Интранет – пространство как pr инструмент формирования корпоративной культуры на примере Челябинской Государственной Академии культуры

Интранет  имеет свойство разрушать коммуникационные барьеры в вузе. Известно, что в любом вузе существует проблема: несколько сотрудников, сидящих в разных кабинетах, и работающих в весьма близких направлениях и сознательно не скрывающих того, что они делают - и не подозревающих о том, что коллега рядом работает над той же проблемой и нуждается в информации, которой данный сотрудник уже обладает. Руководство вуза всячески стремится преодолеть это незнание, но существуют коммуникационные барьеры, которые связаны со структурой вуза, со способами его работы, которые приводят к тому, что информация распространяется очень плохо или медленно и с большими искажениями. Разрушение коммуникационных барьеров - это не просто положительный гуманитарный или психологический фактор. Это фактор реального бизнеса, несомненно, влияющий на эффективность работы вуза.

Общение сотрудников с руководством

Следующая проблема фактора общения – общение сотрудников, преподавателей и студентов с руководством на несколько уровней выше и обратно. Часто сотрудники просто не представляют, какие цели вуз ставит перед собой, какие задачи стоят в данный момент, и поэтому не могут в полную силу работать на общее развитие, а заняты только выполнением конкретных задач, поставленных непосредственным руководством.

В результате могут появляться непонимания и  вопросы, на которые человеку сложно самому найти ответы. Возникают многочисленные цепочки вопросов вверх-вниз по управленческой вертикали вуза, рабочее время тратится неэффективно.

 Открытая  или закрытая линия общения  в форме вопрос-ответ или обсуждения  насущных вопросов поможет сотрудникам, преподавателям и студентам разобраться, а что собственно, от них требуется. Кроме того, информация о решении того или иного вопроса останется в анналах информационной системы вуза и новым или переведенным сотрудникам потребуется гораздо меньше времени для того, чтобы вникнуть в суть.

Полезна и обратная линия – от руководства – к сотрудникам. Когда люди видят, что о них заботятся, что руководство стремится сделать их жизнь лучше, наполнить работу смыслом – все это влияет положительным образом на эффективность труда и лояльность.

Какая информация размещается на Интранет сайте вуза

  Чаще всего – это внутренние новости вуза, контакты и телефоны сотрудников, а также различные фотоотчеты о корпоративных мероприятиях.

  Кроме этого по желанию - полный каталог отделов, график структуры вуза, поэтажные планы, фотогалереи. Любое подразделение может иметь на Интранете свой раздел и обновлять в нем нужную информацию.

  Каждая организация сама  решает, какую информацию размещать на Интранет сайте. Кто-то ограничивается новостями и памятками для новых сотрудников. Другие организации переносят на внутренний сайт (Интранет) большие объемы служебной информации.

Даже  если для начала компания разместит  на Интранет-сайте  только форум  – руководство уже получит  возможность видеть, чем живет  его коллектив.

1. Поиск по сайту – модуль, позволяющий посетителю находить информацию на сайте по введенным ключевым словам.

2. Карта сайта – модуль, формирующий страницу, содержащую ссылки на

все разделы  и подразделы сайта

3. Версия для печати – модуль корректной печати информации. Формирует специальную версию Интранет – страницы, исключающую некоторые особенности дизайна сайта, которые могут повлиять на качество и корректность ее распечатки на принтере.

    4. Раздел объявлений (лента новостей) – модуль управления новостями  –       содержит специальные средства для публикации новостных сообщений. Содержит различные внутренние  новости, анонсы приказов и рекомендаций со ссылками в соответствующие разделы, объявления вуза.

• Автоматическая публикация заголовков последних новостей на главной странице сайта;
• Календарь для удобного выбора списка новостей за определенный временной период.

5. Раздел базы данных (документы) – модуль для организации файлового архива (внутренние документы), размещение справочника сотрудников вуза. Справочная информация разбита на категории (отделы, должности, подразделения). 

• Автоматическое определение и публикация даты изменения, размера документа в килобайтах, типа документа;
• Возможность разделения списка документов на категории (Внутренние документы, разделение по подразделениям вуза, телефонный справочник, гарант, электронные учебники, карта г. Челябинска, программы практик, рабочие программы, итоговая государственная аттестация, музыкальная медиатека, учебные пособия).

6. Раздел техподдержка – модуль по устранению неполадок работы Интранет сайта. Типичные затруднения и способы их решения, проблемы с компьютером. Вторичное использование решений, найденных другими сотрудниками, позволяет персоналу сосредоточиться на выполнении основных задач.

7. Раздел форум – модуль управляемого общения – предоставляет посетителям удобные средства для выражения своего мнения по выбранной теме или ответа на сообщения, оставленные другими пользователями в рамках обсуждения конкретной темы. Модератор (ответственный за содержание) форума имеет право исключать из общения отдельных нежелательных посетителей.

