Лекции по "Інформаційнім ресурсам"

Із принципу доцільності випливають усі інші принципи формування документних ресурсів:

1. Квантованість або принцип поділу полягає в тому, що документний ресурс має наближатися до тієї системи, яку обслуговує, тому він поділяється на багато автономних ресурсів.

2. Систематизованість – даний принцип передбачає, що кожен документний ресурс упорядковується за власними ознаками, що полегшує розміщення і пошук документа. Вибір ознак залежить від мети підсистеми. Порядок для однотипних систем уніфікують і стандартизують.

3. Оптимальність – ДР формують за повнотою, тобто документів у кожному ресурсі має бути не більше і не менше, чим потрібно.

4. Сумісність. Документи, що втратили свою актуальність в одному ресурсі, можуть передаватися в інший ресурс (якщо вони цінні для того ресурсу). Тому треба дотримуватися принципу сумісності, щоб вони органічно включались у новий ресурс. Документи, що втратили цінність для всіх ДР, утилізують.

5. Розумне дублювання. Багато документів доцільно мати в багатьох ДР одночасно. Але надміру документи непотрібні. Фізичне дублювання доречне лише в мануальних ДР. Інша справа, коли застосовується електронна техніка, якщо вона влаштована за принципом «однократне введення – багаторазове використання». Необхідно звернутися у відповідну базу даних.

6. Вибірковість – цей принцип передбачає, що ДР може бути представлений лише тим, хто має на це право. Для цього використовують різноманітні засоби попередження несанкціонованого доступу до документів – фізичні, юридичні, криптографічні, етичні тощо.

7. Захищеність. Вибірковість забезпечується захищеністю ДР, але якщо обмеження відсутні, то він стає загальнодоступним. Хоча залишаються завдання захисту матеріального носія від поганої погоди, втрати, псування, неповернення тощо.

Такі принципи формування будь-яких ДР. Формування конкретних їх видів доповнюється специфічними принципами.

 

Місце документного ресурсу в соціальній системі.

У кожній соціальній системі  можна виділити декілька обов’язкових компонентів:

• Цінність (продукт чи послуга, ідеї тощо)
• Службовий персонал
• Матеріально-технічна база
• Контингент користувачів.

Усі елементи соціальної системи мають між собою двобічні зв’язки. Паралельно діяльності системи  виникає супутній їй відносно автономний документний ресурс. Кожен ДР має прямі і зворотні зв’язки всередині соціальної системи. Вся сітка чи мережа внутрішньо системних зв’язків документних ресурсів отримала назву Інтранет. Взагалі, кожен ресурс є моделлю свого прототипу – того чи іншого елемента чи системи в цілому.

Документний ресурс другого  ступеня називають документографічним (наприклад, бібліотечні каталоги, бібліографічні вказівки, описи справ тощо).

Будь-яка фірма, установа чи організація крім документованих даних про свої ДР, має такі ж відомості про самі документовані дані, чи про документографічні ресурси. Назвемо такий ресурс (він має третій ступінь виміру) метадокументографічний (грецьке meta - після).

Отже, в кожній соціальній системі існують одночасно документні ресурси трьох родів. Кожен описує систему з різним ступенем стиснення інформації.

 

Контрольні  запитання:

1. Пояснити поняття «принцип».
2. Охарактеризувати основні принципи функціонування ДР.
3. Які обов’язкові компоненти має кожна соціальна система?
4. Назвати ДР другого та третього ступенів.

 

 

 

 

 

Лекція 4

 

Національний  документний ресурс

 

• Загальна характеристика.
• Види документних ресурсів.
• Класифікація ДР за їх місцем у документальному процесі.

 

Документні ресурси країни надзвичайно великі, вони є складним конгломератом, який зберігається, формується і використовується у всіх без виключення соціальних систем.

Органи управління, кожен  громадянин, бібліотеки, музеї, інформаційні центри, ЗМІ, видавництва, науково-дослідні інститути – важко уявити яка  це цифра ДР. Сюди ж включають паперові і металеві гроші. Однак і це не все. Є ДР, який неможливо підрахувати – Інтернет (тут навіть зовнішні документні джерела (за межами держави) включають у вітчизняний документний ресурс).

Національний документний  ресурс містить: державний, органи місцевого управління, юридичної особи, фізичної особи.

ДР може бути комерційним  та некомерційним, речовим та енергетичним.

За  масштабами виділяють:

• Персональний ДР – усі документи, що створюються у індивіда протягом життєдіяльності.
• Локальний ДР – сукупність документів, що є у тієї чи іншої малої групи – сім”ї , невеликої чи середньої фірми, організації.
• Регіональний ДР – що створюється в масштабах того чи іншого територіального утворення.
• Національний ДР – усі документні ресурси країни.
• Глобальний ДР – часткову чи генеральну сукупність ДР різноманітних країн, який надається для використання населенням інших країн.

