Внутрифирменное планирование

Таким образом, планирование – это процесс обоснования  решения и распределения ресурсов (материальных, финансовых, людских, информационных, временных) для его реализации. Другими  словами, это комплексный процесс  заблаговременного принятия решений, включающий в себя исследование, анализ и собственно планирование. Один из «отцов» современного менеджмента А. Файоль отмечал: «управлять - это предвидеть», а «предвидеть - это уже почти действовать».

Планирование имеет  как преимущества, так и недостатки.

Преимущества планирования:

1. стремление решить задачу рационально и с меньшими затратами;
2. обдуманная подготовка к использованию будущих преимуществ среды хозяйствования;
3. улучшение координации действий исполнителей;
4. усиление коллективных возможностей приложения сил за счет совместных действий заинтересованных лиц;
5. более рациональное использование ограниченных ресурсов;
6. возможность контроля за событиями и определение проблем в деятельности.

Недостатки планирования:

1. невозможность отразить в плане все многообразие жизненных условий, особенно в сложно организованных системах;
2. стабильность принятого решения, что может обернуться убытком при динамичных обстоятельствах бизнеса;
3. необходимость ресурсов (времени и средств) для разработки плана [3, с.98].

Планирование, как процесс  научной и практической деятельности, в виде последовательности взаимосвязанных  действий проходит в несколько этапов:

1. определение целей планирования — желаемого состояния предприятия и его положения на рынке;
2. анализ проблем — фактического исходного положения дел и по окончании планового периода;
3. поиск альтернатив — выявление возможных вариантов развития по различным сценариям;
4. определение потребности в ресурсах и способов достижения поставленных целей, объемов производства и др.;
5. оценка — проведение оптимизационных расчетов и обоснование экономических показателей;
6. оформление плана в виде единого документа.

Все процессы и этапы  планирования на предприятии взаимосвязаны  и зависят друг от друга [4, с.87].

В последние годы уровень планирования на предприятиях снизился. Такое положение обусловлено рядом объективных и субъективных причин. Объективные причины заключаются в недостатках централизованной системы планирования, созданной в дореформенный период, которая оказалась неадекватной изменившимся условиям работы предприятий. Субъективные причины обусловлены недостаточной квалификацией руководителей и специалистов предприятий, противоречиями между экономической наукой и практикой хозяйствования.

Процесс управления предприятием складывается из многих функций. В их число входят планирование и прогнозирование; организация; координация и регулирование; учет, контроль и анализ; активизация и стимулирование (в соотвествии с рисунком 1). Каждая функция характеризуется присущим ей технологическим процессом обработки информации и способом воздействия на управляемый объект.

Рисунок 1. Связь планирования с другими функциями управления

Функции управления всегда направлены на достижение целей управления. Поскольку цель управления формируется  в рамках функции «планирование-прогнозирование», можно сказать, что данная функция в системе функций управления предприятием является центральной. Функции управления в своей основе объективны и являются формами реализации управленческих отношений, через которые, в свою очередь, реализуются требования экономических законов развития производства [5, с.146].

Деятельность, связанную  с планированием можно условно  разделить на несколько этапов в соотвествии с рисунком 2.

Первый блок рассматриваемой  схемы называется процесс планирования, то есть процесс принятия решений о будущих целях организации и способах их достижения. Результатом процесса планирования является система планов.

Второй этап - деятельность по осуществлению плановых решений. Результатами этой деятельности являются реальные показатели деятельности предприятия.

Третий этап - контроль результатов. На этом этапе происходит сравнение реальных результатов с плановыми показателями, а также создание предпосылок для корректировки действий организации в нужном направлении. Несмотря на то, что контроль является последним этапом плановой деятельности, его значение очень велико, поскольку с помощью контроля определяется эффективность планового процесса в организации.

Рисунок 2. Этапы планирования на предприятии

Функция планирования служит основой для принятия управленческих решений и представляет собой  управленческую деятельность, которая  предусматривает выработку целей  и задач управления производством, а также определение путей  реализации планов для достижения поставленных целей.

Планирование всегда опирается на данные прошлых периодов деятельности предприятия. Оно осуществляется для того, чтобы определять и контролировать развитие предприятия в перспективе. Поэтому надежность плана зависит  от точности фактических показателей прошлых периодов.

Тем не менее, планирование на любом предприятии базируется на неполных данных, даже если имеется  хорошо налаженная система бухгалтерского и статистического учета. Проблема состоит в том, что некоторые  аспекты функционирования экономической системы не поддаются оценке, например действия конкурентов, экономические циклы, забастовки, политическая обстановка и т.п.

С точки зрения формализации процедуры планирование представляет собой алгоритмизированный процесс  подготовки решений в противоположность спонтанному, ситуативному принятию управленческих решений. Противоположностью планирования является импровизация, когда решение принимается на основе сложившейся ситуации и опыта плановика. Четкий алгоритм принятия импровизированных решений отсутствует. Планирование эффективно там, где одной интуиции недостаточно для того, чтобы принять решение, где требуется улучшить качество принимаемых решений путем преодоления сложности проблемных ситуаций, обусловленной большим количеством взаимодействующих факторов и причинно-следственных связей, а также несогласованностью мнений экспертов, принимающих решение относительно сценария развития планируемых процессов и событий.

