Основы менеджмента. Лекции

Передача информации осуществляется с помощью:

- Жеста

- Речи

- Приборов

- В письменной  форме

Именно посредством  коммуникаций информация передаётся лицам, принимающим решения, а решения передаются исполнителям.

Коммуникация – процесс передачи сообщения от источника к получателю с целью изменить поведение последнего.

Коммуникации (коммуникационный процесс) это обмен информацией  между сторонами. Основной целью  коммуникационного процесса служит обеспечение понимания информации поступающей потребителю посредством общения, обмена. Элементарный коммуникационный процесс представлен на следующей схеме =>

Последним важным элементом  коммуникационного процесса является обратная связь, появляющаяся в результате обмена участников процесса ролями. Получатель становится отправителем и это ответ получателя на послание.

Обратная связь  даёт возможность отправителю узнать дошло ли послание до адресата и  если дошло то, в каком значении. Коммуникация с помощью обратной связи превращается в дорогу с  двухсторонним движением. А сам процесс приобретает динамику. При этом обратная связь может быть выражена необязательно в той же кодовой системе. Главное что бы кодовая система была известна получателю.

Для руководителя, как  и другого лица, обратная связь  может выступать как прямая (непосредственно наблюдаемая изменения поведения) и косвенная (снижение производительности, прогулы, конфликты, повышение успеваемости и тому подобное)

Рассмотрим  классификацию коммуникаций.

По  характеру восприятия информации коммуникации делятся:

- Прямые (целевые)  – Цель сообщения заложена  в его тексте.

- Косвенные –  Информация заложена между строк.

- Смешанные.

По  взаимодействующим  сторонам коммуникации можно классифицировать следующим образом:

Организационные:

- Внешние – Коммуникации  организации с внешней средой

- Внутренние –  между подразделениями и уровнями  управления. Внутренние деляться  на 

+ Горизонтальные

+ Вертикальные (нисходящие  и восходящие)

+ Диагональные

Межличностные коммуникации:

- Формальные.

- Неформальные.

_____________________________________________________________________________________

 

Коммуникации обеспечивают реализацию основных функций управления. Эффективные коммуникации способствуют повышению показателей деятельности организации и уровня удовлетворённости  работников трудом, а так же формирования чувства сопричастности к работе организации.

Функции коммуникации. Типы коммуникационных сетей.

Одна из главных  сфер возникновения проблем в  организациях – неэффективные коммуникации. Эффективные коммуникации являются условием любой организации в успешной работе. Следовательно, эффективность управления персоналом пропорциональна эффективности коммуникационных процессов в организации.

Коммуникации  важны для руководителей  по следующим причинам:

1) Руководители тратят  большую часть своего времени на коммуникации (70 – 80 % работы руководителей с коммуникациями).

2) Хорошо налаженные  коммуникации содействуют организационной  эффективности.

3) Мастерство коммуникаций  необходимо для выражения действенности  авторитета и воли руководителя.

Осуществление коммуникаций в группе приводит к выполнению следующих функций  коммуникаций, из которых  ни одна не имеет  приоритета над другими:

1) Информативная  функция, играющая определённую  роль в процессе принятия решений.  Коммуникация позволяет представить необходимую информацию для принятия решений для идентификации и оценки возможных вариантов решения.

2) Мотивационная  функция. Побуждение работников  к исполнению и улучшению работы  путём управления их поведением: внушения, убеждения, просьб, приказов и т. д.

3) Контрольная функция.  Отслеживание поведения работников  различными способами на основе  иерархии и формальной соподчинённости.

4) Экспрессивная  функция. Это способствование  эмоциональному выражению чувств, переживаний, отношения к происходящему и удовлетворение социальных потребностей.

Таким образом, коммуникации отражают не только процесс передачи и получения информации, а так  же её понимание, восприятие и усвоение.

В организациях, где  занято более двух человек коммуникационные каналы объединяются в коммуникационные сети, которые связывают элементы управления в единое целое.

 
 
 
 
 
 

Типы  коммуникационных сетей:

Открытые:

Наиболее  простой вид коммуникационной сети – это сеть тапа «Змея»

А так же тип системы «Звезда»

И тип системы  «Шпора»

Тип сети «Тент»

 
 
 
 
 
 
 
 
 

Закрытые:

«Круг»

«Кашо»

 
 
 
 
 
 
 
 

Комбинированные:

«Дом»

____________________________________________________________________________________

В открытых коммуникационных сетях движение команды или информации может быть остановлено так как попадает в тупик

Замкнутые коммуникационные сети – это сети, в которых информация циркулирует свободно, и отсутствуют тупики.

Круг характерен для структур с благоприятным психическим климатом.

Комбинированные сети характерны для крупных многопрофильных функциональных систем. Суть их состоит в официальном допущении на ряду с вертикальными горизонтальных коммуникационных каналов, посредством которых подчинённые напрямую могут самостоятельно решать многие второстепенные вопросы, что позволяет руководству не отвлекаться на них и сосредоточится на главном.

Межличностные коммуникации

Межличностные коммуникации имеют огромное значения для повышения  эффективности управления, поскольку  с одной стороны от 50% до 95% своего времени руководитель тратит на разговоры, а с другой, во-первых, решения многих управленческих задач строиться на непосредственном взаимодействии людей в рамках различных ситуаций. А во-вторых, межличностные коммуникации являются лучшим способом обсуждения и решения вопросов, характеризующихся неопределённостью и двусмысленностью.

