Автор: Пользователь скрыл имя, 06 Марта 2013 в 20:22, курс лекций
Інформаційні ресурси надзвичайно важливі для діяльності будь-якої установи, підприємства, організації чи фірми. Відомий афоризм «Хто володіє інформацією, той володіє світом» перестає бути афоризмом, стає реальністю.
Існує багато суспільних інститутів, які всю свою діяльність побудували/будують лише на інформації: її збирання, обробки, переробки, зберігання, використання. Такі, наприклад, державні і комерційні органи науково-технічної інформації; служби розвідки – економічної, політичної, військової тощо.
З використанням
Контрольні запитання:
Лекція 6
Транзитні документальні системи та їх ресурси
Усі документи, які виникли один раз, починають рухатися. Вони переміщуються у напрямку від документовиробника до користувача і таким чином утворюють документний потік. У спеціальній літературі зустрічається не зовсім коректне використання відповідної термінології. По-перше, потік документів ототожнюють з документним масивом. Насправді потік відображає лише процес руху масиву документів і коли ми говоримо про документний потік, варто досліджувати те, що пов’язане зі станом руху, а не станом спокою. По-друге, потік цей саме документний, а не документальний.
Документальні системи, що забезпечують транзит документів, підлаштовуються під фізичні характеристики документа. Але за законом документного забезпечення вони потребують своїх власних документів і іноді породжують нові їх види, які, в свою чергу, служать першоосновою для все нових видів документів.
Як і будь-яка документальна система, транзитні системи є частково і генералізацій ними: вони виготовляють велику кількість документів, що забезпечують управлінський процес, який регулює взаємовідносини зі споживачами їх послуг.
Документний потік може бути настільки коротким і слабким, що ледве помітний. Так буває, коли документ виробляють для внутрішнього використання, коли він не виходить за межі системи, яка його народила.
Зараз основна частина документного ресурсу перебуває в системі Інтернет, але все таки ці документи рухаються від керівника до виконавця і навпаки. Їх рух характеризується або поступовістю, або маятниковістю, або поступовістю-зворотністю.
Властивості документного потоку.
Документний потік характеризується могутністю, тобто кількістю документів, що транслюються (транспортуються) у одиницю часу. Із інших характеристик важливими є:
Транзитні документальні канали
У випадку територіальної розгалуженості документа і користувача довжина потоку збільшується, на його шляху можливі проміжні пункти, на кожному етапі можуть виникнути профілюючі служби зі своїм штатом спеціалістів для оптимальної організації документопотоку. При цьому такі служби – їх варто вважати транзитними документальними – є і не розгалужені, і дуже складні, забезпечені супертехнікою, мають власну мережу у всьому світі.
У найпростішому випадку функцію транспортування документів виконує кур’єр – особа, яка відповідає за безпосереднє вручення документа адресату. В установі цим займається спеціальний посильний, що розносить документи із канцелярії у структурні підрозділи. У малій установі цю функцію виконує секретар. Широко розповсюджена практика, коли, навпаки, співробітники структурних підрозділів постійно відвідують канцелярію для отримання кореспонденції.
Переважно доставку тільки створених документів замовникам документовиробник здійснює власними силами. У цьому випадку він є не лише генералізаційною, але і транзитною системою.
Основний потік документів проходить через два найбільш поширених канала – пошту і книготоргівлю.
Пошта є основним транзитним
каналом, яким переміщуються ДР, що
створюються в генералізаційних
Другим величезним каналом, яким ДР переходять від виробників до отримувачів є книжкова торгівля. У книгознавстві її діяльність вивчає спеціальна підгалузь – бібліополістика.
Система книжкової торгівлі СРСР (до розпаду) включала 17 тис. книжкових магазинів, 43 тис. кіосків, 171 бібліотечних колекторів. У системі було зайнято 364 тис. осіб.
Зараз в Україні та Росії функціонують оптові підприємства, що реалізують книжкову продукцію: книжкові магазини, постачальні точки вуличної торгівлі. Крім того, є відділи книг у багатьох універмагах і супермаркетах. Книгами торгують розносники у електричках, на вокзалах та ринках, в Інтернеті тощо. Раніше таких мобільних книжкових продавців-лоточників називали офенями.
Найбільш важлива ланка книжкової торгівлі – книжкові магазини та супермаркети. Вони пропонують в основному нові (1 – 5 річної давнини ) книги, мають власні склади і пов’язані з оптовими фірмами.
За складом книжкового ресурсу магазини поділяють на універсальні або спеціалізовані. Букіністичні магазини чи відділи спеціалізуються на скупці у населення не нових книг, якщо вони відсутні у продажі. Це так званий ретроресурс. Генералізаційною системою в цьому випадку стає той, хто здає книги в букіністичний магазин. Магазини антикварної книги зорієнтовані на скупку і продаж раритетних видань.
Продовжує діяти система «Книга-поштою», зараз вона все більше автоматизується. Нові утворення – книжкові клуби – мають ліцензію на роздрукування книг, супроводжуючи їх своєю фірмовою обкладинкою.