Несмотря на важность и видимые преимущества планирования, оно не может заменить собой импровизацию. В практике управления предприятием спланировать все случаи принятия решений невозможно, да и нецелесообразно. Причиной тому могут быть два фактора: несоизмеримость затрат на планирование с результатами реализации плана; отсутствие объективной, достоверной и достаточной для разработки плана информации. В этих случаях приходится вступать на путь импровизации и таким образом реагировать на возникшую ситуацию. Соотношение между запланированными и импровизированными решениями на конкретном предприятии зависит от многих факторов, среди которых можно выделить:

• полноту и достоверность информации о внешней среде и внутренней структуре предприятия;
• личностные качества, специальные знания, склонность к риску и гибкость плановых работников;
• мотивацию (гармонизацию желаний и интересов исполнителей с целями плановых решений);
• правомерность (собственные возможности и предоставленные плановому работнику специальные средства должны позволить осуществить все мероприятия, связанные с подготовкой и реализацией планового решения);
• информированность (лица, которым поручена подготовка плана, должны знать цели и особенности принятия и реализации планового решения);
• допустимость (мероприятия, предусмотренные плановым решением, не должны нарушать норм права и морали);
• наличие формализованного инструментария планирования: экономико-математических моделей, ЭВМ, технических средств и т.д. [6, с.125].

При планировании для  определения высшей ценности ожидаемого близкого результата необходимо знать, какой исход или какая цель, в конечном счете, должны быть достигнуты на предприятии и в какой степени приближает к ним промежуточный планируемый результат. Возможность приближения к конечным результатам делает процесс планирования важным показателем как степени продвижения к поставленным целям, так и меры внешней ценности любого промежуточного результата. Правильная оценка при планировании степени соответствия итоговой плановой деятельности способствует обоснованному выбору не только важнейших экономических целей, но и необходимых средств для осуществления их в планируемом периоде.

В процессе планирования необходим комплексный, системный  подход к решению возникающих  на предприятии производственно-экономических  и всех иных проблем. Планирование «подразумевает», что ни одна производственная или предпринимательская проблема не должна рассматриваться изолированно друг от друга и каждая из них формулируется с учетом ее принадлежности к системе или множеству взаимосвязанных задач или целей, выступающих на каждом предприятии как единая экономическая система.

Любой план, как текущий, так и перспективный, должен быть осуществимым, жизнеспособным и гибким к внутренним и внешним изменениям производственной рыночной системы  и ее окружения. Рыночный план развития предприятия должен быть наилучшим из возможных в данных условиях вариантов, способным легко претерпевать любые предстоящие изменения внутрифирменной деятельности. Он может непрерывно пересматриваться под влиянием новых рыночных требований, вновь полученной нормативной информации, приобретения научных знаний и производственного опыта, появления новых плановых проблем и выбора новых экономических целей [7, с.249].

Вопрос организации  системы внутрифирменного планирования логически завершает изложение  теоретических подходов к теме, так как объясняет, как можно это сделать, как организовать и управлять этим процессом, осуществление эффективного, систематического и всестороннего планирования невозможно без организации системы планирования и управления этой системой. Современный подход к планированию основан на взаимодействии планирования и других функций и видов деятельности организации, и определяет необходимость учета этой взаимозависимости при проектировании системы планирования в организации, информационных и других обеспечивающих подсистем, а так же иных систем и процессов.

Таким образом, планирование — это одна из функций управления, которая представляет собой процесс  выбора целей организации и путей  их достижения. Планирование обеспечивает основу для всех управленческих решений, функции организации, мотивации и контроля ориентированы на выработку стратегических планов. Планирование представляет собой набор действий и решений, предпринятых руководством, которые ведут к разработке специфических стратегий, предназначенных для того, чтобы помочь организации достичь своих целей. Процесс планирования является инструментом, помогающим в принятии управленческих решений. Его задача обеспечить нововведения и изменения в организации в достаточной степени.

По мнению Р.Акоффа, при  организации планирования должно обращать внимание на следующие аспекты проблемы [8, с.49]: какой метод планирования применить, где должно сосредоточиваться планирование в рамках данной организационной структуры, сколько времени должны (и должны ли) тратить управляющие и руководитель предприятия на планирование и другие.

Традиционная трактовка  планирования имела своим следствием то явление, что многие руководители, признающие необходимость планирования и организационной работы по планированию, считают естественным создавать на уровне корпорации и на уровне отделений или отделов специальные подразделения по планированию.

Если на такое подразделение  полностью возлагать ответственность  за подготовку плана и за его представление  управляющему подразделением, а затем  и руководителю организации, то тем самым планированию оказывается «медвежья услуга». Вероятность успешного проведения планирования и его реализации уменьшается по мере увеличения организационной автономии тех, кто проводит работы по планированию. Такая автономия гарантирует невмешательство управляющих, ответственных за производство или других подразделений фирмы (организации), а зачастую и высшего руководства, «В такие группы обычно назначают работников, которых считают непригодными для более «производительной» деятельности».

Признание того факта, что  планирование имеет подсистемы: стратегическое, тактическое и операционное; и  данные подсистемы имеют различные технологии планирования, при условии, что технологии стратегического планирования - это в основном творческие и интуитивные методы, а в задачи планирования входит постановка глобальных целей развития всего предприятия в целом, то настоятельно требуется участие в стратегическом планировании руководителей и управляющих всех уровней и подразделений.

Проблема организации планирования сводится, таким образом, к нахождению способа сделать его составной частью управления и исследования проблем управления, а не к тому, чтобы создать отдельный аппарат планирования. Организация всегда стремится сохранить свою существующую структуру и образ действия, стратегическое планирование должно ориентироваться на упорядоченные изменения в организации, вызываемые процессами нововведений в продукции, услугах, производственных процессах и развитии рынка. Простейший традиционный подход к организации не в состоянии обеспечить необходимые условия для творчества и нововведений, с которыми непосредственно связано стратегическое планирование. Осознав данное обстоятельство, можно начинать продуктивное планирование, главное -это устранить явление разрыва между высшим и низшим уровнем управления.