Интранет – пространство как pr инструмент формирования корпоративной культуры на примере Челябинской Государственной Академии культуры

   В тройке наиболее предпочтительных информационных ресурсов для внутренней аудитории ЧГАКИ оказались – информационные стенды, Интранет сайт, «Академ – городок».

Действительно, наиболее актуальная информация для  студентов и профессорско-преподавательского состава размещена именно на стендах, а не на сетевом ресурсе, а именно:

- расписание  занятий;

- изменения  расписания;

- распоряжения  деканатов;

- объявления  и анонсы большинства мероприятий;

- поздравления  с победами и т.п.

   Интранет ресурс для данной аудитории пока еще не функционирует  как отлаженная система коммуникаций, которая максимально бы формировала общие ценности студенческого сообщества, и минимально оперативно реагировала на изменения среды.

    Кроме того, такие данные подтверждают идею о том, что в условиях конкурентного коммуникационного пространства (т.е. функционирования в информационной среде таких каналов, как корпоративная газета, Интранет, доски объявлений и др. менее значимые для внутренней аудитории каналы) действие однонаправленной коммуникационной стратегии (которую можно представить схемой: сообщение – знание – отношение – действие) уже не эффективно. Внутренней аудитории не достаточно просто владеть знанием о существовании Интранет сайта в Академии (76% студентов информированы о Интранет сайте), но он должен стать по возможности одним из источников получения информации, необходимой для рабочей или учебной деятельности. Для этого необходимо четко продумывать стратегию позиционирования (презентация уникальности данного продукта по сравнению с другими каналами продвижения информации во внутренней среде вуза) и продвижения внутреннего сайта.

  Сотрудники, чьи персональные места оснащены  компьютерной техникой, в большей степени ориентированы на получение информации с Интранет сайта.  В ходе исследования, нам было интересно какие преимущества коммуникационных каналов для разных групп внутренней аудитории наиболее значимы. Как оказалось для студенческого сообщества наиболее ценными, в равной степени стали:

- доступность  48%

- актуальность 48%

- оперативность  48%

- обратная  связь 45%

Для сотрудников  (преподавателей)

- доступность  95% (93%)

- оперативность  93% (64%)

- обратная  связь 82% (94%)

   Как видно из приведенных данных, такая функция, отличающая Интранет от таких традиционных каналов (выбранных как приоритетные), как обратная связь, пока еще менее значима для студенческого сообщества, и наоборот, значима для сотрудников и преподавателей. Возможность диалоговых отношений разных уровней: преподаватель – студент; студент – руководитель вуза; сотрудник – руководитель вуза, позволяют прояснять и пропагандировать общие для коллектива вуза ценности.

  Далее,  нам было интересно узнать, участвует ли  внутренняя общественность вуза в форумах ЧГАКИ.

 

   Как видно из представленных данных, внутренняя общественность не активно участвует в форумах, возможно, это связано с недостаточно актуальными для аудитории тематиками. Чтобы студенты, преподаватели и сотрудники участвовали в форумах, необходимо по возможности руководить тематикой форумов, предлагать для обсуждения интересные темы (например: обсуждение книжных новинок, профессиональные форумы и т.д.).  В принципе, людям свойственно общаться  в неформальной обстановке, и не понятно, почему такое небольшое количество  людей участвуют в форумах. Основная идея состоит в том, чтобы неформальная коммуникация не противоречила формальной, а наоборот усиливала ее. И роль PR специалиста в создании открытого доверительного климата внутри вуза путем свободного обсуждения актуальных вопросов на форумах.        Также, мы попросили предложить возможные темы, для обсуждения на форумах. Самыми активными оказались преподаватели, они предложили 6 тем, для обсуждения. Самыми актуальными темами для них являются: «Оценка работы преподавателей», «Гранты, стажировки, международное сотрудничество».     Сотрудников в большей степени заинтересовали темы, связанные с какими-либо интересными событиями и должностные обязанности, вариантами документооборота.

    Для студентов, актуальны темы, связанные с работой для студентов, вакансиями для выпускников и они бы пообщались на темы, связанные с интересными историями из студенческой жизни.

   Также мы задали вопрос относительно, каких изменений можно было бы внести в Интранет сайт. Самыми популярными изменениями оказались: «Добавить информацию развлекательного характера» и сделать раздел «Доска почета».

    Также нам было важно узнать, присутствует ли в Академии единый командный дух. Каждый второй студент, считает, что в ЧГАКИ присутствует единый командный дух, но его нужно «неустанно поддерживать, питать, не спускать с него глаз»,  а больше половины сотрудников и преподавателей считают, что в Академии нет единого командного духа. Следовательно, можно сделать вывод, что нужно поддерживать единый командный дух, с помощью различных плановых и не плановых мероприятий, чтобы каждый, кто имеет прямое отношение к Академии, чувствовал себя неотъемлемой частью вуза и своих коллег.

     В нашем исследовании приняли участие студенты всех курсов, самыми активными оказались студенты третьего и второго курсов, и большинство опрашиваемых были девушки.

      Параллельно с бланковым опросом, был проведен опрос в локальной сети Интранет. (Приложение 9)

      Дублируя опрос в локальной сети Интранет, мы понимали, что проведение опроса в сети ограничит опрашиваемую аудиторию рамками Интранет -  пользователей.