У деяких регіонах збереглися бібліотечні колектори. Функції постачання бібліотек взяли на себе обласні бібліотеки, які замінили собою бібліотечні колектори.
Книги продають на книжкових ярмарках – місцях, де зустрічаються автори, редактори, видавці, продавці і покупці, де вивчається читацький попит і визначається тенденція зміни читацьких смаків.
До традиційних документальних систем відноситься Ощадбанк.
Документний потік вносить свій вміст у документосховища. Таким чином, потік перетворюється в статистичний масив.
За своїм рухом потік розгалужується, документи спрямовуються за різними адресами навіть у межах однієї установи. В основному документи зосереджуються у місцях їх використання, і термінальні системи стають одночасно утилізаційними.
Контрольні запитання:
Лекція 7
Термінальні документальні системи та їх ресурси
Здебільшого документальні масиви формують їх користувачі. Особливо це помітно на прикладі домашніх документних ресурсів. Те ж можна спостерігати у багатьох структурних підрозділах фірми чи організації. Лише коли документний потік великий, із складу співробітників виділяють особу (чи осіб), що спеціалізуються на його впорядкуванні. Цим займаються секретарі, штат канцелярії, управління справами. У розвиненій підсистемі цього напряму є власні підрозділи. Управлінських. А значить. Документальних систем не багато, але підсистеми документального характеру є у кожній установі.
Керівники організації, а також керівники основних її підрозділів повинні мати чітку уяву про її організаційну структуру. Вона фіксується у паспорті фірми, що фіксує дату заснування, основні етапи розвитку, профіль, характеристику приміщень та обладнання, чисельність і структура персоналу, що дає відомості про керівників, засновників, про наглядову раду тощо. Документний масив кожної установи упорядковують веденням «Номенклатури справ». Вона містить:
Життєво-важлива для кожної установи планово-економічна документація. Вона відображає фінансово-економічні показники фірми: її річний прибуток, витрати виробництва, розходи, затрати тощо.
Документний ресурс фірмової інформації містить:
Кожен підрозділ має свій масив документів. Тобто, ДР кожної фірми, установи надзвичайно великий і різноманітний.
Управлінський документний ресурс
ДР, що використовують безпосередньо в процесі управління називають службовою документацією.
Спочатку (на поч. ХХ ст.) Поль Отле і Анрі Лафонтен документацією називали науку про збір, збереження, класифікації і підбір, розповсюдження і використання усіх видів документів. Створена ними міжнародна федерація протягом ста років називається FID - Міжнародна федерація з документації. За нормами мови документація – це велика кількість різноманітних службових, офіційних документів з одного предмету у їх сукупності.
Документація існує статистична, облікова, нормативно-технічна, дипломатична, бухгалтерська, військова, комерційна, житлово-комунальна, планова, проектна, розрахунково-грошова тощо.
У даному випадку розглядається адміністративна, або службова документація. Усі документи цієї групи пов’язані єдністю цільового призначення і в сукупності роблять можливою прояв управлінської функції.
Систему службової документації створюють перед усім директивні, організаційно-правові, планові і розпорядчі документи.
Крім того, у неї входить ще дуже великий спектр видів документів: інформаційно-довідкова документація, довідково-аналітична, звітна, кадрова, фінансова, постачальна, виробнича.
Зокрема, службово-допоміжний документний ресурс створюється для оповіщення персоналу про прийняті оперативно-управлінські рішення, про внутрішнє життя колективу, з метою його згуртування на основі ділового співробітництва, підтримки дружби, духу змагання. Він включає в себе візуальні засоби: дошку оголошень, дошку пошани, меморіальну дошку, лозунг, слоган фірми, плакат тощо. Творчість співробітників реалізується у стінній газеті.
Частиною службово-допоміжного документного ресурсу є різного роду попереджувальні написи та вказівки. Частіш за все вони нагадують про правила техніки безпеки.
Загальна характеристика спеціалізованих
термінальних документальних систем
Крім документних ресурсів, що служать сировиною для виробництва нових документів, для управлінських рішень, для виробництва власне документальних товарів та послуг інших сфер суспільної діяльності, на вищих рівнях розвитку цих ресурсів створюються документальні системи, що відповідають лише за збирання, обробку, розміщення, зберігання і видачу документів, що поступають в них. Однак їх діяльність, як і неспеціалізованих документальних систем, спрямована на допомогу суспільному виробництву, особистому самовдосконаленню. Назвемо ці системи спеціалізованими термінальними.
У процесі історичного розвитку системи диференціювались за видами і соціальними функціями на бібліотеки, архіви, музеї, виставки, картинні галереї, органи інформації тощо. Названа послідовність відображає ступінь їх зрілості і розвиненості.
Контрольні запитання:
Лекція 8
Ресурси спеціалізованих термінальних документальних систем
Розвиток та становлення бібліотек