Коммуникации в организации

      Насыщенность  информации - это соотношение полезной и фоновой информации. Полезная управленческая информация - это информация, которая  имеет непосредственное отношение  к объекту управления. Фоновая  информация служит для лучшего восприятия полезной (профессиональной) информации за счет улучшения настроения, поднятия эмоционального уровня. Фоновая информация может включать: шутки, анекдоты, сведения о материальном и моральном стимулировании, предупреждение о предстоящей информации, вспомогательную и вводную информацию. Если фоновой информации нет, то полезная оценивается человеком как «сухая» и плохо воспринимается.

      Открытость  информации - это возможность предоставления ее различным контингентам людей. Существует три уровня открытости информации[13, c. 97]:

      · секретная (государственная тайна) - отражает глобальные потребности общества и имеет ограничения на использование;

      · конфиденциальная (для служебного пользования) - отражает интересы общества, потребности группы или коллектива людей. Имеет ограничения на использование. К конфиденциальной относятся сведения о потенциале организации (кадровом, технологическом, научном и т.п.);

      · публичная (открытая) - отражает интересы общества, потребности и интересы людей. Не имеет ограничений на использование.

      Ценность  информации это соответствие ценностным ориентирам деятельности человека или  организации.

      Какая информация нужна организации?

      Важно различать данные и информацию. Данные рассматривают как сырье, некий  случайный набор отдельных фактов. Сегодня данные регистрируются на множестве носителей: записанные на бумаге, пленке, магнитных и оптических дисках данные могут принимать любые формы. Но только когда соответствующие данные отобраны, организованы и должным образом обобщены, получается информация. К качеству управленческой информации предъявляются требования, так как от этих ее характеристик зависит качество управленческого решения, сила и точность управленческого воздействия.

      Откуда  появляется информация в организации?.

      Специалисты называют шесть основных способов выработки информации[11, c. 165]:

      · самонаблюдение - это собственные  источники информации человека (образование, опыт, квалификация и др. приобретенные  знания);

      · взаимодействие - взаимный обмен информацией;

      · сообщение - это письма, отчеты, специально организованные исследования;

      · анализ - это выработка информации путем количественных моделей и  методов принятия решений;

      · оценка собственного поведения - квалификация и опыт;

      · образование и опыт - совокупность практически усвоенных знаний, умений и навыков.

      Кто создает это поле данных, из которого впоследствии формируются массивы  управленческой информации? При управлении информацией и при превращении  ее в базу корпоративных знаний необходимо учитывать, что ко всем информационным источникам приложил руку человек.

      Для того чтобы факты не превращались в суждения, а отвечали характеристикам  управленческой информации, необходимо данные обрабатывать непосредственно  в месте возникновения. А для  этого необходимо определить перечень источников, поставляющих данные для управленческой информации.

      Итак, необходимые факты для разработки управленческих решений получаем из данных. А суждения являются результатом  анализа специалистов и менеджеров и оформляются в виде выводов  с закреплением авторства.

      Информационные технологии могут сделать вашу жизнь как более легкой, так и более трудной. Все зависит от вашего отношения к ней. Для того чтобы информация пронизывала организацию и повышала эффективность ее работы, необходимо осуществить ее передачу на те уровни и рабочие места, где она необходима для выполнения работ и осуществления управленческого воздействия. Для этого информация должна обладать коммуникативными свойствами.

      Как управлять информацией, находящейся  как внутри организации, так и  вне ее? Управленческое воздействие возможно, если информация перемещается в организации по заданной траектории для реализации определенной цели. Это перемещение возможно при обоснованном выборе носителей управленческой информации.

      Возможность использования информации как технологической основы менеджмента может быть реализована только в том случае, если есть ее целенаправленное движение в организации. А это возможно, если информация принимается, понимается и воспринимается. Такую интегрирующую роль информации в менеджменте выполняет коммуникация. 
 

      1.2. Интегрирующая роль коммуникации

      Слово коммуникация происходит от латинского communico «делаю общим, связываю, общаюсь». Наиболее близким к нему по значению является русское слово общение.

      Коммуникация  выполняет жизнеобеспечивающую  роль не только для каждого отдельного человека, но и в организации.

      По  преданию одного из африканских племен, бог при сотворении обитателей континента создал сначала барабанщика, и потом  только охотника и кузнеца. Мудрый африканский  бог понимал: племя выживет не столько благодаря меткому охотнику или ловкому кузнецу, сколько при наличии умелого барабанщика, который в минуту опасности мгновенно соберет соплеменников. Такую же функцию «коллективного организатора» выполнял вечевой колокол на Руси.

      Один  из руководителей американской фирмы «Сирс», сумевший увеличить объем продаж с 5 до 15 млрд. долл. в год, так объяснил свою причину успеха: «Много лет назад мы поняли, что существует только один способ расширить дело - улучшить коммуникацию».

      Каждая  организация пронизана сетью информационных каналов, которые предназначены для сбора, анализа и систематизации информации о внешней среде, а также для передачи переработанных сообщений обратно во внешнюю среду.

      Специфичность взаимодействия людей в процессе их жизнедеятельности состоит в использовании языка (животные тоже обладают звуковыми и двигательными средствами обмена информацией, однако взаимодействие между ними ученые называют «биологически целесообразным совместным поведением, направленным на адаптацию к среде»).

      Язык  является важнейшим средством человеческого  общения. Коммуникация может иметь  место лишь в том случае, если общающиеся люди понимают друг друга, то есть они говорят на одном языке  и у них имеется общий социальный опыт.

