Учет и операционная деятельность в банке

дата  и номер договора об открытии счета;

наименование  клиента;

целевое назначение счета;

номер лицевого счета;

порядок и периодичность выдачи выписок  по счету;

дата  сообщения налоговым органам  и внебюджетным фондам об открытии счета;

дата  закрытия счета;

примечание.

Лицевые счета, открытые банком физическим лицам-вкладчикам открываются в соответствии со ст. ст. 44 Гражданского кодекса РФ и также фиксируются в книге лицевых счетов.

Лицевые счета, открытые по внутрибанковским операциям  для учета расчетов, хозяйственных  операций, доходов и расходов, также  отражаются в книге лицевых счетов. Выписки по клиентским счетам распечатываются  в банке в двух экземплярах  за каждый рабочий день, в который  совершались операции по счету, а  также обязательно в последний  рабочий день месяца.

Все выписки  из лицевых счетов брошюруются по возрастанию номеров счетов по балансовым и внебалансовым счетам и хранятся в банке.

К документам аналитического учета, кроме лицевых  счетов, относятся:

ведомость остатков по лицевым счетам балансовым и внебалансовым;

ведомость остатков привлеченных и размещенных  средств, по которым определены сроки  размещения.

Указанные ведомости формируются ежедневно  и выдаются на печать.

Синтетический учет — это обобщенный учет данных аналитического учета.

Целями  синтетического учета являются:

группировка данных аналитического учета по определенным признакам (по балансовым счетам);

проверка  правильности ведения аналитического учета.

К документам синтетического учета относятся:

кассовые  журналы;

ежедневные  оборотные ведомости;

ежедневный  баланс.

Балансы и оборотные ведомости подписываются  руководителем банка. Ведомости  остатков по счетам и ведомости размещенных  и привлеченных средств подписывает  главный бухгалтер банка.

Суммы, отраженные по счетам аналитического и синтетического учета, должны соответствовать суммам, отраженным по счетам синтетического учета.

Выводы

В соответствии с Положением № 302-П Банка России, введенным в действие с 1 января 2008 г., на территории России действует единый План счетов, который обязателен для всех кредитных организаций. В действующем Плане счетов, который построен по принципу объединения экономически однородных операций, присутствует пять глав:

1) глава  А «Балансовые счета»;

2) глава  Б «Счета доверительного управления»;

3) глава  В «Внебалансовые счета»;

4) глава  Г «Срочные сделки»;

5) глава  Д «Счета депо (счета депозитарного  учета)».

Балансовые  счета отражаются в семи разделах главы А. Принадлежность счета к  тому или иному разделу определяется по первой цифре в номере счета.

На счетах главы Б отражаются операции, связанные  с передачей в доверительное  управление коммерческим банкам различных  активов: денежных средств, ценных бумаг, драгоценных металлов. По указанным  операциям коммерческие банки составляют отдельные балансы.

На счетах главы В отражаются внебалансовые  операции:

по учету  документов и ценностей, принадлежащих  третьим лицам;

по учету  гарантий и поручительств, имущества  и ценностей, принятых и предоставленных  в залог;

по учету  документов, принятых на инкассо;

по прочим внебалансовым операциям.

Счета главы  Г служат для отражения в учете  срочных сделок, по которым заключение договоров может не совпадать  с датой поставки валютных средств  или ценных бумаг и других подобных сделок.

На счетах главы Д учитываются операции по хранению ценных бумаг, принадлежащих  как банку, так и клиентам в  депозитарии данного банка и  депозитариях других банков.

В банке  ведется как синтетический, так  и аналитический учет. Основным документом синтетического учета является банковский баланс. Аналитический учет ведется  на лицевых двадцатизначных счетах, которые открываются в банке  как на балансовых, так и на внебалансовых  счетах. Аналитический учет отражает выполненные операции во всех аспектах, как в разрезе каждого клиента, так и в стоимостном выражении.

Вопросы для самопроверки

В каком  разделе баланса учитываются  собственные средства банка?

Какие разделы  включены в главу В действующего Плана счетов?

Для каких  операций служат счета главы Д?

Какие функции  выполняет аналитический учет в  банке?

Какую структуру  имеют номера открываемых банком лицевых счетов?

В каком  разделе балансовых счетов отражаются операции по начислению зарплаты персоналу  банка?

Какой раздел плана счетов служит для отражения  операций кредитования клиентов? Какой счет в составе шестого раздела балансовых счетов показывает остаток средств по совершенной банковской операции?

В каком  разделе отражается счет, где учитываются  кредиты, полученные от иностранных  банков? Какой документ синтетического учета входит в состав бухгалтерской отчетности?

 

Документация и документооборот. Архивное хранение документов

 

Документация по операциям банка. Документооборот

Бухгалтерский учет в банках организован по мемориально-ордерной автоматизированной форме, то есть до группировки однородных операций по счетам они оформляются в мемориальных ордерах. В ордере указывается краткое содержание операции, сумма и корреспонденция счетов на уровне лицевых счетов (транзакция).

Мемориальный  ордер может не составляться, если операция оформляется кассовыми  или платежными документами, выписками  из корреспондентских счетов, а также  авансовыми отчетами и прочими первичными документами.

К мемориальным документам прикладываются первичные  документы , которые послужили основанием для отражения информации о совершенных операциях.

Первичные документы, фиксирующие совершение операции, должны содержать достоверные  данные и создаваться в момент совершения операции.

Первичные документы могут оформляться  как на типовых бланках, так и  на бланках специализированных форм.