      В итоге на вопросы анкеты ответило 59 человек.

      Респонденты распределились следующим образом: 28 ответивших были студенты, 12 преподавателей, 19 сотрудников.

      Также как и в бумажном опросе, наиболее оперативными внутренними информационными каналами оказались Интранет сайт и информационные стенды.

      Результаты бланкового опроса совпали с результатами опроса проводимого в Интранет сети.

      И в заключении хотелось бы отметить, что чувствуется отсутствие работы с Интранет сайтом ЧГАКИ, как PR инструментом. Для того чтобы информация, выложенная на сайте имела влияние на работу корпоративной культуры, Интранет сайтом должны заниматься: технический модератор и PR специалист, для того, чтобы выстраивать гармоничные связи с внутренней общественностью, с помощью Интранет – сайта. 
 

   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.2 Рекомендации по оптимизации работы Интранет сайта ЧГАКИ 

    На данный момент, Интранет сайт ЧГАКИ, достаточно новый инструмент корпоративного управления  внутренней аудиторией. Большая часть информации, содержащаяся на сайте, относится к модулям управления и обучения, и на наш взгляд и по результатам опроса, требуется расширять модуль коммуникации и вовлечения в проекты, без чего невозможно развитие вуза и формирования единого духа. Интранет сайт, в большей степени существует для работы сотрудникам, и в меньшей степени для студентов, что видно из анкетирования студентов.

Как сделать  Интранет сайт популярным

1. Обновлять сайт: своевременно добавлять новые, актуальные объявления, новости, события для внутренней аудитории; вовремя вносить изменения в документооборот кафедр и факультетов; обновлять учебные пособия, электронные ресурсы; создавать интересные, актуальные темы на форумах, для неформального общения внутренней аудитории – поскольку для того;
2. Наполнить Интранет сайт действительно необходимой информацией для работы сотрудникам, студентам и преподавателям;
3. Рекламировать сайт. Как мы выяснили,  в нашем исследовании,  одним самым популярных каналов в получении информации разного характера  для студентов и преподавателей, являются информационные стенды, в силу этого потенциал информационных стендов можно использовать для рекламы достаточно нового информационного канала Интранет сайта, особенно на этапе привыкания внутренней аудитории к данному сайту. В цветовой гамме Интранет ресурса вывешивать объявления в виде краткого изложения главной сути события, а с полным содержанием объявления, со всеми приложениями и иллюстрациями, можно ознакомиться на внутреннем корпоративном сайте ЧГАКИ – Интранет;
4. Создать на сайте социальную зону, так как сотрудники, профессорско – преподавательский  состав и студенты проводят в ЧГАКИ 80 % своего времени (социальные сети, обратная связь, персонификация сотрудников, форумы);
5. Вовлекать внутреннюю аудиторию ЧГАКИ в интенсивную корпоративную жизнь, через вовлечения в проекты: «Академическая летопись» - знание истории ЧГАКИ, ее достижения;
6. Визуализировать сайт (фирменные символы, фото и видео с мероприятий).

    Возможные барьеры, мешающие эффективному функционированию  интранет-портала

1. Технические – недостаточно высокая информационно-техническая культура. Сотрудники и преподаватели, как правило, имеют недостаточно высокие пользовательские и поисковые навыки, а проблемы студентов в не информированности об условиях точки доступа к системе wi-fi;
2. Управленческие – у руководства Академии еще отсутствует документально прописанная концепция использования Интранет-сайта как PR инструмента в работе с внутренней целевой аудиторией. Отсутствие в управлении Интранет сайтом PR специалиста, который выстроил бы PR видение Интранет сайта и наполнил системно выстроенной информацией для поддержания корпоративной культуры;
3. Коммуникативные – Интранет ресурс в большей степени используется в качестве однонаправленного канала трансляции.

    Мы рекомендуем  в Интранет сайт   добавить больше информации развлекательного характера, чтобы в него заходили не только для работы, но и для интеллектуального отдыха.

1. Раздел находки – потери. Когда люди теряют, ищут. Кто, что нашел – потерял и куда обращаться, можно добавить, кто ищет определенного преподавателя, сотрудника и где его можно найти;

2. Доска  почета, каждый день новое лицо ЧГАКИ (студенты, преподаватели, сотрудники);

3.Фотоальбом – раздел управления коллекциями фотографий из жизни

студентов, преподавателей и сотрудников ЧГАКИ. Фотографии с каждого мероприятия  проведенного в стенах ЧГАКИ с  участием студентов и преподавателей;

4. Можно сотрудничать  с какими-нибудь фирмами и размещать на

страницах Интранет сайта их рекламные баннеры, разделять их на темы в соответствии с темами страниц и управлять их показом;

5. Создание раздела, где каждый сотрудник, преподаватель или студент, сможет задать любой вопрос или пожелания по работе, по учебным процессам ректору, проректору, деканам и всем руководителям, к кому есть вопросы или пожелания. Мы считаем, что такая форма коммуникации реально сможет работать. С одной стороны, это частично сможет разрушить стену между сотрудниками, преподавателями, студентами и высшим руководством, устанавливая обратную связь и формируя позитивный образ руководства, с другой, позволит получить реальные ответы на реальные вопросы и оперативно решить некоторые насущные проблемы, которые чаще всего очень сложно или вовсе невозможно донести до высшего руководства в силу непроходимости вертикали власти.