Из всех видов  коммуникаций межличностные сталкиваются самым большим количеством барьеров препятствующих эффективному восприятию информации получателю.

Рассмотрим преграды на пути эффективности межличностных коммуникаций:

1) Преграды обусловленные  восприятием. Люди реагируют не  на то, что в действительности  происходит в их окружении,  а на то, что воспринимается  как происходящие. Учёт факторов  влияющих на восприятие позволяет  своевременно устранить преграды  им (восприятием) обусловленные. Одна из таких преград не совпадение сфер компетенции отправителя и получателя. Люди по-разному могут интерпретировать одну и ту же информацию в зависимости от накопленного опыта.

2) Семантика. Изучает  способ использования слов и значения, передаваемые словами. Семантические барьеры, различные значения, приписываемые разными людьми одним и тем же символам. Символ не имеет неповторимого, неотъемлемого значения. Значения символа выявляется через опыт и варьируется в зависимости от контекста, от ситуации в которой этот символ использован. Поскольку у каждого человека свой опыт, и каждый акт обмена информацией в определённой мере является новой ситуацией, никто не может быть абсолютно уверен в том, что другое лицо припишет то же самое значение использованному символу. Особенно сложные проблемы могут возникнуть при построении коммуникаций представителей разных культур. Обе стороны должны знать не только буквальные значения слов используемого языка, но и интерпретировать их в контексте использования. (Интонации, громкость, жесты и т.д.)

3) Невербальные преграды. Информация, посланная отправителем  без использования слов, как система  кодирования образует невербальное  послание лежащие в основе  невербальной коммуникации. В последнее  время эта сфера межличностной коммуникации всё больше привлекает внимание учёных и специалистов. Дело в том что эффект большинства посланий создаётся невербальной интонацией, 38% тональностью голоса и 58% выражением лица. Словам остаётся только 7% воспринимаемой информации. Особенно это проявляется в тех случаях, когда словесная часть послания отправителя противоречива.

Хотя вербальные символы (слова) это основное средство кодирование идей предназначенных  для передачи люди, которые используют для передачи сообщений и невербальные символы. Зачастую невербальная передача происходит одновременно с вербальной и может усиливать или изменять смысл слов.

Не вербальные символы - улыбки, жесты, темп и ритм речи и  т.д.

Так позы, интонации и жесты руководителя в процессе общения с подчинёнными способны повлиять на их поведение гораздо больше, чем слова, которые руководитель при этом произносит. Невербальные коммуникации в большинстве случаев имеют бессознательную основу, так как свидетельствуют о действительных эмоциях участников коммуникационного процесса и являются индикатором проявляемых чувств.

Невербальной информацией  трудно манипулировать и её трудно скрывать в любой межличностной  коммуникации.

Исследования коммуникаций в пространстве называют проксемикой. Установление межличностной дистанции так же влияет на результат коммуникации. Так публичное расстояние превышает 3,5 метра. Личностная дистанция от 1 до 3,5 метров. Интимная дистанция 50 – 150 см.

 

Основные  типы невербальной коммуникации.

1. Движение тела. (Жесты, мимика, движения глаз, прикосновения, позы)

2. Личные физические  качества. (Строение тела, вес, рост, цвет волос и кожи, запах тела, мускулатура)

3. Речь. (Качество  голоса, грамотность, частота речи, засорённость речи, смех, зевание  и т.д.)

4. Использование  среды. (Способ использования и ощущение внешнего окружения, манеры помещения себя в среде, дистанционная близость в общении, чувство «своей» и чувство «чужой» территории)

5. Физическая среда. (Дизайн помещения, мебели других  объектов, декорации, чистота и  опрятность, освещённость, шум)

5. Время. (Опоздания,  ранний приход, склонность заставлять  себя ждать, культура времени, соотношение времени и статуса)

4) Неэффективная  обратная связь. Другим ограничителем  межличностного обмена информации  может быть отсутствие адекватной обратной связи по поводу посланного Вами сообщения. Обратная связь важна, поскольку позволяет установить действительно ли переданное Вами сообщение, правильно истолковано получателем. Поскольку существует масса источников шумов искажающих содержание сообщений, обратная связь является единственным средством позволяющим гарантировать достоверность коммуникации.

Эффективный обмен  информации возможен лишь тогда когда, как и отправитель, так и получатель информации одинаково нацелен на коммуникацию. В частности необходимо уметь слушать. Люди не уделяют достаточно внимания развитию умения слушать. Как показали исследования, средний управляющий по сути дела слушает лишь с 25% эффективностью.

Организационные коммуникации.

Хотя коммуникации в организации часто носят формат межличностных, далеко не всегда проблемы их организации исчерпываются межличностными барьерами. Зачастую на пути эффективных коммуникацию и соответственно успешной работы организации встречают специфические преграды, связанные с различными проблемами организаций как целостных систем. Эти организационные преграды в коммуникациях заслуживают отдельного внимания, поскольку их природа связанна не со спецификой индивидуального или группового поведения людей, а с не коммуникационными проблемами организаций.