Основы менеджмента. Лекции

1. Искажение сообщений.  При движении информации по  вертикали смысл сообщений может  искажаться. Такое искажение может  быть обусловлено рядом причин. Сообщения могут искажаться непреднамеренно  в силу затруднений в межличностных  контактах. Однако значительную роль в появлении искажений играют и другие факторы.

- Возможно сознательное  искажение информации источником.

- Фильтрация информации. Процесс утраты части смысла  сообщений в связи с неизбежными  потерями любой природы при  движении информации по уровням управления или внутри одного уровня.

- Сообщения, отправляемые  наверх по ступеням иерархии, могут искажаться в силу тенденции  снабжать начальство положительной  информацией.

- Страх перед наказанием, ощущение бесполезности своего  дела.

2. Информационные перегрузки. Ещё одна важная причина, по которой содержание сообщения может не дойти до получателя, поскольку он ожжет быть перегружен другими поступающими сообщениями. Или «не настроенность» на тематику сообщения.

3. Неудовлетворительная  структура организации. В организациях имеющих сложных многоуровневую структуру возможно появление проблем другого рода. Подразделения сами могут являться организациями и неизбежно обладать собственными целями. Поэтому если структура организации и система мотивации построены неудачно, то собственные подразделения могут вступать в противоречия с собственными целями всей организации. Чем больше уровней в структуре организаций, тем больше вероятность появления в ней существенных противоречий.

_____________________________________________________________________________________

 

Барьеры сенсорные:

Физические помехи – Шум, расстояние, физические преграды.

Отвлекающие моменты  – Телефонные звонки, посетители, всё новое и неожиданное, плохое самочувствие.

Дефекты органов чувств – плохой слух, плохое зрение, нечёткая речь.

Барьеры информационные:

Недостаток информации.

Информационные перегрузки – передача слишком большого объёма информации, передача сложной информации, давление времени, искажение информации.

Психологические барьеры:

Недоверие к собеседнику.

Незаинтересованность  в предмете разговора.

Погружённость в  другие дела.

Предубеждение.

Убеждённость в  собственной правоте.

Неуверенность в  себе.

Самоуверенность.

Стремление настоять на своём / победить в споре.

Неумение слушать.

Неумение выражать свои мысли.

Привычка перебивать.

Социальные  барьеры:

Разный статус –  коммуникации с вышестоящими руководителями. Взаимодействие с нижестоящими. Часто определяется стремлением не подорвать свой авторитет.

Ролевые ожидания.

Организационные проблемы:

Передача  информации сверху вниз – Размножение  информации, искажение информации, задержка передачи информации.

Передача  снизу вверх – Искажение информации, потеря информации, задержка при передаче.

_____________________________________________________________________________________

Система Пять «С» коммуникаций.

Для преодоления  указанных преград, как в устной, так и в письменной коммуникациях  принята схема 5С коммуникации.

1. Ясность. (Clarity) – Сообщение, информация должна быть однозначной на столько на сколько это возможно.

2. Полнота. (Completeness) Упрощение информации может привести к её неполноте. Часть информации может оказаться вреднее её полного отсутствия.

3. Краткость (Conciseness)

4. Конкретность (Concreteness) – Выбор конкретной терминологии приобретает всё большее значение по мере того как растёт взаимодействие наций. Термин приемлемый в одной культуре, в другой может иметь совершенно неприемлемый смысл.

5. Корректность (Correctness) – Безупречное использование методов коммуникации совершенно бесполезно, если сообщение не корректно.

Управленческие  решения

Понятия управленческого  решения.

Понятие управленческих решений, как и коммуникации, является важной частью любой управленческой деятельности. Если коммуникации своего рода «стержень» пронизывающий любую деятельность в организации, то принятие решений это центр вокруг которого вращается жизнь организации. Решение можно рассматривать как продукт управленческого труда, а его принятие как процесс, ведущий к появлению этого продукта.

Управленческое решение  представляет собой обдуманный вывод  о необходимости осуществить  какие-то действия либо наоборот воздержаться от них (связанные с достижением  целей организации и преодолением стоящей перед ней проблем).

Проблема – Это сложный теоретический вопрос или практическая ситуация. Например, разница между фактическим и желаемым состоянием системы не позволяющих в данных условиях получить желаемый результат. Такое несоответствие и преодолевается путём принятия управленческого решения.

Поскольку для решения одной и той же проблемы существует несколько вариантов, возникает непростая задача выбора наиболее подходящего управленческого решения.

Принятие решения  представляет собой сознательный выбор  из имеющихся вариантов или альтернатив  направления действий сокращающих разрыв между желаемым и настоящим состоянием организации.

В управлении организации  принятие решений осуществляется менеджерами  различных уровней и носит  достаточно формализованный характер. Так как часто решение касается не одной личности, а относится к подразделению или к организации в целом.

