Автор: Пользователь скрыл имя, 06 Марта 2013 в 20:22, курс лекций
Інформаційні ресурси надзвичайно важливі для діяльності будь-якої установи, підприємства, організації чи фірми. Відомий афоризм «Хто володіє інформацією, той володіє світом» перестає бути афоризмом, стає реальністю.
Існує багато суспільних інститутів, які всю свою діяльність побудували/будують лише на інформації: її збирання, обробки, переробки, зберігання, використання. Такі, наприклад, державні і комерційні органи науково-технічної інформації; служби розвідки – економічної, політичної, військової тощо.
Архів (лат.Arghyvum - древній) – соціальний інститут, що відповідає за збір і збереження головним чином службової документації, якої не потребують постійно для щоденної роботи ті установи, з яких вона надходить.
У організаційному відношенні найменування архіву мають установи чи структурна частина установ, що приймають на зберігання документи, які втратили своє першочергове цільове призначення (ретродокументи), але зберігають другорядне – історичне, наукове, соціальне, економічне, політичне чи культурне значення.
Архівом також називають персональний ДР – сукупність листів, рукописів, фотознімків, службової документації тощо якої-небудь особи.
Архів –це природне продовження
будь-якої установи, у певних випадках
самостійний структурний підроз
У архіві зберігається службова документація, фірмова реклама за минулі роки, фото співробітників, захищені фірмою патенти, отримані в різні роки дипломи, сертифікати, свідоцтва тощо.
Про зростаючу роль економічних архівів свідчить проведення у 1992 р. міжнародного форуму представників архіві підприємств.
У архівах зберігаються 12-14 % управлінських документів, але і для них встановлюються різноманітні терміни зберігання у фонді – від декількох років до безкінечності. При цьому довго чи без терміново зберігають всього 1-3% управлінських документів.
Види архівів
Найбільш цінні документи передають в архіви як самостійні установи. Так постійно створюються центральні архіви міністерств і відомств, у яких збираються матеріали найбільших центральних установ і підвідомчих організацій прямого підпорядкування.
Існують і об’єднані міжвідомчі архіви, де акумулюються документи зразу декількох автономних главків.
Крім них функціонують центральні архіви загальнодержавного значення. У них накопичуються документи вищих органів влади. Автономними є спеціалізовані підрозділи великих бібліотек країни. Їх називають відділами рукописів. Найстарший із них засновано у 1728 р. у складі Бібліотеки Академії наук. У відділах рукописів акумулюються архіви видатних діячів науки, літератури і мистецтва.
Крім відділів рукописів, деякі бібліотеки країни представляють собою архіви і іншого роду. Вони виступають як архіви друку. Це всі бібліотеки, що отримують обов’язкові примірники документів і створюють на їх основі спеціальні архівні фонди, документи з яких видають читачам лише у випадку відсутності у читацьких фондах.
Відділи рукописів має кожен музей, але фонд цих відділів складається із наукових робіт співробітників музею. Це матеріали експедицій, наукові дослідження музейних цінностей.
Літературні музеї – це ті ж архіви і бібліотеки одночасно. Музеями їх називають через те, що в їх діяльності велике місце посідають постійні і тимчасові експозиції.
За значенням у структурі архівів вирізняють архіви центральні, регіональні і локальні (фірм і персоналій).
У архівах зберігаються документи різноманітних видів. Головне – цінність, зміст, а не вид документа.
За змістом архіви поділяються на універсальні, багатопрофільні і вузькопрофільні. Центральний державний архів зазвичай універсальний за змістом. Але є архіви економічні, військові, літературні тощо.
За вмістом (млн. одиниць зберігання) виділяють такі архіви:
За термінами зберігання є архіви тимчасового і постійного зберігання. Перші – це нижчі архіви, справи в них зберігають від 3 до 75 років, після чого найбільш цінні передають у державний архів. Документи, що мають високий суспільний інтерес, публікують, забезпечуючи їх доступність і підвищуючи гарантії збереження оригіналів.
Основами законодавства визначені такі терміни зберігання:
Становлення архівної діяльності
Передача документів в архів – це немов би їх нове народження: тут вони починають друге своє існування, виступаючи основним свідоцтвом того чи іншого факту, події.
До архівів звертаються з різноманітними запитами із усіх сфер соціального життя і відповідь архіву є найбільш авторитетною. До його фонду звертаються з політичною метою, за довідками організаційно-управлінського характеру.
З науковими запитами звертаються, коли потрібно знайти аргументи на користь чи проти тієї чи іншої версії. Архів незамінний у народногосподарських цілях: в ньому містяться унікальні відомості про корисні копалини тощо.
Архів необхідний і з культурно-просвітницькою функцією: при створенні кінофільмів. Архів використовується і в навчальних цілях.
Для документознавця особливу цінність представляють довідники і бібліографічні вказівки, у яких розкривається склад архівних колекцій.
Контрольні запитання:
Лекція 13
Державна архівна політика
Держава завжди приділяла велике значення архівам, не випускаючи з-під свого контролю. Важелі управління у різні роки знаходилися у руках таких структур як Всесоюзний центральний виконавчий комітет, Рада Міністрів тощо. Зараз архіви підпорядковуються Президенту і Верховній Раді.
З появою нових видів документів засновувалися нові види архівів: кіно фотодокументів, наукової технічної документації, телевізійних і радіопрограм тощо.