К первичным  документам относятся акты, справки, счета и другие документы, подтверждающие факт совершения операции.

Первичные документы должны иметь следующие  обязательные реквизиты:

наименование  документа;

код формы;

дату  составления;

наименование  организации, от имени которой составлен  документ;

содержание  операции;

измерители  операции;

наименование  должностных лиц, ответственных  за содержание операции, правильность ее выполнения, личные подписи и  их расшифровка.

Должностное лицо, подписавшее документ, несет  ответственность за правильность совершаемой  операции и ее законность. Все первичные  документы, поступившие в подразделение  бухгалтерского учета банка, подлежат проверке как по форме, так и по содержанию, включая проверку законности операции и логическую увязку показателей.

Документы, прошедшие обработку, должны иметь  отметку банка, исключающую их повторное  использование: оттиск штампа ответственного исполнителя, включающий дату и фамилию  сотрудника.

Информация, содержащаяся в принятых к учету  документах, систематизируется в  учетных регистрах для отражения  на счетах бухгалтерского учета и  отчетности.

К регистрам  бухгалтерского учета в банке относятся:

ведомость остатков по счетам;

ведомость остатков размещенных и привлеченных средств;

ежедневная  оборотная ведомость;

ежедневный  баланс.

Первичные учетные документы принимаются  в банке к исполнению при отсутствии каких-либо подчисток, исправлений  или использования корректирующей жидкости.

Ошибки, выявленные после составления баланса  должны исправляться обратными записями по счетам, по которым сделаны ошибочные  записи на основании составляемых исправительных ордеров.

Банки должны обеспечить строгую сохранность  бухгалтерских документов. Ответственность  за организацию и соблюдение порядка  хранения документов возлагается на руководителя и главного бухгалтера банка.

Документооборот в банке представляет собой движение документа с момента его создания до отражения в бухгалтерском учете, и после сдачи бухгалтерской отчетности размещение в архиве. Документооборот в банке строится в зависимости от особенностей программного обеспечения, времени, установленного операционного дня, количества и территориального размещения отделений и филиалов.

В учетной  политике банка отражаются правила документооборота, которые обеспечивают своевременную обработку банковских документов и достоверное отражение показателей в бухгалтерской отчетности.

Банк  разрабатывает график документооборота, который содержит перечень работ по созданию, проверке и обработке документов каждым подразделением банка.

Порядок архивного хранения документов

Документы хранятся в банке в бумажной и  электронной форме. Для кредитных  организаций разработан и утвержден  специальный Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных организаций, с указанием  сроков хранения, утвержденный Федеральной архивной службой 10.03.2000 г. (№ 10—2—1/65) и согласованный с Банком России.

Банк  обязан хранить документы, подтверждающие получение доходов и расходов, а также подтверждение уплаты налогов в течение пяти лет.

К документам постоянного хранения относятся документы по личному составу сотрудников банка, которые передаются в государственные архивы.

При хранении регистров бухгалтерского учета  должна обеспечиваться их защита от несанкционированных  исправлений.

База  данных лицевых счетов в компьютерном учете должна дублироваться, как  минимум, на двух различных носителях, информация должна храниться в течение  срока, установленного для хранения документов.

Бумажные  документы хранятся в кладовой банка  или в специальном архиве. Под архив выделяется специальное помещение. Доступ к архивным документам ограничен.

По истечении  установленного срока хранения в  архиве подготавливаются акты о выделении  дел к уничтожению. При этом документы  просматриваются полистно, чтобы  избежать уничтожения документов, имеющих  другой срок хранения.

Существует  список документов в банке, которые  являются документами постоянного  хранения:

документы органов управления банка и внутренние нормативные документы (правила  и инструкции, разработанные банком);

документы о приеме и передаче отделений  и филиалов;

документы ревизий и проверок;

отчетные  документы банка;

материалы проверок контролирующих органов;

отчеты  о контрольно-ревизионной работе;

отчеты  о финансово-хозяйственной деятельности банка;

отчеты, балансы и документы к ним;

бухгалтерские отчеты;

отчеты  о кассовой работе и инкассации;

лицевые счета о формировании уставного  капитала;

условия выпуска собственных ценных бумаг;

акты  об отводе земельных участков;

индивидуальные  проекты на строения и здания;

книги и  журналы с оттисками печатей  и штампов;

документы аварийных комиссий;

книга регистрации  лицевых счетов юридических лиц;

карточка  учета вкладчиков;

отчеты  об открытии валютных счетов;

статистические  отчеты о ведении валютной позиции.

При изъятии  банковских документов организациями, имеющими на то право, банки должны скопировать изымаемые документы. Главный бухгалтер должен заверить копии. На копиях документов главный  бухгалтер ставит отметку: «Копия. Документ изъят».

Вместо  подлинных документов в сшив помещаются копии, а в дело помещается акт  об изъятии документов.

Указанные правила актуальны потому, что  после изъятия документов банк на следующий рабочий день не сможет обслуживать клиентов, так как  нарушается массив необходимой для  работы информации.

Выводы

В банковском учете существует аналитический и синтетический учет.

Аналитический учет — это подробный, детализированный учет, отражающий операцию во всех ее аспектах. Аналитический учет ведется на лицевых счетах, каждому из которых присваивается определенный номер счета по действующей схеме. В номере лицевого счета заполняется двадцать знаков, которые дают определенную расшифровку назначения счета, сведения о подразделении банка, о виде валюты, в которой открывается счет. Кроме того, аналитический учет может вестись банком на карточках, в книгах, журналах и в электронных базах.