Аудит системы обучения

Результат анализа был составлен согласно проведенного опроса менеджеров подразделений через 3 месяца после окончания обучения.

4.                      Четвертый уровень — «Влияние на бизнес-показатели / Результаты»

На четвертом уровне модели Киркпатрика оценивается воздействие обучения на результаты бизнеса. Единственным научным методом при такой оценке является выделение контрольной группы в большом числе обучаемых, проведение обучения и сравнение  результатов с достижениями тех, кто не проходил обучения. К сожалению, такой способ используется достаточно редко из-за сложности получения данных о бизнесе и сложности выделения влияния прошедших обучение в качестве отдельной переменной.

Ниже приведены примеры учебных программ и измеряемых параметров влияния на бизнес.

Список бизнес-показателей не ограничивается объемом продаж, прибылью и затратами. Он гораздо шире (например, производительность, текучка кадров, время отсутствия на рабочем месте, количество результативных звонков в день и пр.). Главное — выбрать тот показатель, на который проведенное обучение непосредственно влияет в наибольшей степени.

В данном случае главными показателями будут:

Объём продаж: увеличился на 3%

Доходность каждой продажи увеличилась на 1%

Сокращение числа дефектов на 4%.

5.                      Пятый уровень — ROI (разработан Джеком Филипсом)

На этом уровне мы отвечаем на «вопрос вопросов»: какова отдача от инвестиций в обучение или развивающую программу? Для ответа на него изменения бизнес-показателей, зафиксированные на четвертом уровне, должны быть переведены в денежное выражение и суммированы. [17]Аналогично подсчитываются затраты на проведение обучения и рассчитывается ROI:

ROI = Финансовая выгода / Стоимость программы х 100 
или просто ROI = Результаты : Стоимость программы  [18]

ROI = 998700/977000 = 1,02

Значение больше единицы (ROI > 1), говорит о финансовой выгоде от совершенных инвестиций  в области обучения персонала, но в данном случае она довольна небольшая.

-  Процент сотрудников, охваченных системой наставничества 4,6% (только вновь принятые сотрудники)

Результаты диагностического интервью с менеджером по персоналом ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1».

1.      Система обучения неэффективна, не соответствует стратегии бизнеса и хочет ее усовершенствовать, так как расширение рынка

2.      Обучение проводится по решению руководителя ЗАО «ВММ-1»

3.      Предполагается расширение системы обучения персонала, больший процент работников должен пройти обучение, повышение квалификации

4.      Менеджерам по персоналу необходимо участвовать в определении методов обучения, организации и проведения самого обучения, а также в определении эффективности проведенного обучения.

5.      Определение потребности в обучении должно производиться не только со стороны руководства, но также и со стороны линейных руководителей.

Вывод: на данном этапе вся необходимая и возможная информация была собрана и подготовлена к анализу. На основе ее анализа можно будет сделать выводу об эффективности системы обучения персонала ЗАО «ВММ-1».

Анализ информации и предварительная оценка результатов о проведенном аудите системы обучения ЗАО «Востокметаллургмонтаж-1».

Система обучения персонала в ЗАО «ВММ-1» не является циклическим процессом в организации, обучение проводится ситуативно, в зависимости от принятых руководством решений об обучении. Модель системы обучения ЗАО «ВММ-1» значительно отличается от модели Заочного дистанционного образования с получением государственного диплома Московского государственного индустриального университета (МГИУ) через Internet., которая была принята за идеал.(Рисунок 12)

            Определение целей обучения

            Тестирование обучаемых

            Определение методов обучения

            Проведение обучения

            Оценка эффективности обучения персонала

Рисунок 12. Сравнение идеальной модели с фактической

В системе обучения персонала ЗАО «ВММ-1» отсутствуют следующие элементы:

1.                      Определение потребностей в обучении (несвоевременное принятие решений о проведении обучения резко снижает конкурентоспособность персонала организации).

2.                      Формирование бюджета обучения (в организации отсутствует четкое бюджетирование программ обучения, это приводит к тому, что в таких условиях довольно затруднительно оптимизировать затраты на обучение персонала).

3.                      Определение критериев оценки эффективности обучения (на данный момент существующие критерии отражают лишь экономическую сторону и совсем не охватывают социальный и психологический эффекты от обучения персонала).