Ще один напрямок державної архівної політики полягав у створенні найкращих умов зберігання документів. Починаючи з 1930-х рр. багато архівів отримали нові будівлі. Випускалися спеціальні журнали, у науковій роботі було зроблено акцент на розробку методів збереження документів. У 1928 р. була створена Центральна науково-дослідна лабораторія, що займалася реставрацією і забезпеченням фізичного збереження документів. Потім подібна лабораторія була створена у структурі Академії наук. У 1937 р. були створені Центральні реставраційні майстерні. Зібрані справи почали переплітати твердою палітурою, зберігати в картонах – спеціальних футлярах з товстого паперу..
У 1966 р. відкрито Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи.
Архів має цінність головним чином оригіналами архівних документів. Тому принцип справжності, оригінальності – головний серед принципів формування архівного фонду. Архівний фонд більш гетерогенний, чим бібліотека: у останньому соціальному інституті багато документів представлено у кількох чи багатьох примірниках.
При формуванні архіву намагаються дотримуватися принципу поваги до фонду, тобто без серйозної необхідності не роз’єднують історично скомплектовані в ньому документи.
Принцип наслідування передбачає, що у фонді будуть зближені документи предків і сучасників, родичів однієї особи.
Згідно з принципом єдності фонду потрібно, щоб у справах знаходилися усі документи, що відносяться до його профілю.
Критерії відбору документів до архіву
Документи для архівного зберігання виділяють, керуючись такими семантичними критеріями:
Критерії ці неформалізовані, тому важко втілювати в життя, багато залежить від кваліфікації і інтуїції архівістів.
Організація архівного фонду
Архівний фонд складається із фондів конкретних архівів. А ті складаються з окремих архівних колекцій.
Архівна колекція – це комплекс окремих фондів, виділених тематично або логічно. Вона може бути зібрана окремою особою чи виділена у самму архіві з розрізнених документів чи справ різноманітних установ.
Фонд – це сукупність справ, а справи – сукупність окремих документів, кожен лист яких зареєстрований окремо.
Термінологічно структурні ланки цієї системи потребують уточнення: словом «фонд» позначають і увесь архівний документний ресурс країни, і дві різні його проміжні підсистеми.
Важливим організаційним поняттям є опис. Слово «опис», як і «фонд», полісемічне. Опис – це обліковий документ, і одночасно інформаційно-пошукова система (ІПС), і елемент ІПС більш високого рівня. Він є переліком одиниць зберігання деякого комплексу: справи, частини фонду, об’єднаного фонду, колекції. Опис складається з переліку одиниць зберігання (описових статей), підсумкового запису і довідкового апарату: заголовкового листа, заголовка, переліку скорочень, передмови, вказівок, перекладних таблиць, підсумкового запису. При посиланні на архівне джерело вказують скорочене найменування архівної колекції, номер фонду, номер справи, номер опису і того листа, з якого зроблено витяг.
Про архівну колекцію в цілому повідомляють каталоги, огляди, путівники по архіву.
Архів як соціальна система і установа тісно пов'язаний з бібліотеками. Зв'язок цей двохсторонній. Діяльність архіву базується на бібліотечному фонді, і в організаційній структурі архіву як установи функціонує бібліотека з фондом опублікованих матеріалів по профілю архіву. У бібліотечному фонді представлена правова довідкова література з архівної справи і все необхідне для повноцінного ведення архівної діяльності. Бібліотека виконує у архіві головним чином прагматичну функцію, тобто функцію допомоги архівістам. З іншого боку. Результати науково-дослідницької діяльності архіву публікуються, і цими публікаціями поповнюються бібліотечні фонди.
Архіви служать джерелом музейних розвідок, надаючи музеям безцінну допомогу у їх науковій діяльності. Архів і складова частина будь-якого музею як установи.
Аналогічно виглядає зв'язок архіві з іншими документальними системами. Найбільш перспективний прояв – включення матеріалів ДАУ у національну електронну бібліотеку України.
Контрольні запитання:
Лекція 14
Документний ресурс музеїв
Музей можна визначити як своєрідний архів речей, предметів. Оскільки документ теж постає в речовому вигляді, він включається у музейний фонд поряд з іншими музейними предметами. Документи в музеї знаходять свій останній притулок, тому музей правомірно розглядати як термінальну спеціалізовану систему.
Слово «музей» з’явилось у античну епоху, але музеїв у сучасному розумінні тоді не було. Мусейон в Олександрії (ІУ ст. до н.е.) представляв собою наукову установу, що проводила дослідження у галузі філології, астрономії, ботаніки і зоології. Головну роль відігравала бібліотека.
У Давньому Римі з’явились імператорські і приватні колекції – попередники музеїв. Власне музеї виникли у Європі в УІ ст. із колекцій військових трофеїв при арсеналах і з колекцій художніх цінностей, в тому числі портретів, картин тощо.
Нову модель музею запропонувала Німеччина, створивши кунсткамери для технічних і природно-наукових об’єктів і вундеркамери для об’єктів художньої творчості. Форма кунсткамери була прийнята і Росією, де вона відкрилась як єдина бібліотечна установа у 1714 р.
Починаючи з ХУІІ ст. музейні зібрання починають профілюватися. На тривалі роки у музейній справі лідером стає Німеччина. Цьому сприяли колонізаторські захоплення екзотичних експонатів. Той же шлях пройшли і інші країни.
Спочатку музеї виконували освітню функцію. У них включалися зібрання зліпків з античних скульптур і проводили заняття із живопису та скульптури. У ХУІІІ ст. у музеях вводиться супроводжувальна документація експонатів – починає формуватися класичний ДР.
Реакцією на появу машин та інших технічних приладів стає поява технічних музеїв.
У музеях почали читати лекції для вчителів та організовувати екскурсії для дітей та робочих.