 

Інтернет  та Інтранет – ресурси

У межах одного об’єкту, однієї системи (фірми, регіону, країни) ДР є внутрішнім чи внутрішньо системним, а всі документи, які знаходяться за цими межами є зовнішнім ДР чи позаоб’єктним, позасистемним. У цьому випадку другорядними стають всі інші фактори: матеріальна форма представлення документа, умови користування ним тощо. Головним стає одне: всередині чи поза системою знаходиться потрібний документ. Впорядкований внутрішньо системний масив електронних документів об’єднують поняттям «Інтранет», а всі решта документів цього роду відносять до Інтернету. Між ними зв'язок діалектичний: фактично кожен документ неодмінно включається в певну систему, і зовнішнім він виступає лише по відношенню до іншої системи. Інтернет тому є не чим іншим, як симбіозом усіх чи частин документів, які складають усю більшість електронних документних мереж.

За ступенем організованості ДР може бути впорядкованим жорстко і слабко. У першому варіанті, коли маємо справу з високоорганізованим ресурсом, йому можна надати статус документного фонду. У іншому випадку ресурс залишається на стадії документного масиву. Наприклад: ДФ – бібліотеки, органи науково-технічної інформації, архіви, музеї; ДМ – канцелярські служби, бухгалтерія, відділи кадрів.

 

Класифікація  ДР за їх місцем у документальному  процесі:

• Генеративні (грецьке generation- народження) – виникають спочатку на стадії створення документів. Це особисте і службове листування, нормативна документація, наукова і художня література, публіцистика, популярні видання.
• Транзитні – ті, що надсилаються, транспортуються, ретранслюються із одного пункту в інший (з пункту виникнення в пункт доставки). Це ресурси вижимі, вони утворюють документний потік.
• Термінальні - ті, які збирають у пунктах обробки, переробки і зберігання. Вони складають документний масив, документний фонд фірми, підприємства тощо.

 

Термінальні поділяються  на декілька груп.

Перші є основою самостійних  документальних систем – бібліотек, архівів. Органів НТІ тощо. Вони обслуговують зовнішніх користувачів – юридичних  і фізичних осіб, чия основна діяльність проходить за межами цих систем і  не пов’язана з формуванням і зберіганням цих ресурсів.

Другі розглядають ДР як основний об’єкт своєї виробничої діяльності, однак їх ресурси є  засобом виробництва не власне інформаційних  послуг – їх основна функція не є інформативною. Наприклад: бухгалтерія, банк, нотаріальна контора, школа тощо.

Треті – це ДР, що в  обов’язковому порядку існують  у структурі будь-якої соціальної системи, що не є професійно інформаційною; вони супроводжують, забезпечують і  обслуговують її основну діяльність і управління. Їх ДР на відміну від  автономних можна назвати вбудованими в соціальні системи.

З розвитком автоматизованих  навчальних систем в установах системи  освіти з’явилися власні, внутрішньо системні ресурси. до цього інформаційна підтримка освіти здійснювалась  майже виключно на основі традиційних бібліотечних фондів.

Незважаючи на те, що вбудованими  ДР користуються в основному всередині  окремих організацій, багато цих  ресурсів мають суспільний інтерес  не тільки через важливість для виробництва, але і у зв’язку з тим, що ці ресурси можуть служити джерелом інформації для інших організацій і для створення довідкових ДР про організації.

За ознакою участі документа в документаційному процесі  ресурси другої і третьої груп відносяться до розряду утилізаційних (лат. Utilis - користування), тобто використовуються з тією чи іншою прагматичною ціллю.

Зовнішніми – по відношенню до документовиробництва і документовикористання  – виступають моніторингові системи. Вони спеціалізуються на слідкуванні, нагляді, контролі, санкціонуванні та інших функціях, пов’язаних із документальним процесом.

Суспільний інтерес  і основний об’єкт державної інформаційної  політики має лише та частина ДР, яка обслуговує зовнішніх користувачів, тобто не пов’язаних з формуванням  і зберіганням таких ресурсів.

Найбільш суспільно  значимі ДР – це чотири найбільш могутні і впорядковані документальні системи України, що мають міжвідомчий і універсальний характер:

• Бібліотеки загального користування.
• Архівний фонд.
• Органи державної статистики.
• Державна система науково-технічної інформації.

 

 

Контрольні запитання:

 

1. Які ресурси містить національний ДР?
2. Охарактеризувати ДР за масштабами.
3. Що містить поняття «Інтранет-ресурси»?
4. На які групи поділяють ДР за місцем у документальному процесі?
5. Охарактеризувати моніторингові системи.