Так же в разделах есть контактные данные сотрудников вуза, их фотографии, должности, принадлежность к отделам. Каждый раздел, и подраздел имеет свой набор правил доступа. Правила доступа применяются ко всем механизмам портала: например, если сотрудник не имеет права доступа к документу или статье, то он не увидит это документ в результатах поиска.

Преимущества  корпоративного сайта Интранет вуза:

• Повышение эффективности сотрудников;
• прозрачность работы всех подразделений вуза (возможность руководства вуза координировать деятельность всех отделов и подразделений);
• высокая скорость информирования персонала о важных событиях и мероприятиях внутри вуза;
• построение эффективных горизонтальных связей и обмена информацией между подразделениями вуза;
• сплочение сотрудников через формирования групп по интересам;
• Интранет сайт – хороший инструмент для формирования мгновенной обратной связи;
• с помощью Интранета новые сотрудники более быстро  и безболезненно входят в жизнь вуза;
• повышение имиджа вуза в глазах сотрудников, преподавателей и студентов;
• быстрый доступ к форуму или доске объявлений, с целью уточнить, узнать или опубликовать интересующий текущий вопрос;
• возможность пообщаться с сотрудниками в реальном времени, используя систему мгновенных сообщений в Интранет зоне.

Но кроме  преимуществ работы с Интранет сайтом, есть и недостатки использования корпоративного сайта:

• сеть может быть взломана и использована в целях хакера;
• непроверенная или неточная информация, опубликованная в Интранет сайте, приводит к путанице и недоразумениям;
• в свободном интерактивном пространстве могут распространяться нелегитимные и оскорбительные материалы;
• легкий доступ к корпоративным данным может спровоцировать их утечку к конкурентам через недобросовестного работника.

2. ЗНАЧЕНИЕ ИНТРАНЕТ – ТЕХНОЛОГИЙ В ФОРМИРОВАНИИ И ПРОДВИЖЕНИИ КОРПОРАТИВНОЙ КУЛЬТУРЫ ЧГАКИ

2.1. Анализ  внутреннего сайта ЧГАКИ как PR инструмента  по формирования корпоративной культуры

1. Анализ структуры  Интранет сайта ЧГАКИ (Приложение 1)

Интранет-сайт академии  построен по модульному принципу, при котором возможен процесс  практически неограниченного добавления модулей по мере усложнения структуры  ресурса вследствие:

– добавления новых задач решаемых посредством  Интранет сайта;

– изменения  в структуре Академии.

 Навигацию по  интранет-ресурсу (в отличие от офисных пакетов) отличает простота в поиске и получении информации, так как не требуется специальных знаний в области программных продуктов и вполне достаточно умения работы c Internet Explorer (т.е. клик мышки открывает документ).

 При анализе контента Интранет-ресурса ЧГАКИ были выявлены следующие модули (выполняющие роль основных функций Интранет сайта): (Приложение 2)

1.Информационный модуль содержит такие компоненты как:

Объявления 

– внутренние новости;

– анонсы событий;  

– приказы;

Справочные  документы

– телефонный справочник;                                                     

– календарный  план; 

– техподдержка; 

– ссылки на ресурсы;  

2. Коммуникационный модуль содержит такие компоненты как:

–  объявления;

– календарный  план; 

– техподдержка; 

– форумы;

3. Модуль  управления содержит такие компоненты  как:

Распорядительные  документы

– нормативные  документы Федерального уровня;

– положения  ЧГАКИ; 

– приказы  по учебной и учебно-методической работе ;

– прочие документы ЧГАКИ;

– стандарты;                      

– формы  типовых бланков; 

4. Модуль  Обучение содержит такие компоненты  как:

Базы  знаний

– учебные  пособия;

– учебно-методические комплексы;

– РУПД;

– МОД;

– ИГА;

– музыкальная  медиа библиотека;

– электронные  учебники ;

5. Модуль  Проекты содержит такие компоненты  как:

       Опросы

Наполнение  и управление данными модулями предполагает, что основными функциями Интранет сайта ЧГАКИ являются (Приложение 3):

1. Информационная функция

• Интранет ЧГАКИ служит для сотрудников официальным источником информации;

• обеспечивает наиболее быстрый доступ внутренних пользователей к  объявлениям, новостям и  справочным документам; 
• нужен для создания единых баз хранения справочной информацией.

    2. Функция внутрикорпоративной коммуникации

• обеспечивает доступ к календарю событий Академии («Календарный план»);
• позволяет участвовать в анкетировании и опросах внутренней аудитории;
• позволяет оперативно принимать и обрабатывать обращения в «Службу техподдержки»;
• позволяет участвовать во внутриакадемических форумах;
• обеспечивает возможность обратной связи.

   3. Управленческая функция

• обеспечивает возможность разделенного доступа к данным и управление доступами пользователей (различные права доступа для разных групп пользователей).  Пользователи, зашедшие на сайт под именем студент, не могут просматривать документы, необходимые для работы сотрудников ЧГАКИ;
• служит ускорению документооборота;
• необходим для создания единых баз хранения  нормативной документации.