      Пример: фирма «Дженерал моторс» выпустила на латиноамериканский рынок новую модель автомобиля и назвала его специально для латиноамериканцев - «Чеви нова». Модель не пошла на рынке. Проводя исследование, фирма, к своему ужасу, установила что слово «нова» по-испански означает «она не едет».

      Главная цель коммуникации - обмен информацией  различного рода. Обмен информацией  осуществляется с помощью языка. Хотя очевидно, что обмен информацией  и общение происходит не только с  помощью языка. С древнейших времен в человеческом обществе использовались дополнительные средства общения и передачи информации, многими из которых существуют до сих пор. (Примеры: свист, язык цветов, дорожные знаки и пр.).

      Используя язык, менеджер устанавливает контакт  с клиентами и подчиненными, мотивирует на выполнение тех или иных действий, выражает свое отношение.

      С помощью профессионального языка  менеджер осуществляет управленческое воздействие и взаимодействует  с персоналом.

      Коммуникации  являются не только необходимым условием и следствием всякой деятельности - они отражают одну из ценностей человека. Не случайно говорят, что самой большой ценностью человека в жизни является общение. Циркулирующая в обществе информация, к созданию которой приложил руку человек, называется социальной. Источником социальной информации является человеческая деятельность.

      По  мнению американских исследователей Р. Акоффа и Ф. Эмери информацию по типу производимых ею изменений можно  разделить на[9, c. 219]:

      сообщения информирующего характера;

      сообщения инструктирующего характера;

      сообщения мотивирующего характера.

      Очевидно, что множество сообщений содержат в себе признаки каждого из этих трех типов.

      Коммуникации  проявляются, главным образом, в  наличии информационных связей. Если они нарушены или их нет вообще, нет и не может быть коммуникации.

      Информация - это необходимое условие коммуникаций, но понятие коммуникации не сводиться полностью к понятию информации или информационных связей. В коммуникациях важную роль играет личностный фактор. При одинаковой информации коммуникации складываются различным образом.

      Эти два аспекта коммуникации - информационный и личностный - необходимо обязательно  учитывать в менеджменте.

      Управление  не только опирается на коммуникации, но и создает коммуникации.

      При формировании и управлении коммуникациями необходимо определить, к какому виду относятся коммуникации.

      Коммуникации  отражают различные виды интересов, определяющих результаты деятельности человека.

      В связи с этим можно выделить коммуникации социально-психологического, организационного и экономического характера. На формировании этих коммуникаций строится система стимулирования и мотивации.

      Внешние коммуникации - коммуникации между  организацией и внешней средой. Факторы  внешней среды очень сильно влияют на деятельность организации.

      Организации пользуются разнообразными средствами для коммуникаций с составляющими своего внешнего окружения. С имеющимися и потенциальными потребителями они сообщаются с помощью рекламы и других программ продвижения товаров на рынок. В сфере отношений с общественностью первостепенное внимание уделяется созданию определенного образа, имиджа организации на местном, общенациональном или международном уровне. Организация, где есть профсоюз, должна поддерживать связь с законными представителями лиц, работающих по найму. Если профсоюз в данной организации отсутствует, она может общаться со своими работниками ради того, чтобы профсоюз не появился. Это лишь немногие примеры из всего разнообразия способов реагирования организации на события и факторы внешнего окружения.

      Внутренние  коммуникации - коммуникации внутри организации между различными уровнями и подразделениями. Они могут быть формальными и неформальными.

      Одноканальные и многоканальные коммуникации. Каждый человек имеет разнообразные  интересы, которые и определяют множественность  его коммуникаций. Но в определенной деятельности человека его интересы могут сводиться к одному типу связей. Это бывает при очень узкой специализации деятельности или очень ограниченных полномочиях. Одноканальные коммуникации часто выступают в виде явной и намеренно выделенной приоритетности проблемы в комплексе действий менеджера. Многоканальные коммуникации свидетельствуют о широте подхода к проблематике управления, разнообразии решаемых проблем.

      Коммуникации  могут быть устойчивыми и неустойчивыми. И тот, и другой вид может играть различную роль в управлении. В одном случае позитивное значение имеют устойчивые коммуникации, в другом, напротив, неустойчивые. Всё зависит от того, как те или иные коммуникации определяют качество управленческого решения.

      Конечно, понятие устойчивости коммуникаций носит условный характер. Но каждый менеджер знает, какие связи ему мешают в работе и какие способствуют, какие устойчиво мешают, а какие могут быстро и безболезненно исчезнуть.

      Коммуникации  формальные и неформальные. Канал  неформальных коммуникаций можно назвать каналом распространения слухов. Поскольку по каналам слухов информация передается много быстрее, чем по каналам формального сообщения, руководители пользуются первыми для запланированной утечки и распространения определенной информации или сведений типа «только между нами». В этом случае доверенным лицом выступает обычно секретарь или ассистент: известно, что во время неформального общения после работы или в перерывах, в «курилках», секретари часто обмениваются информацией, особенно, когда речь идет о вопросах, касающихся изменения внутрифирменной организации деятельности или перемещениях в штате. Исследования показывают, что информация, передаваемая по каналам неформального сообщения, то есть слухи, чаще оказывается точной; 80-99% слухов точны в отношении непротиворечивой информации о самой компании. Уровень точности, как правило, меньше, когда речь идет о личной или о сильно эмоционально окрашенной информации. Кроме того, независимо от точности все свидетельствует в пользу влиятельности слухов, будь их воздействие положительным или отрицательным.