 

 

 

 

Лекція 5

 

Генеративні документальні системи та їх ресурси

 

• Види генеративних систем
• Технічні засоби генерування ДР
• Виробники ДР

 

Усі документи, що циркулюють і зберігаються в суспільстві, ким-небудь створюються. Перед усім варто пам’ятати, що процес виникнення документа може бути і одномоментним актом, і досить складним процесом.  Появі документа передують його задум, попередня фіксація, проміжне і остаточне редагування. Редагування може бути змістовним (науковим) і технічним. Попередній текст має затвердитися, у ряді випадків – пройти цензуру. Потім – втілення ідеї на матеріальному носії – макетування, тиражування. Ці моменти і знаменують появу нового документа. Ці етапи може здійснювати автор задуму, але і вони можуть бути розподілені і між різними особами і службами: керівник виголошує ідею, її реалізують документально його помічники, спічрайтери, референти. Рукопис на паперовому носії передають науковому і технічному редакторам (і художньому за потребою). Після них текст вичитують коректори, з ним працюють верстувальники, бібліографи, перевіряючи правильність імен, дат, цитат тощо. Внутрішньо редакційний юрист переглядає текст, щоб не порушувалися закони чи інші юридичні норми. Підготовлений таким чином проект документа затверджує автор чи керівник, а також головний редактор. Після цього документ тиражують в одному чи багатьох примірниках, і цим займаються нові служби – типографії, копіювально-розмножувальні майстерні. Перед тим, як відправити за призначенням, тираж повинен десь тимчасово зберігатися (наприклад, склад як один із соціальних інститутів). Про вихід документа повідомляють рекламні агенції. При великому тиражі частину примірників направляють у заздалегідь визначені документальні інститути, де включають у державні бібліографічні покажчики, враховують в статистиці друку, забезпечують вічне зберігання. Найважливіший соціальний інститут – Книжкова палата.

Таким чином, документ створюють  мінімум одна людина, максимум –  десятки спеціалістів документологічного профілю; документальні служби і  інститути.

Сучасна поліграфічна технологія дозволяє деякі підготовчі етапи скоротити чи об’єднати, але все рівно процес випуску документа залишається складним в багатоаспектним.

Технічні  засоби генерування ДР

Сучасний етап розвитку суспільства характеризуються широким використанням не лише друкованого слова, але і слова, що звучить, зображення – статистичного і рухомого.

Засоби індивідуальної інформації. Це в основному телефони, пейджери, відеотелефони. Телефон – перед усім засіб усного зв’язку. Але і в цьому випадку часто залишається тривалий діахронний документ – телефонограма. Телефон дозволяє отримати діахронні документи ще й безпосередньо (автоматично).для цього існують автовідповідачі, факсимільний зв'язок, пейджерний зв'язок, зрештою телефонний зв'язок широко використовується як канал передачі інформації по Інтернету. Інформацію у вигляді монологу чи діалогу записують на диктофон. Цей засіб індивідуальної фотоінформації широко використовують технічні секретарі, репортери та журналісти. ДР створюються фотоапаратами, відеомагнітофонами. Поширені магнітофони побутового використання, але їх витісняють лазерні програвачі. Сучасні програвачі експлуатують СD – ROM і DVD- ROM, які надзвичайно якісні, довговічні. Інші засоби – мікрокалькулятори, смарткарти, електронні кредитні картки.

Загальна тенденція у розвитку технічних засобів виробництва ДР полягає в їх інтеграції в один засіб – комп’ютер. Крім цього, він універсальний ще й тому, що дозволяє об’єднати виробництво, поширення, кумуляцію, збереження і використання ДР.

ЗМІ. Передачі, що записуються на радіо і телестудіях, створюють могутній фоно- і відеодокументний ресурс. Крім того, інформацію записують на свій магнітофон чи відеомагнітофон індивідуальні користувачі, поповнюючи свій персональний ДР.

Найбільш могутнім технічним  засобом для фізичного створення документів є типографії. Для малотиражних видань використовують настільні видавничі системи – ризографи.

Виробники ДР

Основні виробники документів є установи та автори наукових, виробничих, політичних, популярних, художніх творів. У середньому кожен житель використовує на рік приблизно 5кг паперу. Значна частина паперу використовується на особисті потреби: приватне листування, зошити тощо. Далі за обсягом – бланкова продукція, що відноситься до класу службової документації і яка використовується у всіх сферах суспільного життя.

Світове книговидання продукції  у світі з початку книгодрукування  видано більше 120 млн. назв.