На одни факторы, например на подчинённых можно влиять непосредственно на другие лишь опосредованно, третьи приходиться принимать к  сведенью и стараться их нейтрализовать или застраховаться от них. Тем не менее, факторы предопределяющие успех от реализации управленческого решения следует анализировать и принимать к сведенью.

На сегодня принятие управленческого решения это  процесс, требующий организации  и управления. На его эффективность  оказывают влияние следующие факторы:

1. Понятность проблемы  и причины следственных связей  между проблемой и ситуации, в  которой принимается решение.

2. Взаимоотношения  внутри организации.

3. Занимаемая автором  решения должность.

4. Личностные моменты  (эмоции, иллюзия лёгкости, осторожность вследствие высокого уровня значимости, привычки т.д.).

5. Располагаемое  время.

6. Степень риска.

Эффективное решение  должно быть простым и логичным, приемлемым для большинства членов организации, экономичным, своевременным, ориентированным на стратегические цели и задачи, устраняющие причины, а не следствие проблемы.

Виды  управленческих решений.

Виды управленческих решений можно рассматривать  с разных точек зрений:

1. По степени влияния  на будущие организации они  делятся: стратегические и тактические. Первые определяют основные пути её развития, вторые конкретные способы продвижения по ним.  Обычно стратегические решения принимаются на высшем уровне управления, а тактические на низовых.

2. По степени самостоятельности  решения делятся: инициативные и приписанные.

3. По масштабам:  глобальные (затрагивающие всю организацию  в целом) и локальные (касающиеся  одной её части или стороны  деятельности).

4. В соответствие  с временным горизонтом: перспективные  (инвестирование) и текущие (изыскания средств из заработной платы).

5. В зависимости  от продолжительности периода  реализации: долгосрочны (свыше 5 лет); среднесрочные (от года до 5); краткосрочные (до года).

6. По направленности  воздействия: внешние и внутренние.

7. По функциональному  назначению: организационные (распределение обязанностей); координирующие (распределение текущей работы среди подчинённых); регулирующие (предписывающие способ осуществления в определённых ситуациях тех или иных действий); активизирующие (связанные с премированием); контролирующие (служащие для оценки результата тех или иных действий исполнителя).

8. По степени сложности:  простые, сложные, уникальные.

9. В зависимости  от числа разработчиков: индивидуальные  и коллективные.

10. По методам выработки:  шаблонные и  творческие.

11. С точки зрения  предопределённости: запрограммированные  и не запрограммированные.

12. По способу влияния  на объект: прямые и косвенные.

13. По сфере реализации  могут быть связаны: производство, сбыт, научные исследования и  т.п.

14. По форме решения могут быть: правовыми и не правовыми.

15. По содержанию: технические (использование оборудований, технологий). Экономические, социальные (призванные создать благоприятные  условия труда, способствующие  повышению инициативы, развитию  личности работников).

16. По степени полноты  и достоверности используемой  информации: выделяют решения, принимаемые  в условиях полной определённости, в условиях частичной определённости  и полной неопределённости.

17. По способу принятия: интуитивные,  адаптационные и  рациональные.

Стадии и  этапы принятия решений.

Принятие решений  в управлении это сложный процесс, состоящий из 3 основных стадий включающих ряд этапов:

1. Признание необходимости  решений:

- Восприятие и  признание проблемы

- Интерпретации и  формулирование проблемы

- Определение критериев  успешного решения

2. Выработка решения:

- Разработка альтернатив,  разработка вариантов решения  проблемы

- Оценка альтернатив

- Выбор альтернатив

3. Выполнение решения:

- Организация и  выполнение решения

- Анализ и контроль  выполнения решения

- Обратная связь  и корректировка

1. Признание необходимости  решения. Признание проблемы необходимое  предварительное условие её решения.  Проблема может быть определена, как возможность, как кризис, как  рутинная проблема.

Определение и последующее формулирование проблемы позволяет её ранжировать в ряду других проблем. В основы ранжирования могут быть положены следующие факторы:

- последствие решения  проблемы для предприятия

- срочность проблемы  и ограничения по времени

- степень использования  ресурсных и профессиональных возможностей руководителей и их подчинённых

Жизненный цикл проблемы (может ли проблема сама собой или  в ходе решения других проблем).

К наиболее важным относят  проблемы со следующими характеристиками:

- Проблема получает  сильную поддержку и давление извне в пользу её решения.

- Проблема поддерживается  необходимыми для её решения  ресурсами.

- Решение проблемы  открывает возможности, от которых  нельзя отказаться.

Заключительным этапом первой стадии является определение  ограничений и критерия выбора решений.

2. Выработка решения.  Необходимыми условиями повышения  эффективности процесса разработки  альтернатив, является:

- Предоставление  большого количества информации, позволяющий провести глубокий  всесторонний анализ проблемы.

- Мотивация на поиск возможных вариантов решения.

Одним из эффективных  методов определения альтернатив  является метод мозговой атаки.