобретенных знаний и умений, то они понемногу забудутся и утеряются.

      Итак, какие шаги нужно делать, когда  вы планируете собственную деятельность:

• Четко сформулировать цели вашей будущей деятельности для которой вы осуществляете планирование. В частности, при планировании жизни, объектов планирования несколько и их надо сгруппировать Объекты планирования, естественно, накладываются друг на друга, но это в принципе не имеет значения. Надо только помнить, что нельзя планировать какой-либо из объектов изолированно от других.
• В отношении каждого из объектов планирования можно соблюдать такую последовательность:

      1. Анализ и оценка настоящего  положения.

      2. Определение целей.

      3. Определение средств для достижения  целей.

      4. Определение и взвешивание альтернативных возможностей.

      5. Определение препятствий и принятие  мер для уменьшения их воздействия.

      6. Уточнение мер, определение порядка  их важности и времени исполнения.

      7. Разбитие средств на конкретные  работы со сроками

      8. Контроль.

      Кроме того существует множество правил планирования, следуя которым, вы должны значительно повысить эффективность планирования деятельности:

• Для начала нужно поставить себе цель - это есть необходимое условие начала любого планирования. Цель должна быть объективной и отвечать вашим возможностям.
• Составьте себе обзор возможных условий и факторов, могущих оказать на ваш план то или иное влияние.
• Попытайтесь скомбинировать и адаптировать их таким образом, чтобы они в максимальной степени отвечали потребностям поставленной вами цели.
• Попробуйте дать оценку составленных вами комбинаций и выберите наилучший вариант.
• При непосредственной разработке плана не ударяйтесь в сильную детализацию - держите весь план. Во всех частях детализация должна носить примерно одинаковый характер. Такое особенно часто происходит из-за чрезмерного усердия или по неопытности, но тем не менее это лучше, чем что-то упустить.
• Никогда не внедряейте незаконченные планы. Неполное планирование может привести к необходимости импровизации, что в свою очередь вызовет неуверенность, что, как правило, ведет к хаосу.
• В планировании могут быть допущены и отклонения, которые в важных частях плана следует сводить до минимума. Это относится, например, к первоочередным целям, что же касается перспективных целей, то такие отклонения могут достигать больших величин.

      Контроль  за исполнением плана.

      Планирование  ничего не стоит, если отсутствует контроль за его выполнением. Оно теряет смысл, если план не выполняется, если работа по составлению плана проделывается  впустую или же ведется очень плохо.

      Ценность  планирования в большой степени  зависит от возможности осуществления  плана, но возможность осуществления  определяется целями и действиями человека.

      Такая теория планирования активна, а не статична. Планирование является делом действий в настоящем, чтобы приготовиться для будущего, но не всегда ясно, что настоящее определяет будущее - может быть, наши представления о будущем определяют то, что мы делаем для него. Или, как указали Маджоун и Вилдавский (1978), не всегда ясно, планирование определяет осуществление или осуществление определяет планирование.

      Таким образом, важность осуществления запланированной  деятельности также важно как  и само планирование, и, соответственно, контроль за выполнением является важной частью планирования.