4.                      Также есть ключевой элемент, который отсутствует в обеих схемах: ориентация на специфику профессии, сферу деятельности предприятия, общие цели и стратегии бизнеса. Необходима разработка  и  реализация  на  постоянной  основе  программы  обучения  и  повышения  квалификации  работников  в  соответствии  с  целями  и  задачами  организации.

Эффективность системы обучения, прежде всего, зависит от ее цикличности – возможности, это не должна быть последовательность действий, реализация которых приведет к успеху. Обучение и развитие – это непрерывный процесс, который должен заранее планироваться. В данном случае, система обучения персонала должна соответствовать стратегии развития бизнеса. Результаты интервью с руководителем также показали, насколько неэффективна существующая система, можно сказать, что сама процедура обучения является неполной и незаконченной. Стратегия развития бизнеса такова, что без высококвалифицированного персонала трудно будет удерживать лидирующие позиции на рынке и при этом расширять границы занимаемого рынка. Необходимо привести систему обучения персонала в соответствие.

Анализ интервью показал, что руководство видит проблемы, стоящие перед организацией и осознает, что существующую систему обучения персонала необходимо совершенствовать.

Анализ показателей оценки параметров развития и обучения персонала показал, что в среднем, если сравнивать с рыночными показателями, расходы на обучение в пределах нормы и составляют 4,1% от ФОТ (в среднем компании тратят от 4% до 18%). Стоимость одного часа обучения составляет 1395 руб. В целом, организация тратит на обучение ниже нормы и не в соответствии со спецификой бизнеса и состоянием внешней среды, если брать во внимание тот факт, что раньше расходы на обучение были не запланированы и носили ситуативный характер. Деньги, вложенные в обучение, полностью окупились после нескольких месяцев работы (ROI=1,02, норма – 1,56). Это говорит о том, что обучение было недостаточно эффективным и результативным.

Исходя из анализа показателей, можно также выявить следующий недостаток – это отсутствие сотрудников, имеющих индивидуальные планы развития, отсутствие системы управления карьерой. Такое упущение может повлиять на эффективность деятельности самого предприятия. Не стоит забывать, что в компании есть группы сотрудников, которые в течение года могут и должны проходить различное обучение более одного раза. Обычно к таким относятся руководители компаний, специалисты по продажам, бухгалтера, направляемые на краткосрочные семинары по проблемам быстро меняющегося российского законодательства и т. п.

Говоря о недостатках, нужно не забывать, что соответствие   квалификации  руководителей  и  сотрудников  кругу  их  функциональных  обязанностей далеко от идеала. Необходимо анализировать должности, нужные и реальные компетенции, по возможности использовать совмещение профессий, обучая сотрудников.

              Вывод: категории сотрудников, нуждающихся в обучении – специалисты и работники. Выявления потребностей в обучении не происходит. Процесс сразу начинается с целей обучения, которые видит руководитель. Формы и методы обучения в организации – семинары, тренинги, наставничество – одинаковы для всех категорий сотрудников. Цели обучения на сегодняшний момент – это приведение в соответствие уровня знаний сотрудников с требованиями стратегических задач организации для эффективной деятельности. Принимает решение об обучении сотрудников и, соответственно, оплачивает его руководитель организации. Как такового структурированного процесса обучения в организации нет, есть лишь набор последовательных действий для достижения целей обучения.

Предоставление результатов аудита системы обучения персонала ЗАО «ВММ-1». Рекомендации:

1.                       Проведение систематического планирования обучения персонала. В ЗАО «ВММ-1» данный элемент отсутствует вовсе.

Почему нужно обратить внимание: Организации, которые не планируют четко обучение персонала, несут большие потери, так как обучают «всех подряд» или ситуативно, по решению руководителя организации. Также бывает, что обучают сотрудников, которые практически не влияют на повышение прибыли.

Рекомендуется: планировать обучение персонала в соответствие со стратегическими целями организации, в данном случае – расширение бизнеса. Существует 2 проблемы: необходимо создать маркетинговый отдел и обучить сотрудников, также нужно наладить систему систематического обучения техническим навыкам (своевременно как можно быстрее разрабатывать новые технологии сварки балки и т.д. для оптимизации затрат, повышения конкурентоспособности предприятия за счет предоставления лучших услуг, нежели у конкурентов).

Обучать следует вышеперечисленный персонал по следующим критериям (Таблица 3):